Projekt E-Akte Thüringen

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1 Projekt E-Akte Thüringen

2 Agenda Entwurf ThürEGovG / Projektgrundlage Vorteile/ Zielsetzung/ Effekte Projektziele/-umfang Projektplanung/ Meilensteine Nachnutzung 2

3 Strategie E-Gov & IT Thüringen Strategie für E-Government und IT des Freistaats Thüringen Ziel 7: Die IT-Landschaft wird einheitlich und bedarfsgerecht gestaltet. Landesdatennetz Standardisierung und Klassifizierung der IT-Landschaft Einheitliches Dokumentenmanagement Einheitliche elektronische Verfahren Kommunikationsstandards 3

4 Projektgrundlage: Gesetzentwurf ThürEGovG Meilensteine Entwurf ThürEGovG: 1. Die Behörden des Landes führen spätestens ab dem 1. Januar 2023 ihre Akten elektronisch in einem zentralen Verfahren. 2. Soweit Akten in den Behörden des Landes elektronisch geführt werden, ist die elektronische Akte ab dem 1. Januar 2025 führend. 3. Verwaltungsprozesse der Behörden des Landes sollen spätestens bis zum 1. Januar 2030 standardisiert und elektronisch abgebildet werden. Hinweis: Der elektronische Datenaustausch zwischen Behörden des Landes und den Gemeinden und Gemeindeverbänden ist in aufsichtsrechtlich geregelten Fällen ab 1. Januar 2023 elektronisch zu gewährleisten. 4

5 Vorteile Vorteile eines DMS Schnellerer Informationszugriff Beschleunigung der Arbeitsprozesse Verbesserte Transparenz von Vorgängen Verbesserte Controlling-Möglichkeiten Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung Reduzierung der Druck- und Zustellkosten Geringerer Platzbedarf durch Einsparung von Archivräumen Automatischer Aufbau einer durchsuchbaren Wissensdatenbank Mobiles Arbeiten möglich Reduzierung der Suchzeiten Reduzierung der Druck- und Zustellkosten 5

6 Zielsetzung Einheitliches DMS Behördenübergreifende Zusammenarbeit dank einheitlicher Aktenordnung und Geschäftszeichensystematik Abbildung behördenübergreifender, standardisierter Geschäftsprozesse Freiheitsgrade für bspw. die Anbindung von Fachverfahren und behördenintern spezifische Geschäftsprozesse sind zentral begleitet weiterhin möglich Wissensmanagement in der fachlichen Anwenderbetreuung Zentrale Weiterentwicklung der Anwendung 6

7 Effekte Betrieb auf zentraler Serviceplattform Hohen Schutzbedarf bzgl. Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität wird zentral abgedeckt hohe Verlässlichkeit durch kurze Reaktionszeiten und zentralen Level-Support zentrale Wartung der Hardware, Einspielen der aktuellen Updates, Überwachung des Speicherbedarfs, etc. Monitoring der Anwendung (proaktive Problemerkennung) Störungsbearbeitung über Ticketsystem Einspielen von Patches und neuen Versionen der Anwendung gesteuert durch Changemanagement Koordinierung Third-Level-Support Abgestimmte Betriebsprozesse nach ITIL 7

8 Projektziele /-umfang E-Akte Thüringen - Einführung eines ressortübergreifenden einheitlichen Dokumentenmanagementsystems auf Basis des Produktes VIS Organisatorische Aspekte Technische Aspekte 8

9 Projektziele /-umfang Organisatorische Aspekte E-Akte als führende Akte ordnungsgemäße Aktenführung in der E-Akte Einheitsaktenplan Einheitliche Geschäftszeichensystematik Prüfung der Schriftformerfordernisse Aufgaben (Auszug): Fachkonzept ThüringenVIS Konzept Langzeitspeicher/ Formatkonvertierung/Aussonderung Konzeption ThürKIS Migrationskonzepte Konfigurationskonzept ThüringenVIS Schulungs- und Qualifikationskonzept Konzept Arbeitsplatzausstattung Konzept Scannen Anpassung organisatorischer Rahmenbedingungen Konzept Datenschutz- und Datensicherheit Disaster Recovery Konzept Rollout-Planung Konzepte für Life-Cycle-Prozess (Anforderungs-, Change,- Releasemanagement) Teilprojektleitung Sicherstellung der Verfügbarkeit von externen Schulungsressourcen für die Nutzer-Schulungen Prüfung Rahmenvertrag Digitalisierungsdienstleistungen 9

10 Projektziele /-umfang Technische Aspekte Betrieb auf Serviceplattform im TLRZ mit: einheitlicher Datenbanksoftware (Oracle) einheitlicher Datenbankversion einheitlicher VIS-Version einheitlicher Client-Version Langzeitspeicherung und Aussonderung einheitliches Scanverfahren Aufgaben (Auszug): Migration dezentraler Installation in das TLRZ Migration ThürKIS in das TLRZ Infrastrukturkonzept Betriebskonzept Testkonzepte (Modultest, Integrationstest, Lasttest) Konzept Kompetenzzentrum Umsetzung Langzeitspeicher/ Formatkonvertierung/Aussonderung Installation ThüringenVIS Erweiterung Serviceplattform Rollout 10

11 Projektplanung Phase 0 Initialisierungsphase Phase 1 Migration der dezentralen Installationen Konzeption ThüringenVIS Phase 2 Bereitstellung ThüringenVIS Alpha Rollout TFM Phase 3 Rollouts: in 3,5 Jahren durchschnittlich 15 Behörden