Ersetzendes Scannen. Umsetzung der TR-RESISCAN in Behörden. maxsim, Fotolia.com

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1 Ersetzendes Scannen Umsetzung der TR-RESISCAN in Behörden maxsim, Fotolia.com

2 Über uns IT-Dienstleister & Kompetenzzentrum des Landes M-V Die DVZ M-V GmbH ist der IT-Dienstleister der Landesverwaltung M-V mit Sitz in Schwerin. Gesellschafter der eigenständigen GmbH ist das Land Mecklenburg- Vorpommern. Als langjähriger und kompetenter Partner des öffentlichen Sektors beschäftigen unsere mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon heute Fragen, die moderne Verwaltungsabläufe und -prozesse einer vernetzten Gesellschaft von morgen ausmachen werden. Mit unserem integrativen Ansatz erkennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden und entwickeln aus gemeinsamen Ideen und politischen Zielen smarte Lösungen. Das spiegelt sich auch in unserem Leistungsportfolio wider, das Beratungs-, Betriebs-, Entwicklungs-, Beschaffungsund Infrastrukturleistungen umfasst. Berater und Wegbegleiter mit zertifizierter Sicherheit Security- und Compliance-Leistungen gehören ebenso zu unseren Kernkompetenzen wie der Betrieb sicherer Kommunikationsinfrastrukturen oder die Entwicklung eigener Applikationen, Dienste und Servicemodelle. Dabei haben Anforderungen nach höchstmöglicher Sicherheit, uneingeschränktem Datenschutz und permanenter Verfügbarkeit für unser Handeln oberste Priorität. Mit der erfolgreichen Zertifizierung nach ISO auf Basis IT-Grundschutz sind wir eines von wenigen Rechenzentren auf Länderebene, das seinen gesamten IT-Betrieb zertifiziert hat.

3 JPS, Fotolia.com Digitalisierung Papierakte Vom zusätzlichen Mehrwert profitieren Eine Reihe von gesetzlichen Regelungen verpflichten Behörden der öffentlichen Verwaltung mittelfristig zur Führung elektronischer Akten. Der Vorteil ist, dass Anwender auf die digitalisierten Dokumente über ein Dokumentenmanagementsystem schnell und standortun abhängig zugreifen können. Ebenso lassen sich Medienbrüche und ineffiziente hybride Akten verhindern sowie Recherchen erleichtern. Damit ist das ersetzende Scannen ein wichtiger Schritt zum papierarmen bzw. papierlosen Büro. Durch einen nachweisbar ordnungsgemäßen Scanprozess mit den entsprechend der Richtlinie eingeleiteten Maßnahmen dürfen die originären Papierdokumente nach dem Scanvorgang vernichtet werden. Dafür gelten folgende Voraussetzungen: Die Scanstrecke erfüllt alle Rahmenbedingungen der tech nischen Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Eine weitere Aufbewahrung ist aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs nicht erforderlich. Die dadurch generierten Einsparungen an Platz sowie Lager- bzw. Mietkosten stellen wichtige Faktoren in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der E-Akte-Projekte dar.

4 Alt-Akten Posteingang Vernichtung des Originals Scanstrecke E-Akte mit Langzeitspeicherung Das Papier entsorgen? Handlungsbedarf und Anforderungen definieren Der Nachweis einer TR-RESISCAN-Konformität erfolgt durch eine differenzierte Verfahrensdokumentation. Sie entsteht durch eine Analyse der betreffenden Daten, Prozesse und Sicherungsmaßnahmen. Zusätzlich kann eine Zertifizierung durch das BSI einen ordnungsgemäßen Scanprozess beweisen. Hier bietet die DVZ M-V GmbH aufeinander aufbauende Beratungsmodule an: Workshop zur Zielfindung Initiales Gespräch zur Ermittlung des Handlungsbedarfs Sicherheitsberatung Strukturanalyse und Schutzbedarfsfeststellung aller beteiligten Objekte (Daten, Systeme, Räume etc.) Prozessgestaltung Gestaltung eines neuen oder Optimierung des vorhandenen Scan-Prozesses inklusive Dokumentation TR-RESISCAN Absicherung Ermittlung der nach der TR geforderten Maßnahmen; Dokumentation in einem Maßnahmenkatalog Von der Vorbereitung über das Audit bis zur bestandenen Konformitätsprüfung mit Zertifizierung durch das BSI: Wir begleiten und unterstützen Sie während des ganzen Zertifizierungsprozesses!

5 watcharakun, shutterstock.com Technisch in der Praxis Einführung der E-Akte im Landesbesoldungsamt M-V Mit dem Projekt BEATA (Bezügedaten elektronisch anweisen, transportieren und aufbewahren) führte die DVZ M-V GmbH im Jahr 2014 die elektronische Akte im Landesbesoldungsamt M-V ein. Dazu musste die Zahlfallakte mit Hilfe eines Doku mentenmanagementsystems in eine elektronische Form überführt werden. Dieses ergänzte man um eine beweissichere Langzeitspeicherung nach TR-ESOR sowie um eine Scan-Lösung zur Digitalisierung von Posteingängen und Bestandsakten. Da parallel zum Projekt BEATA das BSI die Technische Richtlinie konzipierte, bot es sich an, mit der DVZ M-V GmbH als proof of concept -Partner zusammenzuarbeiten. So wurde BEATA als praktisches Beispiel herangezogen, um den Maßnahmenkatalog zu prüfen. Die Konformität der integrierten Scanlösung bestätigte das BSI der DVZ M-V GmbH zum Abschluss mit einem Zertifikat. Im Ergebnis des Projekts können nun jährlich im Landesbesoldungsamt M-V etwa 6 Millionen Blatt Papier und der Platz von etwa Papierakten eingespart werden.

6 Stand: 01/2017 Kontakt & Informationen Fragen beantwortet Ihnen gern Susanne Menck, Sachgebietsleiterin E-Akte DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH Lübecker Straße Schwerin