Herausforderung Wissenstransfer

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Lena Jaeger
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1 Herausforderung Wissenstransfer Pilotprojekt zur Erhaltung des Wissens von scheidenden Fach- und Führungskräften der Stadt AG Süd VDSt - Koblenz Eberhard Baier

2 Wissenstransfer bei Führungskräftewechseln Vorstellung Personalsituation Stadt Konstanz Handlungsfelder lebensphasenorientierter Personalpolitik Pilotprojekt WIKI (Projektstrukturplan) Wissenslandkarte Methoden und Erfolgsfaktoren

lebensphasenorientierter Personalpolitik Pilotprojekt

3 Die Stadt Konstanz Einwohner (Stand: ) rund Beschäftigte in der Stadtverwaltung Häufung der Mitarbeiter im Alter von Jahren seit diesem Jahr nimmt die Zahl der Mitarbeitenden, die in Rente oder Pension gehen kontinuierlich zu bis 2020 gehen voraussichtlich 145 Beschäftigte in Pension, darunter auch ca. 20 Führungskräfte

Jahren seit diesem Jahr nimmt die Zahl der Mitarbeitenden, die in Rente oder Pension

4 Handlungsfelder lebensphasenorientierter Personalpolitik (T. Träger, )

6 Perspektiven und Qualitätskriterien (Bochert, u.a. 2014)

7 Aspekte des Wissensmanagements

8 Auswirkungen fehlenden Wissenstransfers Verlust von Wissen und Erfahrung fehlendes Know-How um Lücke so gering wie möglich zu halten und Einstieg für den Nachfolger zu erleichtern Wissenstransfer Wissens- und Erfahrungsübertrag in die nächste Generation ganzheitliche Nachfolgeplanung

und Einstieg für den Nachfolger zu erleichtern Wissenstransfer

9 Wissen und Erfahrung dokumentiertes Wissen Emotionen Einfaches, das mich nur nie wer fragt. Erfahrungswissen Mentale Modelle Einstellungen Werte Keindl Consulting

10 Implizites Wissen das Wissen, das wir nicht aussprechen können, entweder weil uns die Worte dazu fehlen oder weil es uns in Fleisch und Blut übergegangen ist (Reinmann, 2004) Implizites Wissen ist aber, obwohl in vielen Fällen nicht immer an der Oberfläche ersichtlich, von unschätzbarem Wert für das Unternehmen. Oft können mit dem Ausscheiden oder dem Ausfall von Wissensträgern ganze Abteilungen ineffizient werden (Haghirian, 2004)

vielen Fällen nicht immer an der Oberfläche ersichtlich, von unschätzbarem Wert für das Unternehmen.

11 Projektaufbau WIKI Wissenstransfer Projektstart: April 2014 Projektgruppe innerhalb des Hauptamts Beteiligung von externem Personal für Konzept, Interviews, Umsetzung, Technik Projektauftrag mit Zielen und Strukturplan: Projektziele Erfassung des expliziten und impliziten Wissens mittels Methoden des Wissensmanagements und Überführung des Wissens in ein Unternehmens-WIKI Erkenntnisgewinn für die Entwicklung eines Leitfadens zur Personalentwicklung

Projektziele Erfassung des expliziten und impliziten Wissens mittels Methoden des Wissensmanagements und

12 Projektstrukturplan Wissenssicherung Technik: WIKI in SharePoint Konzept Wissenstransfer Extraktion des Wissens Evaluation/ Handbuch Grobstruktur Themenfelder Durchführung Interview Berechtigungsstruktur Methodenaus wahl Auswertung Interviewstruk tur Überführung in WIKI

Grobstruktur Themenfelder Durchführung Interview

13 Technik: WIKI in SharePoint erfolgreiches WIKI Wissensmanagement in der Statistik und Steuerungsunterstützung positive Kooperationserfahrungen mit einem externen Dienstleister (für technischen Support) Vorzüge eines Unternehmenswikis (Enterprise-WIKI) + anschauliche Aufbereitung von Informationen/Wissen + Integration verschiedener Medienarten + intuitive Benutzung und leicht zugänglich über Browser SharePoint als vielseitige Toolbox zur Umsetzung des WIKIs

Unternehmenswikis (Enterprise-WIKI) + anschauliche Aufbereitung von Informationen/Wissen + Integration

14 Auswahl der Methodik Gründe für face-to-face Interview: Visualisierbarkeit von Sachverhalten ausführliches Erzählen implizites Wissen wird greifbar Gründe für Audioaufnahme: plastisch, Ergänzung des schriftlichen Protokolls Gründe für die Auswahl der Interviewenden: keine festen MitarbeiterInnen keine eigene subjektive Meinung zu den Interviewthemen

Audioaufnahme: plastisch, Ergänzung des schriftlichen Protokolls Gründe für die Auswahl

15 Prozessdarstellung Themenfindung Übergabe der Akten durch den Hauptamtsleiter Einarbeitung Information zum Thema Interviewleitfaden Interview Audioaufzeichnung Niederschrift technische Aufbereitung und Strukturierung WIKI-Artikel

Interviewleitfaden Interview Audioaufzeichnung

16 Startseite des WIKIs

17 Beispielseite des WIKIs

18 Fazit: Herausforderungen und Chancen Herausforderungen: Auswahl aus der großen thematischen Bandbreite Erarbeitung umfangreicher Hintergrundinformationen Zeitaufwand Integration in das Tagesgeschäft Chancen: Greifbarmachen der wertvollen Erfahrungen Möglichkeit eines Prototyps mit Handbuch reflektierte Amtsübergabe ausgebaute Wissensbrücke für die Nachfolge

Integration in das Tagesgeschäft Chancen: Greifbarmachen der wertvollen Erfahrungen

19 Die Wissenslandkarte Keindl Consulting

20 Die Wissenslandkarte Keindl Consulting

21 Methoden-Übersicht Onboarding Wissensstafette/ Expert Debriefing Tutoring neuer MA Mentoring Lerntandems Aufbau Fach- und Führungskräfte 1. Handlungsfeld Erfahrungswissen einzelner Beschäftigter transferieren Wissenslandkarte Wissensbaum Feedbackorientierter Dialog Wegweiser dokumentiertes Wissen Erfahrungsberichte/ story telling Shadowing Keindl Consulting

22 Erfolgsfaktoren Methoden müssen auch Emotionen, Werte, Haltungen / Einstellungen sichtbar machen. Das Vorgehen sollte hohe Wertschätzung ausdrücken, um die Motivation zu stärken. Spezialisten brauchen Unterstützung bei der Strukturierung ihres Wissens. Wissenstransfer gelingt nur mit aktiven Wissensnehmern. Menschen teilen bereitwillig ihr Wissen, wenn die Wertschätzung dafür glaubhaft ist und die Methoden hilfreich. Keindl Consulting

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt für weitere Informationen: Hauptamt der Stadt Konstanz Abteilung Statistik und Steuerungsunterstützung Eberhard Baier

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