2. Prozesseinheit. Inland Auftragsabwicklung. Schwerpunkt: Gefahrgut

Transkript

1 MÜLLER Kilian Industriestrasse Möhlin Prozesseinheit Inland Auftragsabwicklung Schwerpunkt: Gefahrgut

2 Inhaltsverzeichnis Titelblatt Seite 1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Vorgehensplan Seite 3 Flussdiagramm Seite 4 5 Auftragserteilung Gefahrgut? Kontrolle ADR Rücksprache Kunde Transport möglich? Rücksprache Dispoposition Abholer erfassen Abholung Erfassung Avis Übergabe an Disposition Zustellung Praxisbericht (+ Einleitung/Schlusswort) Seite 6 8 Erfahrungsberichte Seite 9 Auswertungsbogen Seite 10 Quellen Seite 10 Musterdokumente Seite Gefahrengutklassentabelle Erfassung Gefahrgut Erfassung Zusatztexte Müller Kilian 2. Prozesseinheit 2

3 Ziele und Prioritäten: Vorgehensplan Ich kann den Ablauf eines Inland Auftrages mit Gefahrengut beschreiben, so dass ein Dritter das Ganze versteht. Dank dieser Prozesseinheit kenne ich mich im Bereich Gefahrengut um einiges besser aus und habe gelernt was für Katastrophen ein Fehler verursachen kann. Datum Ziel Tätigkeit Zeitaufwand Beginn meiner 1. Prozesseinheit Thema für die 2. Prozesseinheit erhalten. 20 min Flussdiagramm Flussdiagramm erstellt. 100 min Vorgehensplan, Einleitung und Praxisbericht Einleitung und Text zu den Teilschritten grob geschrieben. 100 min Inhaltsverzeichnis Inhaltverzeichnis erstellt 40 min Flussdiagramm und Praxisbericht verbessern Flussdiagramm und Praxisbericht verbessert und ergänzt 150 min Titelblatt Titelblatt entworfen 80 min Überarbeitung und Feinschliff Alles kontrolliert und alles mäkel bereinigt 90 min Präsentation Präsentation und bewertung im Betrieb 60 min Total = = 640 min 10 h 40 min Müller Kilian 2. Prozesseinheit 3

4 Flussdiagramm Start Auftragserteilung Nein Gefahrgut? Ja Kontrolle ADR Rücksprache Kunde Abholauftrag erstellen Rücksprache Disposition Ja Transport möglich? Abholung Nein Müller Kilian 2. Prozesseinheit 4

5 Erfassung Übergabe an Disposition Avis Zustellung Ende Müller Kilian 2. Prozesseinheit 5

6 Praxisbericht Einleitung: Bei meiner 2. Prozesseinheit handelt es sich um das Thema Inland Auftragsabwicklung, Schwerpunkt: Gefahrgut. In diesem Prozess beschreibe ich den Ablauf von der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Zustellung des Auftrages. Prozessbeschreibung: 1. Auftragserteilung Wir erhalten den Speditionsauftrag von unseren Kunden per Fax oder Mail. Manche Kunden geben die Aufträge telefonisch mit allen benötigten Angaben durch. 2. Gefahrgut? Es wird kontrolliert, ob auf dem Auftrag notiert ist ob Gefahrgut vorhanden ist. Falls wir für einen Kunden Gefahrgut transportieren sollen, ist dieser verpflichtet auf dem Transportauftrag UN Nummer, Güterklasse und Verpackungsgruppe zu vermerken. Diese Informationen werden bei uns im System hinterlegt, damit unsere Disposition einen Fahrer mit Gefahrgutkenntnissen und dem entsprechenden LKW einplanen kann. Diese Informationen sind im Falle eines LKW Unfalles sehr wichtig, weil Fahrer und Polizei sofort wissen müssen, um welches Gefahrgut es sich handelt und wie man sich beim Austritt des Gefahrgutes zu verhalten hat. 3. Kontrolle Gefahrgut Wir kontrollieren die Gefahrgutangaben auf dem Auftrag auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Desweiteren muss geprüft werden, ob die angegebene Menge den Vorschriften entspricht. Benötigte Angaben: Art des Gefahrgutes Güterklasse 1 UN Nummer 2 Verpackungsgruppe 3 NAG Text (Wenn benötigt) 4 Anzahl Packstücke Gewicht 1 Gefahrgüter werden in verschiedene n eingeteilt: Siehe Musterdokument 1 2 Kennnummer für die verschiedenen Güter 3 Güter werden in 3 Gruppen eingeteilt (Gruppe I Hohe Gefahr/ II Mittlere Gefahr / III Niedrige Gefahr) 4 Darin sind die Gefährlichen Stoffe in den Gütern Notiert Müller Kilian 2. Prozesseinheit 6

7 4. Rücksprache Kunde Wenn auf dem Auftrag noch benötigte Angaben wie z.b. UN Nummer, ADR 5 oder Verpackungsgruppe fehlen, kontaktieren wir unseren Kunden, um die fehlenden Daten einzuholen. Falls auf dem Auftrag eine grössere Menge an Gefahrgut angegeben ist, fragen wir beim Kunden nach, ob die Menge wirklich korrekt ist. 5. Transport möglich? Der Transport muss auf Machbarkeit überprüft werden, da wir nicht alle Gefahrgutklassen transportieren (dürfen). Wir transportieren die Gefahrgutklassen von 2 8 und wenige Ausnahmen von den n 1 und 9. Ab 1000 Gefahrgutpunkten ist es in der Schweiz verboten durch Tunnel zu fahren. Auf Grund dieser Regel werden die Aufträge mit über 1000 Punkten gesplittet und mit 2 Transporten abgewickelt. 6. Rücksprache Dispo Wenn der Transport möglich ist, informieren wir unsere Disposition über den Gefahrguttransport, damit sie die benötigten Vorkehrungen treffen können. 7. Abholer erfassen Im System erfassen wir die Abholung in unserem Speditionprogramm. Wenn ADR vorhanden ist, notieren wir im Auftrag die UN Nummer,, Verpackungsgruppe und die ADR Menge. Zusätzlich müssen wir angeben, dass ADR vorhanden ist. 8. Abholung Die Ware wird bei unserem Kunden durch uns selbst oder durch einen Subunternehmer abgeholt. Subunternehmer sind Transportunternehmen, die in der Schweiz für uns Ware abholen bzw. zustellen, damit wir unseren Kunden eine schnellstmögliche Auftragsabwicklung gewährleisten können. 9. Erfassung Der Auftrag wird in unserem System erfasst. Falls Gefahrgut vorhanden ist, müssen wir das Gefahrgut in unserem Programm über einen Zusatzbildschirm erfassen 6. Dort müssen wir dann die UN Nummer eingeben und die richtige sowie Verpackungsgruppe auswählen. Bei der Gefahrguterfassung muss man ganz genau arbeiten. Man muss immer die richtige Verpackung und die genaue Menge eingeben. 5 Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par Route. Deutsch: Europäisches Übereinkommen über die internationale Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße 6 Siehe Musterdokument 2 (Erfassung auftrag) + Musterdokument 3 (Erfassung Gefahrgut über Zusatzbildschirm) Müller Kilian 2. Prozesseinheit 7

8 10. Avis Wir kontaktieren unseren Kunden, um abzuklären, wann wir die Lieferung bei Ihm zustellen können. Auf Wunsch des Kunden vereinbaren wir bestimmte Lieferzeiten oder lassen die Sendung vom Chauffeur avisieren, bevor sie beim Kunden eintrifft. Es kann auch sein, dass uns der Kunde am Telefon mitteilt, dass eine Hebebühne benötigt wird oder man nur mit einem kleinen Lkw zu ihnen gelangen kann. Wenn dies eintrifft können wir im Hinweistext (bei uns mit einer 2 3 stelligen ziffer) oder im Zusatztext notieren Einlesen Wenn alles abgeklärt und OK ist, übergeben wir über unser System die Sendung an unsere Disposition. 12. Zustellung Die Ware wird auf den Lkw geladen und zum Kunden geliefert. Die Zustellung wird entweder von uns selbst oder durch einen unserer Subunternehmer vorgenommen. Wir haben die Schweiz in verschiedene Gebiete eingeteilt. In jedem Gebiet ist dann ein anderer Subunternehmer oder wir selbst für Abholungen und Zustellungen zuständig. Schlusswort: Ich bin zufrieden mit dem Thema Inland Auftragsabwicklung, Schwerpunkt: Gefahrgut. Da der Ablauf eines Auftrages im Inland sehr einfach ist und ich mit diesem Thema bereits im Import konfrontiert wurde, war die Ausarbeitung des Haupteils ziemlich einfach. Da aber der Schwerpunkt Gefahrgut war, wurde das Thema um einiges erschwert. Nach anfänglichen Schwierigkeiten kam ich schlussendlich gut voran. Gefahrgut ist ein sehr komplizierter Schwerpunkt, doch wenn man es erst einmal verstanden hat, ist die Arbeit um einiges leichter. Während der Arbeit an meinem Prozessablauf konnte ich vieles über den Gefahrguttransport in der Schweiz erfahrern und wie wir solch einen Auftrag bei uns abwickeln. 7 Siehe Musterdokument 4 Müller Kilian 2. Prozesseinheit 8

9 Erfahrungsberichte Situation 1: Ich hatte den Auftrag nicht genau genug angeschaut und hatte aus diesem Grund als Abholort das Bürogebäude anstatt das Lager erfasst. Später rief mich dann der Chauffeur an und teilte mir mit, dass ich die falsche Abholadresse erfasst hatte. Da das Lager nicht in der Nähe war, konnte der Chauffeur die Ware nicht abholen. Somit entstand eine Leerfahrt und unser Kunde war sauer, weil wir die Ware erst am Tag darauf abholen konnten. Schlussfolgerung: Seitdem kontrolliere ich die Aufträge immer genaustens, damit ich diesen Fehler nicht nocheinmal begehe. Situation 2: Beim Erfassen eines Auftrages hatte ich die Frankatur falsch gesetzt. Eigentlich hätte der Empfänger bezahlt, ich hatte aber aus Versehen Frei Haus (Kosten zu Lasten Versender) erfasst. Einige Tage später rief mich unser Kunde an und reklamierte, weil er eine Rechnung erhalten hatte. Schlussfolgerung: Seither achte ich bei jedem Auftrag darauf, dass ich die richtige Frankatur eingebe und dies nicht nochmals passiert. Situation 3: Es gibt ein paar Kunden, bei denen jeden Tag Ware abgeholt wird und wir darum keinen Abholer erfassen müssen. Aus Versehen hatte ich bei einem Kunden, bei dem es keine tägliche Abholungen gibt gedacht, es wäre ein genereller Abholer. Darum hatte ich keinen Abholer erfasst. Am Nachmittag/Abend rief mich der Kunde an und fragte, wo der Chauffeur stecke. In diesem Moment kam mir in den Sinn, dass bei dem Kunden keine generellen Abholungen gemacht werden. Ich musste dann dem Kunden am Telefon erklähren, dass ich einen Fehler gemacht hatte und die Ware erst am Tag darauf abgeholt werden konnte. Schlussfolgerung: Ich schaue bei jedem Kunden, bei dem ich nicht zu 100% sicher bin, auf die Liste mit dem generellen Abholungen ob der Kunde dort notiert ist oder nicht. Ich bin froh, dass mir noch nie ein Fehler bei einem Auftrag mit Gefahrgut unterlaufen ist. Ich hoffe das wird auch so bleiben. Müller Kilian 2. Prozesseinheit 9

10 Auswertungsbogen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich so mehr über das Thema Gefahrengut erfahren konnte. Das Thema ist sehr kompliziert und verknüpft, was die Arbeit um einiges erschwert, aber genau das macht das Thema spannend. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich den Ablauf eines Inland Auftrags sehr gut beherrsche. Die einzige Schwierigkeit lag beim Gefahrgut. Zu Beginn war es sehr schwierig, doch mit der Zeit wurde es einfacher. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden zufrieden weil ich die Prozesseinheit innerhalb kürzester Zeit fast komplett beendet habe und ich denke es ist mir sehr gut gelungen. Zu Beginn dachte ich noch ich würde Schwierigkeiten mit dem Gefahrgut haben, aber ich hatte es mir schwieriger vorgestellt als es war. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil diese Prozesseinheit schon meine zweite ist, kann ich viele Erfahrungen in meinen dritten und letzten Prozess brauchen und hürden meistern die ich in den ersten beiden Prozessen nicht geschafft hätte. Quellen Wikipedia Streck Mitarbeiter Eigene Erfahrungen Müller Kilian 2. Prozesseinheit 10

11 Musterdokumente Musterdokument 1 Erfassung 1 Sprengstoffe und Gegenstände, die Sprengstoffe enthalten (mit sechs Unterklassen) 2.1 Gase (entzündbar) 2.2 Gase (nicht entzündbar) 2.3 Gase (giftig) 3 Entzündbare flüssige Stoffe 4.1 Entzündbare feste Stoffe 4.2 Selbstentzündliche Stoffe 4.3 Stoffe, die mit Wasser entzündliche Gase bilden 5.1 Entzündend (oxidierend) wirkende Stoffe 5.2 Organische Peroxide Müller Kilian 2. Prozesseinheit 11

12 6.1 Giftige Stoffe 6.2 Ansteckungsgefährliche Stoffe 7 Radioaktive Stoffe 8 Ätzende Stoffe 9 Verschiedene gefährliche Stoffe und Gegenstände Umweltgefährdende Stoffe (repräsentiert keine eigene Gefahrgutklasse, sondern dient als zusätzliche Kennzeichnung, die, falls die Kriterien für einen umweltgefährdenden Stoff zutreffen, zusätzlich an Verpackungen, Tanks etc. anzubringen ist) Kennzeichnung für in erwärmtem Zustand transportierte Materialien 1 1 Flüssigkeiten mit oder über 100 C, Feststoffe über 240 C (Beispiel: Flüssiges Aluminium, Transporttemperatur ca. 800 C) Müller Kilian 2. Prozesseinheit 12

13 Musterdokument 2 Erfassung Zusatzbildschirme Müller Kilian 2. Prozesseinheit 13

14 Musterdokument 3 Gefahrgut Erfassung Bereits erfasste Gefahrgüter Gefahrgut erfassung Müller Kilian 2. Prozesseinheit 14

15 Musterdokument 4 Zusatztexte Eingabe der Ziffern Zusatztext Müller Kilian 2. Prozesseinheit 15