Informationen an den Lieferanten zur Rechnungsstellung an die ProSiebenSat.1 Media SE

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1 Informationen an den Lieferanten zur Rechnungsstellung an die ProSiebenSat.1 Media SE Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG RECHNUNGSEINGANGSKANÄLE Rechnungen auf Papierbasis e-invoicing ZUGFeRD Gutschriftverfahren RECHNUNGSANFORDERUNGEN UND -VERSAND Rechnungen Kleinbetragsrechnungen Zusätzliche Aspekte FEHLERFREIE RECHNUNGSSTELLUNG ZAHLUNGSZIEL ANSPRECHPARTNER ANHANG... FEHLER! TEXTMARKE NICHT DEFINIERT. Seite 2

3 1 Einleitung Zur Gewährleistung eines effizienten Rechnungs- und Zahlungsverkehrs bietet die ProSiebenSat.1 Group verschiedene moderne Lösungen für die Abrechnung von Gütern und Dienstleistungen an. Unser Fokus liegt auf einer schnellen Abwicklung und pünktlichen Bezahlung aller Lieferanten und einer stetigen Prozessoptimierung. Durch den Einsatz elektronischer Lösungen und den damit einhergehenden weitgehenden Verzicht auf Papierdokumente, Dokumentendruck und Postversand leistet ProSiebenSat.1 einen aktiven Beitrag zum Umwelt und Klimaschutz. Der schonende Einsatz von Ressourcen und die Verringerung von CO2-Emissionen werden durch eine Reduktion des Papierverbrauchs erreicht. Nachfolgend werden Rechnungseingangskanäle und Rechnungsanforderungen für alle im Shared Service Center Unterföhring betreuten Gesellschaften der ProSiebenSat.1 Group definiert. 2 Rechnungseingangskanäle Derzeit bieten wir unseren Lieferanten vier Eingangskanäle für Rechnungen. Dazu gehören Rechnungen auf Papierbasis, e-invoicing, ZUGFeRD sowie die Abrechnung per Gutschriftverfahren. Insbesondere die elektronischen Lösungen sind die Ergebnisse von umfangreichen Prozessoptimierungen und -automatisierungen und ermöglichen eine schnelle und effiziente Abrechnung der berechneten Leistungen. 2.1 Rechnungen auf Papierbasis Der traditionelle Rechnungseingangskanal über den Postweg wird zunehmend von elektronischen Alternativen abgelöst. Bis zur Umstellung der Rechnungsstellung auf einen elektronischen Rechnungskanal, empfängt und verarbeitet die ProSiebenSat.1 Group weiterhin Papierrechnungen der Lieferanten. Die Rechnungsadressen aller im Shared Service Center Unterföhring betreuten Tochtergesellschaften werden auf der Seite 3

4 Unternehmenswebsite im Bereich Accounting & Taxes unter Links & Downloads fortlaufend aktuell zur Verfügung gestellt. Eingangsrechnungen auf Papierbasis sind von den Lieferanten unbedingt an die in dieser Übersicht dargestellten Adressen zu senden. Nur wenn Papierrechnungen in unserem zentralen Rechnungseingang eingehen, können wir eine zeitnahe und saubere Rechnungsverarbeitung und bezahlung garantieren. Papierrechnungen werden im Shared Service Center digitalisiert und elektronisch in unseren Systemen erfasst. Um eine fehlerhafte Erfassung zu vermeiden, empfiehlt sich das Papierformat A4, ein deutlicher Ausdruck in schwarz auf weiß und eine hohe Druckqualität. Farbliche Hervorhebungen sind dagegen zu vermeiden. Die genauen Rechnungsanforderungen werden an einem Musterbeispiel in Kapitel 3.1 erläutert. 2.2 e-invoicing Die Unternehmen der ProSiebenSat.1 Gruppe sind nach entsprechender Registrierung auch über einen elektronischen Übertragungsweg erreichbar. Über unseren elektronischen Rechnungseingangskanal (e-invoicing) ermöglichen wir unseren Lieferanten Rechnungen im pdf Format an eigene Postfächer für die im Shared Service Center betreuten Tochtergesellschaften zu senden. Durch e-invoicing wird die Rechnungsbearbeitung effizienter und nachhaltiger. Mit e-invoicing profitieren unsere Lieferanten von folgenden Vorteilen: Entfall von Postlaufzeiten Umgehende Bearbeitung der Rechnungen durch direkten Rechnungseingang beim zuständigen Kreditorenbuchhalter Minimierung von Druck- und Versandkosten Unmittelbare Kommunikation bei Reklamationen und Rechnungsdifferenzen Kontinuierliche Transparenz über den Rechnungsverlauf Schonung der Umwelt durch Einsparung von Ressourcen Die Teilnahme am elektronischen Rechnungsstellungsprozess (e-invoicing) der ProSiebenSat.1 Gruppe ist nach vorheriger Registrierung möglich. Für die Registrierung Seite 4

5 zum elektronischen Rechnungseingang, ist vom Lieferanten ein Registrierungsformular auszufüllen und anschließend per an zu senden. Bei der Registrierung für unseren einvoicing Prozess werden unsere Lieferanten von unserem Rechnungseingangsteam unterstützt. Für einen direkten Kontakt zum Rechnungseingangsteam, wenden Sie sich bitte ebenfalls an die o.g. Adresse. Nach erfolgter Registrierung wird der betreffende Lieferant von unserem Rechnungseingangsteam für die Nutzung der elektronischen Rechnungseingangspostfächer freigeschaltet. Der Lieferant erhält eine Registrierungsbestätigung per . Nach der Freischaltung sendet der Lieferant seine Rechnungen ausschließlich an die e-invoice-adresse der jeweiligen ProSiebenSat.1 Gesellschaft. Die e-invoice-adressen aller im Shared Service Center Unterföhring betreuten Tochtergesellschaften werden auf der Unternehmenswebsite im Bereich Accounting & Taxes unter Links & Downloads fortlaufend aktuell zur Verfügung gestellt. Um einen reibungslosen Ablauf für die Rechnungsstellung und die weitere Rechnungsbearbeitung gewährleisten zu können, sind die nachfolgenden Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung der ProSiebenSat.1 Group zu beachten und entsprechend umzusetzen. Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung: 1. Bitte senden Sie Rechnungen ausschließlich per an das jeweilige elektronische Rechnungspostfach: e-invoice- (weitere Informationen finden Sie auf der Website Rechnungsadressen) 2. Elektronische Rechnungsdokumente können nur im PDF-Format verarbeitet werden 3. Für jede Rechnung inklusive erläuternder Anlage(n) muss eine separate gesendet werden (eine Rechnung -> eine , zwei Rechnungen -> zwei E- Mails etc.) 4. Um eine möglichst optimale automatische Erkennung des Rechnungsdokuments gewährleisten zu können, ist das Rechnungs-PDF in der stets an erster Stelle vor zusätzlichen erläuternden Anlagen zu platzieren. Seite 5

6 5. Erläuternde Anlagen zur Rechnung müssen in separaten PDF-Dateien in derselben gesendet werden. Es sind maximal drei Anlagen zulässig. Anlagen müssen stets nachrangig zur Rechnung platziert werden. 6. Maximale Größe einer sind 10 MB. 7. Die Rechnung hat auch in elektronischer Form jederzeit alle Anforderungen des 14 UStG zu erfüllen. 8. Der Absender hat sicherzustellen, dass eine bereits (elektronisch) versendete Rechnung weder zusätzlich in Papierform noch zusätzlich an einen anderen E- Mail-Empfänger (Besteller / Fachbereich) versendet wird. 9. Es muss auch weiterhin entweder die Bestellnummer oder die Kostenstelle und der Name des Bestellers auf der Rechnung angegeben werden. 10. Das zentrale elektronische Rechnungspostfach dient ausschließlich der automatisierten Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Anderweitige Korrespondenz kann auf diesem Weg nicht bearbeitet werden. Um unseren Lieferanten für die Zustellung von Rechnungen die größtmögliche Sicherheit bieten zu können, werden vom ProSiebenSat.1 Rechnungseingangspostfach ausschließlich exakt verifizierte Absender- -Adressen akzeptiert. Die Verifizierung der Absende E- Mail-Adressen erfolgt im oben beschriebenen Registrierungsprozess. 2.3 ZUGFeRD Bei ZUGFeRD Rechnungen handelt es sich um ein spezielles Format elektronischer Rechnungen, welches den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsinformationen erheblich vereinfacht und beschleunigt. ZUGFeRD integriert in einer PDF Rechnung (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnungsinhalte werden hierbei in die PDF-Rechnung eingebettet und somit zusätzlich in einer standardisierten XML- Struktur übertragen. Optisch ist eine ZUGFeRD Rechnung nicht von einer gewöhnlichen Seite 6

7 PDF Rechnung zu unterscheiden. ZUGFeRD Rechnungen werden wie herkömmliche e- Invoices (pdf Rechnungen) per an die elektronischen Rechnungseingangspostfächer der im Shared Service Center, Unterföhring betreuten ProSiebenSat.1 Gesellschaften versendet. Die Teilnahme am ZUGFeRD-Verfahren der ProSiebenSat.1 Media SE ist wie bei normalen einvoices nach vorheriger Registrierung möglich. Dieses Verfahren bietet folgende Vorteile für den Lieferanten: Standardisierter elektronischer Rechnungsversand zwischen den Rechnungsparteien Entfall der manuellen Datenübernahme und Minimierung des Fehlerpotenzials Automatisierung und Verschlankung der Zahlungsvorgänge Minimierung von Druck- und Versandkosten Schonung der Umwelt durch Einsparung von Ressourcen Der Ablauf des ZUGFeRD-Verfahrens stellt sich wie folgt dar: Der Lieferant ist bereits für e-invoice bei der ProSiebenSat.1 Gruppe registriert. 1. Versand der Rechnungen durch den Lieferanten wie gewohnt an die elektronischen Rechnungseingangspostfächer 2. Automatische Erkennung und Zugriff auf die eingebetteten Rechnungsdaten durch unser System 3. Weiterleitung der Rechnungsdaten im ERP System an den zuständigen Kreditorenbuchhalter. 4. Buchung, Freigabe, Bezahlung der Rechnung Seite 7

8 Der Lieferant ist noch nicht für e-invoice bei der ProSiebenSat.1 Gruppe registriert. 1. Der Lieferant sendet das auf der Website (Bereich Accounting & Taxes unter Links & Downloads) zur Verfügung gestellte Registrierungsformular an die folgende Adresse: 2. Der Lieferant wird auf Basis der Angaben im Registrierungsformular von unserem Rechnungseingangsteam für die Nutzung unserer elektronischen Rechnungseingangspostfächer freigeschaltet. 3. Der Lieferant erhält eine Registrierungsbestätigung per 4. Versand der Rechnungen inklusive der eingebetteten Rechnungsdaten an die elektronischen Rechnungseingangspostfächer. Die e-invoice-adressen aller im Competence und Service Center betreuten Gesellschaften finden Sie im Bereich Links & Downloads auf der Accounting & Tax Website. 5. Weiterleitung der Rechnungsdaten im ERP System an den zuständigen Kreditorenbuchhalter. 6. Buchung, Freigabe, Bezahlung der Rechnung 2.4 Gutschriftverfahren Das Gutschriftverfahren ist eine spezielle Lösung zur Abrechnung von Warenleistungen an die ProSiebenSat.1 Gruppe. Es entlastet unsere Lieferanten, indem der Abrechnungsprozess vollständig von der ProSiebenSat.1 Media SE übernommen und gemanaged wird. Daraus ergeben sich folgende Vorteile für den Lieferanten: Entfall des gesamten Rechnungsstellungsprozesses für den Lieferanten Seite 8

9 Zügige Abwicklung der Gutschrift und fristgerechte Bezahlung Vermeidung von Rechnungsdifferenzen und Übermittlungsfehlern Minimierung von Druck- und Versandkosten Schonung der Umwelt durch Einsparung von Ressourcen Voraussetzungen für die Teilnahme am Gutschriftverfahren: 1. Stabile Preise (bzw. laufend aktuell gehaltene Preise) 2. An das Bestellsystem WPS angebundene ProSiebenSat.1 Gesellschaft 3. Lieferantenkatalog im internen Bestellsystem WPS Das Gutschriftverfahren ist ein besonderer Abrechnungsprozess für Waren- und an das konzernweite Bestellsystem WPS gekoppelt. Die Vertragsbasis für dieses Verfahren wird im Vorhinein mit dem Bereich Corporate Procurement erarbeitet. 1. Die ProSiebenSat.1 Gesellschaft bestellt eine Waren- oder Dienstleistung über das konzernweite Bestellsystem WPS. 2. Die Bestellung wird an den Lieferanten übermittelt. 3. Die erhaltene Ware wird geprüft und der Wareneingang wird gebucht. 4. Die Gutschriften werden täglich auf Grundlage der Bestell- und Wareneingangsinformationen und unter Berücksichtigung des 14 UStG erstellt und gebucht. Anschließend wird der Gutschriftsbeleg elektronisch an den Lieferanten übermittelt. 5. Die Gutschrift wird fristgerecht, gemäß den vereinbarten Konditionen beglichen. Seite 9

10 3 Rechnungsanforderungen und -versand Die Beachtung folgender Rechnungsanforderungen ist maßgebend für eine fristgerechte Bezahlung. Bei der Rechnungsstellung ist zu beachten, dass nur eine Bestellung abgerechnet wird. (Pro Rechnung eine Bestellung) Die Rechnung muss im Hinblick auf die Struktur, die Positionen, den Einzelpreis, die Mengeneinheit und Währung den Werten in der Bestellung entsprechen. Angaben wie z.b. die Lieferschein-Nummern helfen, die Prozesse zu verbessern. Zu unterscheiden sind Rechnungen über 200 und Rechnungen deren Gesamtbetrag 200 nicht übersteigt (inkl. Umsatzsteuer s.g. "Kleinbetragsrechnungen"). 3.1 Rechnungen Ist der Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer > 250 ( 14 Abs. 4 UStG), sind folgende Pflichtangaben anzuführen: 1. Das Wort Rechnung oder Gutschrift (Kaufmännische Gutschriften (z.b. Korrekturbelege) sollten nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden) 2. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (identisch mit der Rechnungsanschrift auf der Bestellung) und des Leistungsempfängers (z.b. ProSiebenSat.1 Media SE). Dies gilt auch bei Rechnungen aus dem Ausland. Der Name des Mitarbeiters kann zusätzlich nach der Firma vermerkt sein 3. Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum 4. ProSiebenSat.1 - Bestellnummer oder Kostenstelle und der Name des Bestellers (eine Rechnung bezieht sich immer nur auf eine Bestellung) und ProSiebenSat.1 USt Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) oder Steuernummer Seite 10

11 5. Exakte und nachvollziehbare Leistungs-/ Lieferdetails (i.d.r. identisch mit Bestellung bzgl. Position, Artikel/Leistung, Leistungs- /Lieferdatum, Netto-Einzelpreis) 6. Das Entgelt (Nettobetrag) getrennt nach Steuersatz und Steuerbefreiung, sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonti, Boni oder Rabatte) und Gesamtbetrag inkl. Angabe der Währung im ISO-Code (z.b. EUR, USD, GBP, etc.) 7. Ggf. Hinweis auf evtl. Steuerbefreiung (z.b. Quellensteuer) oder Reverse Charge Verfahren (Hinweis Gutschrift bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger) 8. Zahlungsfrist und sonstige Bedingungen 9. Gesellschaftsrechtliche Angaben 10. Bankverbindung und Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Lieferanten (bei Rechnungen aus dem EU-Ausland ist die USt-ID-Nr. zwingend anzugeben) Seite 11

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13 3.2 Kleinbetragsrechnungen Zur Vereinfachung bei der Rechnungserstellung kann nach 33 UStDV bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag nicht mehr als 250 EUR ausweist (Bruttobetrag inkl. der geschuldeten Umsatzsteuer), auf bestimmte Angaben in der Rechnung verzichtet werden. Folgende Pflichtangaben sind zu machen: 1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers 2. Ausstellungsdatum der Rechnung 3. Angabe des Bruttoentgelts 4. Anzuwendende Steuersatz (z.b. 19% / 7%) 5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung 6. Steuernummer oder USt-ID-Nr. (optional) 7. Rechnungsempfänger (optional) Seite 13

14 3.3 Zusätzliche Aspekte Die zusätzlichen Pflichtangaben gelten für Abrechnungen durch Gutschrift, Reverse Charge Verfahren. Erfolgt die Abrechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten (Abrechnung per Gutschrift ( 14 Abs. 2 S. 2; Abs. 4 Nr. 10 UStG)), muss das Dokument die Angabe Gutschrift enthalten. Kaufmännische Gutschriften (z.b. Korrekturbelege) sollten nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden. Wird die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übertragen (Reverse Charge Verfahren ( 13 b; 14a Abs. 5 UStG)) ist in der Rechnung entsprechend darauf hinzuweisen. Eine Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden! 4 Fehlerfreie Rechnungsstellung Bitte achten Sie neben den Pflichtangaben für Rechnungen darauf, dass jede Rechnung vollständig und fehlerfrei ist. Da das Vorhandensein sämtlicher oben genannter Rechnungsmerkmale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, weisen wir darauf hin, dass unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen nicht akzeptiert werden können. Alle Rechnungen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden nach einer Prüfung an den Lieferanten zur Neuausstellung zurückgeschickt und können somit nicht fristgerecht bezahlt werden. Seite 14

15 5 Zahlungsziel Die ProSiebenSat.1 Media SE bezahlt alle Rechnungen gemäß der im Voraus verhandelten Zahlungsbedingungen, die in jeder Bestellung angegeben werden. Im Falle einer Abweichung stehen die Ansprechpartner der Abteilung Accounts Payable zur Verfügung (siehe Kapitel Ansprechpartner). 6 Ansprechpartner Wenn Sie Fragen zur Rechnung und zur Zahlung haben, nutzen Sie bitte das Kontaktformular auf der Webseite der ProSieben Sat.1 Media SE unter Accounting & Taxes/Lieferantenbuchhaltung. Seite 15