xft contract manager: Integrierte Vertragsverwaltung in SAP xft contract manager: Integrierte Vertragsverwaltung

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1 xft contract manager: Integrierte Vertragsverwaltung in SAP

2 xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel. (06227) Fax (06227) info@xft.de Der xft contract manager bietet eine umfassende Vertragsverwaltung in SAP über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anbahnung und Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Er enthält ein umfangreiches Status- und Fristenmanagement und profitiert von den Vorteilen der SAP-Integration, kann aber auch Verträge verwalten, die nichts mit SAP-Objekten zu tun haben.

3 Alle Verträge im Blick Der Einstiegspunkt in die Vertragsverwaltung ist der Vertragsorganizer. Hier findet der Anwender Cockpit-Funktionen wie die Suche über Vertragsarten oder auch die Anlage neuer Verträge. Weitere Komfortfunktionen helfen, stets den Überblick über den aktuellen Vertragsbestand zu behalten. Herzstück des xft contract managers ist die Vertragsakte, in der alle Informationen zum Vertrag (Kopfdaten, Ablageort, zuständiger Sachbearbeiter, Vertragsdokumente u.v.m.) zentral im SAP-System angezeigt werden. Zentraler Vertragsorganizer im xft contract manager Eine integrierte Terminverwaltung bildet die Vertragslaufzeiten ab und erinnert an Kündigungsfristen. Vertragsorganizer mit geöffneter Akte

4 Funktionen Ansicht und Bedienung «Vertragsorganizer mit Cockpit-Funktionen: übergreifende Recherche, Suche über Vertragsarten, Anlage von Verträgen, Favoriten, Wiedervorlage «Vertragsakte mit Anzeige von Vertragsdaten, Terminen, Geschäftspartnern, Vertragsdokumenten und Beziehungen zu anderen Verträgen «SAP GUI Frontend mit vollem funktionalem Umfang «separat konfigurierbares ABAP WebDynpro Frontend mit allen wichtigen Bearbeitungsfunktionen (wichtig für integrierte Nutzung mit SAP CRM und SAP SRM) «direkter Zugriff auf SAP-Objekte wie Stammdaten des Geschäftspartners, Kontrakte etc. «erleichterte Navigation durch integrierte Preview-Funktion für Dokumente «Aktennotiz und Dokumentnotizen «umfassende Recherchemöglichkeiten über Akteninhalte Zugriff überall, jederzeit «Personalakte direkt aus SAP HCM erreichbar «Integration mit dem SAP-Portal und Employee-/ Manager-Self-Services (ESS/MSS) Integration in die bestehende Arbeitsumgebung des Benutzers «Web-Akte für Browserzugriff per Link «(z. umfassende B. Intranet, Unterstützung ) von Szenarien zur Integration von Dokumenten in den Bearbeitungsprozess Höchster (Adobe, MS Bedienkomfort Office, s, Dokumente aus SAP) «übersichtliche, -Integration strukturierte mit MS Outlook Dokumentenablage und Lotus Notes (einfacher Check-in Navigation in die per Akte Dokumentenvorschau und Versenden von Dokumenten «einfache «Funktionsleiste aus der Akte heraus) für Aktenfunktionen «Kontextmenüs Import und Export für Funktionen von Dateien auf über Aktenordner Drag&Dropund «Dokumente integrierte Vorlagenverwaltung für MS Word zur Erstellung «Notizfunktion von Vertragsentwürfen für fortlaufende und wiederkehrenden Akten- und Schreiben; Dokumentennotizen Datenfluss aus SAP in das Dokument ist dabei möglich «Lesezeichenfunktion Unterstützung aller gängigen Archiv- und Scan-Anbieter «Integration (auch mit SAP von Content MS Office, Server) MS Outlook, Lotus Notes, «Desktop Unterstützung und Filesystem von Migrationsszenarien (mit xft document connector) «einfaches Einstellen von Dokumenten aus MS Outlook und dem Filesystem per Drag&Drop Vertragsverwaltung «Abbildung verschiedener Vertragsarten und ihrer Beziehungen «Kategorisierung von vertragsartspezifischen Daten, Vertragspartnern und Vertragsobjekten «Versionierung der Vertragsdokumente und Protokollierung von Änderungen

5 Vertragsmanagement über den gesamten Lebenszyklus Bereits bei der Vertragsanbahnung, als erste Phase des Vertrags-Life-Cycles, leistet der xft contract manager wertvolle Unterstützung: Mit ihm lassen sich einfach Vertragsvorlagen, Versionen, Bearbeitungstermine, Verantwortlichkeiten und Freigaben verwalten. Mit der Abbildung verschiedener Vertragsarten und der Definition der Beziehungen zwischen Vertragsobjekten, Vertragspartnern und unterschiedlichen Verträgen selbst lassen sich auch komplexe Vertragskonstellationen abbilden. Zahlreiche Funktionen zur Vorgangssteuerung unterstützen die Verwaltung des Vertrags über den gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Neuverhandlung oder Kündigung. Durch die Möglichkeit, in der Vertragsakte integrierte Checklisten mit Pflichtaufgaben (z. B. für die Vertragsanbahnung) zu führen, erhöht sich die Transparenz und Qualität der rund um die Verträge laufenden Prozesse erheblich. Ein zentraler Funktionsbereich des xft contract manager ist die integrierte leistungsstarke Termin- und Statusüberwachung. Für jeden Vertrag können Vertragsbeginn, Vertragsende, Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit im System hinterlegt werden. Werden Fristen erreicht oder treten Statusänderungen ein, kann ein definierter Verteilerkreis vom System per SAP- Workflow oder informiert werden. Zusätzlich können im System Regeln hinterlegt werden, die in Abhängigkeit von Fristen und Status automatisierte Systemtätigkeiten (z.b. Verlängerung des Vertrages) durchführen. Weil für jede Vertragsart rollenbasierte Berechtigungen hinterlegt werden, können Sie sicher sein, dass Ihre Verträge nur von denjenigen gesehen werden, die sie etwas angehen. Auch die Freigabe von Verträgen kann auf bestimmte Personenkreise und Funktionen beschränkt werden optional sogar mit elektronischer Signatur. Integrierter Freigabeworkflow für Vertragsdokumente (xft compliance cycle)

6 Funktionen Prozessunterstützung «Wiedervorlagefunktion für die Vertragsakte oder Inhalte der Vertragsakte «automatische Terminüberwachung «automatisches Anpassen von Vertragsdaten (Status, Kündigungsfrist, Vertragsende) gemäß vorgegebener Regeln «automatische Hinweismeldung an vorgegebenen Verteiler bei Vertragsänderungen «automatische Hinweismeldung an vorgegebenen Verteiler vor oder nach wichtigen Vertragsterminen (Vertragsbeginn und -ende, Kündigungsfrist, Mindestlaufzeit) «automatisches Auslösen von Workflows gemäß vorgegebener Regeln «integrierte Genehmigungs-/Freigabeumläufe (xft compliance cycle) «Integrierte Erstellung, Bearbeitung, Versionierung und Freigabe von Schriftstücken auf Basis von MS Word Vorlagen «Integrierte Checklistenfunktionen (xft task manager) Zugriff überall, jederzeit «Personalakte direkt aus SAP HCM erreichbar «Integration mit dem SAP-Portal und Employee-/ Manager-Self-Services (ESS/MSS) «Web-Akte für Browserzugriff per Link (z. B. Intranet, ) Höchster Bedienkomfort «übersichtliche, strukturierte Dokumentenablage «einfache Navigation per Dokumentenvorschau «Funktionsleiste für Aktenfunktionen «Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente «Notizfunktion für fortlaufende Akten- und Dokumentennotizen «Lesezeichenfunktion «Integration von MS Office, MS Outlook, Lotus Notes, Desktop und Filesystem (mit xft document connector) «einfaches Einstellen von Dokumenten aus MS Outlook und dem Filesystem per Drag&Drop

7 Highlights Transparenz durch SAP-Integration Der xft contract manager arbeitet vollständig in SAP integriert. Damit werden Ihre Verträge nicht nur zentral verfügbar, sondern auch die Beziehungen zu anderen Geschäftsobjekten Vertragspartnern, Vertragsobjekte u.ä. unmittelbar sichtbar. Außerdem haben Sie so die Gewähr, stets mit aktuellen Daten zu arbeiten. Effektive Vertragskontrolle Mit der automatischen Termin- und Statusüberwachung gehören verpasste Kündigungsfristen und Vertragslücken der Vergangenheit an. Über den zentralen Vertragsorganizer des xft contract manager haben Sie jederzeit den Überblick über sämtliche für Sie relevanten Verträge, einschließlich relevanter Fristen und ausstehender Workflows. Umfassende Prozessunterstützung über den ganzen Lebenszyklus Erreicht ein Vertrag eine Frist, wird automatisch ein Workflow ausgelöst. Über vordefinierte Änderungs- und Freigabeworkflows wird die Aktualisierung oder Kündigung des Vertrags innerhalb der gesetzten Frist sichergestellt. In der Akte werden alle Workflows mit allen Schritten und Status angezeigt, so dass jeder Beteiligte jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand bekommen kann. Flexibilität Alle xft-produkte sind konsequent nach dem SOA-Prinzip erstellt. Das garantiert einerseits eine hohe Produktstabilität und Wartungssicherheit, andererseits eine sonst unerreichte Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit. Dank seines generischen Ansatzes lässt sich der xft contract manager für Vertragsarten in den unterschiedlichsten Kontexten nutzen und kann dank der bereits vordefinierten flexiblen Standardfunktionen mit nur wenigen Tagen Aufwand aktiviert werden.

8 Über xft Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP-Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten Aktenlösungen unterschiedlichster Art, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungsmanagement in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX-Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie- Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungpartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.