IuK-Planung und Controlling

Transkript

1 Jörn Riedel, Freie und Hansestadt Hamburg, IuK-Planung und Controlling E-Government und Verwaltungs-IuK stärken

2 Themen Eckdaten des IuK-Einsatzes in Hamburg IuK-Organisation Dezentrale Verantwortung Budgetplanung und Controlling IPUC IuK-Unterstützung für IuK- Steuerung

3 Eckdaten des IuK-Einsatzes in Hamburg Bildschirmarbeitsplätze 500 Lokationen Anwendungen 150 Mio. jährlicher Aufwand

4 IuK-Organisation Zentral: IuK-Budgetplanung, das zugehörige Controlling und die Festlegung der IuK- Architektur Dezentral: Projektrealisierung und der Betrieb der dezentralen IuK-Infrastruktur Dataport: Netz betreiben, IT-Dienstleistungen (Rechenzentrum, Administration, Entwicklungsarbeiten) anbieten und Einkaufsmacht bündeln

5 Dezentrale Verantwortung Projektrealisierung im Rahmen von Budget und Architektur Fachlich Technikdesign im Rahmen der Architekturvorgaben Entscheidung über Selbst- und Fremdentwicklung

6 Ein IuK-Budget Mittel für IuK-Investitionen werden in einem Globalfonds veranschlagt und unterjährig nach Projektfortschritt in Leertitel übertragen Betriebsmittel werden in den lokalen Budgets veranschlagt, aber erst nach zentraler Diskussion im IuK-Planungsverfahren

7 Budgetplanung und Controlling Budgetplanung Kostenrahmen festlegen Ziele bestimmen fachlich wirtschaftlich Zentrales Controlling über diese Ziele Dezentrales operatives Controlling

8 Effekt des Planungssystems IT-Projekte konkurrieren untereinander um die wirtschaftlichste Projektidee nicht gegen Investitionen des Ressorts (Feuerwehrlöschboot in Konkurrenz zu Rationalisierung) Regierung kann zentral an einer Stellschraube Modernisierungstempo bestimmen Real im Haushalt vorhandene Investitionsmittel können wg. zentralen Ausgleichs planerisch überbucht werden. Ressourcen für Personal und Investitionen in den letzten Jahren und in der Planung nahezu konstant Ressourcen für Betrieb sind deutlich langsamer gewachsen als die Anzahl der Bildschirmarbeitsplätze und seit drei Jahren konstant

9 IuK-Planung der FHH - Technikhistorie 1991: Das Großrechner-Verfahren IUKCON wird als technische Unterstützung der IuK-Planung eingeführt. Die Planung am Arbeitsplatz erfolgt über eine Terminal-Emulation. 1996: IUKCON erhält eine grafische Oberfläche. 2006: Mehr als 2000 IuK-Projekte wurden mit IUKCON geplant. Als Nachfolger wird IPUC eingeführt.

10 Das Alt-Verfahren IUKCON

11 IPUC: Ziele des Projekts Ablösung des Altverfahrens Grundsätzliche Notwendigkeit der Ablösung alter Technologie Beibehaltung bewährter Funktionalitäten, Wegfallen obsoleter Teile Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit Integration in die Microsoft-Umgebung Look & Feel von Microsoft-Office Nutzung von Funktionalitäten der Office-Familie Anbindung an das zentrale Nutzerverwaltung der FHH (Active Directory) Erweiterungen für künftige Anforderungen

12 IPUC: Technische Grundlagen auf dem Server: MS Project Server Sharepoint Server MS SQL Datenbank teilw. Eigenentwicklung / Anpassung des Standardproduktes P3LC auf dem Client: Browser-Anwendung Benutzeroberfläche: Infopath Microsoft-Project für Reporting-Funktion neue, aber bekannte Arbeitsoberfläche für den Anwender, zeitgemäße Client-Server-Architektur als Grundlage.

13 IPUC: Kernfunktionalitäten Verwaltung sämtlicher IuK-Projekte der FHH bildet die technische Grundlage der regulären IuK-Planung Initiale Planung (erstes Jahr) Aufnahme von Planungen Sach- und Personalkosten eines IuK-Projektes Angabe von operativen Zielen und Rationalisierungseffekten Innerbehördliche Abstimmung über die eigene IuK-Planung Abstimmung der Planung mit dem zentralen Controlling der FHH Zusammenfassung der Planung für Senat und Bürgerschaft Folgejahre bei Bedarf Anpassung der ursprünglichen Planung inkl. neuer Abstimmung ermöglicht die Planung außerordentlicher IuK-Projekte z.b. politisch motivierte Sofortmaßnahmen, Ersatzvorhaben Diese durchlaufen eine fast analoge Planungsroutine, aber außerhalb der sonst geltenden Fristen

14 IPUC: Verbesserungen & Erweiterungen Projektverwaltung ohne Medienbrüche von der Idee bis zum Abschluss Anlage eines Vorprojekts Projektbezogene Ablage begleitender Dokumente (Excel, Word) Detaillierte Finanz- und Projektplanung direkt in IPUC Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Werten (u.a. aus SAP) in IPUC Benachrichtigung über Statusänderungen per Anbindung an das elektronische Aktenarchiv Managementübersichten über alle Projekte des eigenen Bereichs Visualisierung des Status durch Icons (Ampeln, Haken etc.) Reporting Vorgabe abgestimmter Standardauswertungen Möglichkeit zur Individualisierung der Auswertungen Personalisierte Arbeitskörbe mit Aufgabenliste

15 IPUC: Screenshot des neuen Verfahrens

16 IPUC: Status & Planung von Release 1 März / April 2006: Aufnahme der fachlichen Anforderungen Fertigstellung von Pflichtenheft und Fachkonzept April / Mai 2006: Fertigstellung eines DV-Konzepts Beginn der Realisierung Abstimmungsdialog mit Anwendern über die grafische Ausgestaltung September / Oktober Beginn der Abnahmetests für Release Beginn der Anwenderschulungen Going Live von IPUC Release 1 Weitere Termine: Going Live von IPUC Release Going Live von IPUC Release 3

17 Projektrealisierung durch BearingPoint Basis ist eine Anwendung, die für die US-Verwaltung erstellt wurde. In Time In Budget Qualität im Test

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

19 IuK-Architektur Kooperativer Prozess Verbindliche Festlegungen Globalstandards Standards für spezielle Fachgebiete Geographische Informationssysteme Optische Archivierung von Papierdokumenten