Forum Verwaltungskongress GPM in der Umsetzung Wir werden konkret in den Berliner Standesämtern

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1 Forum Verwaltungskongress GPM in der Umsetzung Wir werden konkret in den Berliner Standesämtern Moderation Herr Hofmann, SenInnDS Gesprächsteilnehmende Herr Buth, BA S-Z Herr Brühl, SenInnDS Frau Klare, SenInnDS Frau Müller-Dudek, StA Neukölln Frau Morgner, IMTB (extern)

2 Arbeitsstruktur Nach der OrgU: Herr Kalusa (BA Neukölln) Herr Ernst (BA F-K) Herr Weber (BA Neukölln) AG Weiterentwicklung Standesämter Frau Müller-Dudek (BA Neukölln) Herr Holland (BA T-S) Herr Böhlert (BA S-Z) Herr Kurth (BA S-Z) Frau Hornig (BA M-H) Herr Buth (BA S-Z, GPM) Frau Morgner (IMTB) Herr Federführung: Brühl (SenInnDS) SenInnDS Frau Klare IMTB Herr Naumann plus: themenorientierte Erweiterung des Teilnehmendenkreises Inhalte: Fortlaufende Abstimmung und Zusammenführen aller UAG-Ergebnisse UAG Geschäftsprozesse Federführung: BA Neukölln Herr Kalusa IMTB Frau Morgner Inhalte: Identifikation und Modellierung von Geschäftsprozessen, Vorbereitung der Personalbedarfsermittlung (Erhebungen, Schätzworkshops) Während der OrgU: Herr Kalusa (BA Neukölln) Frau Pölitz (BA F-K) Herr Ernst (BA F-K) Herr Weber (BA Neukölln) Frau Müller-Dudek (BA Neukölln) Herr Holland (BA T-S) Herr Böhlert (BA S-Z) Herr Kurth (BA S-Z) UAG Steuerung und IT Herr Brühl (SenInnDS) Frau Morgner (IMTB) plus: themenorientierte Erweiterung des Teilnehmendenkreises Federführung: BA M-H Herr Herbst BA Lichtenb. Herr Hunger IMTB Herr Naumann Inhalte: Controlling/Steuerung (PMBS), Kennzahlen, Statistiken, ZMS, EGovG Bln., IKT-Basisdienste, IT-Standardisierung, Städtevergleich UAG Personal Federführung: BA F-K Frau Pölitz BA T-K Frau Bimböse IMTB Frau Morgner Inhalte: Personalentwicklung, Ausund Fortbildung, Personalausstattung und Personalbedarf Berliner Verwaltungskongress Seite 2

3 Werdegang der UAG Geschäftsprozesse (Standesämter von Berlin) Erstellung einer Personalbedarfsermittlung Proaktive Vorüberlegungen zu GPM im Fachbereich Start der GPM Aktivitäten Beginn der Maßnahmenumsetzung Fertigstellung der OrgU Start der UAG Sitzungen im Rahmen der OrgU Berliner Verwaltungskongress Seite 3

4 Ergebnisse der OrgU: Auswahl Top-10-Handlungsempfehlungen Es wurden 30 Maßnahmen erarbeitet, von denen zehn mit besonderer Priorität versehen wurden und deren Umsetzung daher unverzüglich starten sollten. M1: Etablierung eines Programms zur Modernisierung der Berliner Standesämter Personal Service-Stelle IKT-Nutzung Steuerungssystem M2: Erweiterung des Personalkörpers M3: Planung und Durchführung einer Personalgewinnungsoffensive M4: Überprüfung der Stellenbewertung M5: Einführung einer zentralen Service-Stelle für die Berliner Standesämter M6: Fortführung der Dokumentation der Fachprozesse M7: Umsetzung der Online- Voranzeige M8: Flächendeckende Nutzung des IKT-Basisdienstes Zeit-Management-System und Intelligentes Termin- Management M9: Prüfung der flächendeckenden Nutzung der Länderliste M10: Einführung eines gesamtstädtischen Steuerungssystems Berliner Verwaltungskongress Seite 4

5 Erste Arbeitsergebnisse der UAG Geschäftsprozesse Berliner Verwaltungskongress Seite 5

6 Erste Arbeitsergebnisse der UAG Geschäftsprozesse Skizzen für Arbeitstreffen Berliner Verwaltungskongress Seite 6

7 Arbeitsergebnis: Prozessübersicht Anmeldung der Eheschließung vornehmen Geburt im Inland Anmeldung der Eheschließung bei bestehender Lebenspartnerschaft vornehmen Ehe Geburt Geburt im Ausland Eheschließung (bei bestehender Lebenspartnerschaft) im Inland durchführen Ehefähigkeitszeugnis ausstellen Eheschließung / Lebenspartnerschaft im Ausland Fachprozesse in den Berliner Standesämtern Sterbe Sterbefall im Inland Sterbefall im Ausland Urkunden nach Archivrecht erstellen Mutterschaftsanerkennung Vaterschaftsanerkennung Zustimmungserklärung Namenserklärung Namenserklärung aus dem Ausland entgegennehmen Besondere Beurkundungen Anträge auf Zeugenschutz / Sperrvermerke verarbeiten Folgebeurkundung en eintragen Antrag auf Berichtigung des Registers aufnehmen Mitteilungen zu Hinweisen verarbeiten Führung Personenstandsregister Urkunden und Bescheinigungen aus Registern erstellen Eintrag im elektronischen Register nacherfassen Auskunft aus Registern und Sammelakten erteilen Abgabe von Schriftgut an das Landesarchiv vorbereiten Abgleich Erst- und Zweitregister vornehmen Suchumläufe bearbeiten Suchumläufe zentral koordinieren Berliner Verwaltungskongress Seite 7

8 Arbeitsergebnis: Untergliederung der Fachprozesse mit Teilprozessen Sterbefall im Inland Geburt im Inland Berliner Verwaltungskongress Seite 8

9 Reifegrad des Prozessmodells nimmt zu. 75 % 95 % 100% Vorgehen zur Erstellung eines Prozessmodells Veröffentlichung / Nutzung des Prozessmodells ADONIS NP Nachbereitung Kontinuierliche / Qualitätssicherung Verbesserung / Weiterentwicklung Prozessmodell der Modelle Camunda Sitzung der UAG Geschäftsprozesse / Vervollständigung Prozessmodell Camunda Arbeitstreffen / Entwurf Prozessmodell Handschriftliche Skizzen / Camunda Berliner Verwaltungskongress Seite 9

10 Arbeitsergebnis: BPMN-Prozessmodelle in Camunda bzw. in ADONDIS NP Berliner Verwaltungskongress Seite 10

11 Arbeitsergebnis: BPMN-Prozessmodelle in Camunda bzw. in ADONDIS NP Berliner Verwaltungskongress Seite 11