öffentlichen Verwaltung

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1 Andreas Engel IT-gestützte in der öffentlichen Verwaltung Bausteine zur Prozessgestaltung im E-Government edition sigma

2 Inhalt Dank 9 Vorwort 11 Klaus Lenk 1. Einleitung IT-gestützte als Forschungsgegenstand Anknüpfungspunkte in verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen Verwaltungsw i ssenscha ften Softwaretechnik Computer Supported Cooperative Work (CSCW-Forschung) Grundverständnis und Analyseansatz der Verwaltungsinformatik Grundverständnis Konzeptioneller Bezugsrahmen Forschungsziele Forschungsstrategie Schwerpunkte und Phasen des Analyse- und Gestaltungsprozesses Problemanalyse und Abgrenzung des Anwendungsbereichs Modellierung des Anwendungssystems Abgrenzung des Unterstützungsbereichs Modellierung des Unterstützungssystems 31 r~ 3. Dokumentenbasierte als 33 Anwendungsbereich der Verwaltungsinformatik 3.1 Grundkonzepte und Sichten der Geschäftsprozessanalyse Funktionensicht Datensicht ' Organisationssicht Steuerungssicht Konzepte der in der öffentlichen Verwaltung Konzepte aus dokumentenbasierter Sicht 38

3 6 Inhalt Konzepte aus funktionsonentierter Sicht Konzepte aus bearbeiterzentrierten Sicht Ebenen und Mechanismen der Vorgangssteuerung in dei' - 44 öffentlichen Verwaltung Ebenen der Vorgangssteuerung Mechanismen der Vorgangssteuerung Charakteristika der in der öffentlichen 48 Verwaltung 4. Das Referenzmodell der dokumentenbasierten Objektklassenmodell der dokumentenbasierten Dokumente und Sachinformationen Vorgänge und Bearbeitungsinformationen Akten und Ordnungsinformationen Stellen als Vorgangsrollen Funktionenmodell der dokumentenbasierten Ereignisgesteuerte Prozessketten Szenario-Methode Vorgangsrollen und Phasen der Abgrenzung des Unterstützungsbereichs der 93 dokumentenbasierten 5.1 Strategien zur Eingrenzung des Unterstützungsbereichs Konservative Optimierungsstrategien Organisatorische Innovationsstrategie Technologische Innovationsstrategie Ganzheitliche Innovationsstrategie Prinzipien des Verwaltungshandelns Nachvollziehbarkeit (Transparenzprinzip) Aufzeichnung des Verwaltungshandelns (Prinzip der Aktenmäßigkeit) Organisatorische Prämissen des DOMEA-Unterstützungsansatzes Realisierung vollständiger elektronischer Akten 97

4 Inhalt Koexistenz von Papier-und Elektronikschriftgut Vertrauenswürdigkeit durch Zugriffs- und Berechtigungskonzept Fortbestand von Registraturen als Organisationseinheiten mit neuen 99 Aufgaben Langfristige Bearbeitungsfähigkeit der Dokumente, Vorgänge und 100 Akten Aussonderungsverfahren und Übergabe an das zuständige Archiv Prozess-Wahrnehmung (process awareness) als spezielle 101 Anforderung an die Vorgangssteuerung 6. Anwendungsarchitekturen für die dokumentenbasierte Dokumentenbasierte Sicht: Unterstützung der Vorgangs- 105 bearbeitung durch Dokumenten-Managementsystenie (DMS) Eine Anwendungsarchitektur für DMS Unterstützungsansatz durch DMS Einsatzmöglichkeiten und Bewertung Funktionenorientierte Sicht: Unterstützung durch Workflow- 113 Managementsysteme (WMS) Eine Anwendungsarchitektur für WMS Unterstützungsansatz durch WMS Einsatzmöglichkeiten und Bewertung Bearbeiterzentrierte Sicht: Unterstützung durch Workgroup- 125 Systeme (WGS) Komponenten einer Anwendungsarchitektur für Workgroup-Systeme Unterstützung der durch WGS Einsatzmöglichkeiten und Bewertung Eine integrierte Anwendungsarchitektur - die Zielarchitektur 129 der IT-gestützten 7. Das DOMEA-Projekt 133 Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang 7.1 Das DOMEA-Organisationskonzept Empfehlungen zur Durchführung von Wirtschaftlichkeits- 135 betrachtungen

5 8 Inhalt 7.3 Das DOMEA-Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten Ein Lösungsansatz für die dauerhafte Archivierung elektronischer 138 Unterlagen ' 8. Das ProdomO-Projekt 141 Bearbeiterzentrierte Vorgangssteuerung mit Standard- Bürokommunikationssystemen 8.1 Eingrenzung des Unterstützungsbereichs Die ProdomO-Anwendungsarchitektur als Unterstützungssystem Einsatzmöglichkeiten und Bewertung Das POLIWORK-Projekt 149 Besprechungsorientierte Vorgahgsbearbeitung 9.1 Besprechungen als Anwendungsbereich Abgrenzung des Unterstützungsbereichs für Besprechungen DiePOLIWORK-Anwendungsarchitektur Unterstützungsansätze der besprechungsorientierten Teamarbeitsräume (TAR) Arbeitsplatzsystem (AS) Chefarbeitsplatz (CAP) Einsatzmöglichkeiten und Bewertung Zusammenfassung und Ausblick 163 IT-gestützte als Basiskomponente des E-Government Literatur 173 Abbildlingsverzeichnis 189