Strukturierter Wissenstransfer

Transkript

1 Strukturierter Wissenstransfer Workshop im Rahmen der Tagung zum Thema Wissenstransfer 20. November 2014 Veronika Lehmann Z B 11 SenArbIntFrau 9028 (928) 2612 [email protected] Michael Zerbst POE 1 Bezirksamt Reinickendorf (9294) 2252 [email protected]

2 Ablauf des Workshops 1. Einstimmung 2. Grundlagen des strukturierten Wissenstransfers 3. Übung Wissenslandkarte 4. Methoden-Muster 5. Abschlussdiskussion

3 Abgrenzungen von Mensch zu Mensch über Medien Wissensmanagement Gespräche, Konferenzen, Seminare, Schulungen, Akten, Literatur, Datenbanken, Intranet/Internet, soziale Netzwerke über einen strukturierten Wissenstransfer Dokumentation/Visualisierung, Wissensdialog in einem geplanten ProzessP

4 Abgrenzung Wissen und Erfahrungswissen Wissen (explizit) Fakten, Daten, definierte Abläufe / Strukturen, etc Zugriffsmöglichkeit über Internet, Datenverzeichnisse, Literatur, Bedienungsanleitung etc. Erfahrungswissen (implizit) Erfolgsfaktoren, Barrieren, Probleme, Lösungsalternativen Keine unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten Verfügbarkeit über Dialog, Gespräch, Austausch

5 Prozess des Wissenstransfers weitergeben dokumentieren bewerten/steuern erfassen identifizieren

6 Beteiligte und Rollen im Prozess Auftraggebende Bewertende Entscheidende Vermittelnde Dialogbegleitung Führungskraft Wissensgebende Wissensnehmende

7 Nutzen Wissenstransfer sichert Wissen, fördert die Kommunikation schafft Ansätze für Organisations-und Personalentwicklung erleichtert den Einstieg für Wissensnehmer/in wird als Wertschätzung empfunden!!!!

8 Methoden: Aufgabenblatt/Aufgabenmappe Aufgabe Grundlagen Inhalte Erfolgsfaktoren, Barrieren z.b. z.b. z.b. z.b. Arbeitsgebiet Rechtsgrundlagen Ansprechpartner/ Wichtige Hinweise/ Führungs- Informations- innen Erfahrungen verantwortung quellen Aktuelle Besonderheiten Tätigkeiten (Kurz- Dokumenten- Festlegungen Weitere Ideen beschreibung) ablage Termine Schwierigkeiten

9 Stellenkompass (Anlage zum Anforderungsprofil) Verfahrensabläufe / Bearbeitungscheckliste: 1. erstes Gespräch mit Hr. A. führen 2. Anschreiben überarbeiten 3. Excel-Tabelle bearbeiten 4. Stand: Arbeitsgebiet: Abt. Jugend, Familie und Soziales Amt für Soziales - Arbeitsgruppe Besondere Soziale Dienste Aufgabe 1: (fachbezogen) ( ) Unterbringung von wohnungslosen Personen - Hotels/Pensionen/Ferienwohnungen aus dem Internet oder der Tourismusinformation recherchieren - anfragen, ob die Aufnahme von wohnungslosen Menschen bei Bedarf möglich wäre - sämtliche Informationen in einer Excel-Tabelle festhalten Rechtsgrundlagen: - 1 Abs. 1 Satz 1 ASOG i.v.m. Nr. 19 Abs. 1 Zuständigkeitskatalog Ordnungsaufgaben Kontakte intern: - Hr. A.. Soz Hr. A Soz Dokumentenablage: (z. B. Ordnersystem der IT, Aktenarchivierung) I:/soziales/wohnung/ Kontakte extern: Hotel. Pension Abstimmungserfordernisse: (z. B. Rücksprachen, Zustimmungen, Abstimmungen, Beteiligungsrechte/-pflichten) - Zustimmung von Herrn A. für die Anschreiben einholen - Zeitschiene für die einzelnen Arbeitsschritte mit Herrn A. festlegen - Festlegungen / Termine: werden mit Hr. A. festgelegt Sitzungen / Gremien: - Gespräche bei Bedarf - Fragen mit Hr. A. klären Wichtige Hinweise / Besonderheiten / Erfahrungen: (Was muss mein Nachfolger wissen, um sich schneller einarbeiten zu können?) - bei einer Antwort von einem Hotel sofort die Informationen in die Excel-Tabelle eintragen und Abspeichern, da man s aus Versehen löschen könnte. Erfolgsfaktoren: - sorgfältig über die Verfassung des Anschreibens nachdenken (nett, höflich, verständlich usw.) - viel Zeit in das Anschreiben investieren - überlegen, wie man den Adressaten am besten erreichen kann Barrieren: - zu langes oder zu kurzes Anschreiben, was die Adressaten nicht anspricht Zukunftsplanung: (Ideen / Verbesserungsvorschläge / usw.) - überlegen, ob man die Anfragen an die Einrichtungen veröffentlicht, also beispielsweise eine Anzeige in Bezirksblättern schaltet, um eine größeren Personenkreis anzusprechen - eventuell ein Antwortformular erstellen und mitschicken, um die Antwort zu erleichtern -

10 Methoden: Wissenslandkarte/Word-Dokumentation

11 Unabdingbare Voraussetzungen Rechtzeitiger Beginn / entsprechende Zeitressourcen Aktive Unterstützung durch die Führungskraft Transparenz zum Verfahren KnowHow, Materialien u. ggf. externe Begleitung Bereitschaft der Beteiligten

12 Ausblick zum Wissenstransfer nicht nur mit Ausscheidenden, sondern auch unter Vertretenden vor längeren Abwesenheiten Verbindlichkeit für f r alle Aufgabengebiete!

13 zum Schluss Es gibt keine angeborenen Ideen, all unsere Erkenntnis stammt aus der Erfahrung John Locke Englischer Philosoph und Politiker