Studie DIGITALE PROZESSE. Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen

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1 Studie Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen

2 1 EINLEITUNG 2 PURCHASE-TO-PAY-PROZESS 3 DEZENTRALE VS. ZENTRALE BESCHAFFUNG 4 PAPIER ADÉ? 5 DIGITALE BESCHAFFUNG 6 DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG 7 EINSPARPOTENZIAL 8 ZUGEWINN AN EFFIZIENZ 9 FAZIT Einleitung Gut beraten sind Unternehmen, die die Prozessautomatisierung vorantreiben. Das betrifft auch Prozesse der Beschaffung und Rechnungsverwaltung. Denn finden die einzelnen Vorgänge manuell statt, kostet dies einen hohen Zeit- und Personalaufwand. Ein digitaler Workflow über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess, von der Bedarfsermittlung über die Lieferung bis hin zur Rechnungsverwaltung und Zahlung, bringt vielfältige Vorteile und lohnt sich für die Unternehmen. Das Arbeiten wird für alle Beteiligten leichter und effizienter, Fehler lassen sich reduzieren und Prozesse werden beschleunigt. Darüber hinaus schaffen digitale Prozesse Transparenz. Informationen zu möglichen Lieferanten, Verträge und Rechnungen sind digital abgelegt und schnell auffindbar. Über Abteilungen und Standorte hinweg können alle Beteiligten problemlos ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen. Nicht nur größere Unternehmen mit vielen Filialen und Standorten können einen umfangreichen Mehrwert aus der digitalen Transformation ziehen, auch kleinere Unternehmen profitieren gleichermaßen davon. Softwarehersteller bieten eine Vielzahl an Lösungen für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess, von der Bedarfsermittlung, über das Vertragsmanagement bis zur Rechnungsprüfung und -verarbeitung, an. Damit lässt sich der umfassende Prozess für Unternehmen und Verwaltungen produktiver und effizienter gestalten. Gehören manuelle Prozesse und papierbasierter Vorgänge bei der Beschaffung von Gütern oder bei Rechnungsabläufen in Unternehmen der Vergangenheit an? Wie weit ist die digitale Transformation im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses in den Unternehmen fortgeschritten? Welchen Stellenwert haben bereits digitale Prozesse bei der Beschaffung von Gütern und in der anschließenden Rechnungsverwaltung? Welchen Nutzen sehen die Unternehmen im digitalen Workflow und wie wird das Einsparpotenzial eingeschätzt? Antworten auf diese und weitere Fragen gibt die Studie Digitale Prozesse Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen, die von techconsult im Auftrag von Ceyoniq konzipiert und durchgeführt wurde. Hinweise COPYRIGHT Diese Studie wurde von der techconsult GmbH verfasst und von der Ceyoniq Technology GmbH unterstützt. Die darin enthaltenen Daten und Informationen wurden gewissenhaft und mit größtmöglicher Sorgfalt nach wissenschaftlichen Grundsätzen ermittelt. Für deren Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Garantie übernommen werden. Alle Rechte am Inhalt dieser Studie liegen bei der techconsult GmbH. Vervielfältigungen, auch auszugsweise, sind nur mit schriftlicher Genehmigung der techconsult GmbH gestattet. DISCLAIMER Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen etc. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. In dieser Studie gemachte Referenzen zu irgendeinem spezifischen kommerziellen Produkt, Prozess oder Service durch Markennamen, Handelsmarken, Herstellerbezeichnung etc. bedeuten in keiner Weise eine Bevorzugung durch die techconsult GmbH.

3 Purchase-to-Pay-Prozess Dezentrale vs. zentrale Beschaffung BESCHAFFUNG Bedarfsmeldung Prüfung und Freigabe Bestellung Wareneingang /Warenerfassung Bedarfsmeldung Prüfung und Freigabe RECHNUNGSMANAGEMENT Rechnungseingang und Rechnungserfassung Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Zahlung Rechnungseingang und Rechnungserfassung Rechnungsprüfung Unternehmen weisen zur Beschaffung von Gütern unterschiedliche Organisationsstrukturen auf. Ist die Beschaffung von Gütern zentral organisiert, erfolgt dies meist durch eine für den Einkauf zuständige Abteilung. Vorteile der zentralen Beschaffung sind beispielsweise die Bündelung von Bedarfen, die Optimierung der Einkaufskonditionen durch Synergieeffekte und das Abschließen von Rahmenverträgen zu meist günstigeren Konditionen. Der zentrale Einkauf stärkt darüber hinaus auch die Position des Unternehmens gegenüber den Lieferanten. Denn durch Volumenverträge und langfristige Geschäftsbeziehungen lassen sich in der Regel gute Konditionen aushandeln. Doch werden Lieferungen schnell benötigt, wie es beispielsweise bei Verbrauchsgütern bzw. kurzfristig wiederkehrenden Gütern der Fall ist, ist der zentrale Weg über den Einkauf oft zu lang und es wird die dezentrale Beschaffung bevorzugt. Der Einkauf wird dort durch die Verantwortlichen in den einzelnen Abteilungen, Standorten oder Filialen selbst organisiert. Die teilweise langen Verwaltungswege von den Abteilungen bis zum Einkauf werden umgangen und die Lieferungen treffen schneller in den Abteilungen an Ort und Stelle ein. Für die Wirtschaftlichkeit werden die zu beschaffenden Güter in A-, B- und C-Gruppen klassifiziert. So lässt sich leichter entscheiden, auf welche Güter der Schwerpunkt zu legen ist. Im Rahmen der vorliegenden Studie wurde das Augenmerk jedoch nicht auf A-, B- und C- Güter gelegt, sondern auf die Lebensdauer der Güter. Heißt, es wurde nach langlebigen und kurzlebigen Gütern unterschieden. Die Beschaffung von langlebigen und zumeist auch teureren Gütern müssen strategisch geplant werden. Hierzu gehören in der Regel die A-Güter, die einen hohen Wertanteil, aber geringen Mengenanteil besitzen. Die strategische und frühe Planung ist wichtig für die rechtzeitige Budgetierung und Bereitstellung der Gelder. Die Beschaffung von langlebigen Gütern, wie den Investitionsgütern, wird in den Unternehmen überwiegend zentral (67 Prozent) organisiert. Dennoch gibt es auch hier einen Anteil von knapp einem Drittel, der diese Güter auf Grund der individuellen Marktnähe dezentral bezieht. Die Beschaffung von kurzlebigen Gütern, wie beispielsweise Verschleißteile, Betriebsstoffe, Verbrauchsgüter oder C-Teile mit einem niedrigen Wertanteil, dafür hohen Mengenanteil, werden mehrheitlich (54 Prozent) von den Unternehmen dezentral organisiert. Je größer das Unternehmen umso mehr Standorte oder Filialen gibt es und umso eher wird die dezentrale Methode gewählt. Das führt gerade in größeren Unternehmen mit mehr Standorten oder Filialen zu Wildwuchs und Intransparenz. Erstrebenswert für die Unternehmen ist eine Softwarelösung, die den gesamten Workflow des Purchase-to-Pay-Prozesses digitalisiert, sowohl was die Beschaffung langlebiger Güter betrifft als auch die Beschaffung kurzlebiger Güter. Denn je höher der Automatisierungsgrad, desto kürzer sind die Bearbeitungsprozesse. Lieferantenauswahl Rechnungsfreigabe BESCHAFFUNGSPROZESSE Vertragsmanagement Zahlung KURZLEBIGE GÜTER 29 % 25 % 34 % 33 % Bestellung LANGLEBIGE GÜTER 12 % 20 % 22 % 24 % Dezentral Vorwiegend dezentral Vorwiegend zentral Zentral Wareneingang und Warenerfassung

4 Papier adé? Digitale Workflows rund um die Beschaffung von der Bedarfsanalyse, der Lieferantenauswahl und dem Vertragsmanagement bis hin zur Rechnungsverarbeitung bieten den Unternehmen große Potenziale. Doch die Ergebnisse zeigen, nicht in jedem Unternehmen sind entsprechende Softwarelösungen für eine durchgängige Automatisierung im Einsatz. Papierrechnungen sind trotz der voranschreitenden Digitalisierung durchaus noch gängige Praxis. In Unternehmen ohne eine digitale Lösung für das Rechnungsmanagement können elektronische Rechnungen ihr Potenzial aber nicht entfalten. Die Automatisierung nimmt zwar tendenziell mit der Unternehmensgröße bzw. mit der Anzahl an Standorten und Filialen zu, dennoch gibt es auch in großen Unternehmen, mit 100 und mehr Standorten noch immer papierbasierte Prozesse. Eine Software zur Rechnungseingangsbearbeitung ist bei nur 62 Prozent vorhanden. Im Durchschnitt aller Unternehmen sind es 51 Prozent. Ein weiterer wichtiger Bereich in Bezug auf die digitale Transformation, mit dem Ziel papierbasierte Prozesse zu minimieren, ist die elektronische Archivierung. Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus betrieblichen oder steuerrechtlichen Belangen von Bestellungen, Verträgen, Rechnungen oder ähnlichen Dokumenten und können sehr unterschiedlich sein. In elektronischer Form lassen sich Archivierungs- und Löschfristen deutlich leichter managen. Doch nicht jedes Unternehmen hat eine elektronische Archivierung umgesetzt. Noch stauben Schränke voller Akten und Rechnungsordner in Büroräumen vor sich hin. Eine Software zur elektronischen Archivierung haben knapp sechs von zehn Unternehmen im Einsatz. Ein automatisiertes Vertragsmanagement gibt es nur in vier von zehn Unternehmen. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Softwareseitig unterstützt werden die Verträge sicher und zentral aufbewahrt, Daten und Dokumente gehen so nicht verloren. Darüber hinaus führen automatische Erinnerungsfunktionen an Fristen und Termine zu einer besseren Übersicht über die Laufzeiten und gewährleisten ein rechtzeitiges Kündigen oder Verlängern der Verträge. Gerade bei einer hohen Anzahl von Verträgen, ist es umso wichtiger die Übersicht zu behalten. HEMMNISSE Nur ein Viertel der befragten Unternehmen sieht keine Gründe, die gegen den Einsatz einer elektronischen Rechnungseingangslösung sprechen.bei den übrigen Unternehmen stößt der Einsatz einer elektronischen Rechnungseingangslösung auf grundlegende Hemmnisse. Für 24 Prozent der befragten Unternehmen ist das fehlende technische Verständnis ein entscheidender Hinderungsgrund. 22 Prozent befürchten eine zunehmende Komplexität und 17 Prozent der Befragten sehen in der Einführung der Lösung eine zu große technische Herausforderung. HINDERUNGSGRÜNDE FÜR EINE ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSEINGANGSLÖSUNG Ich sehe keine Gründe gegen den Einsatz Die Bedenken in dieser Hinsicht kommen vor allem aus der IT-Abteilung. Dort sind es 26 Prozent der IT-Verantwortlichen, bei denen der digitale Worklow unter anderem an technischen Hürden scheitert. Eine weitere Schwierigkeit ist das Aufbringen des erforderlichen Budgets. 23 Prozent der Unternehmen gaben an, finanzielle Einschränkungen ständen der Freigabe eines Budgets für die digitale Transformation entgegen. Die finanziellen Bedenken kommen vor allem aus der Einkaufsabteilung. 25 % Fehlendes technisches Knowhow 24 % SOFTWARE-EINSATZ FÜR BESCHAFFUNG UND RECHNUNGSVERARBEITUNG Budget fehlt 23 % 56 % 51 % 50 % Zunehmende Komplexität 22 % Elektronische Archivierung (inkl. Archivierung) Digitale Rechnungseingangsverarbeitung Elektronische Akte (Personal/Kunden/ Lieferanten) Einführung ist zu große technische Herausforderung für uns Befürchtung, dass Arbeitsplätze wegfallen 17 % 16 % Mehrfachnennungen 50 % 42 % 19 % Dokumentenmanagement Digitale Lösung für Vertragsmanagement Enterprise Information Management (EIM) Mehrfachnennungen

5 Digitale Beschaffung Elektronische Lösungen automatisieren zunehmend den Beschaffungsprozess. Das Recherchieren von Bezugsquellen und das anschließende manuelle Auslösen einer Bestellaufgabe gehören in vielen Unternehmen bereits der Vergangenheit an. Doch die Studienergebnisse zeigen: noch gibt es Luft nach oben. Von den Beschaffungsprozessen ist die Bedarfsmeldung derzeit am wenigsten automatisiert. 54 Prozentpunkte beträgt die durchschnittliche Einschätzung des Digitalisierungsgrades auf einer Skala von 0 bis 100 Prozentpunkten. Wobei 0 einer manuellen papierbasierten Bearbeitung und 100 Prozent einem vollständig durchgehenden digitalen Ablauf entspricht. Die Automatisierung des Bestellprozesses ist mit einem Digitalisierungsgrad von durchschnittlich 60 Prozentpunkten am meisten fortgeschritten. Bei einer vollumfassenden Automatisierung des Bestellvorgangs kommunizieren Mitarbeiter in elektronischer Form eine Bedarfsmeldung. Die Bedarfsmeldung erfolgt über eine zentrale Eingabe. Mögliche Lieferanten sind bereits im System elektronisch hinterlegt. So wird ein Workflow in Gang gesetzt, der den gesamten Bestellvorgang umfasst von der Genehmigung über die Lieferantenauswahl bis hin zur Bestellung und der Erfassung des Wareneingangs. Zudem werden im gesamten Prozess und über alle Schnittstellen hinweg die Dokumente revisionssicher abgelegt. Das beschleunigt die Prozesse, spart Zeit und erhöht die Zufriedenheit der Abteilungen. DIGITALISIERUNGSGRAD DER BESCHAFFUNGSPROZESSE Bedarfsmeldung 54 Prüfung und Freigabe 58 Bestellung 60 Wareneingang und Warenerfassung 58 Skala von 0% - Manuell/papierbasiert bis 100% - Maximal/vollständig digitalisiert DAUER DER BESCHAFFUNGSPROZESSE Der digitale Workflow der Beschaffungsprozesse trägt zur Beschleunigung bei. Nur so wird ein Zugriff der Beteiligten auf alle notwendigen Informationen in den jeweiligen Prozessschritten möglich. Bei Problemen und Rückfragen kann schneller reagiert werden. Gerade in der Beschaffung ist das ein wichtiger Aspekt. Nicht jedes Unternehmen ist mit dem zeitlichen Durchlauf des Beschaffungsprozesses von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang derzeit zufrieden. Optimal läuft es nur bei durchschnittlich etwa 25 Prozent der Unternehmen. Vier von zehn haben sich mit der Dauer des Prozesses arrangiert und halten dies für angemessen. Ein Viertel der Unternehmen wünscht sich einen schnelleren Prozessverlauf. Aus Sicht der Fachabteilungen ist es vor allem der Einkauf, dem die Durchlaufzeit zu lang ist. Insbesondere muss die Prüfung und Freigabe des Bedarfs aus Sicht des Einkaufs viel schneller erfolgen. Nur 10 Prozent der Einkäufer hält die Durchlaufzeit für optimal. Im Durchschnitt aller Befragten sind es 22 Prozent. Die Zufriedenheit mit der Beschaffungsdauer ist abhängig vom Grad der Digitalisierung. Die Ergebnisse zeigen: Je höher der Digitalisierungsgrad umso optimaler bzw. zufriedener sind die Unternehmen mit der Dauer der Beschaffungsprozesse. Oder umgekehrt ausgedrückt, die Unternehmen, die eine optimale Dauer vorweisen, haben einen deutlich höheren Digitalisierungsgrad. ZUSAMMENHANG DER ZEITLICHEN DAUER UND DEM DIGITALISIERUNGSGRAD (%) Optimal 61 Dauer angemessen 60 Könnten schneller gehen 53 Viel zu lang 46 ZEITLICHE DAUER DER BESCHAFFUNGSPROZESSE Optimal Dauer angemessen Könnte schneller gehen Viel zu lang Keine Angabe 4 % 3 % 4 % 3 % 3 % 6 % 7 % 3 % 21 % 29 % 22 % 27 % 47 % 39 % 40 % 46 % 25 % 22 % 27 % 21 % Bedarfsmeldung Prüfung und Freigabe Bestellung Wareneingang und Warenerfassung

6 Digitale Rechnungsverarbeitung Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist eine tägliche Herausforderung für jedes Unternehmen. Je nach Größe eines Unternehmens, können Unmengen an Rechnungen ins Haus flattern. Knapp jedes zweite Unternehmen gab an, monatlich mehr als 250 Rechnungen zu verarbeiten. Bei mehr als einem Drittel sind sogar über 500 Rechnungen im Monat zu prüfen und zu verwalten. In diesen Unternehmen entsteht ein hoher Verwaltungsaufwand. Eine vollumfängliche digitale Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst das elektronische Auslesen der Rechnungen, eine automatisierte Klassifizierung der Rechnungen ebenso wie die Kontierung, die Freigabe und die Zahlung. Hinzu kommt die umfassende Verwaltung aller relevanten Dokumente, wie Lieferscheine, s oder Verträge, die an einem definierten Ort abgelegt und schnell auffindbar sind. Ein manueller Eingriff in diesen Prozess ist nicht notwendig. Auch Rückfragen, Notizen und Wiedervorlagen lassen sich digital abbilden. Der gesamte Rechnungsworkflow findet automatisiert statt. Eine automatisierte Rechnungsverwaltung birgt ein hohes Effizienzpotenzial, das noch nicht jedes Unternehmen ausgeschöpft hat. Im Durchschnitt liegt der Digitalisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung bei 56 Prozentpunkten. Am weitesten digital fortgeschritten ist der Zahlungsprozess mit 63 Prozentpunkten. Schlusslicht bildet der Rechnungseingang mit nur 51 Prozentpunkten. DIGITALISIERUNGSGRAD DER RECHNUNGSVERARBEITUNG Rechnungseingang und Rechnungserfassung 51 Rechnungsprüfung 54 Rechnungsfreigabe 57 Zahlung 63 Skala von 0% - Manuell/papierbasiert bis 100% - Maximal/vollständig digitalisiert DAUER DER RECHNUNGSABLÄUFE Bei Betrachtung der Gesamtdauer des Rechnungsmanagements, läuft es im Durchschnitt nur bei einem knappen Viertel optimal. Etwa vier von zehn der Befragten halten die Dauer noch für angemessen. Inakzeptabel und zu lang ist die Dauer der Rechnungsabläufe für knapp ein Drittel der Unternehmen. Unternehmen, deren Rechnungsabläufe zentral organisiert sind, sind tendenziell mit der Dauer des Prozesses weniger zufrieden als diejenigen, die ihren Einkauf dezentral organisiert haben. Gravierende Unterschiede gibt es in erster Linie bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Etwa jedes zweite Unternehmen mit zentralen Beschaffungsstrukturen wünscht sich ein schnelleres Vorgehen bei der Rechnungsprüfung und Freigabe. 70 Prozent sind es in den Unternehmen mit dezentralen Beschaffungsstrukturen. Der Freigabeprozess ist bei dezentralen Beschaffungsstrukturen im Vergleich zu zentralen Strukturen deutlich langsamer. Unterschiede gibt es auch zwischen der Fachabteilungen. Vor allem der Einkauf wünscht sich ein deutlich schnelleres Vorgehen. Kritikpunkt ist vor allem die Rechnungsprüfung, deren Zeit 59 Prozent der Einkäufer als zu lang empfinden. Im Controlling sind es dagegen nur 21 Prozent, die sich eine schnellere Freigabe der Rechnungen wünschen. ZUSAMMENHANG DER ZEITLICHEN DAUER UND DEM DIGITALISIERUNGSGRAD (%) Optimal 65 Dauer angemessen 58 Könnten schneller gehen 46 Viel zu lang 48 ZEITLICHE DAUER DER RECHNUNGSABLÄUFE Optimal Dauer angemessen Könnte schneller gehen Viel zu lang Keine Angabe 3 % 3 % 2 % 3 % 6 % 8 % 7 % 5% 22 % 26 % 26 % 21 % 45 % 41 % 44 % 43 % 24 % 22 % 21 % 28 % Rechnungseingang und Rechnungserfassung Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Zahlung

7 Einsparpotenzial Zugewinn an Effizienz Den Unternehmen ist bewusst, dass eine umfassende und vollständige Digitalisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses zu Einsparpotenzialen auf zeitlicher und finanzieller Ebene führt. Denn eine manuelle Bearbeitung ist sehr arbeits- und zeitintensiv. BESCHAFFUNGSPROZESSE Innerhalb der Beschaffungsprozesse sehen die Befragten durch die digitale Transformation ein durchschnittliches zeitliches Einsparpotenzial von 42 Prozent. Im Idealfall greifen die Prozessabläufe so ineinander, dass die Systeme auf Seiten der Lieferanten und auf Seiten der einkaufenden Unternehmen aufeinander abgestimmt sind. So sieht das einkaufende Unternehmen, ob die gewünschten Güter vorhanden sind und wann die Lieferung erfolgt. EINSPARPOTENZIAL DURCH VOLLSTÄNDIGE DIGITALISIERUNG Bedarfsmeldung 39 Im Durchschnitt wird bei einem Idealzustand, das bedeutet eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung, ein zeitliches Einsparpotenzial von etwa 40 Prozent gesehen. RECHNUNGSVERARBEITUNG Signifikant ist das Einsparpotenzial auch bei der Rechnungsverarbeitung. Im Durchschnitt wird durch eine automatisierte Rechnungserfassung über die Freigabe bis hin zu Zahlung eine Reduzierung der Durchlaufzeit von 43 Prozent gesehen. Vor allem in großen Unternehmen mahlen die Mühlen meist langsam. Unternehmen mit bis PCs erwarten durch eine vollständige Digitalisierung, dass beispielsweise die Rechnungsfreigabe nur die Hälfte der Zeit in Anspruch nehmen wird. Rechnungseingang und Rechnungserfassung 43 Auch wenn noch nicht alle Prozesse in jedem Unternehmen digitalisiert sind, kennen und schätzen die für die Rechnungsverarbeitung verantwortlichen Mitarbeiter den Mehrwert, den die Digitalisierung für ihre Abteilung bietet. Die Vorteile sind vielfältig. Der Zugewinn an Transparenz in den einzelnen Vorgängen ist der meistgenannte Nutzen. 57 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass digitale Technologien gute Ansätze dafür bieten. In elektronischer Form wandern die Rechnungen nicht von Schreibtisch zu Schreibtisch, sondern alle involvierten Mitarbeiter können sie am Bildschirm parallel einsehen, bearbeiten oder revisionssicher freigeben. Durch die Bündelung aller nötigen Informationen und Dokumente an zentraler Stelle, können relevante Informationen und Dokumente sehr schnell gefunden werden. Das erhöht zugleich die Auskunftsfähigkeit. Die Beschleunigung des Freigabeprozesses ist ein weiterer wichtiger und häufig genannter Vorzug der digitalen Transformation des Purchase-to-Pay-Prozesses. Werden Eingangsrechnungen manuell bearbeitet und bis zur Freigabe von Büro zu Büro getragen, kostet das einen enormen Zeitaufwand und ist dazu noch sehr fehleranfällig. Von automatisierten Abläufen versprechen sich 55 Prozent der Befragten eine Beschleunigung des Freigabeprozesses und 45 Prozent eine Reduzierung der Fehleranfälligkeit. Fünf von zehn Befragten gehen davon aus, dass sich durch den Einsatz einer Software, administrative Routineaufgaben bei der Rechnungserfassung und -verarbeitung automatisieren lassen. Auch das trägt zur Effektivität und Produktivität bei. Für die Unternehmen entfallen darüber hinaus komplexe Migrationsprozesse bei der Softwareeinführung. ECM-Hersteller bieten eine einfache Einbindung der Software in alle bestehenden Systeme an, denn für elektronische Rechnungen gilt Technologieneutralität und Wahlfreiheit in Format und Übertragungsweg. Ebenfalls zu beachten ist, dass alle Behörden ab diesem Jahr (2020) dazu verpflichtet sind, elektronische Rechnungen anzunehmen. Prüfung und Freigabe Bestellung Wareneingang und Warenerfassung Zahlung 44 Skala von 0% - Kein Einsparpotential bis 100% - Maximales Einsparpotential Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe VORTEILE EINER ELEKTRONISCHEN UND AUTOMATISIERTEN RECHNUNGSEINGANGSLÖSUNG Verbesserung von Überblick und Transparenz Beschleunigung des Freigabeprozesses Automatisierung von Routineaufgaben Verringerung der Fehleranfälligkeit Entfallen von Skonto- und Liquiditätseinbußen Einfache Integration/Verzahnung in ERP-Systeme Verringerung von Transport- und Liegezeiten Revisionssicherheit 40 % 40 % 34 % 33 % 57 % 55 % 52 % 45 % Eine vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses führt nach Angaben der Befragten zu einer schätzungsweisen Kostenreduzierung von durchschnittlich 42 Prozent. Kosten können sowohl durch Effizienz als auch durch eine technisch gestützte, zuverlässige Kontrolle und mehr Transparenz bei digitalem Workflow eingespart werden. Automatisiert gehen die Rechnungen, rechtzeitig vor Skontofrist, in die Bezahlung. Auch überfällige Rechnungen, bei denen Mahngebühren anfallen, lassen sich vermeiden. Hinzu kommen Kosteneinsparungen für Lagerfläche, Druck und Kopierarbeiten. Dank der Digitalisierung sind generell weniger Mitarbeiter manuell in die Prozesse eingebunden, das spart Personalkosten. Mehrfachnennungen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

8 Fazit Studiendesign und Stichprobe Unternehmen haben Beschaffungsprozesse und Rechnungsverarbeitung auf den digitalen Weg gebracht. Wenn auch nicht vollumfänglich, so haben doch viele Unternehmen Prozesse bereits automatisiert oder die Automatisierung angestoßen. Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial. An einer durchgängigen Digitalisierung werden die Möglichkeiten und Einsparpotenziale im Hinblick auf Zeit und Kosten bei digitaler Beschaffung und digitaler Rechnungsverarbeitung besonders geschätzt. Doch noch nicht jedes Unternehmen schöpft sie voll aus. Digitalisierung des Rechnungsmanagements lohnt sich. Es trägt dazu bei, Prozesse effektiver, schneller und transparenter zu gestalten. Je höher der Digitalisierungsgrad umso schneller verlaufen die Prozesse. Nicht jedes Unternehmen ist zum derzeitigen Stand mit den Durchlaufzeiten zufrieden. Bei nur etwa einem Viertel der Unternehmen verlaufen der Beschaffungsprozess und die Bearbeitung der Eingangsrechnungen optimal. Drei von zehn Unternehmen wünschen sich deutlich schnellere Prozessumsetzungen. Viel zu lang dauern vor allem die Freigabeprozesse der Beschaffung und Eingangsrechnungsbearbeitung. Die Automatisierung unter Einsatz einer Software-Lösung würde diese Prozesse enorm beschleunigen. Seitens der Befragten wird ein zeitliches Einsparpotential von bis zu 40 Prozent bei durchgehender Automatisierung gesehen. Die vielfältigen Vorteile, wie beispielsweise Transparenz, Automatisierung von routinemäßig wiederkehrenden Aufgaben und die Reduzierung der Fehleranfälligkeit werden von vielen Unternehmen erkannt und dennoch gibt es einige Hindernisse, die davon abhalten, in eine entsprechende Softwarelösung zu investieren. Es ist Aufgabe der Anbieter, Unklarheiten und Bedenken seitens der Unternehmen durch bedarfsgerechte Informationen zu beseitigen und mit entsprechenden Serviceangeboten dem Anwender unterstützend zur Seite zu stehen. Ein ganzheitlicher automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess berücksichtigt digitale Lösungen von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsverarbeitung. Er unterstützt so den gesamten Ablauf in der effizienten und elektronischen Prozessverarbeitung über alle Abteilungen hinweg und archiviert revisionssicher alle Dokumente und Informationen in strukturierter Form. Die Studie Digitale Prozesse Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Ceyoniq Technology konzipiert und durchgeführt. Ende 2019 wurden 200 Unternehmen zum Thema Beschaffung und Rechnungsmanagement befragt. WIE VIELE PCS SIND IN IHREM UNTERNEHMEN IM EINSATZ / INSTALLIERT? 24 % 31 % 30 % 150 bis 499 PC 500 bis 999 PC bis PC Mehr als PC IN WELCHEM BEREICH IHRES UNTERNEHMENS ARBEITEN SIE? Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Stichprobe umfasste Unternehmen ab 150 PCs aller Branchen. Ansprechpartner waren in erster Linie Verantwortliche aus der IT, dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen. 15 % IT Finanz- & Rechungswesen Einkauf Service Produktion Personalwesen Geschäftsführung & Inhaber Controlling Anderer Bereich 9 % 7 % 6 % 5 % 5 % 12 % 17 % 14 % 25 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% WELCHER BRANCHE GEHÖRT IHR UNTERNEHMEN AN? 27 % Industrie 15 % Banken und Versicherungen 25 % Dienstleistung 8 % Energie- und Wasserversorgung 17 % Handel 8 % Telekommunikation

9 Weitere Informationen KONTAKT FÜR MEHR INFORMATIONEN IMPRESSUM Verena Bunk Senior Analyst techconsult GmbH Baunsbergstr. 37 D Kassel techconsult GmbH Baunsbergstraße Kassel Tel.: Tel.: Fax: Web: ÜBER TECHCONSULT GMBH ÜBER CEYONIQ Die techconsult GmbH, gegründet 1992, zählt zu den etablierten Analystenhäusern in Zentraleuropa. Der Schwerpunkt der Strategieberatung liegt in der Informations- und Kommunikationsindustrie (ITK). Durch jahrelange Standard- und Individual-Untersuchungen verfügt techconsult über einen im deutschsprachigen Raum einzigartigen Informationsbestand, sowohl hinsichtlich der Kontinuität als auch der Informationstiefe, und ist somit ein wichtiger Beratungspartner der CXOs sowie der IT-Industrie, wenn es um Produktinnovation, Marketingstrategie und Absatzentwicklung geht. Seit mehr als 30 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der Informationsplattform nscale. Mithilfe dieser modularen, skalierbaren und hochflexiblen Informationsplattform können komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert, Daten zu werthaltigen Informationen aufgewertet und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden.

10 Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Telefon: Telefax: info@ceyoniq.com Stand: 05/2020 Änderungen vorbehalten Marken- und Schutzrechte, Handelsmarken Alle in diesem Dokument genannten Marken- und Produktnamen, Markenzeichen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Die nicht gestattete Nutzung dieser geschützten Zeichen oder sonstiger Materialien ist ausdrücklich untersagt. /company/ceyoniq /companies/ceyoniqtechnologygmbh