Merkblatt private/persönliche Post

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1 Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Version_1.0 (Stand ) N Merkblatt private/persönliche Post 1 Gegenstand Zweck Geltungsbereich Kennzeichnung und Handhabung privater/persönlicher Post Private Post Persönliche Post Vertrauliche Post Nicht als private/persönliche Post gilt Anwendungsbeispiele zur Identifikation von privater oder persönlicher Post: Öffnen privater/persönlicher Post durch eine Stellvertretung Schlussbestimmungen Gegenstand Zweck Private/persönliche Post geniesst den uneingeschränkten Schutz des sog. Postgeheimnisses. Der Begriff Post ist in einem weiten Sinn zu verstehen. Dazu zählen Briefe, Drucksachen aller Art, Urkunden, Pakete, Kisten, etc., aber auch elektronische Post. Es spielt auch keine Rolle, ob es sich um externe oder interne Post handelt. Private/persönliche Post ist demzufolge ungeöffnet an die adressierte Person weiterzuleiten. Wird solche Post durch Drittpersonen trotzdem geöffnet, so liegt eine widerrechtliche Persönlichkeitsverletzung vor, welche sowohl verwaltungs- (Art. 25 DSG) wie auch strafrechtliche (Art. 179 StGB Strafbare Handlungen gegen den Geheim- oder Privatbereich) Konsequenzen nach sich ziehen kann. 1 Auf den 1. Januar 2012 wird in der gesamten Bundesverwaltung die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) eingeführt, was zur Folge hat, dass alle extern eingehende, geschäftsrelevante Post zentral erfasst und eingescannt wird. Gerade das Einscannen von privater/persönlicher Post ist besonders persönlichkeitsgefährdend, da dadurch eine systematische widerrechtliche Datenbekanntgabe an Dritte stattfinden kann. Vor diesem Hintergrund ist es notwendig zu regeln, wie innerhalb der Bundesverwaltung mit extern eingehender privater/persönlicher Post umgegangen wird. Das Merkblatt ist in Zusammenarbeit zwischen dem Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) und dem Programm GEVER Bund (PGB) entstanden und wurde in der Fachgruppe GEVER vernehmlasst. 2 Geltungsbereich Das Merkblatt gibt Hinweise für die Handhabung von physischer bei der Bundesverwaltung eingehender externer Post. Die konkreten Vorgaben sollte jede Dienststelle in einer separaten Weisung oder allenfalls als Anhang zu den Organisationsvorschriften definieren. 1 Näheres vgl. Urteil des Bundesgerichts vom , BGE 114 IV 16, sowie Öffnen privater Post durch den Arbeitgeber, im 5. Tätigkeitsbericht 1997/1998 des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragen (EDÖB), S /5

2 Merkblatt Private / Persönliche Post Es umfasst nicht den Umgang mit elektronischer Post ( verkehr) und auch nicht die Handhabung von interner Post. Der Umgang mit elektronischer Post ist separat geregelt; näheres siehe [Verweis angeben]. Ebenso wenig regelt dieses Merkblatt den Umgang mit klassifizierten Informationen. Hiezu verweisen wir auf die Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes (Informationsschutzverordnung, ISchV; SR ) sowie auf das Merkblatt Informationsnotiz über den Informationsschutz im Bund der Bundeskanzlei. 3 Kennzeichnung und Handhabung privater/persönlicher Post 3.1 Private Post Als private Post gilt eine Sendung, die einem Mitarbeitenden nicht in seiner amtlichen Eigenschaft, sondern als Privatperson zugestellt wird. Private Post kann anhand folgender Merkmale erkannt werden: besondere Vermerke wie "privat, persönlich, eigenhändig"; Art der Sendung (Todesanzeige, adressierte Zeitung oder Zeitschrift); äussere Merkmale (Kleinformate, farbiges Papier, Postkarten); an einen Bediensteten adressierte Militärpost. Privat adressierte Post ist ungeöffnet dem Adressaten auszuhändigen. Bestehen Zweifel über den Charakter der Sendung, so wird sie nicht geöffnet, sondern mit einem Begleitzettel versehen und dem Adressaten ausgehändigt (vgl. Anhang 1). Stellt der Mitarbeitende nach Öffnen der Sendung fest, dass die als privat gekennzeichnete Post geschäftlicher Natur ist, hat er unverzüglich dafür zu sorgen, dass die Dokumente korrekt registriert werden. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass die Zustellung privater/persönlicher Post, welche keinem geschäftlichen Zweck dient oder in keinem Zusammenhang mit der Ausübung der amtlichen Tätigkeit steht, sondern für private Zwecke des Mitarbeitenden bestimmt ist, nur in Ausnahmefällen gestattet ist. Falls solche private/persönliche Post nicht entsprechend gekennzeichnet ist, riskieren Mitarbeitende die Öffnung derselben durch Drittpersonen. 3.2 Persönliche Post Persönlich adressierte Post mit Angabe eines Adressaten kann sowohl privater wie geschäftlicher Natur sein. In der Regel ist solche Post an eine bestimmte Person adressiert und darf demzufolge, sofern ein entsprechender Persönlichkeitsvermerk (vgl. unten 3.5) angebracht wurde, nur vom Adressaten geöffnet werden. Hingegen darf persönlich adressierte Post ohne Angabe eines bestimmten Adressaten geöffnet werden. 3.3 Vertrauliche Post Oft ist extern eingehende Post vertraulich adressiert. Der Inhalt solcher Post kann privater wie geschäftlicher Natur sein. Bei Vermerk eines bestimmten Adressaten auf der Sendung, ist vertrauliche Post gleich zu behandeln wie persönliche Post (vgl. oben 3.2), d.h. sie ist dem Adressaten ungeöffnet auszuhändigen und dieser hat dafür zu sorgen, dass allfällige geschäftsrelevanten Dokumente unverzüglich registriert werden. Zu beachten ist, dass vertrauliche Post in Sinne dieses Merkblattes nicht gleich zu setzen ist mit dem Begriff vertrauliche Informationen im Sinne von Art. 6 der Informationsschutzverordnung (ISchV; SR ). Letzterer hat eine andere Funktion und Bedeutung. Vertrauliche Post im hier verstanden Sinn bezieht sich lediglich auf die äussere Kennzeichnung eingehender externer Post. Der Inhalt solcher Post kann wie in der Informationsschutzverordnung in Art. 4 ff. festgelegt interner, vertraulicher oder sogar geheimer Natur sein. 2/5

3 Merkblatt Private / Persönliche Post Um Missverständnissen zu den in der Informationsschutzverordnung verwendeten Begriffen vorzubeugen, sollte wenn immer möglich der Begriff vertrauliche Post vermieden werden. Stattdessen empfehlen wir, den Ausdruck persönliche Post zu verwenden. 3.4 Nicht als private/persönliche Post gilt Nicht als privat oder persönliche Post gelten eingehende Sendungen, welche "zu Handen von oder z.hd." gekennzeichnet sind. Mit einem solchen Vermerk auf einer Briefadresse wird, soweit keine abweichenden Indizien vorliegen, nach der Verkehrsübung nicht zum Ausdruck gebracht, dass allein die genannte Person zum Öffnen des Briefes befugt sein soll. Nach der Meinung des Absenders ist innerhalb des angeschriebenen Departementes/Amtes die genannte Person zur Behandlung des Schreibens zuständig. Im Übrigen gilt jegliche Post ohne Vermerk von privat, persönlich oder vertraulich sowie Post, wo auch sonst nicht aufgrund anderer äusserer Merkmale (vgl. oben 3.1 private Post) auf den persönlichen/privaten Charakter der Sendung geschlossen werden kann, als normale Geschäftspost, die von Drittpersonen geöffnet werden darf. 3.5 Anwendungsbeispiele zur Identifikation von privater oder persönlicher Post: Privat Persönlich Hans Muster Amt XY Mustergasse Bern Hans Muster c/o 2 Amt XY Mustergasse Bern Die Anschrift "Herr X, Amt Y", lässt somit erst dann auf den privater oder persönlichen Inhalt schliessen, wenn dies durch einen Zusatz (persönlich, privat, c/o, usw.) zum Ausdruck gebracht wird. Das blosse Voranstellen des Namens genügt nicht, um zu zeigen, dass die Sendung einem Mitarbeitenden als Privatperson zugestellt wird. 4 Öffnen privater/persönlicher Post durch eine Stellvertretung Ohne ausdrückliche Einwilligung des Adressaten darf private/persönliche Post von Drittpersonen nicht geöffnet werden. Bei längeren Abwesenheiten des betreffenden Adressaten (Ferien, Geschäftsreisen, Krankheit, etc.) kann dies dazu führen, dass solche Post nicht geöffnet wird. Dabei kann es vorkommen, dass der Inhalt solcher Sendungen dringender Natur ist und einer sofortigen Bearbeitung bedürfte. Indem dies nicht geschieht, werden allenfalls wichtige Fristen verpasst, was unter Umständen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen zur Folge haben kann. Um einen reibungslosen und zuverlässigen Geschäftsverkehr zu garantieren, haben Mitarbeitende dafür zu sorgen, dass bei längeren vorhersehbaren wie auch unvorhersehbaren Abwesenheiten die Handhabung von privater/persönlicher Post durch eine Stellvertretung gewährleistet ist. Dies kann dadurch geschehen, dass eine Vertrauensperson oder der/die Vorgesetzte (schriftlich) ermächtigt werden, solche Post zu öffnen (vgl. Anhang 2). Details dazu sind in den entsprechenden Organisationsvorschriften des Amtes zu definieren. 5 Schlussbestimmungen Dieses Merkblatt gilt ab 1. Januar Das Bundesgericht hat im Urteil 114 IV 16 (Erwägung 1) entschieden, dass der Vermerk c/o eher auf persönlich adressierte Post schliessen lässt als z.hd. 3/5

4 Merkblatt Private / Persönliche Post Anhang 1 Muster Begleitzettel für ungeöffnete private/persönliche Post Geht an: Name Vorname Abteilung/Departement. Telefonnummer Aufgrund der Adressierung konnte die beigelegte Postsendung nicht zweifelsfrei als geschäftliche Post identifiziert werden. Da es sich bei der Postsendung allenfalls um private/persönliche Post handeln könnte, leiten wir Ihnen diese Sendung ungeöffnet weiter. Sollten Sie feststellen, dass es sich beim Inhalt der Sendung um geschäftsrelevante Dokumente handelt, weisen wir Sie an, dafür besorgt zu sein, dass diese Dokumente unverzüglich korrekt registriert werden. Vielen Dank. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: (Tel.Nr., Name/Vorname). Name Vorname Abteilung/Departement Telefonnummer Datum/Uhrzeit [Bemerkung: Evtl. könnte der Begleitzettel mit einer Empfangsquittung ergänzt werden. Das hängt jedoch davon ab, ob man Gewähr haben will, dass die betreffende Person die Postsendung erhalten hat. Unter Umständen verursacht dies aber zu viel Aufwand.] 4/5

5 Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Muster Vollmachterteilung zum Öffnen privater/persönlicher Post Ich ermächtige hiermit, die folgende(n) Person(en) Name Vorname Abteilung/Departement Telefonnummer während meiner (Ferien-)Abwesenheit von bis private und/oder persönliche an mich adressierte Post zu öffnen und falls solche Post geschäftsrelevante Dokumente enthält letztere entsprechend korrekt zu registrieren und an die verantwortliche(n) Person(en) weiterzuleiten. Ort, Datum Name/Vorname Unterschrift