Muster Sorgfaltspflichtkonzept. In diesem Sorgfaltspflichtkonzept. wird die Einhaltung der Sorgfaltspflichten. gemäss GwG der Schweiz

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1 Muster Sorgfaltspflichtkonzept In diesem Sorgfaltspflichtkonzept wird die Einhaltung der Sorgfaltspflichten gemäss GwG der Schweiz sowie deren Umsetzung geregelt

2 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 2 INHALT I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN... 2 II. PERSONELLE ORGANISATION Allgemeines Sorgfaltspflichtbeauftragter (CO) Untersuchungsbeauftragter (UB) Entscheidinstanzen... 6 III. ERÖFFNUNGEN GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN Kundenfile Abbruch der Geschäftsbeziehung... 7 IV. SORGFALTSPFLICHTEN / EINZELNE ORGANISATORISCHE ABLÄUFE Allgemeines Identifikation / Überwachung Feststellung und Überprüfung der Identität Feststellung der wirtschaftlichen Berechtigung Überwachung Geschäftsprofil Risikokategorisierung Risikoadäquate Überwachung Abklärungen Einfache Abklärungen Besondere Abklärungen Vorgehen / Meldepflicht bei Geldwäschereiverdacht Interne Kontrollen Interner Jahresbericht / Geschäftsbericht V. WEITERE ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN Sorgfaltspflichtakten Ausbildung Interne Weisungen an Mitarbeiter I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Das vorliegende Sorgfaltspflichtkonzept soll die Einhaltung sowie die konkrete organisatorische Umsetzung dieser Sorgfaltspflichten des Finanzintermediärs (FI) zur Bekämpfung der Geldwäscherei sicherstellen. MME

3 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 3 Das Sorgfaltspflichtkonzept findet für die gesamte Tätigkeit des FI Anwendung. Es basiert auf den folgenden gesetzlichen Bestimmungen: - Bundesgesetz über die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung im Finanzsektor. Das Sorgfaltspflichtkonzept regelt folgende drei Bereiche: Identifikation Identifizierung VP Feststellung WB PEP Check VP / WB Geschäftsprofil Risikokategorisierung Überwachung Transaktionsüberwachung Überwachung Sanktionslisten Einfache und besondere Abklärungen Dokumentation Meldungen an MROS bei Geldwäschereiverdacht Organisation Interne Verantwortlichkeiten Kontrollen Berichterstattung / Meldewesen Interner Jahresbericht Aus- und Weiterbildung Abläufe gemäss Form 1 Form 1a/b Form 2 Abläufe gemäss Form 3 Form 4 a/b Form 5 Sorgfaltspflichtkonzept Pflichtenheft CO (Anhang 1) Interne Kontrollen (Anhang 2) VP = Vertragspartei BV = Bevollmächtigter WB = Wirtschaftlich Berechtigter MME

4 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 4 Das vorliegende Sorgfaltspflichtkonzept enthält die folgenden Anhänge: Form 1-5: Prozessablauf für Einhaltung Sorgfaltspflichten Anhang 1: Anhang 2: Anhang 3: Anhang 4: Pflichtenheft / Sorgfaltspflichtbeauftragter (Compliance Officer "CO") Interne Kontrollen durch Untersuchungsbeauftragten ( UB ) Liste der anerkannten beweiskräftigen Dokumente Liste Kriterien für Risikoländer MME

5 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 5 II. PERSONELLE ORGANISATION 1 Allgemeines Jeder FI ernennt einen Sorgfaltspflichtbeauftragten (Compliance Officer, "CO"), eine Stellvertretung, sowie einen Untersuchungsbeauftragten ( UB ). Der CO und der UB verfügen über fundierte Kenntnisse in Fragen der Verhinderung und der Bekämpfung von Geldwäscherei, Vortaten der Geldwäscherei, organisierter Kriminalität und Terrorismusfinanzierung und kennen die aktuellen Entwicklungen in diesem Bereich. Der CO ist Ansprechperson für die SRO/FINMA. Die Organisation des FI ist wie folgt: VR / Geschäftsleitung Sorgfaltspflichtbeauftragter (CO) und Stellvertretung Untersuchungsbeauftragter (UB) Bereich Kontoeröffnung/Identifikation Bereich Dokumentation GwG Bereich Schulung (1) Kontoeröffnung / Identifikation: In diesem Bereich geht es um die Sicherstellung der korrekten Kontoeröffnung, Identifizierung, die Überwachung, die Erkennung dokumentationspflichtiger Transaktionen, die Umsetzung der verstärkten Sorgfaltspflichten sowie die Kontrolle der Einhaltung der Sorgfaltspflichten. Dieser Bereich bezieht sich auf alle im Rahmen der Kontoeröffnung und -führung sowie an Transaktionen beteiligten Personen. In diesem Bereich werden die Daten und Informationen für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten erfasst. (2) Dokumentationsstelle GwG (DOK): Die DOK ist einerseits die Kontaktstelle (Anfragen von auskunftsberechtigten Drittpersonen, allgemeine Information sowie Anlaufstelle für die SRO/FINMA). Andererseits muss in diesem Bereich die Dokumentation der GwG-relevanten Datenerhebung und Registrierung sichergestellt werden. Die DOK führt die Sorgfaltspflichtakten gemäss Art. 3-8 GwG (vgl. unten Ziff. 16) und dient zudem als interne Anlaufstelle für Mitteilungen und Abklärungen. (3) Ausbildung GwG: Im Ausbildungsbereich wird die Schulung und Ausbildung der Angestellten geplant und durchgeführt ( Art. 8 GwG). MME

6 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 6 2 Sorgfaltspflichtbeauftragter (CO) Der CO und sein Stellvertreter sind beim FI für die betriebliche Umsetzung des Sorgfaltspflichtkonzepts und der internen Weisungen (vgl. unten Ziff. 18) verantwortlich. Sie unterstützen und beraten die GL bei der Umsetzung der Sorgfaltspflichtgesetzgebung und der Ausgestaltung der damit zusammenhängenden internen Organisation. Sie bereiten interne Weisungen vor und planen und überwachen die interne Ausund Weiterbildung (vgl. insb. Art. 8 GwG). Der CO und sein Stellvertreter veranlassen einfache und besondere Abklärungen (vgl. Ziff. 11 unten) oder führen sie selbst durch. Dem CO unterstehen die Bereiche Kontoeröffnung, Dokumentationsstelle (DOK) und Schulung. Die detaillierte Umschreibung der Aufgabenbereiche ist im Pflichtenheft (Anhang 1) geregelt. 3 Untersuchungsbeauftragter (UB) Der Untersuchungsbeauftragte (UB) sorgt für die Einhaltung der Gesetze und der internen Weisungen. Zu diesem Zweck führt er interne Kontrollen gemäss Anhang 2 durch (vgl. unten Ziff. 14). Der UB hat insbesondere zu prüfen, ob: - die erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäss erstellt und aufbewahrt werden und darauf schliessen lassen, dass die Sorgfaltspflichten wahrgenommen werden; - allfällige Mitteilungspflichten ordnungsgemäss wahrgenommen werden; - allfälligen Begehren von zuständigen inländischen Behörden in Bezug auf Vertragspartner, wirtschaftlich berechtigte Personen und Bevollmächtigte vollständig innert angemessener Frist nachgekommen werden kann. Der UB verfasst über die Prüfung einen Bericht und leitet diesen direkt an die GL und dem CO weiter. 4 Entscheidinstanzen Die nachfolgende Tabelle umschreibt für sämtliche Transaktionsschritte sowie dem FI obliegende Sorgfaltspflichten die jeweiligen internen Entscheidinstanzen. Die Organisationsstufe nennt die grundsätzlich für einen Entscheid zuständige Person. Einfache Entscheide können vom jeweiligen Sachbearbeiter getroffen werden, für komplexere und sorgfaltspflichtrechtlich heiklere Entscheide ist der CO bzw. die GL zuständig. Die Eskalationsstufe wird jeweils von der Organisationsstufe über die gefällten Entscheide informiert und bei Unsicherheiten in den Entscheidprozess miteinbezogen. Wo explizit erwähnt, muss sie zu den Entscheiden ihre Zustimmung geben. Bei Problemen entscheidet die Eskalationsstufe über das weitere Vorgehen. Der UB kontrolliert sämtliche Entscheide. MME

7 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 7 Entscheid Organisationsstufe Eskalationsstufe Kontrolle Bemerkungen / Form Identifikation Sachbearbeiter CO Information GL UB Form 1 Feststellung WB Sachbearbeiter CO Information GL UB Form 1 Kundenbezogene Dokumentation Sachbearbeiter CO UB Form 1 Geschäftsprofil Sachbearbeiter CO Information GL UB Form 1 a/b Festlegung und Einteilung Risikokategorien Risikoadäquate Überwachung CO/GL GL UB Form 2 Sachbearbeiter CO Information GL UB Form 3 Einfache Abklärung CO GL UB Form 4a Besondere Abklärung CO GL Information VR UB Form 4b Meldung Geldwäschereiverdacht an MROS Abbruch Geschäftsbeziehung CO/GL VR UB Form 5 CO/GL VR UB - PEP-Check / VIP Check CO Zustimmung GL Information VR UB Form 1 III. ERÖFFNUNGEN GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN 5 Kundenfile Der FI eröffnet für jeden Vertragspartner ein Kundenfile, nachdem die Identifikation gemäss Ziff. 8 durchgeführt wurde. 6 Abbruch der Geschäftsbeziehung Der FI bricht die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden sofort ab, wenn dieser falsche Angaben gemacht hat. In folgenden Fällen darf die Geschäftsbeziehung zum Vertragspartner nicht abgebrochen werden: - Während der Durchführung von besonderen Abklärungen (Art. 6 Abs. 2 lit. b GwG). - Wenn die Voraussetzungen einer Mitteilungspflicht nach Art. 9 GwG erfüllt sind (vgl. Ziff. 13 unten). MME

8 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 8 IV. SORGFALTSPFLICHTEN / EINZELNE ORGANISATORISCHE ABLÄUFE 7 Allgemeines Der FI hat grundsätzlich folgende Sorgfaltspflichten zu erfüllen ( Art. 3-8 GwG): - Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners - Feststellung und Überprüfung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Person - Erstellung eines Geschäftsprofils - Risikoadäquate Überwachung der Geschäftsbeziehung Das Vorgehen zur Wahrung dieser Sorgfaltspflichten ist in diesem Kapitel IV im Detail umschrieben. 8 Identifikation / Überwachung 8.1 Feststellung und Überprüfung der Identität Bei Eröffnung der Geschäftsbeziehung stellt der FI die Identität des Kunden (VP) fest und überprüft diese durch ein beweiskräftiges Dokument (Art. 3 GwG). Anhang 3 enthält eine Liste der anerkannten beweiskräftigen Dokumente. Entstehen im Laufe der Geschäftsbeziehung Zweifel über die Identität des VP, wird die Überprüfung der Identität wiederholt (Art. 5 Abs. 1 GwG). Form Form 1 Bereich Kontoeröffnung/Identifikation 8.2 Feststellung der wirtschaftlichen Berechtigung Bei Eröffnung der Geschäftsbeziehung prüft der FI, ob der Kunde (VP) die wirtschaftlich berechtigte Person (WB) ist (Art. 4 GwG). Der FI macht dabei die Abklärungen gemäss Form 1 und erhebt und dokumentiert folgende Angaben (): 1. Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnsitzadresse, Wohnsitzstaat und Staatsangehörigkeit des WB, 2. Eigenhändige Unterschrift oder Verwendung einer sicheren elektronischen Signatur des VP, welche die Richtigkeit der Angaben bestätigt, 3. Es wird überprüft, ob es sich bei der wirtschaftlich berechtigten Person um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt. Entstehen im Laufe der Geschäftsbeziehung Zweifel über die wirtschaftliche Berechtigung, wird die Feststellung wiederholt ( Art. 5 Abs. 1 GwG). Form Form 1 (Anhang) Bereich Kontoeröffnung/Identifikation MME

9 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY Überwachung Überwachung: Ab Identifikation überwacht der FI den Kunden und seine Transaktionsaktivitäten. Die Sanktions-Listen werden während der gesamten Geschäftsbeziehung mit dem Vertragspartner in regelmässigen Abständen überprüft. Form Form 3 Bereich Kontoeröffnung/Identifikation 9 Geschäftsprofil Der FI erstellt ein Geschäftsprofil über die Geschäftsbeziehungen gemäss Form 1a und 1b. Das Geschäftsprofil muss folgende Angaben enthalten (Art. 6 Abs. 1 GwG): - Vertragspartner und wirtschaftlich berechtigte Person - Bevollmächtigte, die gegenüber dem FI handeln - Wirtschaftlicher Hintergrund und Herkunft der eingebrachten Vermögenswerte - Beruf und Geschäftstätigkeit des effektiven Einbringers der Vermögenswerte - allenfalls Verwendungszweck der Vermögenswerte Die im Geschäftsprofil enthaltenen Daten sind aktuell zu halten. Form Form 1a und 1b (Geschäftsprofil) Bereich Kontoeröffnung/Identifikation 10 Risikokategorisierung Der FI teilt sämtliche identifizierten Vertragspartner - abhängig von der Erfüllung gewisser in Form 3 umschriebenen Risikomerkmalen - in die nachfolgenden drei Risikokategorien ein. Kategorie C: Kategorie B: Kategorie A: Geringes Risiko: kein Risikomerkmal erfüllt Erhöhtes Risiko: ein Risikomerkmal der Kategorie B ist erfüllt Hohes Risiko: ein Risikomerkmal der Kategorie A bzw. zwei oder mehrere Risikomerkmale der Kategorie B erfüllt. Form Form 2 (Risikokategorisierung) CO/GL 11 Risikoadäquate Überwachung Die Überwachung der Geschäftsbeziehung ist nach Massgabe der Risikokategorie vorzunehmen. Die Kriterien, welche auf erhöhte Risiken hinweisen, wurden in Form 3 festgelegt, die jeweils vorzunehmenden organisatorischen Massnahmen werden in den internen Weisungen des FI konkretisiert. Um diese risikoadäquate Überwachung sicherzustellen, werden die Vertragspartner in folgenden Intervallen überwacht und überprüft: MME

10 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 10 Gelegentlich halbjährlich Dauernd Kategorie C X Kategorie B X Kategorie A X Form Form 3 Bereich Kontoeröffnung/Identifikation/CO 12 Abklärungen 12.1 Einfache Abklärungen Eine einfache Abklärung ist dann vorzunehmen, wenn eine Transaktion nach Art, Volumen oder Häufigkeit nicht mit dem Geschäftsprofil übereinstimmt (vgl. oben Ziff. 9; Art. 6 Abs. 2 lit. a GwG). Bei der einfachen Abklärung wird versucht, die Abweichung vom Geschäftsprofil zu plausibilisieren. Es werden Informationen beschafft, ausgewertet und dokumentiert, die geeignet sind, den Hintergrund solcher Sachverhalte oder Transaktionen nachvollziehbar und verständlich zu machen. Der FI dokumentiert die einfache Abklärung gemäss Form 4a. Lässt sich das Risikomerkmal nach einer einfachen Abklärung nicht plausibilisieren, drängen sich weitere Abklärungen auf oder besteht ein Verdacht auf Geldwäscherei, so sind unverzüglich besondere Abklärungen einzuleiten. Form Form 4a (Einfache Abklärungen) CO 12.2 Besondere Abklärungen Treten bei einem Sachverhalt oder einer Transaktion Verdachtsmomente auf, dass Vermögenswerte aus einem Verbrechen herrühren, der Verfügungsmacht einer kriminellen Organisation unterliegen oder der Terrorismusfinanzierung dienen, sind besondere Abklärungen zu tätigen (Art. 6 Abs. 2 lit. b GwG). Im Rahmen der besonderen Abklärungen werden Informationen beschafft, ausgewertet und dokumentiert, die geeignet sind, den Hintergrund der Sachverhalte oder Transaktionen mit Verdachtsmomenten nachvollziehbar und verständlich zu machen. Der FI dokumentiert die besonderen Abklärungen gemäss Form 4b. Während der Durchführung von besonderen Abklärungen darf die Geschäftsbeziehung mit dem Vertragspartner nicht abgebrochen werden (Art. 10a Abs. 1 GwG). Form Form 4b (Besondere Abklärungen) CO MME

11 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY Vorgehen / Meldepflicht bei Geldwäschereiverdacht Besteht ein Verdacht auf Geldwäscherei, eine Vortat der Geldwäscherei, organisierte Kriminalität oder Terrorismusfinanzierung und können die Verdachtsmomente mittels besonderer Abklärungen nicht ausgeräumt werden, trifft der FI folgende Vorkehrungen (vgl. Form 5, Mitteilungspflicht bei Geldwäschereiverdacht): - MROS-Mitteilung: Der FI macht umgehend eine schriftliche Mitteilung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS, sowie an die SRO/FINMA. - Transaktion: Die Transaktion, von welcher vermutet wird, dass sie in Verbindung mit Geldwäscherei steht, darf nicht durchgeführt werden ( Art. 10 Abs. 1 GwG). - Geschäftsbeziehung: Die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden darf nicht abgebrochen werden (Art. 10a Abs. 1 GwG). - Vertragspartner: Der Vertragspartner darf über den Geldwäschereiverdacht nicht in Kenntnis gesetzt werden ( Art. 10a Abs. 1 GwG). Form Form 5 (Mitteilungspflicht bei Geldwäscherei Verdacht) CO 14 Interne Kontrollen Der FI führt regelmässig interne Kontrollen durch (Art. 8 GwG). Zweck der Kontrollen ist die Einhaltung der relevanten Sorgfaltspflichten. Damit soll das Bewusstsein der beim FI tätigen Personen im Hinblick auf die Einhaltung der durch die Gesetze auferlegten Sorgfaltspflichten geschärft und ein hoher Sorgfaltspflicht- Standard sichergestellt werden. Die Kontrollen erfolgen auf der Grundlage von Anhang 2. Sie werden in regelmässigen Abständen durchgeführt. Zusätzlich kann der UB Stichproben durchführen. Das Ergebnis der internen Kontrollen ist zu dokumentieren. Form Anhang 2 UB 15 Interner Jahresbericht / Geschäftsbericht Der FI erstellt jährlich einen Jahresbericht über das laufende Geschäftsjahr. Der Inhalt bestimmt sich gemäss gemäss Vorgabe der SRO. Zusätzlich zum Jahresbericht macht der FI während des Jahres eine schriftliche Ad-hoc Meldung an die SRO/FINMA bei Änderung des vorliegenden Sorgfaltspflichtkonzepts. Form CO MME

12 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 12 V. WEITERE ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN 16 Sorgfaltspflichtakten Der FI führt über die Einhaltung der Sorgfaltspflichten gemäss Art. 3 8 GwG sowie der Mitteilungspflicht gemäss Art. 9 GwG Sorgfaltspflichtakten und bewahrt diese auf (Art. Art. 7 GwG). Zu den Sorgfaltspflichtakten gehören insbesondere folgende Unterlagen: Form 1-5 und sämtliche kundenbezogenen Dokumentationen, Korrespondenzen, Abklärungen und Belege MROS-Mitteilungen Unterlagen, aus welchen sich Transaktionen und gegebenenfalls Vermögensstand ergeben. Die Ablage sämtlicher Unterlagen und Belege erfolgt geordnet nach Kunde und in chronologischer Reihenfolge. Die Sorgfaltspflichtakten werden physisch oder elektronisch aufbewahrt und müssen ausgedruckt werden können. Die aufbewahrten Bild- und Datenträger werden regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit geprüft. Die Sorgfaltspflichtakten werden so erstellt und aufbewahrt, dass die Sorgfaltspflichten jederzeit wahrgenommen werden können und fachkundigen Dritten sowie Behörden, Gerichten, Wirtschaftsprüfern, Revisions- und Kontrollstellen Einsicht und Auskunft gegeben werden kann ( Art. 7 Abs. 1 und 2 GwG). Zuständig für die Herausgabe oder Einsichtgewährung in Unterlagen ist der CO. Die Sorgfaltspflichtakten befinden sich in [Ort in CH]. Kundenbezogene Unterlagen und Belege sind während mindestens 10 Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung, transaktionsbezogene Unterlagen und Belege dagegen während mindestens 10 Jahren nach Abschluss der Transaktion bzw. nach Erstellung aufzubewahren (Art. 7 Abs. 3 GwG). 17 Ausbildung Die für das Sorgfaltspflichtkonzept verantwortlichen Personen sowie alle Mitarbeitenden des FI sind verpflichtet, eine Aus- und Weiterbildung hinsichtlich der für ihre Funktion wesentlichen Aspekte der Sorgfaltspflichten zu absolvieren. Die obligatorische Aus- und Weiterbildung besteht aus einer Grundausbildung, die spätestens innert sechs Monaten nach dem Stellenantritt zu absolvieren ist, sowie in einer jährlichen Weiterbildung. Die auszubildenden Personen und die Ausbildungspflichten sind dem jährlichen Ausbildungsprogramm zu entnehmen. Die Aus- und Weiterbildung ist zu dokumentieren. Form CO MME

13 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY Interne Weisungen an Mitarbeiter Folgende Anhänge dieses Sorgfaltspflichtkonzeptes sind Bestandteil der internen Weisungen über die Umsetzung der Sorgfaltspflichten, die den jeweils zuständigen Mitarbeitern bekannt gegeben werden (). Form 1-5: Prozessablauf für Einhaltung Sorgfaltspflichten Anhang 1: Anhang 2: Anhang 3: Anhang 4: Pflichtenheft / Verantwortlichkeiten Sorgfaltspflichtbeauftragter (Compliance Officer "CO") Interne Kontrollen durch Untersuchungsbeauftragten ("UB") Liste der anerkannten beweiskräftigen Dokumente Liste Kriterien für Risikoländer Das Original dieses Sorgfaltspflichtkonzepts wird bei der Geschäftsleitung aufbewahrt. Eine Kopie dieses Sorgfaltspflichtkonzeptes geht an den CO und den UB. Diese Sorgfaltspflichtkonzept wurde am [Datum] genehmigt und sofort in Kraft gesetzt. Für die Geschäftsleitung des FI: Ort, Datum: MME

14 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 14 Anhang 1: Pflichtenheft / Verantwortlichkeiten des CO Bereich Aufgaben Ausführung Kontrolle Umsetzung dieses Sorgfaltspflichtkonzepts CO UB Zuteilung der internen en in Absprache mit der GL Planung und Überwachung Ausbildung Einhaltung der Sorgfaltspflichten Jährliche Überprüfung der Parameter zur Überwachung der Geschäftsbeziehungen und Transaktionen Entscheidung über die Einteilung in Risikokategorien (zusammen mit GL Mitglied) Durchführung oder Veranlassung von besonderen Abklärungen und Führung der entsprechenden Dokumentation Erstellen des internen Jahresberichts Anwesenheit bei angemeldeten Kontrollen der SRO/FINMA und der Revisionsstelle Führung der Dokumentationsstelle DOK Kommunikation mit der SRO/FINMA ingwg Fragen Verantwortlich für das Meldewesen DOK (und Stellvertretung) Führung der Sorgfaltspflichtakten Vorbereitung des Jahresberichtes (Datenmaterial) Während der Büroöffnungszeiten des FI ständig erreichbare Verbindungsstelle für SRO/FINMA CO UB Kontoeröffnung/ Identifikation Einhaltung der Identifikations- und Abklärungspflichten (Form 1) Abgleich ISG-Listen PEP Check Vertragspartner und WB CO UB Untersuchungsbeauftragter Sicherstellung und Durchführung von internen Kontrollen Kontrolle Führung der Sorgfaltspflichtakten (Ordner und System) Kontrolle Meldewesen Ansprechperson für zuständige inländische Behörden in Bezug auf Vertragspartner, wirtschaftlich berechtigte Personen und Bevollmächtigte UB GL Prüfungsbericht an CO und GL MME

15 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 15 Bereich Aufgaben Ausführung Kontrolle Ausbildung Einschulung neuer Angestellter (Ausbildung abgeschlossen innert 6 Monaten) Weiterbildung aller Angestellten mindestens einmal jährlich nach Massgabe der Vorgaben der SRO/FINMA Dokumentation der Ausbildung und Führung einer Ausbildungskontrolle CO MME

16 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 16 Anhang 2: Interne Kontrollen durch Untersuchungsbeauftragten Bereich Kontrollumfang Verantwortlichkeit Tägliche Kontrolle Form 1 Neuregistrierungen kontrollieren Vierteljährliche Kontrolle Ausbildung Form 1, 2 Dokumentation Meldewesen ISG-Liste Korrekturmassnahmen Befragung der Angestellten über deren Aufgabenbereich allgemein / Überprüfung Ausbildungskontrolle Überprüfung der Einhaltung der Prozesse im Form 1 und 2 sowie Überwachung und Dokumentation Überprüfung Dokumentation und Sorgfaltspflichtakten auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Inhalt Kontrolle des Verfahrensstandes der durch den FI im laufenden Monat vorgenommenen meldepflichtigen Fälle Überprüfung der Erfüllung der Pflichten Erstellung und Nachführung Pendenzenliste Jährliche Kontrolle Interner Jahresbericht Sorgfaltspflichtkonzept Risikokategorisierung Betriebliche Organisation Revision PEP Check Korrekturmassnahmen Erstellung und Einreichung an FMA durch FI (Art. 30 SPV,) Bereinigung und Überprüfung Überprüfung durch Revisionsstelle Überprüfung der betrieblichen Organisation und der personellen Besetzung der betrieblichen Aufgabenbereiche Vorbereitung der Revision gemäss Art. 19a GwG Durchführen Erstellung und Nachführung Pendenzenliste Stichproben Standardwissen Formulare Dokumentation Befragen der Angestellten (Sorgfaltspflichten) Überprüfen des ordnungsgemässen Ausfüllens der Formulare Überprüfung Dokumentation und Sorgfaltspflichtakten auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Inhalt MME

17 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 17 Anhang 3: Liste der anerkannten beweiskräftigen Dokumente Beweiskräftige Dokumente nach Art. 3 GwG Als beweiskräftige Dokumente zur Identifizierung des Kunden (natürliche Personen) können folgende amtliche Dokumente akzeptiert werden: - Schweizerischer oder ausländischer Reisepass; - Schweizerische oder ausländische Identitätskarte; - Schweizerischer oder ausländischer Führerausweis; - Falls der Vertragspartner von seinem Heimatstaat keines der obigen Dokumente beschaffen kann: Identitätsbestätigung der an seinem Wohnort zuständigen Behörde; - [...]. Sämtliche vorgenannten Dokumente müssen im Zeitpunkt der Identifizierung des Vertragspartners gültig sein. Ein Ausweis ist gültig, wenn er im Zeitpunkt der Feststellung und Überprüfung der Identität des Vertragspartners zur Einreise in die Schweiz berechtigt. Reisepässe/Identitätskarten, welche 6 Monate über das Gültigkeitsdatum hinaus zur Einreise berechtigen, werden ebenfalls als beweiskräftige Dokumente anerkannt. Die Dokumente müssen in lateinischer Schrift abgefasst sein. Dokumente ohne Abbild (Foto) einer Person dürfen nicht als beweiskräftiges Dokument verwendet werden. MME

18 Sorgfaltspflichtkonzept des FI XY 18 Anhang 4: Liste Kriterien für Risikoländer KYC Country Risk Assessment (CRA) Risk Class A B C D Sources United Nations (UN) - Country Sanctions (with increased compliance relevance) European Union (EU) - Country Sanctions (with increased compliance relevance) FATF - High-risk and non-cooperative jurisdictions: High-Risk Transparency International - Corruption Index (< 2 or between 2 and 3 with B-Element) National Sanctions European and UN Sanctions with reduced compliance relevance Major Illicit Drug-producing/transit Country Transparency International - Corruption Index (between 2 and 5) FATF - High-risk and non-cooperative jurisdictions: Medium- Risk OECD/G20 - Tax Havens Low Risk Transparency International - Corruption Index (> 5) Not Specified HIGHER RISK MEDIUM RISK LOWER RISK MME