Einladung zum E-Rechnungs-Workshop. 12. November 2014 in Mettmann

Transkript

1 Einladung zum E-Rechnungs-Workshop 12. November 2014 in Mettmann

2 Sehr geehrte Geschäftspartner! Wir laden Sie ein, unseren Workshop zum Thema E-Rechnungen zu besuchen. 12. November 2014, Mettmann, Uhr Wir werden das Thema E-Rechnungen gemeinsam mit unserem Partner Habel ausführlich erarbeiten. Eine elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen. (Quelle: Wikipedia) Für ausreichend Pausen und Verpflegung ist gesorgt. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Inhaltspunkte des Workshops. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme. Agenda die Themen des E-Rechnungs-Workshops Warum macht es jetzt überhaupt Sinn, sich mit dem Thema zu beschäftigen? Rechtlicher Hintergrund Prozessanalyse Kurzpräsentation E-Rechnungen mit HABEL Liveeinblick in HABEL Rechnungsversand Einführung E-Rechnung 1. Anschreiben 2. Testmail 3. Fehlende Freigaben einholen 4. Installation 5. Systemtest 6. Anwenderschulung 7. Go Live Beispiel allsafe JUNGFALK GmbH & Co. KG Diskussion, Fragerunde und Feedback

3 Um die Vorteile der E-Rechnung nutzen zu können, sollten Sie folgende Schritte beachten und einhalten. 1. Einverständnis einholen Gestalten Sie ein Anschreiben an alle Ihre Kunden, hierfür stellen wir Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, und holen Sie sich das Einverständnis und die adresse für den zukünftigen Rechnungsversand ein. 2. Test Versenden Sie eine Testmail an alle freigegebenen Adressen mit Bitte um Antwort. Archivieren Sie diese zur Sicherheit. 3. Erinnerung Nicht alle Kunden werden auf Ihr erstes Anschreiben reagieren. Erinnern Sie künftig mit jeder Papierrechnung an das neue E-Rechnungsverfahren. Kleben Sie am besten Post-Its auf jede Papierrechnung um die fehlenden Freigaben einzuholen. 4. Installation Wir installieren HABEL E-Rechnung auf Ihrem System. Zudem müssen Anpassungen an Ihrem ERP-System vorgenommen werden. Das Feld Rechnungsempfänger und die Checkbox E-Rechnung akzeptiert ja/nein müssen angelegt und die Indexdaten um diese beiden Felder erweitert werden. Es muss eingerichtet werden, dass kein Druck auf Papier erfolgt, wenn E-Rechnungen akzeptiert sind. 5. Systemtest Ist alles installiert und eingerichtet, muss das System getestet werden. Wichtig ist, dass alle Rechnungen korrekt versendet und sowohl die mit der Rechnung als auch die Rechnung archiviert werden. 6. Anwenderschulung Nach dem Test aller Funktionen werden die Anwender geschult, damit im Echtbetrieb auch alles reibungslos funktioniert. 7. Go Live Starten Sie mit dem Versand von E-Rechnungen und fangen Sie an, Zeit und Geld zu sparen.

4 Automatischer Rechnungsversand von Ausgangsrechnungen Voraussetzung: Rechnungen werden bereits via HABEL-COLD inkl. der im ERP hinterlegten Empfänger- adresse und Freigabeinformation archiviert. Der Versand und die Archivierung der erfolgt über HABEL automatisch. Inkl. Belegart E-Rechnung und den Feldern: Rechnungsempfänger sowie der Checkbox: E-Rechnung akzeptiert. Inkl. E-Rechnungsempfang Inkl. E-Rechnungsversand Lösung inkl. Belegart, Suchkriterien und Schnittstellenanpassungen Konform gemäß EU Richtlinie 2010/45 Konform gemäß 14 Umsatzsteuergesetz Inkl. Musteranschreiben an Ihre Kunden Ihr Ansprechpartner ComputerKomplett SteinhilberSchwehr GmbH Willettstraße Mettmann Anja Thalheim T a.thalheim@steinhilberschwehr-gmbh.de Anmeldung bitte online unter:

5 Anmeldung per Fax/ /Online: F a.thalheim@steinhilberschwehr-gmbh.de ComputerKomplett SteinhilberSchwehr GmbH Willettstraße Mettmann Firma Name E-Rechnungs-Workshop in Mettmann Vielen Dank für die Einladung. Ich werde teilnehmen Leider kann ich an der Veranstaltung nicht teilnehmen. Bitte übersenden Sie mir weiterführende Informationen. Adresse Telefon Anmerkungen