Dokumente einfach und sicher verwalten!

Transkript

1 Dokumente einfach und sicher verwalten! PROXESS

2 PROXESS Belegerkennung -Archiv Werden Ihre Eingangsrechnungen immer noch von Hand erfasst und bearbeitet? Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Auftragsbearbeitung zu optimieren? Möchten Sie sich von lästigen Standardaufgaben befreien? Die Lösung heißt PROXESS Xtract Mit der automatischen Belegerkennung PROXESS Xtract kann die kostenintensive Erfassung von eingehenden Rechnungen automatisiert werden. Unsortierte, beliebig gemischte Rechnungen und Gutschriften werden direkt nach dem Posteingang gescannt und digital ausgewertet. Belege und ausgewertete Daten können zur weiteren Verarbeitung an die nachgelagerten ERP- und FIBU-Systeme übergeben werden. Die Lösung kann auch auf den gesamten Posteingang ausgeweitet und mit den PROXESS Workflowlösungen kombiniert werden, um Dokumente und Daten digital durch den weiteren Bearbeitungsprozess zu leiten.

3 Die Vorteile der automatischen Belegerkennung: Beschleunigte Arbeitsprozesse Besseres Ausnutzen von Skonti Cashflow-Optimierung Hohe Datenqualität bei der Rechnungserfassung Homogener Datenbestand mit dem ERP-System Automatische Prüfung der Pflichtangaben

4 PROXESS Rechnungsworkflow -Archiv Warum ist die Rechnung 4711 noch nicht bezahlt worden? Nutzen Sie die gewährten Skonti- und Zahlungsfristen systematisch aus? Wissen Sie jederzeit, ob Ihre aktuellen Kostenrechnungen schon geprüft oder freigegeben sind. Kopieren Ihre Mitarbeiter viele Rechnungen und führen zahlreiche Nebenarchive? Bleiben immer wieder Rechnungen im Freigabeprozess liegen oder gehen verloren? Die Lösung heißt PROXESS Invoice Eingehende Waren- und Kostenrechnungen können mit der browserbasierten Workflowlösung PROXESS Invoice digital durch das Unternehmen geleitet werden. So können die Rechnungen, in Abhängigkeit vom Betrag, mit Hilfe von bereits vordefinierten Workflowtemplates, automatisch an verschiedene Mitarbeiter (Teamleiter, Abteilungsleiter, Geschäftsführer) zur Prüfung und zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet werden. Eine Übernahme der geprüften Rechnungsdaten als Buchungsvorlage durch die Finanzbuchhaltungssoftware ist ebenfalls möglich.

5 Die Vorteile des digitalen Eingangsrechnungsworkflows: Schnellerer Rechnungsdurchlauf durch minimale Transport- und Liegezeiten Frühe Verfügbarkeit der Rechnungsinformationen Vermeidung von Nebenarchiven Standortunabhängige Rechnungsbearbeitung möglich Hohe Transparenz durch zentrale Datenhaltung unter Berücksichtigung der Berechtigungsstrukturen Einhaltung von Skonti- und Zahlungsfristen Vollständige Dokumentation des Prüfungsund Freigabeprozesses Rechtssichere Archivierung der Dokumente und Vorgangsdaten in PROXESS Automatische Übergabe der Rechnungsdaten an integrierte ERP- und FIBU-Systeme

6 PROXESS -Archiv Wo ist eigentlich die -Bestellung vom ehemaligen Kollegen Maier? Sind Sie sicher, dass alle geschäftsrelevanten s abgelegt und aufbewahrt werden? Möchten Sie wichtige s allgemein recherchierbar machen? Möchten Sie Ihren -Server entlasten? Möchten Sie endlich auch den -Schriftverkehr in Ihre digitale Ablage einbeziehen? Die Lösung heißt PROXESS -Archiv Das PROXESS -Archiv ist eine intelligente Lösung zur Archivierung geschäftsrelevanter s. Die Lösung kann eigenständig oder als Erweiterung eines bestehenden PROXESS-Archivs eingesetzt werden. Zusätzlich zur datenschutzgerechten Archivierung geschäftsrelevanter s bietet sie komfortable Suchfunktionen auf alle ein- und ausgehenden s und deren Anhänge. Steuerprüfern wird ein begrenzter Zugriff auf die steuerrelevanten s des Prüfungszeitraums ermöglicht.

7 Die Vorteile der -Archivierung: Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung nach GoBS und GDPdU Schützt vor dem Verlust relevanter Daten Minimiert Haftungsrisiken Verfügbarkeit aller archivierten s auch bei Ausfall des Mailservers Schnelles Auffinden jeder Erfüllt die Datenschutzrichtlinien und ist Betriebsratssicher Zentrale Archivlösung für alle Unternehmensdokumente

8 PROXESS Digitale Personalakte Wo ist denn nochmal die Akte von S. Meier? Liegen Ihre Personalunterlagen noch in Papierform vor? Müssen Sie die Terminplanung mit Bewerbern und Mitarbeitern separat in Ihrem Kalender pflegen? Wie überwachen Sie die Fristen für Verträge, Probezeiten, Ausbildung, Mutterschutz, Führerscheine etc.? Die Lösung heißt PROXESS Digitale Personalakte Die PROXESS Digitale Personalakte ist eine umfassende Software-Lösung für Personalverwaltung und Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen. Unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche werden alle Personaldokumente zentral in einem gemeinsamen digitalen Archiv verwaltet. Durch verschiedene abgebildete Workflows lassen sich die Prozesse rund um das Personalmanagement effizienter und transparenter gestalten.

9 Die Vorteile der digitalen Personalakte: Schneller, standortunabhängiger Zugriff Einheitlicher Termin- und Fristenkalender mit Überwachung Lückenlose Dokumentation von Vorgängen Schnelle Auskunft durch Mitarbeiter Unterstützung bei administrativen Aufgaben Automatische Wiedervorlage Vermeidung mehrfacher Aktenhaltung Einsparung von Lagerplatz und -kosten Erstellung von Auswertungen

10 PROXESS Vertragsverwaltung Wie lange läuft eigentlich noch der Leasingvertrag 99732? Haben Sie in Ihrem Unternehmen schon einen einheitlichen Fristenkalender mit zentraler Ablage für alle Verträge? Gibt es einen einheitlichen Workflow für Vertragsverlauf und Überwachung? Können Sie Verträge nach Fristen, Laufzeiten, Vertraulichkeit oder Zuständigkeit filtern? Die Lösung heißt PROXESS Contract Die Vertragsverwaltung PROXESS Contract ist ein modernes, webbasiertes System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Alle Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, wobei ein einheitlicher, aktueller Informationsstand gewährleistet ist.

11 Die Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung: Schnelles Auffinden von Dokumenten und Vertragsinformationen Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten von Vertragserstellung bis Abschluss Kostensparend durch Einhaltung von Fristen Umfangreiches Vertragscontrolling Zentral verfügbare Information Sicherer Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten und Daten Einhaltung von Kündigungen und Verlängerungen Flexible Erstellung von Auswertungen und Reports Investitionsschutz durch Systemoffenheit

12 PROXESS PROXESS ist ein solides und anwenderfreundliches Dokumenten Management System. Für den Mittelstand konzipiert, bietet es alle Funktionen, die Ihr Unternehmen braucht, um Ihre Dokumente einfach und sicher zu verwalten. Dabei sind Sie in guter Gesellschaft, denn bei rund 700 Installationen arbeiten mehr als Anwender Tag für Tag mit PROXESS. Insgesamt wurden mittlerweile ca Dokumente archiviert. PROXESS ist ein modulares und sehr leistungsfähiges System, das in vielen Branchen zuhause ist. Wir beraten Sie gerne, wie Sie PROXESS auch in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einsetzen können. Ein Produkt von Westerwaldstraße Rengsdorf Weitere Informationen: / [email protected]