P4U, «Tippsund Tricks für den erfolgreichen Institutseinkauf»

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "P4U, «Tippsund Tricks für den erfolgreichen Institutseinkauf»"

Georg Bretz
vor 6 Jahren
Abrufe

1 P4U, «Tippsund Tricks für den erfolgreichen Institutseinkauf» Schulungsveranstaltung Mi 2. Mai 2018, 10:15 KOL-F-101

2 Inhalt 1. Einleitung, aktueller Status P4U 2. Grundwissen, Refresh 3. FAQ, Häufigste Fragen Antworten 4.Live Demo, Tippsund Tricks für die Praxis 5. Fragen aus dem Publikum 6. Homepage, Kontakt-Daten

1. Einleitung, Aktuelle Nutzung P4U Bisheriges Gesamtvolumen ca. 17.5 Mio CHF ca. 40 000 Bestellungen / ca. 69 000 Pos.

3 1. Einleitung, Aktuelle Nutzung P4U Bisheriges Gesamtvolumen ca Mio CHF ca Bestellungen / ca Pos. aktuell 130 Institute nutzen das System ø Bestellungen / Monat ø CHF Umsatz / Tag ø Bestellwert ca. CHF 450 ø 600 Besteller / Monat

4 1. Einleitung, P4U Hotline - Team Bewusster Verzicht auf Ticketsystem Hotline oder Mail p4u@mul.uzh.ch Strategische Beschaffung, Kontaktpersonen Stefan Holliger Strategischer Einkäufer Lieferantenkataloge Fitim Asipi Sachbearbeiter Strategischer Einkauf KWF, Instituts-Kontakt René Kunz Projektleitung Koordination Lieferanten, KWF und Institute

5 Inhalt 1. Einleitung, aktueller Status P4U 2. Grundwissen, Refresh 3. FAQ, Häufigste Fragen Antworten 4.Live Demo, Tippsund Tricks für die Praxis 5. Fragen aus dem Publikum 6. Homepage, Kontakt-Daten

6 2. Grundwissen, Kataloge, Katalogsysteme Lokale, starre Kataloge Online-Kataloge, Webshop Lieferant aktuell 79 Lieferanten/Kataloge > 12 Mio. Produkte verhandelte Preise für den «Normalverbrauch»

7 2. Grundwissen, Freitextartikel Lokale, starre Kataloge Online-Kataloge, Webshop Lieferant kein Artikel gefunden? Katalog-Artikel mit Spezialpreis? Offerte PromoCode Relevante Informationen aus Internet, Katalogen usw. kopieren, erfassen Offerte als Attachment an Freitextartikel mitgeben MUL- Einkauf prüfen, ergänzen Infos zu Freitext- Artikel

8 2. Grundwissen, Haupt-Prozesse (purchase to pay) Basis- Prozess Besteller Bestellung Ware Rechnung Genehmiger NEU Prozess Basis+ Besteller Bestellung Ware WE Rechnung Genehmiger Expert- Prozess Bestellung Ware WE Rechnung Besteller Genehmiger

9 2. Grundwissen, Freigabe KWF pro Position (Basisproz.) Problematik: Formelle und Finanzielle Prüfung Kleines Sichtfeld

10 2. Grundwissen, Freigabe KWF pro Position Printscreen von KWF! Problem: Button Geprüft, gilt für Formelle und Finanzielle Prüfung? scheinbar alles freigegeben

11 2. Grundwissen, Freigabe KWF pro Position Printscreen von KWF!? Kontrolle Freigabe? offene Positionen!

12 2. Grundwissen, Freigabe KWF pro Position x Lösung: NICHT den Button «geprüft» verwenden,? Printscreen von KWF!? sondern den Button «Alles geprüft» Alle Positionen werden automatisch und ohne Scrollen freigegeben

13 Inhalt 1. Einleitung, aktueller Status P4U 2. Grundwissen, Refresh 3. FAQ, Häufigste Fragen Antworten 4.Live Demo, Tippsund Tricks für die Praxis 5. Fragen aus dem Publikum 6. Homepage, Kontakt-Daten

14 3. FAQ, Häufigste Fragen? Passwort, Anmeldung? Browsereinstellungen? Warenkorb enthält keine gültigen Produkte Live? Produkte nicht gefunden Live? Kostenstellen/PSP-Elemente? Lieferadressen nicht vollständig gepflegt? Liefertermin? Bestellung stornieren

15 3. FAQ, Passwort & Anmeldung

ändern auf: Anlegen(Firefox) Cookies zulassen bei

16 3. FAQ, Browsereinstellungen Browser-Empfehlung Firefox Firefox - Extras - Einstellungen Chronik ändern auf: Anlegen(Firefox) Cookies zulassen bei (Chrome, Explorer, Safari) Pop-ups zulassen (alle Browser)

17 3. FAQ, Lieferadressen

18 3. FAQ, Lieferadressen Fehler Problem Personennamen Fehlende Adress-Nummer Informationen(bisher, alter Text): Die Adressen wurden nicht vollständig gepflegt. Bitte prüfen und korrigieren Sie den Beleg. Informationen (neuer Text): Die Lieferadresse wurde nicht korrekt ausgewählt. Bitte wählen Sie eine (Instituts-) Lieferadresse mit einem Standortcode aus. Weitere Infos siehe Handbuch Seite 22 unten, Kapitel Schritt 4: Adressen bearbeiten

19 3. FAQ, Lieferadressen Lösung

20 3. FAQ, Lieferadressen Lösung Lieferadressen? haben keine Personennamen? haben eine Adress-Nummer

21 3. FAQ, Lieferadressen, Korrektes Adressbeispiel Informationen zum Lieferort Informationen zum Besteller

22 3. FAQ, Kostenstellen und PSP-Elemente alle Kostenstellen möglich , , usw. alle PSP-Elemente möglich G , F PSP-Elemente mit I-(Investitionen) sind (noch) nicht auswählbar

23 3. FAQ, Liefertermine Ausgangslage Besteller Bestellung Lieferant Ware??? Liefertermin abklären Schritt 1 Lieferant kontaktieren Abklären Liefertermin neuer Liefertermin in P4U erfassen

24 3. FAQ, Liefertermine ändern in P4U

25 3. FAQ, Liefertermine ändern in P4U Termin wird in P4U und SAP gespeichert

26 3. FAQ, Stornieren Bestellung, Schritt 1 Ausgangslage Bestellung Lieferant Besteller Falsch bestellt und erkannt, L oder Produkt nicht mehr lieferbar, L oder Liefertermin zu lang Schritt 1 Lieferant kontaktieren Abklären Storno- Möglichkeit Stornieren

27 Schritt 2 Infrastruktur / Material und Logistik 3. FAQ, Stornieren Bestellung, Schritt 2 Besteller Info-Mail mit Bestellnr. + Bestellpos. und Institutsnr p4u@mul.uzh.ch Einkäufer MUL Stornieren in System P4U/SAP Info an Lieferant +Besteller Wichtig für Besteller: Abgeschlossene Stornierung in P4U!

28 3. FAQ, Korrekt bestellt falsch oder defekt geliefert Ausgangslage Besteller Bestellung Lieferant Ware Ware entspricht nicht der Bestellung Schritt 1 Beschwerde Beschwerde in Bestellung im P4U erfassen Einkäufer MUL Beschwerde prüfen/weiterleiten Schritt 2 Retourenabwicklung Lieferant und Besteller vereinbaren Retouren-Abwicklung Besteller erwartet Ersatzlieferung

Abklären Möglichkeit für Retoure WE Rechnung Schritt 2 Retoure/Gutschrift Rücksendung Ware

29 3. FAQ, Korrekt geliefert Ware <> Vorstellungen Ausgangslage Besteller Bestellung Lieferant Ware Ware entspricht nicht Vorstellungen Schritt 1 Retourenprozess Lieferant kontaktieren Abklären Möglichkeit für Retoure WE Rechnung Schritt 2 Retoure/Gutschrift Rücksendung Ware Gutschrift für retournierte Ware Schritt 3 Neue Bestellung Bestellung Lieferant WE Rechnung

30 Inhalt 1. Einleitung, aktueller Status P4U 2. Grundwissen, Refresh 3. FAQ, Häufigste Fragen Antworten 4. Live Demo, Tippsund Tricks für die Praxis 5. Fragen aus dem Publikum 6. Homepage, Kontakt-Daten

31 4. Live-Demo, Tippsund Tricks zu L.? Suche in Katalogen? Warenkorb? Anforderungen? Freitextartikel? Bestellungen? Stellvertreter einrichten? Meine Aufgaben

32 Inhalt 1. Einleitung, aktueller Status P4U 2. Grundwissen, Refresh 3. FAQ, Häufigste Fragen Antworten 4. Live Demo, Tippsund Tricks für die Praxis 5. Fragen aus dem Publikum 6. Homepage, Kontakt-Daten

33 Inhalt 1. Einleitung, aktueller Status P4U 2. Grundwissen, Refresh 3. FAQ, Häufigste Fragen Antworten 4. Live Demo, Tippsund Tricks für die Praxis 5. Fragen aus dem Publikum 6. Homepage, Kontakt-Daten

34 6. Homepage

35 6. Kontakt-Daten Strategische Beschaffung, Kontaktpersonen Hotline oder Fitim Asipi Sachbearbeiter, Strateg. Einkauf KWF, Institute, Lieferanten Telefon direkt Stefan Holliger Strategischer Einkauf Lieferanten, Techn. Support Kataloge Telefon direkt René Kunz Project Management Koordination Lieferanten, KWF, Institute Telefon direkt

Ähnliche Dokumente

Projekt eprocurement ( Purchase for you, P4U )

Projekt eprocurement ( Purchase for you, P4U ) GL-Infrastruktur Umsetzung P4U innerhalb Infrastruktur Do 16. Februar 2017, 14:15 14:45 Y23 H84 Inhalt 1. P4U, aktueller Projekt-Status, generell 2. P4U,