DIGITALE AKTEN IN SAP Personalakte

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1 DIGITALE AKTEN IN SAP Personalakte

2 Digitale Akten in SAP powered by xft GmbH Digitale Aktenlösungen bieten Unternehmen weitreichende Vorteile gegenüber papiergebundenen Akten und deren Verwaltung über Ordner. Allein die Suche nach bestimmten Dokumenten wird deutlich vereinfacht und ein dezentraler Zugriff ermöglicht. Ganz egal, an welchem Standort ein Mitarbeiter sitzt oder ob er von unterwegs mobil auf bestimmte Dokumente zugreifen möchte. Wir bieten digitale Aktenlösungen, die Ihnen eine standardisierte Verwaltung durch einheitliche Aktenpläne gewährleisten, Ihre Auskunftsbereitschaft steigern, Prozesse über automatisierte Workflows beschleunigen und eine rechtskonforme chivierung Ihrer Daten Arsicherstellen. Wir sind seit 10 Jahren auf effizientes Aktenund Dokumentenmanagement innerhalb von SAP spezialisiert. Speziell im Bereich der Personal- und Vertragsakte verfügen wir über weitreichende Kompetenzen und können auf eine Vielzahl an erfolgreichen Projekten zurückblicken. Unsere Kunden konnten dank unserer Lösungen deutliche Prozessbeschleunigungen und Kosteneinsparungen erzielen.

3 HENRICHSEN XFT AKTEN FÜR SAP-ANWENDER Die digitale Personalakte - vollständig in das bestehende SAP- HCM-System integriert Kundenstimmen Die Anforderungen an das Personalmanagement sind in den letzten Jahrzehnten enorm gestiegen. Neben administrativen Tätigkeiten wie der Verwaltung von Personalakten sind weitere strategische Aufgabenfelder wie das Recruiting, Mitarbeiterentwicklung und strategische Ausrichtung der Unternehmensorganisation zu bewältigen. Dies erfordert ein effizientes Ressourcen- und Zeitmanagement sowie die stetige Optimierung der anfallenden HR-Prozesse. Besonders die schnelle Verfügbarkeit von relevanten Informationen, der geschützte Umgang mit vertraulichen Daten und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien stehen dabei im Vordergrund. Der Einsatz einer digitalen Personalakte entlastet die HR-Abteilung enorm. Papiergebunde HR-Vorgänge können schnell digitalisiert werden und gewinnen durch eine zentrale Ablagestruktur an Transparenz und Effizienz. Transparenz und zentraler Zugriff auf Informationen Die Personalakte unseres Partners xft setzt den Standard für elektronische Personalakten in SAP und verwaltet zentral alle wichtigen Personalinformationen wie Stammdaten oder Zielvereinbarungen und sonstige personalrelevante Dokumente wie etwa Bewerbungsschreiben, Zeugnisse oder Zertifikate. Eine vordefinierte Aktenstruktur sorgt für eine einheitliche Organisation der Dokumente und gibt eine verbesserte Übersicht über alle zu einem Mitarbeiter vorliegenden Dokumente. Umfangreiche Such- und Navigationsfunktionen machen das Arbeiten mit der digitalen Personalakte einfach und komfortabel.»innerhalb von vier Wochen war die digitale Personalakte in unserem Unternehmen implementiert und startklar. Durch die Digitalisierung und den damit verbundenen Wegfall von Papierordnern haben wir nicht nur Platz in unseren Schränken geschaffen, sondern können auch einen standortübergreifenden Zugriff auf die Akten gewährleisten.«gabriele Steidl-Eichler Human Resources Manager Süss Microtec GmbH Ein großer Vorteil der integrierten Personalakte liegt in der zentralen Datenhaltung: Alle Personalstammdaten werden direkt in SAP HCM verwaltet und von dort aus in der Akte angezeigt. Inkonsistenzen und doppelter Aufwand für die Datenpflege gehören damit der Vergangenheit an. Außerdem lässt sich das SAP-Berechtigungskonzept für die Zugriffssteuerung auf Daten und Dokumente in der Personalakte nutzen. Zudem werden sämtliche in SAP verfügbaren Employee- und Management-Self-Services (ESS und MSS) unterstützt, über die z.b. Mitarbeiter Unterlagen einreichen und Daten aktualisieren können. Dadurch ist die Personalabteilung weniger mit administrativen Aufgaben beschäftigt und kann stärker operativ und strategisch wirken. Personalprozesse optimieren Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, wichtige Personalprozesse rund um die sensiblen Personaldokumente gesteuert abzubilden, wie zum Beispiel Onboarding. Damit werden die Abläufe in der Personalabteilung transparenter, sicherer und schneller. Mitarbeiter werden so von zeitintensiven Routinetätigkeiten entlastet und Zeitpotenziale freigesetzt.

4 Compliance-Richtlinien Die Datensensibilität nimmt in Personalabteilungen einen besonders hohen Stellenwert ein. Hierbei unterstützt das Berechtigungskonzept, welches HR-Sachbearbeitern oder Gelegenheitsnutzern entsprechend Zugriff und Sichten auf Dokumente gewährt. Die Sicht für HR-Sachbearbeiter wird dabei über HCM-Berechtigungen gesteuert, die Sicht für Gelegenheitsnutzer über SAP-Benutzerrollen. Durch die zentrale Ablage im revisionssicheren Archiv werden die Daten und Dokumente gesetzeskonform gespeichert. Die Bestandüberwachungsfunktion unterstützt dabei die Einhaltung von Sperrund Löschfristen. Da in der digitalen Personalakte jeder Prozess und jede Veränderung dokumentiert werden, sind Unternehmen auch rechtlich stets auf der sicheren Seite. Die Vorteile der digitalen Personalakte im Überblick Zentraler, standortunabhängiger Zugriff Vollständige Integration in das bestehende SAP HCM-System Aktualität, da die Lösung direkt auf SAP-Datenbestand arbeitet Alle wesentlichen SAP-Transaktionen direkt aus der Personalakte erreichbar Verschiedene Sichten für einzelne Benutzergruppen Berechtigungs- bzw. rollenabhängiger Zugriff auf Akten, Aktenregister-/ordner, Dokumente und Funktionen Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem Zugriff Fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe und -aktionen Übersichtliche, strukturierte Dokumentenablage Einfache Navigation per Dokumentenvorschau Funktionsleiste für Aktenfunktionen Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente Notiz- und Lesezeichenfunktion Integration von MS Office, MS Outlook, Lotus Notes, Desktop und Filesystem Neben der digitalen Personal- und Vertragsakte haben wir weitere Aktenlösungen wie etwa die Kunden-, Lieferanten- und Projektakte in unserem Portfolio. All diese Lösungen sind vollständig in SAP integriert. Absprünge in SAP- Transaktionen sowie das Öffnen der Akten aus SAP-Transaktionen sind jederzeit möglich. Einfaches Einstellen von Dokumenten aus MS Outlook und dem Filesystem per Drag & Drop

5 Unser Partner im Bereich der digitalen Aktenlösungen in SAP, die xft GmbH, ist ein stetig wachsendes SAP-Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Mehr über die xft GmbH erfahren Sie unter xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf T: 49 (06227) F: 49 (06227) info@xft.de Hauptsitz Straubing Am Essigberg Straubing / / straubing@henrichsen.de Geschäftsstelle Nürnberg Gutenstetter Straße 8d Nürnberg 0911 / / nuernberg@henrichsen.de Geschäftsstelle Bodensee Am Stadtgraben Markdorf / / bodensee@henrichsen.de Geschäftsstelle Freiburg Denzlinger Straße Emmendingen / / freiburg@henrichsen.de Geschäftsstelle München Carl-Zeiss-Ring Ismaning 089 / / muenchen@henrichsen.de Geschäftsstelle Stuttgart Friedrichstraße Stuttgart 0711 / stuttgart@henrichsen.de