Der IKT-Basisdienst E-Akte kommt.

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Maya Krämer
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1 Der IKT-Basisdienst E-Akte kommt. Wie ist der Sachstand? Was ist zu tun? Referent/in: Manfred Pasutti und Katja Helfert daskleineatelier / Fotolia.com Erfahrungsaustausch Moderne Verwaltung am Seite 1

2 Agenda Ausgangslage Vorgehens- und Zeitplanung Projektbeteiligte, -organisation Aktueller Sachstand E-Akte Ready: Vorbereitung auf die E-Akte Hilfsmittel weiteres Vorgehen jemastock/ depositphotos.com Seite 2

Ausgangslage 7 (1) EGovG Bln: Die Berliner Verwaltung führt Ihre Akten spätestens ab 01.01.2023 elektronisch.

3 Ausgangslage 7 (1) EGovG Bln: Die Berliner Verwaltung führt Ihre Akten spätestens ab elektronisch. Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und die für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, eingehalten werden. Die Behörden der Berliner Verwaltung nutzen den landeseinheitlichen IKT-Dienst für die elektronische Aktenführung, soweit nicht andere IKT-Systeme für konkrete Aufgaben zur Aktenführung eingesetzt werden müssen oder bei Inkrafttreten dieser Vorschrift schon eingesetzt waren. fotomek / fotolia.com Seite 3

Ausgangslage Richtlinien der Regierungspolitik des Senats

Digitalisierung und Optimierung der internen

in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine

4 Ausgangslage Richtlinien der Regierungspolitik des Senats für die Legislaturperiode 2016 bis 2021 Für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit hat die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung. jemastock/ depositphotos.com - Fotolifotomek a.com Berliner E-Akte Seite 4

5 Ausgangslage Umsetzung der gesetzlich festgeschriebenen flächendeckenden Ausstattung von ca Arbeitsplätzen in der Berliner Verwaltung / Schaffung des IKT-Basisdienstes E-Akte => Einrichtung eines landesweiten Projekts bei SenInnDS einige Behörden im Land Berlin arbeiten bereits seit Jahren mit einer elektronischen Akte Senatsbeschluss vom 7. Juli 2015 (Senatsbeschluss Nr. S-416/2015 Einführung der elektronischen Aktenführung in ausgewählten Bereichen der Berliner Verwaltung): Pilot-Projekt zur Ausstattung von bis zu 2000 weiteren Arbeitsplätzen mit dem im Land Berlin bereits vorhandenen E-Aktenprodukt VIS 5.4/VIS 5.5) => Migration auf den künftigen IKT-Basisdienst E-Akte ist zu prüfen und für einen Anwendungsfall im Rahmen des Projekts zur Einführung des IKT-Basisdienstes vorzusehen Seite 5

6 Ausgangslage Finanzierung Epl. 25 AKhodi - Fotolia.com Seite 6

7 Vorgehens- und Zeitplanung Phase 1 Projektinitialisierung Phase 2 Anforderungsdefinition IKT-Basisdienst, Beschaffung E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister Phase 3 Einführung und Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Konzept E-Akte Ready Auswahl externe Projektunterstützung Pflichtenheft E-Akte Auswahl E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte Start der E-Akte-Ready-Projekte in den Behörden Phase 4 Einführung E-Akte in den Berliner Behörden / Fachämtern Projekt-/Akzeptanzmanagement Initiierung landesweiter Vorgaben Beginn Einführungsphase Seite 7

Projektbeteiligte Beschäftigtenvertretungen IKT-Steuerung Behörden, die die E-Akte einführen Projektunterstützer (externe Dienstleister) ITDZ Berlin Landesarchiv

8 Projektbeteiligte Beschäftigtenvertretungen IKT-Steuerung Behörden, die die E-Akte einführen Projektunterstützer (externe Dienstleister) ITDZ Berlin Landesarchiv Behörden, die bereits die E-Akte nutzen coramax/fotolia.com Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Softwareanbieter und Implementierungsdienstleister Seite 8

Beteiligungen Teilprojekt: Akzeptanzmanagement und

9 Projektorganisation Abstimminstanz Projektleitung Entscheidungsinstanz Projektbüro Projektcontrolling Teilprojekt: Landesweite Vorgaben und Beteiligungen Teilprojekt: Akzeptanzmanagement und Öffentlichkeitsarbeit Teilprojekt: Aufbau, Betrieb und Einführung IKT- Basisdienst Seite 9

Aktueller Sachstand Veröffentlichung der Ausschreibung für externe Projektunterstützung Vorbereitung der Ausschreibung für den IKT-Basisdienst Einbindung des ITDZ Berlin als Projektpartner /

10 Aktueller Sachstand Veröffentlichung der Ausschreibung für externe Projektunterstützung Vorbereitung der Ausschreibung für den IKT-Basisdienst Einbindung des ITDZ Berlin als Projektpartner / Betreiber des zukünftigen IKT-Basisdienstes Pilotprojekt E-Akte 2000: BA Tempelhof-Schöneberg, PolPräs, SenInnDS Konzepte liegen vor, örtlichen Beteiligungen sind erfolgt/in Arbeit, Schulungen und sukzessive Produktivsetzung; Abschluss des Projektes Ende September 2018 Erfahrungsaustausch unter Einbindung von Behörden, die die E-Akte bereits nutzen oder gerade einführen => Ableitung von übertragbaren Erfahrungen für das landesweite E-Akte-Projekt Erarbeitung landesweiter Vorgaben Erarbeitung E-Akte Ready-Konzept vege/fotolia.com Seite 10

11 E-Akte Ready: Wie bereite ich meine Behörde auf die elektronische Akte vor? Maßnahmen zur Vorbereitung der Verwaltung auf die Einführung der E-Akte Gründung einer Arbeitsgruppe E-Akte Ready mit Experten aus der Praxis - Frau Paulick, LABO - Herr Meyer, SenFin - Frau Penzkofer, Senatskanzlei - Herr Hemmerling, BA Tempelhof-Schöneberg - Frau Nitsch, SenInnDS - Herr Kantimm, ITDZ Berlin - Frau Bauch, SenInnDS - Herr Garbe, IMTB - Frau Helfert, SenInnDS Ziel: Unterstützung beim Veränderungsprozess durch Einbindung der Beschäftigten und Umsetzung geeigneter Maßnahmen dabei besonders wichtig: die Führungs- und Leitungskräfte beratende Unterstützung durch SenInnDS Umsetzungsverantwortung trägt in jeder Behörde die jeweilige Hausleitung Warren Goldswain Fotolia.com Seite 11

12 E-Akte Ready: Maßnahmen Leitfaden Arbeitsund Prüfliste Erhebungs -bögen Vorlagen/ Muster Seite 12

13 Leitfaden Grußwort IKT-StS Erläuterung IKT-Basisdienst E-Akte Ready Zielsetzung Herausforderung Vorstellung Vorgehen Themenfelder Seite 13

14 Hilfsmittel Leitfaden Arbeitsund Prüfliste u.a. Fragen zu : - Projektauftrag - organisatorische Regelungen - Struktur der Akten - Rechte und Rollen - IKT-Ausstattung - Posteingang / Postausgang - IT- und GGO I-Kenntnisse Erhebungs -bögen Vorlagen/ Muster - Projektauftrag - Stakeholder-Analyse arahan - Fotolia.com Seite 14

15 Einblick in die Erhebungsbögen IT-Kenntnisse Posteingang/Postausgang Seite 15

16 Intranetseite Seite 16

Akzeptanzmanagement und Öffentlichkeitsarbeit Jörn Kantimm, ITDZ Berlin

17 Ansprechpartner Katrin Bauch, SenInnDS Projektleitung Anne Nitsch, SenInnDS Landesweite Vorgaben und Beteiligungen Katja Helfert, SenInnDS Akzeptanzmanagement und Öffentlichkeitsarbeit Jörn Kantimm, ITDZ Berlin Aufbau, Betrieb und Einführung IKT-Basisdienst fotomek / Fotolia.com Seite 17

18 MK-Photo - Fotolia.co Seite 18

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