Kooperatives. in M-V. Der Weg ist das Ziel (Konfuzius)

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1 Kooperatives Prozessmanagement in M-V Der Weg ist das Ziel (Konfuzius) 2. Partnertag des ZV ego-mv Schwerin, 22. Juni 2011

2 E-Government in M-V Potential von E-Government frühzeitig erkannt Erste Ansätze ab 2003 mit der Modellregion Westmecklenburg 2004 E-Government-Masterplan Umfangreiche Basis-Infrastruktur im Land die auch aktiv durch Kommunen genutzt wird Basiskomponenten virtuelle Poststelle Portaltechnologie Geodateninfrastruktur Content Management System Formular Management System Basisdienste CN-LAVINE = landesweites Verwaltungsnetz zentrale Firewall des Landes Dienstleistungsportal Projektzusammenarbeitsplattform 2

3 Seit 2003 gemeinsame E-Government Initiative M-V Landkreistag M -V Städte und Gem eindetag M -V Land M -V Lenkungsausschuss E-G overnm ent G eschäftsführende Stelle des LA Büro d es K ooperativ e n E-G overnm ents Zw eckverband E-G overnm ent M V Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Farblegende Entscheidungsebene der Staatssekretäre / Feste O rganisationsstrukturen G e s c h ä fts fü h re r d e r V e rb ä n d e Entscheidungsebene der Abteilungsleiter / Tem poräre Projektstrukturen Kom m unalvertreter 3

4 Gesellschaftliche Veränderungen bis 2030 ein Bevölkerungsrückgang um 1/7 in Mecklenburg Vorpommern, d.h. Altersstruktur und Nachfrage verändern sich Demographie Neuauf- stellung Finanzen Kreisstrukturreform, d.h. größere Entfernungen zur Verwaltung Aufgabenverlagerung, d.h. ggf. neue Verwaltungsprozesse stetig steigende Haushaltsbelastungen sinkende Handlungsspielräume Aktion: schnellere u. einfachere service-orientierte Aufgabenerledigung 4

5 Modernisierungskonzepte Aufgabenkritik Privatisierung Qualitätsmanagement Prozessoptimierung Prozessmanagement, trägt dazu bei Abteilung Verwaltungsprozesse Ist Prozesse: Dezernat Strukturanalogien zu erkennen und zu optimieren i Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Soll Prozesse: Haushaltskonsolidierungung Antrag B 1 Teil- Prozess X Teilprozess Bescheid Bescheid selbst steuern A C 5

6 Prozessmanagement stellt die zentralen Fragen: Wo Prozesse untersucht werden welche stattfinden ob erforderlich sind wie effektiv und effizient sind beschäftigt sich mit: Identifikation zielgerichtete i t Steuerung Implementierung Dokumentation Gestaltung von Verwaltungsprozessen erfasst die Prozessebenen : Technik Organisation Verwaltungsführung 6

7 Prozessbeispiel: Genehmigung vergleichbarer Verwaltungsprozess: Kommune A Antragseingang Zuständigkeit prüfen Beratung durchführen Unterlagen zusammenstellen Vollständigkeit prüfen Kopie fertigen Bürgermeister und Fachaufsicht beteiligen Wiedervorlage 14 Tage Abschlussprüfung Bescheid z.d.a. Kommune B Antragseingang Zuständigkeit prüfen. Vollständigkeit prüfen Unterlagen zusammenstellen.. Fachaufsicht beteiligen Wiedervorlage 7 Tage Abschlussprüfung Bescheid z.d.a. Kommune C Antragseingang Zuständigkeit prüfen Vorgang mit Dokumenten- Management-System bearbeitet... Vorlage bei LVB Bescheid z.d.a. Aber: unterschiedliche Teilschritte, -Bearbeitungszeiten, -Werkzeuge (z.b. DMS) Folge: Optimierungsmöglichkeiten 7

8 Beispiele Prozessdarstellungen 8

9 Erfahrungswerte: 1. In den meisten Verwaltungsprozessen: ähnliche Schwachstellen ohne dies fachlich begründen zu können 2. Je komplexer der Verwaltungsprozess, um so höheres Optimierungspotential 3. In der Praxis Einsparpotentiale (10% 20%) erkennbar 4. Um Vergleichbarkeit zu sichern, sind vorab einheitliche Standards und Rahmenbedingungen zu definieren : z.b. durch Leitfäden und Handlungsanweisungen (das steht an!) 5. Die Mitarbeiter und Politik von Anfang an integrieren Die Beschreibung von Prozessen ist zeitintensiv und kann sehr anspruchsvoll sein. 9

10 Aufgaben: Erfassen / Beschreiben ausgewählter Prozesse (Erarbeiten sogenannter Soll - Prozessmodelle best-practice ) Nachteil: 1. Wer erarbeitet diese? 2. Wird man der Vielfalt gerecht? 3. erarbeitete Prozessmodelle veralten besser Einstellen der erfassten Ist - Prozesse in einer gemeinsamen Plattform (nationale Prozessbibliothek) - gemeinsamer Ordnungsrahmen ist zu akzeptieren - viele machen mit: (Kommunen, Länder, Bund) Nutzung der Ist Prozessabläufe auf Unterplattformen ttf in sog. Communities Vorteil: 1. gemeinsames stetiges Verbessern 2. Prozessbeschreibungen veralten nicht 10

11 Beispiele in MV: Prozessmodellierung /-optimierung können in den unterschiedlichsten Bereich der öffentlichen Verwaltung eine Rolle spielen, erste Beispiele in MV: Umsetzung der EU-DL Einheitliche Ansprechpartner Prozessbeschreibungen im Bereich Dienstleistungen für Unternehmen Zweckverband Grevesmühlen (Wasser und Abwasser): serviceorientierte Modellierung und Nutzung von Prozesswissen.. Landeshauptstadt Schwerin: Schwerin Connect als Anlass als auch als Mittel für eine ämterübergreifende kommunale Prozessoptimierung Zweckverband ego M-V Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen - im Fokus des demografischen Wandels - inklusive Prozessbeschreibungen Schwerin, Februar

12 Vorteile systematisiert dokumentierter Prozessbeschreibungen: Man kann aus den verschiedenen Prozessabläufen der anderen Teilnehmer lernen und erhebliche Synergien ziehen wenn man sie nur 1. kennt; 2. miteinander vergleicht; 3. Schlussfolgerungen für seine eigenen Prozesse daraus zieht! Weitere Vorteile: 1. Verwaltungshandeln wird transparenter 2. Prozesswissen der Mitarbeiter wird nachnutzbarer 12

13 Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit 1. Verweigerung 8. Identifikation 2. Angst 7. Akzeptanz 3. Widerstand 4. Wut 6. Erkundung 5. Depression Michael Junker, Tel.: Referatsleiter kommunales E-Government, IM M-V, II 100 Leiter Büro kooperatives egovernment 14