Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Benchmark Studie 2021 Eine Analyse von 350 Unternehmen weltweit

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1 Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Benchmark Studie 2021 Eine Analyse von 350 Unternehmen weltweit 1

2 Empfehlungen sind überall Sie leiten unsere Entscheidungen. Sie sind glaubwürdig, kostenfrei und sparen Zeit. Wir geben sie an Freunde und Bekannte weiter. Für 85% der Unternehmen sind Mitarbeiterempfehlungen fixer Bestandteil der Recruiting-Strategie*. Dennoch werden wir häufig mit ähnlichen Fragen kontaktiert: Wie schneidet mein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm im Vergleich zu anderen ab? Welche Prämien(höhe) bringt uns die meisten Empfehlungen? Welche Einstellungsquote über Empfehlungen können wir erwarten? Wie können wir Mitarbeiterempfehlungen als eine skalierbare und messbare Erfolgsstrategie im Recruiting einsetzen? Wir erheben daher jährlich den aktuellen Benchmark und liefern Ihnen in diesem Report die Ergebnisse von 350 Unternehmen und deren Erfahrungen mit Mitarbeiterempfehlungsprogrammen weltweit. *Quelle: Firstbird Studie 2020

3 Vorwort von Dr. Thomas Bittner Es werden immer mehr! Dies bezieht sich sowohl auf die Anzahl von Unternehmen, die ein Mitarbeiter-werben- Mitarbeiter Programm betreiben als auch auf die Zahl der Teilnehmer an der Firstbird-Studie. Beides hat zur Folge, dass wir in diesem Jahr nicht nur mehr Auswertungen über Kategorien wie Länder, Branchen oder Unternehmensgrößen durchführen, sondern auch intensiver als zuvor (statistische) Zusammenhänge darstellen konnten. Der Leser unserer Studie findet somit nicht nur die passenden Vergleichsgruppen oder Benchmarks, sondern kann auch erfolgswirksame Strategien und Maßnahmen für sein eigenes (oder zukünftiges) Mitarbeiter-werben- Mitarbeiter Programm ableiten. Ein zentrales Ergebnis unserer Analyse ist: Ein Empfehlungsprogramm ist dann erfolgreich, wenn es aktiv gesteuert wird. Dazu gehören, neben einem einfach zu verwaltenden (digitalen) System, die zügige Weitergabe offener Stellen, die regelmäßige Aktivierung der Empfehler und ein attraktives Incentive-System, was nicht mit hohen Geldprämien gleichzusetzen ist. Wer dies berücksichtigt, wird die Qualität seiner Kandidaten erhöhen und offene Stellen schneller besetzen können. Dr. Thomas Bittner Experte für organisationspsychologische Beratung, insbesondere Mitarbeiterführung und Leistungsfähigkeit von Teams sowie Geschäftsführer der Organomics GmbH. 3

4 Vorwort von unserem Partner Haufe Menschen machen den Erfolg eines Unternehmens. Sie sind Engpass und zentraler Stellhebel zugleich. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen nicht irgendwelche Mitarbeiter:innen rekrutieren, nach dem Motto Hauptsache, die Stelle ist besetzt, sondern die Richtigen. Diejenigen, die zum Unternehmen, zur Unternehmenskultur und zur Strategie passen. Über klassische Stellenanzeigen allein können Unternehmen diese Menschen nicht finden. Unternehmen müssen angesichts von Fachkräftemangel und auch wegen des demografischen Wandels alle verfügbaren Kanäle beim Recruiting nutzen. Einer davon sind die Empfehlungen der eigenen Mitarbeiter:innen. Diese wissen am besten, welche Skills und welche Einstellung in den Teams benötigt wird und haben alle ein Netzwerk von Freund:innen, Bekannten und ehemaligen Kolleg:innen. Warum also nicht diese Netzwerke nutzen, um über Empfehlung neue Leute für sich zu gewinnen? Die eigenen Mitarbeiter:innen treten als authentische Botschafter:innen des Unternehmens auf und können besser als jede Employer Branding-Broschüre von den Chancen berichten, die das Unternehmen bietet. Die Erfahrung lehrt: Mitarbeiter:innen, die über das Netzwerk geworben wurden, sind schneller integriert, schneller produktiv und bleiben länger im Unternehmen. Einen positiven Nebeneffekt hat das Recruiting über Empfehlung darüber hinaus: Mitarbeiter:innen werden aktiv in die Zukunftsgestaltung des Unternehmens eingebunden, sie werden gestärkt und empowert. Empfehlungsprogramme ergänzen bestehende Recruiting-Wege einfach ideal und machen das Recruiting noch persönlicher, authentischer und damit erfolgreicher. Jens Bender Managing Director Haufe Talent Management 4

5 Nutzen der Studie Es gibt keinen allgemein gültigen Ansatz, der ein Mitarbeiterwerben-Mitarbeiter Programm zum Erfolg führt. Abhängig von Industrie, Kultur, Unternehmensgröße und den internen Programmen und Strukturen muss jedes Unternehmen seine eigene Strategie finden. Diese Studie liefert dafür eine Grundlage und zeigt allgemeine Trends auf: Sie gibt Einsicht in den durchschnittlichen Erfolg und Gebrauch von Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programmen. Sie unterstützt HR-Manager bei der internen Erstellung eines Business Cases. Sie gewährt Erkenntnisse für die Definition der eigenen Recruiting-Strategie. 5

6 72% der befragten Unternehmen nutzen ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Im DACH Raum ist die Nutzung etwas geringer als im internationalen Bereich. 68% 78% DACH INT 23% 11% 12% 9% Haben ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm Nutzen kein Mitarbeiterempfehlungsprogramm Planen ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm 6

7 , Bewerbermanagementsysteme oder schriftliche Formulare werden am häufigsten verwendet, um Mitarbeiterempfehlungen zu verwalten. Nur 16% verwenden ein digitales Mitarbeiterempfehlungsprogramm. 16% Digitales Mitarbeiterempfehlungsprogramm 6% Andere 55% 16% Intranet 25% Schriftliches Formular 46% Bewerbermanagementsystem 7 *Es handelt sich hierbei um Mehrfachantworten.

8 75% nutzen ein Mitarbeiter-werben- Mitarbeiter Programm, um die Qualität der Bewerbungen zu steigern. Steigerung der Qualität von Bewerbungen Steigerung der Anzahl von Einstellungen Mitarbeitereinbindung in den Recruiting- Prozess zur Erhöhung des Engagements Stärkung der Arbeitgebermarke Reduktion von Recruiting-Kosten Steigerung der Anzahl von Bewerbungen Hohe Reichweite durch Teilen von offenen Jobpositionen (via den sozialen Medien) Langfristige Bindung von Mitarbeitern Reduktion von (Früh-)Fluktutation Aufbau eines Talentpools 60 % Länderunterschiede Mitarbeiterbindung Die langfristige Bindung von Mitarbeitern ist für 75% der DACH Unternehmen ein wichtiges Ziel, während im internationalen Bereich gerade einmal die Hälfte darauf ein Auge wirft. Anzahl der Bewerbungen 61% der DACH Unternehmen sind die Anzahl der Bewerbungen ein Ziel, während für internationale Unternehmen dies weniger relevant ist (33%). Talentpools Der Aufbau eines Talentpools ist für 38% der internationalen Unternehmen wichtig, während nur 8% der DACH-Unternehmen darauf setzen. 20% 40% 60% 8 *Es handelt sich hierbei um Mehrfachantworten.

9 92% der Unternehmen zahlen Bargeldprämien für eine erfolgreiche Mitarbeiterempfehlung aus. Größere Unternehmen zahlen etwas häufiger Bargeldprämien aus. Hier gibt es keinen Unterschied zwischen internationalem & DACH Raum. 18 % 29 % 31 % Die relative Mehrheit vergibt einen 28 % Betrag von EUR. DACH Unternehmen vergeben im Durchschnitt höhere Prämien als internationale Unternehmen. 11 % 5 % 0 % Prämie Prämie Prämie Prämie Prämie Prämie über Prämie 9

10 Tipps 71% zahlen Prämien nicht gestaffelt, sondern zu einem bestimmten Zeitpunkt - am häufigsten nach sechs Monaten - aus. Es zeigt sich jedoch, dass der Zahlungszeitpunkt der Prämie die Einstellungsrate beeinflusst: Einmalzahlung bringt signifikant weniger prozentuale Einstellungen. Je früher die Prämie ausgezahlt wird, desto mehr Einstellungen erfolgen. Mitarbeiter sind damit motivierter zu empfehlen. + Prämien gestaffelt auszahlen Obwohl die Prämienhöhe gleich bleibt, erzeugt ein Split der Prämie eine höhere Motivation bei Mitarbeitern, weil sie gefühlt zweimal Wertschätzung erhalten. + Je früher desto besser Damit die Prämie mit der Aktion des Empfehlens in Verbindung steht. + Risiko des Empfehlers mitdenken Der Empfehler geht ein Risiko mit seiner Empfehlung ein. Das Netzwerk könnte das Jobinserat des Unternehmens als kritisch bewerten oder der Bewerbungsprozess dauert lange. All das fällt auf den Empfehler zurück. Darüber hinaus hat der Empfehler ein Risiko gegenüber dem Unternehmen, je nachdem wer sich aus seinem Netzwerk bewirbt. + Belohnung unabhängig von der Leistung des neuen Mitarbeiters vergeben Zahlen Sie die Prämie am besten zu Vertragsunterzeichnung und bei Stellenantritt aus. Ab diesem Zeitpunkt ist die Leistung des Empfehlers erfüllt. 10

11 15% der Unternehmen vergeben nicht-monetäre Prämien wie z.b. kleine Geschenke, zusätzliche Urlaubstage, oder Gutscheine. In nicht-monetären Prämien schlummert noch viel Potential. Vorteile + Emotionale Erlebnisse werden positiv mit der Firma verbunden + Höhere Wertigkeit + Individuelle Ansprache ( jeder wird anders motiviert) + Prämienauswahl in Form eines Shops ist optimal 11

12 Prämien Guide Erfolgreiche und attraktive Ideen für Ihre Prämienstrategie finden Sie in unserem Prämien Guide. JETZT HERUNTERLADEN 12

13 Nur 4% der Unternehmen sind Power User : Sie stellen mehr als 30% aller Mitarbeiter über Empfehlungen ein. Bei internationalen Unternehmen ist der Einstellungserfolg signifikant größer. Je regelmäßiger Empfehlungen abgegeben werden, desto höher ist der Prozentanteil der eingestellten Empfohlenen. Und je regelmäßiger Empfehlungen abgegeben werden, desto höher ist der Prozentanteil der Bewerbungen über Mitarbeiterempfehlungsprogramme. 30 Einstellungen über Empfehlungen Anzahl der Unternehmen in %* % 6-10% 11-15% 16-20% 21-25% 26-30% +30% % der Einstellung über Empfehlungen 13 *13,4 % der Unternehmen sind unsicher, wieviel % der Einstellungen über Empfehlungen erfolgen

14 Mehr als die Hälfte (57%) der Befragten gibt an, dass die Qualität der empfohlenen Kandidaten hoch oder sehr hoch ist. Größere Unternehmen sind in der Regel etwas kritischer in der Beurteilung der Kandidaten. 17,8% Eher schlechte Qualität 0,8% Schlechte Qualität 11% Sehr hohe Qualität 24,6% Durchschnittliche Qualität 45,8% Hohe Qualität 14

15 Am häufigsten (79%) werden erfahrene Spezialisten/Fachkräfte über Empfehlung gefunden. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Praktikanten Auszubildende / Lehrlinge Hochschulabsolventen / Trainees Erfahrene Führungskräfte / Spezialisten / Management Fachkräfte Filialmitarbeiter Andere 15

16 Viel hilft viel hat sich bei der Kommunikation bei Empfehlungsprogrammen nicht bewahrheitet. Es kommt nicht auf die Quantität sondern auf die Qualität an, sprich wie kommuniziert wird. Mitarbeiter-Events führen zu signifikant mehr Einstellungen. Dabei muss es sich um kein großes Event handeln. Schon kleine Townhall-Meetings, in denen erklärt wird, warum das Unternehmen auf Mitarbeiterempfehlungen setzt, wie es funktioniert Empfehlungen abzugeben und ein paar persönliche Worte der Geschäftsführung sind zielführend. Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter über die Möglichkeiten des Empfehlens von Jobs informiert? Intranet Kommunikation bei Programmstart (einmalig) -Newsletter Direkte Kommunikation über Führungskräfte Aushang / Schwarzes Brett Mitarbeiter-Events Mitarbeiter-App Andere 16 Nein, wir haben keine Information versendet 20 % 40 % 60 %

17 31% der Unternehmen bieten auch Externen* die Möglichkeit, Kandidaten zu empfehlen. 17 *Quelle: Firstbird Benchmark Studie 2020: Externen Mitarbeitern, Partnern, Alumni,etc.

18 Wird eine Mitarbeiter-App verwendet, werden mehr empfohlene Kandiaten eingestellt. 18

19 Kürzere Time-to-Hire und niedrigere Einstellungskosten 55% der Unternehmen sparen mit Mitarbeiterempfehlungen Einstellungskosten. Besonders mit der Wiedereröffnung der Wirtschaft, sind Mitarbeiterempfehlungen eine gute Strategie um HR-Kosten zu senken. 46% der Unternehmen stellen empfohlene Kandidaten binnen einem Monat ein. Zudem bleiben empfohlene Mitarbeiter länger im Unternehmen. 19 * Quelle: Clutch, April 2020

20 Mitarbeiterempfehlungsprogramme eigenen sich für die Suche nach White Collar und Blue Collar Job-Positionen. Bei beiden gibt es ähnlich viele Einstellungen über Empfehlungen. Jedoch ist die Beurteilung der empfohlenen Kandidaten, welche von Mitarbeitern kommen, die viel am Computer arbeiten, besser. Dies ist auch mit einer höheren Prämie verbunden. Je mehr Mitarbeiter am Computer arbeiten, desto höher die Prämie. 20

21 Mitarbeiter beteiligen sich nicht aktiv an Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programmen Nur ein sehr geringer Prozentsatz der Mitarbeiter gibt regelmäßig (einmal pro Quartal) Empfehlungen ab. 32 % der Unternehmen können nicht messen, ob Mitarbeiter empfehlen. Wie viele Mitarbeiter empfehlen regelmäßig (ca. 1 x pro Quartal)? 60% Anzahl der Unternehmen in % 40% 20% 68% 24% 8% 1% 1-5% der Mitarbeiter 6-10% der Mitarbeiter 11-25% der Mitarbeiter >26% der Mitarbeiter 24 21

22 Conclusio Um am Markt die besten Talente zu rekrutieren, bedarf es einer Strategie, passiv-interessierte Kandidaten anzusprechen. Das große Netzwerk Ihrer Mitarbeiter bietet dafür die beste Gelegenheit. Motivieren Sie sie langfristig mit geeigneten Prämien. Zielen Sie nicht auf den Durchschnitt ab. Um am Markt die besten Talente zu rekrutieren, bedarf es einer Strategie und Engagement diese umzusetzen. Seien Sie aktiv bei der Einführung sowie Ausführung eines Mitarbeiterwerben-Mitarbeiter Programms. Eine Prämie auszuschreiben ist nicht genug. Experimentieren Sie mit Prämien. Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur und finden Sie kreative Prämien, die Ihre Mitarbeiter begeistern. Überlegen Sie sich Ihr Netzwerk zu erweitern, sodass auch externe Personen für Ihr Unternehmen Empfehlungen abgeben können. Skalieren Sie Mitarbeiterempfehlungen durch ein digitales Programm, um Ihren administrativen Aufwand zu minimieren. 22

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