Bezirksregierung Düsseldorf

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Herbert Schäfer
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1 Bezirksregierung Düsseldorf Anlage zum Einführungskonzept DOMEA DOMEA -Fachadministration Petra Schön Dezernat Ulrike Voß Dezernat Version 1.0

2 Inhaltsverzeichnis Zielsetzung... 3 Zielgruppenanalyse... 4 Schulungsinhalte... 5 Zeitliche Ausgestaltung... 5 Gruppengröße... 6 Gruppenzusammensetzung... 6 Ressourcenplanung... 6 Workshops

3 Zielsetzung Die Bezirksregierung Düsseldorf verfolgt die Etablierung der elektronischen Schriftgutverwaltung mittels der Software DOMEA. Eine unabdingbare Voraussetzung für die Akzeptanz und den Erfolg der Etablierung ist der Umfang und die Qualität der Schulungs- und Betreuungsmaßnahmen. Es ist daher vorgesehen, dass vor Einführung der Software alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hinblick auf die erforderlichen Kenntnisse inhaltlich und methodisch geschult werden. Durch die Schulungen sollen folgende Ziele erreicht werden: Alle Nutzer des Dokumentenmanagementsystems kennen die Grundprinzipien sowie die Funktionalitäten des DOMEA -WinDesk und können diese arbeitsplatzbezogen anwenden. Speziell geschulte Nutzer (Teilfach-Administratoren) können teilfachadministrative Tätigkeiten innerhalb ihrer Organisationseinheit ausführen. Das Dokumentenmanagement funktioniert reibungslos (auch bei Krankheit, Urlaub etc. der verantwortlichen Sachbearbeitung). Neue Beschäftigte werden zeitnah und umfassend geschult. Nach den Schulungsmaßnahmen besteht bei Fragen und komplizierten Vorgängen die Möglichkeit, Hilfestellung von Seiten der DOMEA -Fachadministration zu erhalten. Zur weiteren Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender werden für die spätere Arbeit mit der Software speziell auf die Bezirksregierung Düsseldorf zugeschnittene Anwenderhandbücher sowie kurze Nutzerinformationen zu speziellen Funktionen durch die DOMEA -Fachadministration erstellt und den Nutzern an die Hand gegeben. Dies gilt insbesondere für Funktionalitäten, die nachträglich implementiert wurden, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. 3

Es ist daher vorgesehen, dass vor Einführung der Software alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hinblick auf die erforderlichen Kenntnisse inhaltlich und methodisch geschult werden.

4 Um sicherzustellen, dass die Beteiligten nach Schulungsende in der Lage sind, das erworbene Wissen umgehend in die DOMEA -Praxis umsetzen zu können, wird der Zeitpunkt der Schulung sowohl für die unterschiedlichen Administratoren als auch für die Anwender unmittelbar vor dem Beginn der DOMEA -Nutzung liegen. Zielgruppenanalyse Um einen optimalen Schulungserfolg erzielen zu können, wird das hinsichtlich der Zielgruppen differenziert. Aufgrund der verschiedenen Aufgaben sind folgende Gruppen zu definieren und differenzieren: 1. Anwender Die Anwender sind die Personen, die künftig mit der Nutzung des DOMEA - Systems betraut sind. Diese Personen müssen sehr intensiv geschult werden, um sie in die Lage zu versetzen, alle an ihrem Arbeitsplatz anfallenden Geschäftsvorfälle zu be- und verarbeiten. 2. Fach-Administratoren - Dezernat 14 - Die Fach-Administratoren sind die Spezialisten für die auf das Haus der Bezirksregierung Düsseldorf zugeschnittenen Systemeinstellungen. Darüber hinaus sind sie auch als Hotline Anlaufstelle für Fragen der Systemnutzer und fungieren im weiteren Verlauf als Multiplikatoren. Sie benötigen einerseits ein breites Wissen hinsichtlich der Zusammenhänge im DOMEA -System, andererseits benötigen sie ebenfalls ein Grundlagenverständnis hinsichtlich der Konfiguration und Organisation, sowie Detailkenntnisse der bereichsspezifischen Zusammenhänge. 3. Teilfachadministratoren Die Teilfachadministratoren sind Anwender in den Organisationseinheiten, die über ein Fachwissen, welches über das der reinen Anwender hinausgeht, verfügen. Sie übernehmen zur Wahrung der Übersicht und der effektiven Nutzung des DOMEA -Systems diverse erforderliche Konfigurationsarbeiten in ihrer Organisationseinheit. Da Fach- und auch Teilfachadministratoren nicht nur in diesen Funktionen das DO- MEA -System nutzen, sondern ebenfalls als normale Anwender tätig werden, ist es zwingend erforderlich, dass auch sie über die Kenntnisse eines Nutzers verfügen. 4

Zielgruppenanalyse Um einen optimalen Schulungserfolg erzielen zu können, wird das hinsichtlich der Zielgruppen differenziert.

5 Schulungsinhalte 1. Anwenderschulung Grundsätzlich setzt sich die Anwenderschulung aus folgenden Modulen zusammen: Intention von DOMEA Schulung der Software (Funktionalitäten) Praktische Anwendung anhand von Geschäftsvorfällen 2. Administratorenschulung Die Schulungsinhalte der unterschiedlichen Zielgruppen (Fach- und Teilfachadministratoren) werden hinsichtlich Inhalt, Umfang, Methode, Zielsetzung und Intensität jeweils entsprechend den Bedürfnissen der Bezirksregierung Düsseldorf angepasst. Zeitliche Ausgestaltung Die zeitliche Ausgestaltung der Schulungen variiert je nach Zielgruppe. Für die Zielgruppe Fach-Administratoren ist eine eintägige Schulung durch den Landesbetrieb IT.NRW Anwender ist eine eintägige Schulung durch die BRD vorgesehen. Für die Zielgruppe der Teilfachadministratoren ist eine persönliche halbtägige Unterweisung durch die Fachadministration vorgesehen. Der Schulungsterminplan wird den Teilnehmern rechtzeitig durch das Dezernat 11 zur Verfügung gestellt. 5

6 Gruppengröße Die Gruppengröße der jeweiligen Schulungen soll so gehalten werden, dass Diskussionen und Interaktionen in ausreichendem Umfang möglich sind. Die ideale Größe beträgt daher auch unter Berücksichtigung der vorhandenen PC-Arbeitsplätze im Schulungsraum maximal 10 Personen. Gruppenzusammensetzung Die Zusammensetzung der Teilnehmergruppen sollte sich grundsätzlich an der Zugehörigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den Sachgebieten, die sukzessiv in das Arbeiten mit dem Dokumentenmanagement eingebunden werden, orientieren. Eine Differenzierung zwischen Vorgesetzten und Sachbearbeitern wird hierbei nicht getroffen. Ressourcenplanung Nachfolgende Ressourcen sind zu unterscheiden und demzufolge getrennt zu betrachten: Lehrpersonal DOMEA -Schulungsystem Räume Schulungsunterlagen Organisation Das Lehrpersonal für die Fach-Administratorenschulung wird grundsätzlich vom Landesbetrieb IT.NRW gestellt. Die im weiteren Etablierungsprozess erforderlichen Anwenderschulungen werden durch die Mitglieder der Fachadministration durchgeführt. Diese Personen verfügen 6

Gruppenzusammensetzung Die Zusammensetzung der Teilnehmergruppen sollte sich grundsätzlich an der Zugehörigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den Sachgebieten, die sukzessiv in das Arbeiten

7 sowohl über notwendige DOMEA -Fachkenntnisse als auch über jahrelange Erfahrungen als Lehrpersonen im Rahmen der Aus- und Weiterbildung. Die Notwendigkeit eines separaten Schulungssystems wird aufgrund der gewonnenen Erfahrungen als nicht notwendig erachtet. Vielmehr wird auf der Produktiv- Instanz eine autarke Schulungsumgebung vorgehalten, die ausschließlich zu Schulungszwecken genutzt wird. Die Schulungsmaßnahmen für Anwender werden ausschließlich in den Räumen der Bezirksregierung Düsseldorf stattfinden. Hintergrund dieser räumlichen Festlegung ist, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereits in den Schulungen mit dem auf die Bezirksregierung Düsseldorf zugeschnittenen System gewonnenes Wissen in den Tagen nach der Schulung in einer Produktivumgebung mit identischen Einstellungen anwenden können. Für die Schulungsveranstaltungen werden auf die Bezirksregierung Düsseldorf spezifisch ausgerichtete Schulungsunterlagen durch die DOMEA -Fachadministration erstellt. Die Schulungsorganisation erfolgt durch das Dezernat 11 der Bezirksregierung Düsseldorf, teilweise in Absprache mit Dezernat 14. Dabei fallen Aufgaben wie z. B. 1. Festlegung der Schulungstermine 1, 2. Reservierung des Schulungsraumes, 3. Bereitstellung der erforderlichen Schulungsumgebung 2, 4. Einladung der Teilnehmer (ggf. auch IT.NRW) 3, 5. Benennung der Dozenten 4 und 6. Begleichung der Dozentenvergütung (ggf. auch IT.NRW) an. Workshops Auf Wunsch der Organisationseinheiten werden im zeitlichen Abstand zu den Anwenderschulungsmaßnahmen Workshops angeboten und durchgeführt. 1 in Absprache mit Dez in Absprache mit Dez in Absprache mit Dez in Absprache mit Dez. 14 7

Vielmehr wird auf der Produktiv- Instanz eine autarke Schulungsumgebung vorgehalten, die ausschließlich zu Schulungszwecken genutzt wird.

8 Die Inhaltliche Gestaltung der Workshops erfolgt in unmittelbarer Absprache mit den teilnehmenden Organisationseinheiten, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Workshops stellen somit die optimale und auf die Nutzer zugeschnittene Ergänzung der Schulungsmaßnahmen dar. 8

individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

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