Ersetzendes Scannen für DATEV Unternehmen online

Transkript

1 Ersetzendes Scannen für DATEV Unternehmen online

2 Intro: Bürokratie-Abbau Was wurde Ihnen dazu nicht schon alles versprochen! Das papierlose Büro/Archiv ist eine gepflegte IT-Vertriebslüge seit dem ersten PC

3 Intro: Bürokratie-Abbau Der Spiegel 3 9 /

4 Intro: Bürokratie-Abbau Kanzleramt EU BMI BMWi Spiegel-Referate zum Bürokratieabbau in BMI und BMWi Zusätzlich ein Bürokratieabbau-Referat im Kanzleramt Bisheriger Erfolg: Abnahme der Steigung beim Bürokratieaufbau (Bericht des Normenkontrollrates von 2012)

5 Ersetzendes Scannen: Historie CeBIT 2015: es für DUO (RESISCAN-zertifiziert) ab Q2/2014: DATEV-Querschnittsprojekt zum es ab Q3/2013: es-koalitionsbildung in der Berliner Verbändelandschaft Q3/2013: Musterverfahrensbeschreibung der Steuerberater für das Ersetzenden Scannen (Fertigstellung Q1/2014 vom A81 BStBK) Q3/2013: Uni Kassel + DATEV bieten juristische Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen Q2 + Q3/2013: das Ersetzende Scannen im egov-gesetz & ejustice-gesetz Q1/2013: BSI-Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (V44 im Beirat) Einzellösungen für die großen Unternehmen: Ersetzendes Scannen findet bereits statt (z. B. bei DATEV)

6 Wie muss das Scannen organisiert werden, um den Beweiswert zu steigern? Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind grundsätzlich gegeben. Es gibt Gesetze zu egoverment und ejustice, die BSI-Richtlinie Resiscan und dazu bald Verfahrensbeschreibungen der Steuerberater, die das ersetzende Scannen definieren. Es kommt gar nicht mal so sehr immer nur auf die Technik an, sondern ganz viel auch auf die organisatorischen und personellen Maßnahmen und auf die Umstände, die so einen Fall begleiten.

7 Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Gemeinsam erarbeitet durch Der Steuerberater informiert seinen die Bundessteuerberaterkammer Mandant über die (BStBK) Möglichkeiten des Ersetzenden Scannens und den Deutschen Steuerberaterverband e. V. (DStV) Beispiele Definition des Verfahrens und der Arbeitsteilung Erstellung der Verfahrensbeschreibung Information und Schulung der Mitarbeiter regelmäßige Prüfung und Aktualisierung der Verfahrensbeschreibung

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9 Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen Was muss alles ausgefüllt werden? (Beispiele) Vorbemerkungen Freigabedatum, Name des Freigebenden, Version In welchem Zyklus erfolgt die Digitalisierung? Fallweise, täglich, wöchentlich Wann erfolgt eine Unterweisung der Mitarbeiter? Vierteljährlich, halbjährlich, jährlich Wer übernimmt die Unterweisung? Eingabe eines konkreten Namens Wie erfolgt die Kontrolle der Prozesse? Fallweise, wöchentlich, monatlich Welches Indexsystem wird bei der Archivierung verwendet? Numerisch, alphabetisch, alphanumerisch

10 Digitale Archivierung beliebiger Scanner Belegtransfer/ Scanmodul DATEV Unternehmen online DATEV Unternehmen online Die Musterverfahrensdokumentation, welche mit Hilfe der Arbeitshilfe zum Ersetzenden Scannen zur individuellen Verfahrensdokumentation wird. Der Beleg darf vernichtet werden. Ersetzendes Scannen Zertifizierung nach TR-RESISCAN Ziel: Erhöhung der Beweissicherheit durch ein Zertifikat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

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12 BMWi-Pressemitteilung Gabriel: Neue Impulse beim Bürokratieabbau setzen Dazu müssen etwa die abstrakt definierten Anforderungen auf das einzelne Der Bundesminister für Wirtschaft und Energie, Sigmar Gabriel, hat heute bei einer Rede vor dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR) Unternehmen anlässlich der Vorstellung konkret der Halbzeitbilanz heruntergebrochen des NKR verstärkte werden. Anstrengungen Eine beim unternehmensfreundliche Bürokratieabbau gefordert. Verwaltung muss also konkrete Hilfe leisten können, etwa bei der Einführung der Bundesminister Gabriel: Wir können beim Bürokratieabbau in Deutschland noch mehr erreichen. Die Verwaltung muss in Zukunft elektronischen Treiber für Veränderungen Rechnung sein. Viel zu und selten dem kommen Ersetzenden rechtliche Vereinfachungen Scannen bei den [Hervorh. Betroffenen d. auch Verf.]. tatsächlich spürbar an. Wenn Behörden digitale Anwendungen zulassen, dann sollten sie die Unternehmen aktiv unterstützen, diese neuen Möglichkeiten auch zu nutzen. Dazu müssen etwa die abstrakt definierten Anforderungen auf das einzelne Unternehmen konkret heruntergebrochen werden. Eine unternehmensfreundliche Verwaltung muss also konkrete Hilfe leisten können, etwa bei der Einführung der Er elektronischen kündigte Rechnung an, dass und dem das Ersetzenden Bundesministerium Scannen. für Wirtschaft und Energie zusammen mit dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag und den örtlichen Industrie- und Handelskammern bei der Einführung der elektronischen Rechnung und dem Bundesminister Gabriel verwies auf das Beispiel der elektronischen Rechnung und der Digitalisierung von Rechnungen. Viele Unternehmen zögerten noch, ihre papierbasierten Ablagen durch digitale Archive zu ersetzen aus Sorge vor den Umstiegskosten Ersetzenden oder dem Finanzamt. Scannen Zu Unrecht. Denn [Hervorh. die Finanzverwaltung d. Verf.] konkrete akzeptiert seit Hilfestellungen vielen Jahren, dass Originaldokumente geben werden. auf Papier durch Scannen digitalisiert werden. Nach dem Scannen kann das Original vernichtet werden, ohne dass daraus den Unternehmen Nachteile entstehen. Offensichtlich ist dies jedoch noch zu wenigen Unternehmen bekannt. Er kündigte an, dass das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie zusammen mit dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag und den örtlichen Industrie- und Handelskammern bei der Einführung der elektronischen Rechnung und dem Ersetzenden Scannen konkrete Hilfestellungen geben werden. Mehr Informationen zur elektronischen Rechnung und dem durch das von BMWi geförderte ZUGFeRD-Datenformat finden Sie unter: sowie hier:

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