SSGI Veranstaltung vom 23. Mai 2014

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2 Im Jahre 2009 hat der Verein SSGI ein Pilotprojekt initialisiert bei dem im Vordergrund die Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung in Gemeindeverwaltungen stand. Die Gemeinde Hildisrieden hat sich bereit erklärt, in diesem Projekt aktiv mitzuwirken und hat GEVER eingeführt. Hildisrieden arbeitet seit 2009/10 mit der elektronischen Geschäftsverwaltung in welche sämtliche, unstruktierten Daten integriert sind. Darin eingeschlossen das gesamte Sitzungsmanagement. Im Fokus stand die Verarbeitung sämtlicher Dokumente und der zentralen Erfassung und Abfrage ohne Medienbruch. - Integration von Office mit Outlook (Ablage ) - Vertragsverwaltung - Sitzungsmanagement - Zentrale Aufgabenverwaltung - Workflowfunktion - Verwaltung der wiederkehrenden Aufgaben - Langzeitarchiv - Zentrale Dossierverwaltung. Als Voraussetzung für den Einsatz wurde definiert, dass GEVER flächendeckend für alle Personen und Abteilungen zur Verfügung steht.

3 ÜBERSICHT VORGEHEN In der ersten Phase wurde das Ordnungssystem, d.h. der Registraturplan, auf den aktuellsten Stand gebracht. Dabei wurde im Hinblick auf die elektronische Geschäftsverwaltung definiert, wer auf welche Aufgaben Zugriff hat. So wurden beispielsweise Personaldossiers nur dem Gemeinderat zugewiesen. Auf dieser Basis erfolgte danach die weitere Regelung der Zugriffsberechtigung und die Definition der Teams. Hildisrieden hat entschieden, keine Altgeschäfte zu erfassen sondern neu entstehende Geschäfte elektronisch und konsequent in das System zu integrieren. Das Geschäft/Dossier wurde als zentrale Ablage definiert, sodass sämtliche Aktionen ausschliesslich aus dem Geschäft gestartet werden. Damit wurde erreicht, dass der Ablageort aller Aktivitäten bereits bei der Entstehung bekannt ist.

4 Aus dem Geschäft wird die Aktivität «neues Dokument» oder «neues Mail» gestartet. Beim speichern wird dann nicht ein Laufwerk gewählt sondern mit einem Klick automatisch ins Dossier gespeichert. Mit dieser wesentlichsten und zentralen Funktion haben wir alle dazu gebracht, die Ablage an einem zentralen Ort vorzunehmen. Dies betrifft damit nicht nur die Gemeindeverwaltung, sondern sämtliche Personen, die in irgend einer Form mit der Gemeinde zu tun haben. Als Folge dieser Geschäfts- oder Dossierverwaltung sind auch die Gemeinderatsgeschäfte nicht ausserhalb von GEVER erfasst worden sondern dort, wo alle Informationen zur Verfügung stehen im Geschäft oder entsprechenden Dossier. Traktanden werden im Geschäft, je nach Organisation einer Gemeinde und entsprechend unterteilt, z.b. Antragsgeschäfte, Beratungsgeschäfte, Kenntnisnahmen etc. erfasst. Die Form der Erfassung und die Menge der Informationen sind der Gemeinde selbst überlassen. Hildisrieden hat konsequent alle Dokumente und Informationen in ein Geschäft gelegt, sodass bei der Traktandierung Informationen verlinkt werden können. Dies nicht nur aus einem Geschäft sondern auch mit Einbindung von andern Geschäften. Mit den Internet-Links werden aktuelle Informationen verbunden und jederzeit aktualisiert, wenn eine Änderung stattgefunden hat. Nach wie vor erstellen wir eine Traktandenliste von allen Traktanden, auch Protokolle, Auszüge etc. Unter dieser Voraussetzung können inzwischen auch Gemeinderäte selber jederzeit und ortsunabhängig neue Traktanden erfassen oder sich auf die Sitzung von

5 zu Hause vorbereiten. Für die Gemeindeverwaltung hat dies ein weiterer Vorteil, dass sämtliche Traktanden formuliert sind, jederzeit abgeändert werden können und über einen automatisierten Zusammenzug jederzeit die notwendigen Dokumente produziert werden können. Die Einführung der GEVER Lösung und damit einer vollständigen durchgehenden Sitzungsverwaltung hat in der Gemeinde Hildisrieden eine wesentliche Vereinfachung sämtlicher Abläufe und Prozesse gebracht. Der grösste Nutzen liegt in der zentralen Dossierverwaltung sodass Informationen vollständig und über einen unbeschränkten Zeitraum zur Verfügung stehen. Da sämtliche Mitarbeiter auf der Plattform arbeiten und die zentrale Ablage benutzen ist die Qualität der Informationen sofort x-fach gestiegen und der Zeitbedarf für die Informationssuche auf kürzeste Zeit gesunken. Mit der Internettechnologie ist auch der Zusammenschluss der Abteilungen auf Informationsebene erfolgt. Jegliche Medienbrüche sind eliminiert. Der Gemeinderat wie auch die Mitarbeiter der Verwaltung haben sämtliche Informationen, die sie benötigen, jederzeit zur Verfügung. Die Suche nach Mails, Dokumenten, Pendenzen usw. entfällt mit der zentralen Dossierverwaltung aber auch mit der zentralen Aufgabenverwaltung welche die Stellvertretung regelt. Mit der integrierten Vertragsverwaltung und Verwaltung der wiederkehrenden Termine und Aufgaben unterstützt das System den Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen. Eine GEVER-Einführung ist nicht nur eine Qualitätssteigerung der Verwaltung und eine Vereinfachung der Verwaltung. Durch den Wegfall von Randapplikationen, z.b. Protokollverwaltung, Vorlagenverwaltung, Vertragsverwaltung etc. ist dies ei-

6 ne zusätzliche Kostenoptimierung der Verwaltung. Ressourcen in der Verwaltung können für qualitativ bessere Arbeiten und verbesserten Kundenkontakte eingesetzt werden. Hildisrieden, 23. Mai 2014 René Müller Gemeindeschreiber und Notar 6024 Hildisrieden