Installationsanleitung und Benutzerhandbuch

Transkript

1 Installationsanleitung und Benutzerhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis 1 Systemvoraussetzungen 3 2 Registrierung im Kundencenter 4 3 Das Kundencenter Kontostand Aufladen eines Guthabens Abmelden Download der Software 8 4 Installatation Download und Allgemeines Manuelle Installation 10 5 Starten der Software Briefvorlage O-Post.at O-Post.at Druckerinstallation 14 6 Brief schreiben und Druckertreiber verwenden 15 7 O-Post.at starten Starten der Software Optional Datentransfer 16 8 Beschreibung der Benutzeroberfläche 17 9 Auftragsübersicht offene Aufträge In Arbeit Fertig Alle Filtern Auftragsbearbeitung Bearbeiten Aufteilen eines Briefes Teilung eines Serienbriefes Nachträglich einen Brief hinzufügen Auftrag speichern Auftrag freigeben SMS oder Benachrichtigung bei Versand Export Verwaltung Benutzer Einstellungen Logfiles 30 Seite 2

3 1 Systemvoraussetzungen Die Hardeware-Anforderungen sind minimal, sodass die Software auf jedem handelsüblichen Standard PC installiert werden kann. Ein aktueller Prozessor und 1 GB RAM Speicher reichen für den einwandfreien Betrieb der Software. Für den Download, das Extrahieren der Installationsdateien und die Installation selbst, wird etwas unter 100 MB Speicherplatz benötigt. Ein Internetzugang wird für die Übermittlung Ihrer Daten benötigt. Hierbei gilt, je größer die Datei, desto schneller sollte der Internetzugang sein. Für den Briefverkehr, in dem wenig bis keine Bilddateien enthalten sind, reicht eine UMTS oder UMTS ähnliche Verbindung aus. Als Betriebssystem werden Windows XP, Windows Vista oder Windows Server 2003 empfohlen, weiters wird die Microsoft.net 2.0 Komponente benötigt. Diese Komponente ist im Installationspaket inkludiert und wird installiert, wenn sie sich noch nicht auf Ihrem PC befindet. Weiters benötigen Sie natürlich die entsprechenden Rechte um das Programm installieren zu können. Die Installationsdatei ist ein.msi Paket, mit den standardisierten Optionen, um die Installation auch mittels Tools zur Softwareverteilung oder Loginscripts verteilen zu können. Seite 3

4 2 Registrierung im Kundencenter Um unser Service nutzen zu können, ist es notwendig, dass Sie sich in unserem Kundencenter registrieren. Hierfür öffnen Sie eine Browser und geben in die Adressleiste ein. Sie finden detaillierte Informationen zu unserem Unternehmen und über unser Produkt auf dieser Seite. Klicken Sie auf den roten Button Anmeldung und registrieren Sie sich für die Nutzung unserer O-Post.at Seite 4

5 Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben und unseren Nutzungsbestimmungen zugestimmt haben, sind Sie automatisch mit Ihrem Profil im Kundencenter eingeloggt. Seite 5

6 3 Das Kundencenter Sie können über unsere Homepage, mittels dem Link Kundencenter in das Kundencenter wechseln, oder direkt den Link aufrufen. Bitte geben Sie hier Ihre Daten ein und bestätigen Sie mit Zustimmen und Anmeldung durchführen Ihre Angaben. Nach dem Einloggen können Sie Ihren Kontostand einsehen, Ihr Guthaben aufladen, Ihre bereits durchgeführten Aufträge einsehen, aber auch die neueste Version unserer Software downloaden. Seite 6

7 3.1 Kontostand Hier sehen Sie Ihr aktuelles Guthaben und alle Aufträge die Sie getätigt haben 3.2 Aufladen eines Guthabens Unsere Leistung wird mittels PrePaid-System abgerechnet, Sie können PayPal nutzen um ein Guthaben aufzuladen. 3.3 Abmelden Wenn Sie die Sitzung beenden wollen, melden Sie sich bitte mit dem entsprechenden Button ab. Seite 7

8 3.4 Download der Software Hier können Sie unsere Software downloaden. Seite 8

9 4 Installatation 4.1 Download und Allgemeines Über das Kundencenter oder den Direktlink können Sie unsere Software downloaden. Die Datei hat eine komprimierte Größe von etwas über 30 MB. Speichern Sie die Software auf Ihrem PC. Abhängig von der Schnelligkeit Ihrer Internetverbindung, kann der Download einige Minuten dauern. Wir empfehlen nach dem Download die Datei zu entpacken und erst dann mit der Installation zu beginnen. Bitte beachten Sie unsere Systemvoraussetzungen, die im ersten Kapitel angeführt sind. Zur Installation werden auf dem PC 8 MB benötigt. Die vorausgesetzte Komponente.net Framework 2.0 befindet sich im Ordner ISSetupPrerequisites. Dieser wird nicht benötigt, wenn die Komponente bereits installiert ist. Zur Installation wird die setup.exe gestartet. Sollten Sie ein Softwareverteiltool oder Loginscripts zur Installation verwenden, steht die O-Post.at Drucker.msi Datei zur Verfügung. Seite 9

10 4.2 Manuelle Installation Öffnen Sie den Ordner opost aus Ihrem Downloadverzeichnis bzw. die komprimierte heruntergeladene Datei. Doppelklicken Sie auf setup.exe um das Setup der O-Post.at auszuführen. Der InstallShield Wizard hilft Ihnen bei der weiteren Installation, starten Sie den Installationsvorgang mit Weiter. Seite 10

11 Geben Sie anschließend Ihren Benutzernamen und die Organisation in der Sie tätig sind ein. Wählen Sie das Installationsverzeichnis aus, standardmäßig wird Ihnen der Ordner C:\Programme\Software Technologies\OPost\ vorgeschlagen. Wenn Sie damit einverstanden sind, bestätigen Sie mit Weiter. Seite 11

12 Installieren Sie nun das Programm. Mit dem Button Fertigstellen ist die Installation beendet. Wenn Sie das Kästchen zu Launch o-post.at Drucker angehackt haben, wird die Software gleich gestartet. Seite 12

13 5 Starten der Software Klicken Sie den Windows Start Button und wählen Sie unter den Programmen den Ordner O-Post.at aus. Hier haben Sie drei Optionen. 5.1 Briefvorlage Hier öffnen Sie die Datei Briefvorlage.doc, welche im Installationsordner gespeichert ist. Standardmäßig finden Sie Datei unter folgendem Pfad: C:\Programme\Software Technologies\OPost. Unsere Briefvorlage dient der Sicherstellung, dass Ihr Empfänger-Feld in der richtigen Höhe des Kuverts platziert wird. Ihre Daten als Absender sollten über dem Empfänger zu lesen sein um zu gewährleisten, dass nicht zustellbare Dokumente an Sie retourniert werden. Diese Vorlage können Sie jederzeit ändern und speichern. 5.2 O-Post.at Im Anmeldefenster geben Sie nun Ihren Benutzername und Ihr Passwort ein, dass Sie bei der Registrierung ausgewählt haben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Anmelden, die O-Post.at öffnet sich anschließend automatisch. Sollten Sie Ihre Logindaten vergessen haben, wenden Sie sich bitte per an Sollten Sie einen Proxyserver verwenden, können Sie die Einstellungen bei den Optionen einfügen. Seite 13

14 Achtung: Sollten Sie keine Internetverbindung haben oder die Proxyeinstellungen falsch sein, erhalten Sie die oben angeführte Fehlermeldung. 5.3 O-Post.at Druckerinstallation Hier können Sie den Drucker deinstallieren. Diese Funktion wird vor allem benötigt, wenn wir ein neues Release für Sie zur Verfügung stellen. Seite 14

15 6 Brief schreiben und Druckertreiber verwenden Schreiben Sie einen Brief, wie Sie es üblicherweise handhaben. Es besteht kein Unterschied zu Ihrer bisherigen Vorgehensweise. Klicken Sie auf Datei Drucken und wählen Sie den SWTOnlinePostamtPrinter als Drucker aus. Klicken Sie auf OK. Im Anschluss werden Sie automatisch in die Applikation eingeloggt, siehe Punkt 7 O- Post.at, Anwendung der Software. Seite 15

16 7 O-Post.at starten 7.1 Starten der Software Starten Sie die Anwendung und melden Sie sich mit Ihren Logindaten, die Sie im Kundencenter bei der Registrierung selbst gewählt haben, an. Sie können die Anmeldedaten speichern indem Sie ein Häkchen setzen im Feld Anmeldedaten merken. Klicken Sie auf Anmelden. Wichtig: Hierzu benötigen Sie eine Internetverbindung. 7.2 Optional Datentransfer Wenn Sie die Anwendung direkt starten, wird dieser Punkt übergangen und Sie kommen direkt zur Benutzeroberfläche. Wenn die Anwendung über den Druckertreiber gestartet wird, wie in Punkt 6 beschrieben, dann werden die Daten zuerst übertragen und danach wird die Benutzeroberfläche gestartet. Seite 16

17 8 Beschreibung der Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche besteht aus zwei Ebenen. Die erste Ebene die der Erledigung ihrer Aufträge, die zweite Ebene der Verwaltung. In der ersten Ebene, Aufträge, werden alle Optionen und Arbeitsschritte durchgeführt die für die Briefversendung wichtig sind. Hierzu gibt es folgende Funktionsgruppen: 1, Auftragsübersicht 2. Auftragsbearbeitung 3. Exportieren In der zweiten Ebene, der Verwaltung, können verwaltungstechnische Einstellungen getätigt werden. Hierzu gibt es folgende Funktionsgruppen: 1, Einstellungen 2. Benutzer Eine genaue Beschreibung befindet sich in den folgenden Kapiteln. Seite 17

18 9 Auftragsübersicht In den folgenden Unterpunkten werden alle Funktionen der Auftragsübersicht beschrieben. 9.1 offene Aufträge Hier sehen Sie alle Briefe, die von der Software ersterfasst wurden, also über den Druckertreiber zu uns übermittelt wurden und noch nicht zum Versand freigegeben wurden. Sie haben hier die Möglichkeit Ihre Post zu kontrollieren, zu bearbeiten und die Portokosten festzulegen. (Siehe Auftragsverwaltung) Für jeden an uns übermittelten Auftrag wird eine Auftragsnummer erstellt, der Name ihres Dokuments übernommen, das Erstelldatum und der Status als Offen angezeigt. Die weiteren Informationen wie Farbdruck, Duplex- oder Erlagscheindruck sowie der Ersteller des Auftrages werden hier aufgelistet. Zur Navigation finden Sie einen Scrollbalken am unteren Ende des Applikationsfensters. Seite 18

19 9.2 In Arbeit Hier werden alle Briefe angezeigt, die Sie für den Versand frei gegeben haben, aber von O-Post.at noch nicht versandt wurden. Die angezeigten Informationen entsprechen Ihren Festlegungen der gewünschten Druckart (Farbdruck, Duplexdruck, Schwarz-weiß-Druck, etc.) Zur Navigation finden Sie einen Scrollbalken am unteren Ende des Applikationsfensters. 9.3 Fertig Hier werden alle Briefe angezeigt, die Sie für den Versand frei gegeben haben und vom O-Post.at Team bereits zur Post gebracht wurden. Die angezeigten Informationen entsprechen denen, der Aufträge in Arbeit. Zur Navigation finden Sie einen Scrollbalken am unteren Ende des Applikationsfensters. 9.4 Alle Hier werden alle Briefe angezeigt, die die von unserer Software erfasst wurde. Die angezeigten Informationen entsprechen denen, allen Aufträgen. Der Status des Briefes, wie z.b. offen oder freigegeben wird in der Übersicht ebenfalls angezeigt. Zur Navigation finden Sie einen Scrollbalken am unteren Ende des Applikationsfensters. Seite 19

20 9.5 Filtern Sobald Sie auf den Button Filtern klicken erscheint die Filtereinstellung. Mit dem Button Neue Bedingung wird ein Argument hinzugefügt. Mit dem Button Lösche Bedingung wird das markierte Argument gelöscht. Mit dem Button Lösche alle Bedingungen werden alle Argumente gelöscht. Hier in diesem Beispiel werden alle farbigen Briefe mit der Auftragsnummer aufgelistet. In der ersten Spalte wird, mittels Drop-Down Auswahl, definiert welche Spalte abgefragt wird. In der zweiten Spalte wird, mittels Drop-Down Auswahl der Operator ausgewählt. In der dritten Spalte kann das Argument eingegeben werden. Danach klicken Sie auf Filter anwenden. Sie kommen zurück zur Liste und es werden nur die gefilterten Datensätze angezeigt. Seite 20

21 10 Auftragsbearbeitung Aufträge können nur im Status offen bearbeitet werden, d.h. alle offenen Aufträge in der Auftragsübersicht können beliebig verändert werden Bearbeiten Der Button Bearbeiten wird zur genaueren Defintionen Ihres Druckauftrages benötigt. Hier markieren Sie den Auftrag in der Auftragsübersicht und klicken Bearbeiten. Nun befinden Sie sich in den Auftragseinstellung. Hier können Sie folgende Auswahlen treffen: 1. Duplex: False bedeutet es wird nur die Vorderseite bedruckt. True bedeutet, dass beide Seiten des Papiers bedruckt werden. 2. Erlagschein False bedeutet, dass diese Option nicht verwendet wird. True bedeutet, dass ein Erlagschein gedruckt wird. Seite 21

22 3. Farbig False bedeutet, dass schwarz/weiß gedruckt wird. True bedeutet, dass ein Farbdruck gemacht wird. 4. Kommentar: Hier kann ein freier Text, wie z. B. eine genauere Auftragszuordnung für ein späteres Postbuch, geschrieben werden. 5. Kuvertauswahl: Hier kann zwischen verschiedenen Kuvertgrößen gewählt werden. 6. Porto: 7. Hier wird zwischen den verschiedenen Portoarten gewählt, also ob es z. B. ein eingeschriebener Brief ist, oder Porto für Briefe ins Ausland, etc Aufteilen eines Briefes Teilung eines Serienbriefes 1. Diese Funktion ist nur während des Bearbeitens eines Auftrages verfügbar. 2. Brief auswählen In dieser Abbildung wird gezeigt wie ihr Auftrag aussieht. In unserem Beispiel handelt es sich um einen Brief mit 4 Seiten. Diesen wollen wir nun aufteilen. Klicken Sie auf den Button Brief aufteilen und wählen Sie die entsprechende Zahl der zu erstellenden Einzielbriefe aus. Seite 22

23 3. Bestimmung des Seiteninhalts pro Kuvert In dieser Funktion werden Sie gefragt, wie viele Seiten pro Brief in einem Kuvert verschickt werden sollen. Bestimmen Sie die Anzahl und bestätigen Sie Ihre Wahl mittels Klick auf den Button Aufteilen. 4. Ergebnis der Teilung Sie sehen nun das Ergebnis Ihrer Teilung, 4 Briefe werden in 4 Kuverts aufgeteilt. Sie haben auch hier wieder die Möglichkeit ihren Auftrag vor dem Versand zu kontrollieren. Seite 23

24 10.3 Nachträglich einen Brief hinzufügen Mittels des Button Neuer Brief können Sie nachträglich den Brief nochmals teilen und einen weiteren Brief erstellen. Sie können mittels Anklicken der Seiten (Seite 1, Seite 2) dem neuen Brief eine Seite zuordnen. Seite 24

25 10.4 Auftrag speichern Mittels des Buttons Speichern können Sie nun Ihre Brief- und/oder Auftrags- Einstellungen abspeichern. Seite 25

26 10.5 Auftrag freigeben Wenn Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie nun Ihren Auftrag an uns übermitteln. Klicken Sie auf den Button Freigeben, erst jetzt entstehen Ihnen Kosten. Mit der Bestätigung Ihres Auftrages werden Ihnen gleichzeitig die entstandenen Kosten und ihr Restguthaben angezeigt. Nun drucken wir Ihren Auftrag aus, kuvertieren ihn und geben ihn zum Versand an die österreichische Post AG weiter. Seite 26

27 10.6 SMS oder Benachrichtigung bei Versand Sobald Ihr Auftrag von uns ausgedruckt, kuvertiert und - falls notwendig - sortiert wurde, erhalten Sie eine SMS, oder eine Benachrichtigung, dass Ihr Auftrag an die österreichische Post zum Versand weitergegeben wurde. Die Handynummer bzw. die E- Mail Adresse legen Sie bitte bei der Registrierung bzw. in der Benutzerverwaltung fest. 11 Export Mit diesen beiden Buttons können Sie jederzeit die Listenansichten ins Excel exportieren oder als.csv Datei speichern. Hierzu kann jede vorgefertigte Liste herangezogen werden, oder auch eine Listenansicht, die Sie über den Filter selbst definieren. Seite 27

28 12 Verwaltung 12.1 Benutzer Wenn Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie mittels Klick auf Verwaltung die Benutzer samt der dazugehörigen Berechtigungen in diesem Menü festlegen. Mittels Klick auf den jeweiligen Button können Sie Benutzer anlegen, löschen und verwalten. Mit dieser Funktion können Sie den verschiedensten Benutzern aus Ihrem Unternehmen das Recht geben, Aufträge an uns zu übermitteln. Folgende Rechte können vergeben werden: Firmenadministrator: true: Dieser Benutzer darf alle im Dokument beschriebenen Tätigkeiten durchführen -> Neue Benutzer hinzufügen und bearbeiten false: Dieser Benutzer darf nur Aufträge in das System speichern, eine Freigabe ist nur möglich, wenn der Benutzer das Recht Freigabeadministrator besitzt. Freigabeadministrator: true: Dieser Benutzer darf Aufträge freigeben. false: Dieser Benutzer darf nur Aufträge in das System speichern, diese aber nicht freigeben. Ihre -Adresse und Handynummer müssen Sie nur dann eintragen, wenn der Benutzer auch Versand-Benachrichtigungen von uns bekommen soll. Seite 28

29 12.2 Einstellungen Mittels der Settings können Sie die Voreinstellungen definieren. Das ist die Standardeinstellung für alle Auftragseingänge. Seite 29

30 12.3 Logfiles Mittels Klick auf den Button Log wird Ihnen das Logfile angezeigt. Diese Einträge werden von uns benötigt, falls das Programm Fehler zurückwirft, wie z. B. es kann keine Verbindung hergestellt werden, Seite 30