E-PROCUREMENT BEI DER GELSENWASSER AG PROZESSKOSTENSENKUNG DURCH 1-KREDITOR MODELL. Michael Rother Zentraleinkauf GELSENWASSER

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1 E-PROCUREMENT BEI DER GELSENWASSER AG PROZESSKOSTENSENKUNG DURCH 1-KREDITOR MODELL Michael Rother Zentraleinkauf GELSENWASSER

2 Agenda Vorstellung GELSENWASSER AG Anforderungen der GELSENWASSER- Materialwirtschaft an ein e- Procurement System Warum mercateo? Anbindung mercateo 2

3 Agenda Vorstellung GELSENWASSER AG Anforderungen der GELSENWASSER- Materialwirtschaft an ein e- Procurement System Warum mercateo? Anbindung mercateo 3

4 Firmengründung Vorstellung GELSENWASSER AG Wasserwerk für das nördliche westfälische Kohlenrevier 28. Januar 1887, Castrop 4

5 Versorgungsgebiet 1887 Vorstellung GELSENWASSER AG 5

6 Versorgungsgebiete Vorstellung GELSENWASSER AG Grundversorgungs- und Entsorgungsgebiete 6

7 Auf einen Blick 2014 Vorstellung GELSENWASSER AG Konzern Gruppe Mitarbeiter Wasserabgabe Mio. m³ 273,9 396,4 Erdgasabgabe Mio. kwh Abwassermenge Mio. m³ 19,1 204,2 Stromabgabe Mio. kwh Beteiligung an Stadtwerken 18 Stand: Dezember

8 Geschäftsfelder Vorstellung GELSENWASSER AG GELSENWASSER-Gruppe Wasserversorgung Abwasserentsorgung Erdgasversorgung Stromversorgung Wasser- und energiewirtschaftliche Dienstleistungen 8

9 GELSENWASSER Materialwirtschaft im Überblick Einkaufsvolumen: ca. 118 Mio Einkaufsdienstleister für 23 Gesellschaften Ca Bestellungen p.a. 14 Personen inkl. Einkaufsleitung 9

10 Agenda Vorstellung GELSENWASSER AG Anforderungen der GELSENWASSER Materialwirtschaft an ein e- Procurement System Warum mercateo? Anbindung mercateo 10

11 Anforderungen der GW- MW an ein e-procurement System Bestandsaufnahme/Ist-Situation 2011 Darstellung von Defiziten (1/2) Ca Bestellungen < durch ca. 150 dezentrale Einkäufer p.a. die potentiell über e-commerce beschafft werden können unverhandelt ungebündelt Vielzahl von Rechnungen hoher Buchhaltungsaufwand Viele Lieferanten für einmalige Beschaffungsvorgänge Aufwand durch Kreditorenanlage aufblähen des Kreditorenstamms 11

12 Anforderungen der GW- MW an ein e-procurement System Bestandsaufnahme/Ist-Situation 2011 Darstellung von Defiziten (2/2) Kaum Analysemöglichkeit der C-Teile Randbedarfe Mündliche Bestellung verbreitet Beschaffungsvorgänge nicht durchgängig richtlinienkonform 12

13 Anforderungen der GW- MW an ein e-procurement System Sollvorgabe der e Lösung: So wenig Kreditoren wie möglich, idealerweise Kreditor = 1 Prozess vollständig systemintegriert Einfache Benutzeroberfläche look and feel wie Internetwarenhäuser So viele Artikel wie möglich idealerweise im C-Teile Randbedarf So wenig Rechnungen wie möglich idealerweise SAP Gutschriftsverfahren So viel Wettbewerb wie möglich idealerweise Internetvergleichsportal mit direkter Bestellmöglichkeit 13

14 Agenda Vorstellung GELSENWASSER AG Anforderungen der GELSENWASSER- Materialwirtschaft an ein e- Procurement System Warum mercateo? Anbindung mercateo 14

15 Warum mercateo? (1/2) So wenig Kreditoren wie möglich, idealerweise Kreditor = 1 Einzige Beschaffungsplattform mit 1-Kreditoren Abwicklung (2011) Prozess vollständig systemintegriert Anbindung ins SAP über OCI Schnittstelle Einfache Benutzeroberfläche look and feel wie Internetwarenhäuser look and feel vertraut wie z.b. bei amazon, idealo etc. 15

16 Warum mercateo? (2/2) So viele Artikel wie möglich idealerweise im C-Teile Randbedarf Starkes Wachstum: 2011: ca. 8 Mio. Artikel 2015: ca. 20 Mio. Artikel So wenig Rechnungen wie möglich ideal: SAP Gutschriftsverfahren Abrechnung im SAP Gutschriftsverfahren So viel Wettbewerb wie möglich idealerweise Internetvergleichsportal mit direkter Bestellmöglichkeit Permanenter Wettbewerb mit selbständigem Preisvergleich (auch bei angebundenen Katalogen) 16

17 Agenda Vorstellung GELSENWASSER AG Anforderungen der GELSENWASSER- Materialwirtschaft an ein e- Procurement System Warum mercateo? Anbindung mercateo 17

18 Anbindung mercateo Was haben wir vor der Implementierung bedacht? Wesentlicher Erfolgsfaktor: Schnittstellen zum ERP-System Komfort Fehlervermeidung/-reduzierung Welche Dateneingabe muss der Einkäufer nach dem Katalogabsprung max. machen? So wenig wie möglich, so viel wie nötig: Konkurrenz zur mündlichen Bestellung Change Management/ Akzeptanz 18

19 Anbindung mercateo Anlage einer ecommerce-bestellung Belegart ecommercebanf auswählen Absprung zu mercateo 19

20 Anbindung mercateo Anlage einer ecommerce-bestellung Freitextsuche Direkter Einstieg in Exklusivkataloge 20

21 Anbindung mercateo Anlage einer ecommerce-bestellung Mercateo Business Breakfast - Michael Rother 21

22 Anbindung mercateo Anlage einer ecommerce-bestellung Automatische Warenkorboptimierung Hinweis: Die Warenkorboptimierung würde zu einer Ersparnis führen und ist standardmäßig ausgewählt. Hier ist der Pendelordner aus dem manuell ausgewählten Exklusivkatalog teurer. 22

23 Anbindung mercateo Anlage einer ecommerce-bestellung Pop up nach Eingabe der Werksnummern 23

24 Anbindung mercateo Anlage einer ecommerce-bestellung Automatische Splittung der Bestellung Nach ordnungsgemäßer Lieferung der bestellten Artikel löst die Buchung des Wareneingangs unverzüglich eine Gutschrift aus! Der Bestellvorgang ist damit vollständig abgeschlossen. 24

25 Anbindung mercateo Prozessoptimierung durch ecommerce Bestellungen Bedarfsanfrage Zahlungsausgang Angebotsprüfung Rechnung prüfen Plausibilitätsprüfung der Angebote Wareneingang buchen Lieferstammdaten prüfen, ggf. anlegen Auftragsbestätigung prüfen Bestellung elektronisch Bildquelle: 25

26 Anbindung mercateo Welche Herausforderungen gab/gibt es im Change Management/Akzeptanz? Buchung des Wareneingangs unmittelbar nach Erhalt der Lieferung Dez. Besteller warten z.t. noch auf Rechnungen Folge: Mahnungen entstehen ecommercebanfen werden nicht rechtzeitig freigegeben Preisbindung nur 5 Tage gültig Folge: ecommercebanf wird automatisch gelöscht 26

27 Anbindung mercateo Lob und Kritik der mercateo Nutzer bei GELSENWASSER Lob: Sehr hohe Artikelvielfalt Beschaffung verschiedenster Warengruppen in einer Bestellung Einfache und vertraute Bedienung Einholung von Angeboten bleibt erspart Schnelle Anlage der Bestellung Kritik: Viele Einzellieferungen Anzahl und Größe der Verpackungen Artikel z.t. nach Bestellung nicht mehr lieferbar keine verbindl. Liefertermine, insb. bei hohen Bestellmengen 27

28 VIELEN DANK!