Europaschule Schulzentrum SII Utbremen. Beschaffungsaufträge und Bestellungen EXPORT IMPORT

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1 Europaschule Schulzentrum SII Utbremen Dokumentation: Beschaffungsaufträge und Bestellungen EXPORT IMPORT Stand/Version: / Version Autor: Beschreibung: Bemerkungen: Nils Peschke In dieser Dokumentation werden die Bestandteile und die Abwicklung unter Berücksichtigung der speziellen Bedingungen in der Übungsfirma - von Beschaffungsaufträgen beschrieben. Die entsprechenden Kreditoren- und Artikelstammdaten sowie die Preise in den Preislisten, müssen vorher angelegt sein. Allgemeines Die Beauftragung eines Lieferanten zur Lieferung von benötigten Gütern spiegelt sich in den Beschaffungsaufträgen wider. Im Beschaffungsauftrag ist der genaue Leistungsumfang des Auftrags beschrieben. Aus den bestellten Gütern werden erwartete bzw. offene Lieferungen. Werden Waren geliefert, so erfasst der Benutzer die Mengen der eingegangenen Artikel in der Anwendung Wareneingänge im Framework Lagerlogistik.Mit dem Buchen des Wareneingangs werden die gelieferten Artikel dem Bestand zu gebucht. Die Kontrolle der eingehenden Rechnungen und die Erfassung bzw. der Abgleich der Werte für die gelieferten Artikel wird in der Anwendung Eingangsrechnungen durchgeführt. Mit dem Buchen der Eingangsrechnungen ist der Beschaffungsauftrag abgeschlossen. Verschiedene Begriffe Beschaffungsauftrag Ein Beschaffungsauftrag ist eine Aufforderung an einen Lieferanten, zu einem bestimmten Zeitpunkt Leistungen zu erbringen. Ein Beschaffungsauftrag enthält beispielsweise Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung und zum Ort der Lieferung. Beschaffungsaufträge können sich auf Beschaffungsangebote im System beziehen und damit die Belegkette fortführen. Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 1 von 7

2 Beschaffungs-Auftragsarten Beschaffungs-Auftragsarten dienen der Identifikation von Beschaffungsaufträgen. Sie enthalten Vorschlagswerte und Einstellungen für Beschaffungsaufträge. Die Einstellungen steuern Prüfungen und Berechnungen für die Beschaffungsaufträge dieser Art und beeinflussen die Weiterbearbeitung der Aufträge in nachgelagerten Belegen. In der Übungsfirma unterscheiden wir z. B. zwischen einem Standard Beschaffungsauftrag und Beschaffungsaufträgen (IMPORT) (siehe Bild). Diese Auftragsarten werden vorher in der Anwendung Beschaffungs-Auftragsarten definiert und stehen dann in der Anwendung Beschaffungsaufträge zur Verfügung. Die Anwendung Die Anwendung Beschaffungsaufträge besteht aus einem Identifikationsbereich und aus einem Arbeitsbereich mit den einzelnen Beschaffungsauftragspositionen. Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 2 von 7

3 In diesem Beispiel werden wir Handelsware bei unserem Stammlieferanten, der Deutschen Warenhaus AG, bestellen. Sinngemäß gilt diese Vorgehensweise auch für die Beschaffung von Waren in der Abteilung Import. Voraussetzung für das Bestellen bzw. den Beschaffungsauftrag ist, dass sowohl der Lieferant wie auch die Artikel, die bestellt werden sollen, vorher angelegt wurden. Im Framework Beschaffung wählen wir die Anwendung Beschaffungsaufträge aus. Dann wird der Typ des Beschaffungsauftrags eingetragen. Für einen Standard- Beschaffungsauftrag geben wir die 100 ein. Weitere Beschaffungs-Auftragsarten können, je nach Art des Beschaffungs-Auftrags, zur Verfügung stehen: Beschaffungsauftrag (IMPORT): 103 Beschaffungsauftrag (IMPORT) Dann klicken wir auf den Neu-Button und sehen, dass eine Belegnummer vom System erzeugt wurde BA1508 oder bei einer Bestellung in der Import-Abteilung eine Belegnummer vom System erzeugt wurde BA-IMP0001 Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 3 von 7

4 Im nächsten Schritt werden wir über die Werthilfe im Feld Lieferant unseren Lieferanten heraussuchen. Im Feld Name können wir nach dem Lieferanten suchen. Die Verwendung des Platzhalters * ist hier möglich. Mit Übernehmen wählen wir unseren Lieferanten aus. Unsere Auswahl erscheint jetzt in den Feldern Lieferant, Name und Adresse. Es werden die Informationen aus den von uns angelegten Stammdaten übernommen. Wir speichern unsere Wahl (Diskettensymbol). Wir können im Reiter Rechnungskonditionen überprüfen, ob bei dem gewählten Kreditor eine Preislistung (im IMPORT nicht notwendig, da Preise manuell eingetragen werden) und die Zahlungsbedingungen hinterlegt wurden. Da wir in diesem Beispiel bei unserem Stammlieferanten (Deutsche Warenhaus AG) bestellen, ist die Preislistung 100 Katalog hinterlegt. Es ist aber auch möglich ohne eine Preislistung zu arbeiten. Dann muss der Preis später manuell hinzugefügt werden. Weiterhin hat man hier die Möglichkeit einen Rabatt (entfällt bei der Deutschen Warenhaus AG) zu wählen. Dazu wechseln wir in den Reiter Rechnungskonditionen. Im Feld Rabatt 1 4 ist der entsprechende Rabattsatz einzutragen im Feld rechts daneben die Rabattart. Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 4 von 7

5 Auswahl des Artikels Im Arbeitsbereich (unterer Teil des Bildschirms) müssen jetzt die, den Artikel betreffenden Angaben, gemacht werden. Ist der Lagerort in den Stammdaten des Lieferanten hinterlegt, erscheint er im Feld Lagerort automatisch. Weiterhin haben wir die Möglichkeit, den Liefertermin auszuwählen. Reiter Allgemeines Feld Artikel Gesamtmenge Inhalt 1006 (oder entsprechender Artikel) 1 (oder entsprechende Menge) Reiter Preise Feld Preisherkunft Inhalt Preisliste (oder Manuell, falls bei einem Lieferanten keine Preisliste hinterlegt wurde. Betrifft Einkauf IMPORT Abteilung) Unsere Auswahl bestätigen wir mit dem grünen Pfeil oder mit Enter. Der zu bestellende Artikel erscheint im oberen Bereich. Jetzt noch speichern (Diskettensymbol). Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 5 von 7

6 Sind Änderungen am Artikel (Preise etc.) erforderlich, haben wir die Möglichkeit mit Hilfe des Buttons Position bearbeiten, den Artikel zurück in den unteren Bereich (Arbeitsbereich) zu befördern. Sind die Änderungen abgeschlossen übernehmen wir den Artikel erneut (grüner Pfeil) und speichern (Diskettensymbol). Bestellung ausgeben und anzeigen Wir klicken auf den Ausführen Button in der Standard-Symbolleiste. Wir wählen Bestellung mit Preisangaben ausgeben... und bekommen folgenden Ausgabedialog. Wir klicken auf Anzeigen. Da wir die Bestellung jetzt ausgegeben haben, ist ein weiteres Drucken nicht mehr möglich. Die entsprechenden Menüeinträge sind nun deaktiviert. Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 6 von 7

7 Bestellung nochmals drucken - Bestellungskopie ausgeben (optional) Um die Bestellung noch einmal zu drucken, müssen wir die Anwendung Bestellung abfragen starten. Dazu müssen wir im Navigationsbereich auf den Reiter Belegkette klicken. Wir klicken unsere Bestellung an und es wird die Anwendung Bestellung abfragen geöffnet. Unsere Bestellung wird geöffnet. Jetzt auf den Button Ausführen klicken und Bestellung ausgeben klicken...und der Webseitendialog öffnet sich. Anzeigen klicken um den Druck zu starten. Beschaffungsauftrag und Bestellung EXPORT IMPORT Version Stand Nils Peschke Seite 7 von 7