Der KGSt-Prozesskatalog

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1 Der KGSt-Prozesskatalog Dr. Gaby Beckmann 2. E-Government Konferenz Mecklenburg-Vorpommern 05. April 2017, Schwerin KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 1

2 Wer ist die KGSt? Gründung 1949 in Köln als Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung im Deutschen Städtetag Entwicklung Ab 1950 selbständige Einrichtung (Namenszusatz fällt weg) Namensänderung ab 2005 (aus Verwaltungsvereinfachung wird Verwaltungsmanagement) Organisation mitgliedschaftlich organisierter Verband (Städte, Gemeinden und Kreise sowie korrespondierende Mitglieder) Finanzierung Beiträge und Erlöse Kerntätigkeit (Grundsatz) Fragen der Führung, Steuerung und Organisation von Kommunalverwaltungen Kernprodukte Berichte, Standards, Seminare, Innovationszirkel, Vergleichsringe, Beratung, KGSt -Portal KGSt Köln, Seite 2

3 Warum arbeiten Kommunen mit Prozessen? Allgemeine Managementansätze Anwendungen im E- Government und in der Informationstechnologie Unterstützung der Organisationsarbeit Steuerung und Controlling Qualitätsmanagement Wissensmanagement Risikomanagement Kommunale Steuerung Sourcing-Strategie Benchmarking Interkommunale Zusammenarbeit E-Government-Strategie Online-Dienste DMS-Einführung IT-Sicherheit Dokumentation von IT- Anforderungen IT-Workflowmodellierung Stellenbeschreibungen Stellenbemessungen Dienstanweisungen Einführung neuer Prozesse Vgl. KGSt Bericht 3/2016 KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 3

4 Angebote der KGSt zum Thema Prozessmanagement KGSt -Prozessnetzwerk für Austausch und Weiterentwicklung Prozessanalysen bei Vergleichsringsarbeit und Beratung Fachmodellierungsstandard (FaMoS) Begleitung und Weiterentwicklung KGSt - Prozessbibliothek Steuerungsprozesse LEISTUNGSER- STELLUNGSPROZESSE Stützprozesse Berichte 3 und 4/2011 Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement Bericht Effizientes E-Government (b.i.t.consult GmbH & KGSt ) Diverse Berichte aus dem Prozessnetzwerk: Personal, Pass- und Ausweiswesen, Meldeprozesse Aufbereitung von Prozessmanagement- Anwendungsfeldern Projekt Internes Kontrollsystem Seminarreihe GPO 1 bis 5 & Zertifikat zum Prozessmodellierer/ zur Prozessmodelliererin Bericht 3/2016 Prozessmodelle erfolgreich nutzen Neu: KGSt -Prozesskatalog 4 KGSt Köln, Prozessmodelle in der Praxis, , Dr. Gaby Beckmann

5 Der KGSt-Prozesskatalog ist ein Ordnungsrahmen, in dem Kommunalprozesse nach einheitlicher Methodik abgegrenzt und definiert werden. KGSt Köln, Seite 5 KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann

6 Warum Ordnungsrahmen? KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 6

7 Warum einheitliche Methodik? KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 7

8 Der KGSt-Produktkatalog liefert die Grundstruktur KGSt Köln, 8

9 Produkte, Leistungen und Prozesse IMK-Gliederung Hauptproduktbereich 1 Zentrale Verwaltung 2 Schule und Kultur Produktbereich Produktgruppe Produkt Leistung X eintragen X ändern X löschen KGSt Köln, Interne Schulung Prozessmanagement, Dr. Gaby Beckmann

10 Zusammenhang mit dem LeiKa KGSt-Prozess = LeiKa-Leistung mit Verrichtungskennung KGSt-Prozessvarianten = LeiKa-Leistung mit Verrichtungsdetail KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 10

11 Grundideen zum Aufbau des Katalogs - Der Fokus liegt auf den gesetzlich vorgegebenen Leistungserstellungsprozessen. Die Prozessabgrenzung erfolgt auf der Grundlage von Gesetzesanalyse. Liegen FIM- oder KIM-Prozesse vor, werden diese übernommen. - Die in mindestens einem Flächenland auf Kommunen übertragenen Leistungserstellungsprozesse sollen möglichst vollständig sein. - Zusätzlich enthält der KGSt-Prozesskatalog die verwaltungsweiten Stütz- und Steuerungsprozesse. Sie werden auf der Basis von Best Practices abgegrenzt. KGSt Köln, Seite 11 KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann

12 Der KGSt-Prozesskatalog KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 12

13 Individuelle Prozesskataloge erstellen KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 13

14 Auswertungen ermöglichen nur Tulpen nur gelbe Blumen nur Gladiolen KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 14

15 Welche Vorteile bietet der KGSt- Prozesskatalog? Der KGSt-Prozesskatalog ist ein Ordnungsrahmen, in dem Kommunalprozesse nach einheitlicher Methodik abgegrenzt und definiert werden. Er unterstützt Kommunen dabei, die eigenen Prozesse zu identifizieren und aufzunehmen. (Stichwort: Prozesslandkarten) Er hilft Kommunen, eigene, individuelle Prozesskataloge zu erstellen und somit die methodische Grundlagen für eigene Priorisierungsprojekte zu schaffen. (Stichwort: Prozessscreening) Er soll zum einheitlichen Verständnis von Prozessen und Prozessabgrenzungen in den Kommunen beitragen. Dies wiederum ist die Voraussetzung von Prozessvergleichen und Benchmarks. (Stichwort: Standardprozess) KGSt Köln, Seite 15 KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann

16 Dr. Gaby Beckmann Telefon KGSt Köln, KGSt-Prozesskatalog, Dr. Gaby Beckmann 16