DIGITALE VERWALTUNG MIT DER E-AKTE EINFACH, DURCHGÄNGIG, NAH AN DEN MENSCHEN. Die sechs Erfolgsfaktoren für Ihr E-Akte Projekt

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1 DIGITALE VERWALTUNG MIT DER E-AKTE EINFACH, DURCHGÄNGIG, NAH AN DEN MENSCHEN Die sechs Erfolgsfaktoren für Ihr E-Akte Projekt

2 DER RICHTIGE WEG ZUR E-AKTE IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Mit der elektronischen Akte (E-Akte) lassen sich Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung sicher, effizient, medienbruchfrei und bürgernah bearbeiten. Doch hinter den Kulissen der digitalen Verwaltung stellen komplexe IT- und Prozess-Landschaften hohe Anforderungen an die Organisation und die IT. Dies ist kein Grund, auf die vielen neuen Möglichkeiten zu verzich ten, die das Leben der Mitarbeiter und Bürger einfacher machen! Vielmehr ist das ein guter Grund, einen Partner hinzuzuziehen, der weiß, worauf es bei der erfolgreichen Einführung der E-Akte ankommt. Die Erfahrung bei öffentlichen Großprojekten und im Umgang mit hochsensiblen Daten prädestiniert T-Systems als Gesamtanbieter für Ihr E-Akte Projekt. Auf Basis umfangreicher Projekterfahrungen und einer Personalbasis von über 250 dedizierten ECM/E-Akte-Spezialisten bietet T-Systems ein breites Beratungs- und Projektleistungsangebot an. Software auswählen und fertig? Nein. So leicht lassen sich E-Akte Lösungen in der öffentlichen Verwaltung leider nicht ein führen. Entdecken Sie, wie Sie Ihr E-Akte Projekt strukturiert und ganzheitlich zum Erfolg führen.

3 1. VERWALTUNGSARBEITSPLATZ UND MOBILE ENDGERÄTE An einem modernen, digitalen Verwaltungsarbeitsplatz sind alle genutzten Anwendungen wie , Office, Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Fachverfahren nahtlos integriert. So wird die durchgängige elektronische Bearbeitung von Akten und Vorgängen mit den gewohnten Nutzeroberflächen möglich unter Berücksichtigung der Anforderungen an Ergonomie und Barrierefreiheit. Für noch mehr Flexibilität und Effizienz sorgen die Bereitstellung und das sichere Management mobiler Endgeräte und Apps. Ableitung der Integrationsstrategien aus den Nutzer- und Rollenmodellen Technische Integration der E-Akte in den digitalen Verwaltungsarbeitsplatz und die zugrundeliegenden IT-Infrastrukturen Projektbegleitende Analyse und Umsetzung der Anforderungen an Ergonomie und Barrierefreiheit Mobilitätsstrategie sowie Management der mobilen Endgeräte und Anwendungen 2. FACHVERFAHRENSINTEGRATION Bei der Einführung der E-Akte sind zahlreiche Fachverfahren anzubinden. Nur eine ressortübergreifende Vorgehensweise mit einheitlichen Standards und Integrationstechnologien sorgt für eine medienbruchfreie Bearbeitung und die langfristige Release-Fähigkeit der Systeme. Zwischen E-Akte und Fachverfahren wird eine möglichst lose Kopplung angestrebt. Entwicklung eines strukturierten Vorgehens zur Fachverfahrensintegration und Definition des zulässigen Anpassungsrahmens Analyse der zu migrierenden Fachverfahren Bereitstellung einheitlicher Integrationsmuster Technische Fachverfahrensintegration

4 3. ANWENDERAKZEPTANZ 4. FLÄCHENDECKENDER ROLLOUT Mitarbeiter in Behörden wechseln mit der Einführung der E-Akte von der gewohnten Arbeit mit der Papierakte zu digitalen Arbeitsprozessen mit vielen neuen, unbekannten Funktionen. Das Neue kann Unsicherheit und eine ablehnende Haltung gegenüber der E-Akte hervorrufen. Die rechtzeitige und umfassende Information und Einbindung aller Anwender - von der Leitungsebene bis zum Poststellenmitarbeiter - sowie der Interessensvertretungen sind die Basis für Anwenderakzeptanz. Wesentlich hängt sie aber auch davon ab, wie einfach die neuen Prozesse sind und wie perfekt die Integration der E-Akte Anwendung in den digitalen Verwaltungsarbeitsplatz gelingt. Einbindung der Anwender und Interessensvertreter Change-Kommunikation und Schulung der Anwender Prozessanalyse, Aufgabenkritik und Prozessanpassung UseCase-basierte Analyse der Anwenderanforderungen hinsichtlich erforderlicher Funktionalität und Oberflächengestaltung (Ergonomie und Barrierefreiheit) Nahtlose Integration der E-Akte in den digitalen Verwaltungsarbeitsplatz (inkl. Fachverfahren und MobileClients) Um die Potenziale der digitalen Verwaltung voll auszuschöpfen, ist ein behörden- bzw. bereichsübergreifender Einsatz der E-Akte erforderlich. In der Regel haben Organisationsbereiche oder Einrichtungen aber voneinander abweichende Anforderungen an die E-Akte. Die dafür erforderlichen Anpassungen werden strukturiert erhoben und innerhalb definierter Freiheitsgrade ermöglicht. Identifizierung der jeweils erforderlichen Anpassungsund Änderungsbedarfe Begleitung des Projektmanagements und des technischen Rollouts (auch über verschiedene Bereiche hinweg) Entwicklung eines standardisierten Rollout-Vorgehens Pilotierung in ersten einführenden Bereichen

5 5. VERFÜGBARKEIT UND BETRIEBSSTABILITÄT Die E-Akte muss wie eine Papierakte rund um die Uhr (24x7) verfügbar sein. Systemausfälle, Nutzungseinschränkungen oder Datenverlust sind für die tägliche Arbeit inakzeptabel. Um die notwendige Systemverfügbarkeit und Betriebsstabilität zu sichern, werden auch alle Anwendungen und Systeme rund um die E-Akte einbezogen (Ende-zu-Ende Betrachtung). Konzeption, Realisierung und Betrieb von hochverfügbaren und performanten Netz- und RZ-Architekturen zum Betrieb von E-Akte Systemen End-to-End Analyse und Testing Etablierung von professionell gemanagten Service- Prozessen Know-how Transfer aus Umgebungen mit vergleichbaren Anforderungen 6. DATENSCHUTZ UND SICHERHEIT Bei der Umsetzung von E-Akte-Lösungen werden sämtliche relevanten Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit beachtet und erfüllt. Das gilt für alle Phasen, über alle Projektbereiche und für alle Service-Prozesse im Betrieb. Transformation bestehender rechtlicher und sicherheitstechnischer Belange in technische Anforderungen sowie bei der technischen Lösungsumsetzung Konzeption und Etablierung eines E-Akte-Rechte- und Rollenkonzepts entsprechend den relevanten Datenschutzgesetzen Maßnahmen zum Datenschutz gemäß Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Baustein Datenschutz und Personaldaten Technische und organisatorische Maßnahmen zur Umsetzung der BSI IT-Grundschutzanforderungen in der Netz- und Systemarchitektur Vorbereitung von Sicherheitsaudits entsprechend BSI IT-Grundschutz

6 T-SYSTEMS REALISIERT DIE SECHS ERFOLGSFAKTOREN FÜR IHR E-AKTE PROJEKT 1. Den digitalen Verwaltungsarbeitsplatz anbinden und Mobilität umsetzen 2. Fachverfahren nahtlos integrieren 3. Anwenderakzeptanz unterstützen 4. Rollout flächendeckend steuern und realisieren 5. Für Verfügbarkeit und stabilen Betrieb sorgen 6. Datenschutz und IT-Sicherheit verankern Vertrauen basiert auf Erfahrung Die Stadt Wiesbaden hat das Thema Papierdokumente buchstäblich zu den Akten gelegt. Sowohl das Dokumentenmanagement und die Vorgangsbearbeitung als auch das Ratsinformationssystem wurden digitalisiert. Gemeinsam mit T-Systems und weiteren Partnern hat die Landeshauptstadt Wiesbaden eine serviceorientierte Architektur geschaffen, um die Stadtverwaltung auf künftige Herausforderungen durch immer komplexere Aufgaben mit vorhandenem Personal zukunftsfähig vorzubereiten. Mehr Infos: Kontakt Jürgen Breithaupt Joachim Schmidt Herausgeber T-Systems International GmbH Hahnstr. 43 d Frankfurt am Main