Der Datenschutzbeauftragte

Transkript

1 Die Zulässigkeit von Videoüberwachungsmaßnahmen am Arbeitsplatz unterliegt sehr strengen gesetzlichen Anforderungen und erfordert immer eine ausführliche Abwägung der betroffenen Interessen des Kameraverwenders und der aufgezeichneten Personen. Um die datenschutzrechtliche Zulässigkeit schneller und effektiver beurteilen zu können, wurde dieses Formular entwickelt, um Ihnen zu helfen, die für die notwendige Abwägung erforderlichen Umstände von Anfang an mitteilen zu können. Hierdurch soll vor allem das Verfahren zur Installation der gewünschten Videokamera beschleunigt, gleichzeitig aber auch die Voraussetzungen und Restriktionen der Videoüberwachung aufgezeigt werden. Um das Verfahren so zeiteffizient wie möglich zu gestalten, haben das Dezernat 3 und der Datenschutzbeauftragte folgenden Ablaufplan erarbeitet, dieser ist einzuhalten: 1. Dieses Formular ist ausgefüllt an [email protected] zu senden. 2. Das Datenschutz-Büro setzt daraufhin das Dezernat 3 über die geplante Videoüberwachung in Kenntnis. Parallel ist die Finanzierung der geplanten Videoüberwachungsmaßnahme durch die Universitätseinrichtung mit dem Dezernat 3 zu klären. 3. Soweit der Datenschutzbeauftragte die Einführung der Videoüberwachungsanlage für zulässig erachtet, muss durch die einzurichtende Stelle eine Verfahrensbeschreibung erstellt werden. Das Formular der Verfahrensbeschreibung ist abrufbar unter: 4. Die ausgefüllte Verfahrensbeschreibung ist an [email protected] und unterschrieben per Hauspost an den Datenschutzbeauftragten zu senden 5. Soweit diese Unterlagen vollständig ausgefüllt wurden und keine datenschutzrechtlichen Bedenken bestehen, wird der Vorgang durch das Dezernat 3 dem Personalrat zur Prüfung vorgelegt 6. Nach der Entscheidung durch den Personalrat erfolgt die technische Umsetzung durch die einzurichtende Stelle 7. Diese informiert nach der technischen Umsetzung - jedoch VOR Inbetriebnahme - den Datenschutzbeauftragten. Dieser wird daraufhin die gesetzlich vorgeschriebene Vorabkontrolle durchführen 8. Erst nach erfolgreicher Vorabkontrolle darf die Videoüberwachungsanlage eingesetzt werden 9. Die neu eingerichtete Videoüberwachungsanlage wird in die durch das Dezernat 3 geführte Liste sämtlicher Videoüberwachungsanlagen an der LUH aufgenommen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: [email protected] Name des Instituts / der Universitätseinrichtung: Seite 1

2 1 Bestimmung der Art des Kamera-Systems (soweit schon bekannt) 1.1 Erfolgt bereits eine Videoüberwachung? 1.2 Rein übertragendes System ("Monitoring" bzw. "Kamera-Monitor-System")? 1.3 System mit Aufzeichnung? 1.4 Bei Aufzeichnungen: Wird ein Ringspeicher oder eine dauerhafte Videoaufzeichnung eingesetzt? Ringspeicher dauerhafte Aufzeichnung 1.5 Erfolgt eine bloße Fotoaufzeichnung (ggf. mit -Versand)? 1.6 Bloße Kamera-Attrappe? 1.7 Noch nicht und nicht mehr funktionsfähige Kameras? 2 Abwägung der verschiedenen Interessen 2.1 Betrifft die Videoüberwachung die Sicherstellung des Hausrechts oder die Wahrung berechtigter Interessen der LUH? Hausrecht Berechtigte Interessen 2.2 Aus welchem Grund soll eine Videoüberwachung eingerichtet werden? 2.3 Welcher Zweck soll mit dieser erreicht werden? Seite 2

3 2.4 Gibt es mildere Mittel, die den Zweck ohne die Videoüberwachung erreichen können? Wenn JA, welche: 2.5 Welche Kamera-Typen sollen installiert werden, wie viele und wo? 2.6 Besteht eine konkrete Gefährdungslage? Wenn ja, auf welche Tatsachen gründet sich diese? 3 Prüfung bei Datenweitergabe an Dritte 3.1 Welche Übertragungswege sollen genutzt werden? Kabel Funk 3.2 Wer ist Betreiber der Kamera 4 Möglichkeiten der Einschränkung der Überwachungsmöglichkeiten 4.1 Die Anbringung der Kamera sollte stets sichtbar sein. Eine verdeckte Installation wird eingehalten ist nur in begründeten Einzelfällen möglich wird nicht eingehalten 4.2 Die Kameras sollten nicht fernsteuerbar (Zoomobjektive, Schwenkbarkeit) sein. Dies ist nur in begründeten Einzelfällen möglich wird eingehalten wird nicht eingehalten 4.3 Zu welchen Zeiten soll überwacht werden? Seite 3

4 4.4 Kann ein automatisches Ausblenden/Verpixeln von Personen implementiert werden? 5 Sicherheitsmaßnahmen 5.1 Wer soll Zugriff auf die Aufzeichnungen haben? Nur Mitarbeiter oder auch externe Personen? 5.2 Wird die Zugriffsberechtigung einzeln namentlich dokumentiert? 5.3 Welche Voraussetzungen werden bestimmt, nach denen ein Zugriff erteilt wird? 5.4 Bei externen Anbietern: Wird ein Vertrag über eine Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen und der Zugriff dort entsprechend geregelt? 5.5 Wenn ein externer Anbieter Wartungsdienstleistungen durchführen soll, wird ein gesonderter Vertrag über eine Auftragsdatenverarbeitung und eine Geheimhaltungsvereinbarung abgeschlossen? 5.6 Werden angemessene Maßnahmen zur Verhinderung des Zugriffs auf die Aufzeichnungen getroffen? Welche: 5.7 Soll eine Übermittlung von Originalaufzeichnungen bzw. kopierten Videosequenzen stattfinden? Wenn ja: Wohin und zu welchem Zweck? 5.8 Sind die Modalitäten der Übermittlung schriftlich geregelt (insbesondere: revisionssichere Protokollierung von Übergabe und Rücknahme)? Seite 4

5 6 Löschkonzept 6.1 Wann soll eine Löschung/Überschreibung der gespeicherten Daten erfolgen? 7 Ortsbezogene Angaben 7.1 Aufstellungsort der Videokamera (kurze Beschreibung und Lageplan als Anlage) 7.2 Erfasste Bereiche (müssen zusätzlich im angehängten Lageplan eingezeichnet werden) 7.3 Anbringungsorte der Warnschilder (müssen zusätzlich im angehängten Lageplan eingezeichnet werden) Seite 5