Aces C-ERP Solutions WinSpende Spendenverwaltung. Fundraising. Marketing.

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1 Aces C-ERP Solutions WinSpende Spendenverwaltung. Fundraising. Marketing. Inhaltsverzeichnis Übersicht 1 Funktionen im Überblick 2 Das Design der Anwendung 3 Flexible Vorlagen 3 Die Funktionen im Detail 4 Kontaktverwaltung 4 Förderkreise 4 Spendeneingang, Quittierung 4 Auswertung und Statistik 5 Kampagnen 5 Wie erhalte ich WinSpende? Editionen und Preise 5 Systemvoraussetzungen 6 Kontakt 6 Steigern Sie die Wirksamkeit der Spendenakquise Ihrer Organisation - mit Aces C-ERP WinSpende, der Komplettlösung für Spendenmanagement und Fundraising. Verwalten und organisieren Sie Ihre Spenderkontakte auf intelligente Art! Zahlreiche innovative Funktionen für komfortable Adressverwaltung und die schnelle und buchhaltungstechnisch korrekte Erfassung von Spendeneingängen sind nur ein Bestandteil der Anwendung. Buchen Sie Spenden einzelner Spender auf verschiedene Förderkreise oder verwalten Sie Kampagnen und werten Sie eingegangene Zuwendungen nach diesen Kampagnen aus. Erstellen Sie vorlagenbasierte Spendenquittungen (auch Sammelquittungen) und kampagnenbasierte Anschreiben (auch Dankschreiben), und analysieren Sie Spendeneingänge mit Hilfe von vielseitigen statistischen Auswertungen. Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die Einsatzgebiete, Stärken und Möglichkeiten der Anwendung sowie Informationen über die Verfügbarkeit und die Systemanforderungen, um diese Software optimal einzusetzen. Seite 1

2 WinSpende in Stichworten Datenbankbasiertes System zur Verwaltung von Spenderkontakten und zur Verwaltung von Spenden. Echtzeit-Aufbereitung aller verfügbaren Daten Transaktionelles Datenbankdesign für Datensicherheit im Mehrbenutzermodus Objektorientiertes Design: WinSpende stellt Arbeitsabläufe natürlich und intuitiv dar. Komfortable Funktionsvielfalt: CRM-Kontaktverwaltung von Personen, Organisationen und Förderkreisen, Erfassung und Darstellung von Spendeneingängen, Erstellung von offiziellen Spendenquittungen, journalbasierte und transaktionsgesicherte Spendendarstellung, Export- Möglichkeiten zur Buchhaltung, Statistik und Auswertung, Kampagnen für Fundraising und Akquise. Funktionen im Überblick Komfortables Spendenmanagement Mit WinSpende verwalten Sie Spender-Kontaktdaten auf einfachste Art und Weise. Das ausgeklügelte Kontaktmanagement erlaubt Ihnen die Erstellung und Pflege von Personen- und Organisationskontakten, Förderkreisen sowie die Verknüpfung von Personen mit Organisationen (CRM-Funktionalität). Zahlreiche Stammdatenfelder erlauben die Erfassung aller wichtiger Kontaktdaten, optional ist der Export der Kontaktdaten zu Microsoft Outlook über ein Outlook-Addin möglich. WinSpende führt zu jedem Spender Buch über Spendeneingänge, welche mit wenigen Mausklicks einfach erfasst werden können und dennoch vollständig journalbasiert und damit für Buchhaltungssysteme bereits in der entsprechenden Form vorgehalten werden. Spendeneingänge können typisiert und kategorisiert werden (z.b. nach Spendenzweck oder privat/kirchlich). Spendenquittungen werden je nach Bedarf des Spenders direkt oder als Sammelquittung erzeugt, selbstverständlich auf einem von Ihnen vorgegebenen Formular. Quittierte oder zur Buchhaltung exportierte Spenden werden für die Bearbeitung gesperrt, um Datenkonsistenz vorzuhalten Stornobuchungen sind aber selbstverständlich jederzeit möglich. Zahlreiche Auswertungs- und Statistikfunktionen erlauben die Auswertung der Spenden nach beliebigen Kriterien (Zeiträume, Höhe der Spenden, quittierte Spenden, Spenden nach Typ, Spenden nach Förderkreisen u.v.m.) Generieren Sie mehr Spendeneingänge und Spender mit der Kampagnenverwaltung! Automatische Serienbriefe (Dankschreiben, Akquise. Newsletter) können auf Basis von Microsoft Word-Serienbriefvorlagen einfach und effizient basierend auf automatischen oder manuellen Filtern erzeugt werden. Die Kontaktverwaltung ermöglicht komfortables Management von Personen, Organisationen und Förderkreisen. Verknüpfungen zwischen Personen und Organisationen sind problemlos möglich. Die Spendenerfassung erfolgt intuitiv und erlaubt die Erfassung zahlreicher Spendendaten zu jeder Spende. Für Spender können Frequenz der Quittungen und Vorlagen individuell festgelegt werden. Seite 2

3 Das Design der Anwendung Kundenmeinungen zu WinSpende Mit WinSpende wird die Verwaltung und Pflege der Spender meiner Einrichtung zum Kinderspiel! Das Design von WinSpende ist objektorientiert. Dies bedeutet, der Nutzer orientiert sich nicht anhand langer, datenbanktechnisch aufbereiteter Listen und Tabellen, sondern anhand grafischer Objekte, die eine Entsprechung zur Wirklichkeit haben. Schließlich ist eine Spende oder eine Spendenquittung auch ein wenn auch nicht grafisches Objekt, welches als Dokument auf Ihrem Schreibtisch liegt. Dank der Spendenauswertung weiß ich immer genau, was die aktuellste Kampagne für unsere Einrichtung eingebracht hat Spenderdetails mit allen erfassten Spenden für den aktuellen Kontakt Spendenquittung für eine Spende mit PDF- Vorschau-Ansicht. Die Oberfläche von WinSpende entspricht den gängigen Office-Anwendungen des Hauses Microsoft. Dies stellt sicher, dass der Einlern-Aufwand bei der ersten Benutzung der Software minimal ist, wenn man bereits mit den aktuellen Office Anwendungen gearbeitet hat. Der moderne Look der WinSpende-Oberfläche mit klaren Menü- und Listenstrukturen ist von Windows XP bis zu Windows 8 stets identisch. Flexible Vorlagen Die für Spendenquittungen verwendeten Vorlagen basieren auf XSLFO. Diese Vorlagen-Beschreibungssprache ermöglicht eine Erstellung Ihrer Spendenquittungs- Formulare in elektronischer Form. Vorlagen für Kampagnen basieren auf Microsoft Office-Serienbrief-Vorlagen. Sie können diese Vorlagen jederzeit selbst erstellen, verwalten und an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Die Daten aus WinSpende werden in die Word-Vorlagen über die normale Serienbrief-Technologie eingefügt natürlich vollständig automatisiert und auf nur einen Mausklick von Ihnen hin. Seite 3

4 Die Funktionen im Detail Die folgende Liste beschreibt einen kleinen Teil der in WinSpende und den verfügbaren Zusatzmodulen verfügbaren Funktionen. Für eine umfangreiche Darstellung aller Funktionen der Anwendung ist jederzeit eine Live-Demonstration möglich. Kontaktverwaltung CRM-System zur Verwaltung von Organisations- und Personenkontakten mit Verknüpfungen. Erfassung zahlreicher Stammdaten möglich. Darstellung aller Spendeneingänge zu einem Kontakt (mit Status, ob quittiert und zur Buchhaltung exportiert), direkte Spendenerfassung aus einem Kontakt möglich. Frei definierbare Kontakteordner mit benutzerdefinierten Filtern (z.b. nach Spendertyp, Kategorie, Spendenhöhe, Mitgliedschaft in Förderkreisen etc.). Dynamische Kontaktsuche in den Kontaktlisten, Anzeige der letzten Spende und der Gesamtspenden in den Kontaktlisten. Direkter Aufruf detaillierter Spendenstatistik, Kontakthistorie Wiedervorlage und vieles mehr. Druck und Export-Möglichkeit (Microsoft Excel) aller Listen mit benutzerdefinierter Spaltenkonfiguration. Förderkreise Möglichkeit zur Erstellung beliebig vieler Förderkreise und zur Zuordnung von Spendern zu den Förderkreisen. Erfassung von Spenden auf Förderkreise bezogen und Auswertung der Spendeneingänge nach Förderkreisen. Spendeneingang, und Erstellung von Spendenquittungen Erfassung von Spendeneingängen für Kontakte (Spender). Zuordnung der Spenden zu Förderkreisen, die für diesen Kontakt zugeordnet sind. Angabe von Spendenhöhe, Spendentyp (frei definierbare Liste), Spendenzweck. Workflow-Aufgaben zur Quittierung der Spende (durch Erstellung von Spendenquittungen) sowie zur Freigabe für die Buchhaltung. Einfache Nachverfolgung des Status jeder Spende in der Spendenliste des Kontaktes und der globalen Spendenliste (schon quittiert? Schon gebucht?). Journalbasierte Buchung der Spendeneingänge mit Storno-Möglichkeit. Angabe des Quittungsintervalls (bei jeder Spende, manuell, einmal jährlich) für jeden Spender möglich. Wiedervorlage für Spender, bei denen eine Quittung ausstehend ist. Erstellung von Spendenquittungen als PDF-Dokument oder direkt als Ausdruck basierend auf individuellem Formular. Ordner für Auflistung von Spenden mit erweitertem Filter (Spendenfilterung für Zeitraum, Förderkreis, Spendentyp, Quittungsstatus etc.). Seite 4

5 Die Funktionen im Detail (Fortsetzung) Auswertung und Statistik Übersichts-Statistik an allen Stellen, an denen sie gebraucht wird: Anzeige der letzten Spende und der Gesamtspenden pro Spender in Kontaktlisten, Anzeige der eingegangenen Spenden und der quittierten Spenden pro Spender in detaillierter Tabelle des jeweiligen Spenders. Statistische Auswertungs-Listen: Liste aller Spendeneingänge, filterbar nach zahlreichen Kriterien (Zeitraum, Förderkreis, Spendentyp, Höhe der Spende, Kategorie des Spenders etc.). Listen-Auswertung von Spendern des aktuellen Jahres Vorjahres, eines bestimmten Zeitraumes. Spender-Einzelstatistik: Spenden eines Spenders aufgeschlüsselt nach frei definierbarem Zeitraum, Förderkreis-Zugehörigkeit, Spendentyp. Anzeige der kleinsten und größten Spende im Zeitraum, Durchschnitt der Spendenhöhe und der Spendenintervalle. Darstellung der Spendeneingänge nach Förderkreis und Spendentyp als grafische Darstellung (Kreisdiagramm). Echtzeit-Aktualisierung der Statistik bei Änderung des Auswertungs-Zeitraumes. Kampagnen Erstellung von Kampagnen zur Erstellung von Serienbriefen. Angabe der Kampagnendauer und Zuweisung einer Briefvorlage (Microsoft Word Serienbrief-Masterdokument). Zuweisen von relevanten Kontakten zu Kampagnen über Kontakte-Suchordner, dynamische Schnellauswahl oder manuell. Entfernen einzelner nicht benötigter Kontakte aus der Kampagnen-Kontaktliste jederzeit möglich. Erstellen des Word-Dokuments der Kampagne auf Knopfdruck ohne weitere Notwendigkeit der Konfiguration in Microsoft Word. Word-Vorlagen können beliebig erstellt und formatiert werden. Die Verbindung zu WinSpende erfolgt durch die bekannten Serienbrief-Funktionen. Vorlagen können für mehrere Kampagnen wiederverwendet werden. Editionen und Preise von WinSpende WinSpende wird in einer Einzelplatz- und in einer Mehrplatz-Version angeboten. Die Einzelplatz-Version erlaubt den Zugriff auf die WinSpende-Daten für eine Person gleichzeitig. Alle oben beschriebenen Funktionen stehen zur Verfügung. Der Preis für eine Einzelplatz-Version beträgt 390,- zzgl. MwSt. (464,10 inkl. MwSt.) Die Mehrplatz-Version erlaubt den Zugriff auf die WinSpende-Daten durch bis zu 3 Personen an drei Arbeitsplätzen gleichzeitig. Alle oben beschriebenen Funktionen stehen zur Verfügung. Der Preis für die Mehrplatz-Version beträgt 680,- zzgl. MwSt. (809,20 inkl. MwSt.) Bei einem Bedarf von mehr als 3 gleichzeitigen Benutzern oder für eine Anfrage nach Rabattaktionen können Sie jederzeit mit Aces für individuelle Konditionen Kontakt aufnehmen. Seite 5

6 Systemvoraussetzungen Um WinSpende einsetzen zu können, benötigen Sie folgende Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen: Voraussetzungen für die netzwerkfähige Mehrbenutzerlizenz Ein Computernetzwerk auf Basis von Microsoft Windows Server 2003 R2 oder höher. Für kleinere Büro- Netzwerke wird die Verwendung von Microsoft Small Business Server 2008 Standard Edition oder höher empfohlen. Das Serversystem sollte über mindestens 4 GB Arbeitsspeicher verfügen. Eine Domänenstruktur auf Active Directory-Basis wird aufgrund der Benutzerverwaltung empfohlen. Arbeitsplatz-PCs basierend auf Microsoft Windows XP SP3 oder höher mit mind. 2GB RAM und installierten Microsoft.NET Framework 1.1, Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 und der aktuellen Java Runtime Library (bei Nutzung des ApacheFOP-Prozessors). Ein moderner Mehrkern-Prozessor wird empfohlen. Alternativ Nutzung von Microsoft Terminal Server 2003 oder höher und RDP-kompatiblen Clients (RDP 6 oder höher empfohlen). Microsoft SQL-Server 2005 Express Edition oder höher als Serverkomponente, installiert mit Netzwerkzugriff auf dem Server. Mindestens 1 GB freier Speicherplatz für zentrale Datenablage auf dem Server. Voraussetzungen für die Einzelplatz-Lizenz Einen Arbeitsplatz-PC basierend auf Microsoft Windows XP SP3 oder höher mit mind. 2GB RAM und installierten Microsoft.NET Framework 1.1, Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 und der aktuellen Java Runtime Library (bei Nutzung des ApacheFOP-Prozessors). Ein leistungsstarker Mehrkern-Prozessor wird empfohlen. Microsoft SQL-Server 2005 Express Edition oder höher als Serverkomponente, lokal installiert auf dem Arbeitsplatz-Rechner. Mindestens 1 GB freier Speicherplatz für zentrale Datenablage auf dem Arbeitsplatz-PC. Die Mitgliedschaft des Arbeitsplatz-PCs in einer Active Directory Domäne wird wegen der vereinfachten Benutzerverwaltung empfohlen. Interesse? Kontaktieren Sie uns noch heute! Ihre persönlichen Ansprechpartner zu WinSpende stehen jederzeit für Sie zur Verfügung. Kontaktieren Sie einfach telefonisch oder per Mail: Joachim Blank Rene Jung Leitung Software-Entwicklung Bereitstellung und Support Tel.: (07141) Tel.: (07141) jblank@aces-online.de jung@aces-online.de Aces IT-Systemlösungen (IT-Solutions) ist Ihr kompetenter Ansprechpartner für IT-Dienstleistungen aller Art. Bei der Beratung, Planung, Einrichtung und Administration von Unternehmensnetzwerken aller Art blicken wir auf ein breit gefächertes Know-How zurück und erarbeiten zuverlässige Lösungsstrategien für auftretende Probleme und Anforderungen. Im Bereich der Software-Entwicklung haben wir uns spezialisiert auf relationale, transaktionelle Datenbanksysteme für die Umsetzung von geschäftskritischen Prozessen und die Modellierung von Geschäftslogik in objektorientierte Benutzeroberflächen. WinSpende Broschüre/Datenblatt Herausgegeben von Aces IT-Systemlösungen, Januar Alle erwähnten Markenzeichen von Dritten sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Seite 6