Was bringt die Personenstandsreform Neues für die Archive?

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Waldemar Wetzel
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1 Was bringt die Personenstandsreform Neues für die Archive? 2009

2 Musterseite ohne Animation Was erwartet Sie? 1 Gesetz, Verordnungen: Genese und Allgemeines 2 Relevanz für die Archive 2.1 Archivierung 2.2 Bereitstellung und Benutzung 2.3 elektronische Registerführung 3 Literatur und Materialien Dr. Bettina Joergens 1

3 1 Gesetz, Verordnungen: Genese und Allgemeines Vorläufer des heutigen Personenstandsgesetzes seit dem 18. Jahrhundert, insbs.: - Das preußische Gesetz über die Beurkundung des Personenstandes und die Form der Eheschließung vom 9. März 1874 (Inkrafttreten ab 1.Oktober 1874) - Das Reichsgesetz über die Beurkundung des Personenstandes und die Eheschließung vom 6. Februar 1875 (Inkrafttreten am 1. Januar 1876) Zahlreiche, oft politisch bedingte, Änderungen des Personenstandsgesetzes, insb. während der Weimarer Republik, 1937 und 1957 aktuell: Gesetz zur Reform des Personenstandsrechts (Personenstandsreformgesetz PStRG) vom 19. Februar 2007, beinhaltet das Personenstandsgesetz (PStG) vom 19. Februar 2007 = Bundesgesetz Dr. Bettina Joergens 2

4 Genese dauerte lange Das PStG Beschluss Deutscher Bundestag am 9. November 2006 Zustimmung des Bundesrats am 15. Dezember 2006 Veröffentlichung am 23. Februar 2007 => seit dem teilweise Geltung vollständig in Kraft getreten am 1. Januar 2009 Die Verordnungen uns Erlasse Verordnung zur Durchführung des Personenstandsgesetzes (Personenstandsverordnung NRW PStVO NRW) vom 16. Dezember 2008 Erlass des NW Innenministeriums zur Anbietung der nicht mehr fortzuführenden Zweitregister vom 11. März 2009 Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz (PStG-VwV) (Bund) Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (Personenstandsverordnung - PStGV) (Bund) Dr. Bettina Joergens 3

5 2 Relevanz für die Archive Fortführungsfristen ( 5 Abs. 5 PStG) Archivierung ( 7 Aufbewahrung PStG; 4 und 5 PStVO NRW) Benutzung der Personenstandsregister ( PStG) elektronische Registerführung (insbes. 3, 4 und 67 PStG; Personenstandsverordnung - PStVO) Dr. Bettina Joergens 4

6 2.1 Archivierung Neu: Fortführungsfristen 5 Abs. 5 PStG: Für die Fortführung der Personenstandsregister und der Sicherungsregister gelten folgende Fristen: 1. Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister 80 Jahre; 2. Geburtsregister 110 Jahre 3. Sterberegister 30 Jahre => Archivierung erstmals möglich 7 Abs. 3 PStG: Nach Ablauf der in 5 Abs. 5 genannten Fristen sind die [Register und Sammelakten] nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften den zuständigen Archiven zur Übernahme anzubieten. Wer zuständig ist, regelt jedes Bundesland für sich. Dr. Bettina Joergens 5

7 (Archivierung) PStVO NRW 4 Archivierung (1) Öffentliche Archive sind - kommunale Archive ( 10 NRW ArchG) - die Personenstandsarchive Rheinland und Westfalen-Lippe (2) diese archivieren nach Ablauf der Fortführungsfristen (30, 80 und 110 Jahren) (3) Die Personenstandsarchive übernehmen jeweils die Zweitbücher und Sicherungsregister => Die Kommunalarchive übernehmen die Erstbücher, die Sammelakten, Familienbücher und die Hauptregister der elektronischen Register Dr. Bettina Joergens 6

8 kommunal oder staatlich wer macht was? Wer Archivierung von Personenstandsregistern aus Landesarchiv NRW Abteilung OWL Westfalen-Lippe (Zweitbücher) - getrennte Lagerung zu den Zweitbüchern - Entsprechende Arbeitsteilung Stadtarchiv Detmold Detmold (Erstbücher) Kreisarchiv Lippe einzelnen lippischen Orten* (Erstbücher) * Noch unklar, um welche Orte es sich genau handelt. ** Kundenberatung im Lesesaal wie gehabt und beständespezifisch Dr. Bettina Joergens 7

9 wenn über Nacht Schriftgut zu Archivgut wird Dr. Bettina Joergens 8

10 2.2 Bereitstellung und Benutzung bisher: Personenstandsregister nicht für Dritte bestimmt nur Auskunft, z.b. wenn direkte Verwandtschaft vorliegt oder bei rechtlichem Interesse ( 61 PStG alt) keine Ein- und Durchsicht im Lesesaal neu: Fristen 61 PStRG Allgemeine Vorschriften für die Benutzung Archivgesetz NRW ( 7 ArchivG NRW): 30 Jahre, 10 Jahre nach Tod und 100 Jahre nach Geburt Nach Ablauf der in 5 Abs. 5 festlegten Fristen* für die Führung der Personenstandsregister und Sammelakten sind die archivrechtlichen Vorschriften für die Benutzung maßgebend. Das Landesarchiv NRW geht davon aus, dass für die Fristberechnung der Jahrgang des Registers relevant ist, und dass wesentliche Schutzfristen (allgemeine und für personenbezogenes Schriftgut) abgelaufen sind. => Die Register werden nach Ablauf der Fortführungsfristen vorgelegt. Die Benutzer unterzeichnen, dass sie schutzwürdige Belange Dritte wahren. * 30 Jahre für Sterberegister * 80 Jahre für Heiratsregister * 110 Jahre für Geburtsregister Dr. Bettina Joergens 9

11 Anfragen an das Personenstandsarchiv Westfalen-Lippe Anfragen, die sich nur auf einen Ort beziehen, werden an das zuständige Kommunalarchiv verwiesen. Anfragen zu geöffneten Registern werden nicht mehr recherchiert, sondern die Register für die Benutzung im Lesesaal bereit gestellt. Anfragen zu Registern vor Ablauf der Fristen, sind schriftlich an das Personenstandsarchiv neue Regeln für die vorfristige Benutzung Dr. Bettina Joergens 10

12 Auskunft aus den Registern * vor Ablauf der Fristen (* wir erteilen keine Urkunden) an Personen, auf die sich der Registereintrag bezieht oder deren Ehegatten Lebenspartnern (!), Vorfahren und Abkömmlingen ( 62 PStG) an Personen, die ein rechtliches Interesse glaubhaft machen ( 62 PStG) Beim Geburts- oder Sterberegister reicht die Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses aus, wenn der Antrag von einem Geschwister des Kindes oder des Verstorbenen gestellt wird. ( 62 PStG) wenn seit dem Tod des zuletzt verstorbenen Beteiligten 30 Jahre vergangen sind, reicht das Glaubhaftmachen eines berechtigten Interesses aus Beteiligte sind beim Geburtsregister die Eltern und das Kind, beim Eheregister die Ehegatten, beim Lebenspartnerschaftsregister die Lebenspartner. ( 62 PStG) für wissenschaftliche Zwecke: Genehmigung durch zuständigen Standesbeamten oder Archivar nur für Forschungseinrichtungen / Universitäten ( 66 PStG) Entscheidung über vorfristige Benutzung für Zweitbücher nur durch Dezernatsleitung Personenstandsarchiv (und Vertretung) Vorfristige Einsicht/Auskunft i.d.r. nur nach schriftlicher Anfrage Dr. Bettina Joergens 11

13 2.3 elektronische Registerführung ab dem 1. Januar 2009; Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2013 Das Vorhaben Personenstandswesen ist eines der priorisierten Fachprojekte des Aktionsplans Deutschland-Online ist komplex und steht im größeren Kontext des e-government. Dieses nun abgeschlossene Projekt gliedert sich unter der Gesamtfederführung Bayerns in drei Teilprojekte: - (inzwischen abgeschlossene) Machbarkeitsstudie: Prüfung der Einführung einer zentralen elektronischen Führung der Personenstandsregister in Bayern -> Ergebnis: Eine rein zentrale Registerführung mit reinem Client-Zugriff ist am wirtschaftlichsten und erfüllt am besten die Anforderungen. - Teilprojekt XPersonenstand definierte ein herstellerunabhängiges, offenes und interoperables Datenaustauschformat auf XML-Basis. Dies entspricht den Anforderungen der PStV (Bund), in der die Einführung und Führung der elektronischen Register auch für NRW geregelt wird und nach denen die Austauschformate XML und PDF/A verwendet werden sollen. - Vorgesetzlichen Vorschriften Die Archive werden zwar frühestens 2039 elektronische Register übernehmen, aber Archivarinnen und Archivare machten darauf aufmerksam, dass die Bedingungen für die dauernde Aufbewahrung... jetzt geschaffen werden müssen. Hierzu sind weitere Abstimmungen zwischen der Bundeskonferenz Kommunalarchive und der Archivreferentenkonferenz erforderlich. Dr. Bettina Joergens 12

14 3 Literatur - Das Standesamt. Zeitschrift für Standesamtswesen, Familienrecht, Staatsangehörigkeitsrecht, Personenstandsrecht, Internationales Privatrecht des Inund Auslands, Frankfurt/M. / Berlin = zentrales Fachorgan - Joergens, Bettina / Reinicke, Christian (Hg.), Archive, Familienforschung und Geschichtswissenschaft. Annäherungen und Aufgaben, (Veröffentlichungen des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen 7), Düsseldorf Marhuhn, Siegfried, Staatsdiener im Unrechtsstaat. Die deutschen Standesbeamten und ihr Verband unter dem Nationalsozialismus, Frankfurt/M. / Berlin Schütz, Wolfgang, 100 Jahre Standesämter in Deutschland. Kleine Geschichte der bürgerlichen Eheschließung und der Buchführung des Personenstandes, Frankfurt/M Dr. Bettina Joergens 13

15 (zu 3) Gesetze und Verordnungen Bund - Gaaz, Berthold / Bornhofen, Heinrich, Personenstandsgesetz. Handkommentar, Frankfurt/M. / Berlin Vorentwurf einer Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz (PStG-VwV) (Entwurf) - Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (Personenstandsverordnung PStV) (seit in Kraft) NRW - Verordnung zur Durchführung des Personenstandsgesetzes (Personenstandsverordnung NRW PStVO NRW) vom Erlass zur Archivierung der nicht mehr fortzuführenden Zweitbücher vom 11. März 2009 s. a. und Dr. Bettina Joergens 14

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