Abschlußbericht zum Projekt

Transkript

1 SUB Göttingen Uli 2000 B4103 Abschlußbericht zum Projekt Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang Teil 1: Managementfassung Teil 2: Langfassung Januar 1999 Herausgegeben vom Bundesminister des Innern Arbeitsgruppe O (KBSt) /25

2 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis v Teil 1: Managementfassung 7 1 Das DOMEA -Projekt in der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik im Bundesministerium des Innern (KBSt) Ziele Pilotprojekt nach dem Einer-für-Alle-Prinzip" Konzeptionelle Grundlagen Projektorganisation und Projektverlauf Ergebnisse der systemtechnischen Evaluation 10 2 Ergebnisse der verwaltungsorganisatorischen Evaluation Verwaltungsorganisatorische Bewertung des DOMEA -Konzepts und des Pilotsystems Bewertung des DOMEA -Konzepts und des Pilotsystems aus Bearbeitungssicht Empfehlungen zum Ausbreitungsgrad und zum Einführungsprozeß 12 3 Das Phasenkonzept der Einführung - eine Anleitung zum Handeln Vorstudie Organisationskonzept Produktauswahl und Projektabwicklung Schulungs-und Betreuungskonzept Evaluation 15 Teil 2: Langfassung 17 1 Das DOMEA -Projekt in der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) im Bundesministerium des Innern Ziele 19 KBSt INFORA GmbH Universität Koblenz

3 1.1.1 Pilotprojekt nach dem Einer-für-Alle-Prinzip", Prämissen Projektorganisation und Projektverlauf Projektorganisation Projektverlauf Organisatorische Rahmenbedingungen Technische Rahmenbedingungen und Systemadministration Technische Rahmenbedingungen Systemadministration und EDV-technische Vorerfahrungen der Mitarbeiter der KBSt Die Hard- und Softwarekonfiguration des Pilot-Systems in der KBSt Software-Komponenten Hardware-Komponenten 36 2 Ergebnisse der systemtechnischen Evaluation Testdurchführung : Fehlermanagement und Dokumentation Zielorientierter Test des DOMEA -Pilotsystems Anforderungsprüfung Strukturtest Konzentriertes Testen Statistisches Testen Ergebnisse der Tests * Durchführung des Lasttests Ziel des Lasttests Testbeschreibung und Vorgehen Testaufbau Zusammenfassung der Testergebnisse Änderungsmanagement, 48 3 Ergebnisse der verwaltungsorganisatorischen Evaluation Organisatorische Ausgangsbedingungen Aufgaben und Arbeitsplatzprofile der KBSt Organisation der Schriftgutverwaltung Der Geschäftsgang in der KBSt vor Einführung des Pilotsystems Methodisches Vorgehen 59 Universität Koblenz INFORA GmbH KBSt

4 3.2.1 Arbeitsplatzanalysen, Nutzergruppen, Nutzungssprofile Mitarbeiterworkshops und Schulungen Betreuung am Arbeitsplatz (Coaching) Befragung zur Evaluation aus Bearbeitersicht Wirtschaftlichkeitsanalyse Ergebnisse der Evaluation aus Organisationssicht Das DOMEA -Aktenkonzept Stufen der Erprobung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung Der DOMEA -Geschäftsgang Auswirkungen auf den Arbeitsprozeß in der Registratur Verwaltungsorganisatorische Bewertung des DOMEA -Konzepts hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und organisatorischem In.novationspotential Verwaltungsorganisatorische Bewertung des DOMEA -Pilotsystems Ergebnisse der Evaluation aus Bearbeitersicht Evaluationsansatz und Bewertungskriterien Eingänge/Vorgänge zur Kenntnis nehmen Vorgänge und Dokumente zur Kenntnisnahme verteilen Dokumente erstellen ' Beteiligung durch Mitzeichnung Dateien importieren; /Fax empfangen und senden Dokumente, Vorgänge und Akten recherchieren Schlußverfügen Zusammenfassende Bewertung des DOMEA -Konzepts und des Pilotsystems aus Bearbeitungssicht Empfehlungen zum Ausbreitungsgrad und zum Einführungsprozeß Auswahl geeigneter Geschäftsvorfälle Empfehlungen zur organisatorischen Einführung und die DOMEA - Organisationsrichtlinie Systemtechnische Grundkonfiguration Anwenderschulung und -betreuung Das Phasenkonzept der Einführung - eine Anleitung zum Handeln Vorstudie Zweck der Vorstudie Auswahl des Pilotbereiches Schwachstellenanalyse Organisationskonzept 125 KBSt INFORA GmbH Universität Koblenz

5 iv Inhaltsverzeichnis 4.3 Produktauswahl Modifizierung der funktionalen Anforderungen Produktauswahl Technisches Einführungskonzept Schulungs- und Betreuungskonzept Schulung und Betreuung Schulungstermine Schulungsort Betreuungskonzept Betreuung des Pilotbetriebes ; Betreuung des Wirkbetriebes Die Auswahl der Multiplikatoren Evaluation 133 Anlage 1: Beiblatt 137 Anlage 2: Organisationsrichtlinie 141 Universität Koblenz INFORA GmbH KBSt