Leitfaden Studienabschluss Checkliste

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1 Leitfaden Studienabschluss Checkliste Version 2.2 Dezember 2013 Inhalt 1. Formelle Anmeldung und Genehmigung des Themas Formale Gestaltung von wissenschaftlichen Arbeiten Sperre von wissenschaftlichen Arbeiten Vor Abgabe der Diplomarbeit (2. Abschnitt) Einreichen der Diplomarbeit Anmeldung zur mündlichen Diplomprüfung... 4 Anhang: Vorlage Deckblatt Diplomarbeit Individuelles Diplomstudium Internationale Entwicklung... 5 Die folgende Darstellung beschränkt sich auf Formulare, Unterschriften, Formatvorlagen für das Titelblatt und Ähnliches, kurzum: den bürokratisch-technischen Teil des Studienabschlusses. Für inhaltliche Hilfestellungen sei auf die Materialien und Tipps der IE-Homepage, die Diplomarbeitsbetreuerin/den Diplomarbeitsbetreuer, Gerald Hödls Arbeitstechniken ( und nicht zuletzt auf einschlägige Literatur zum Thema wissenschaftliches Arbeiten verwiesen. Generell besteht auch die bürokratische Welt des Studienabschlusses/der Diplomarbeit aus der Troika IE-Büro Studienprogrammleitung (SPL) (derzeit Margarete Grandner) und dem philologisch-kulturwissenschaftlichen StudienServiceCenter (SSC). Bei der Diplomarbeit kommt klarerweise noch die Betreuerin/der Betreuer hinzu. Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollte darauf geachtet werden, dass der zweite Studienabschnitt und mit ihm die freien Wahlfächer frühzeitig eingereicht und abgeschlossen sind. Dieser Schritt muss spätestens dann offiziell erfolgt sein, wenn die Diplomarbeit fertig ist und eingereicht werden soll. (siehe weiter unten). Vorschriften ändern sich oft rasch, die Website des SSC ist in vielen Dingen eine hilfreiche Informationsseite, die in jedem Fall auch in Sachen Bürokratie konsultiert werden sollte! 1

2 1. Formelle Anmeldung und Genehmigung des Themas Sind das Thema, das Konzept und die Betreuung der Diplomarbeit geklärt (und wurde zumindest der erste Studienabschnitt erfolgreich abgeschlossen), kann die Diplomarbeit dem SSC gemeldet werden. Hiermit sichert man sich nicht nur das Thema, sondern ist nun offiziell DiplomandIn und erhält beispielsweise einen anderen Bibliotheks-Status (der es einem u.a. erlaubt, auch Bücher zu entleihen, die normalerweise nur über das Wochenende ausgeliehen werden können). Die formelle Anmeldung der Diplomarbeit kann recht früh erfolgen und setzt beispielsweise keinen endgültigen Titel der Diplomarbeit voraus dieser kann durch die erneute Einreichung des Formulars Thema und Betreuung der wissenschaftlichen Arbeit (s.u.) geändert werden. Dem SSC müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden: Thema und Betreuung der wissenschaftlichen Arbeit (3-fach) o Hier muss man sich lediglich um die eigene Unterschrift und die der Betreuerin/des Betreuers kümmern, die Unterschrift der SPL wird vom SSC eingeholt. Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis Im IE-Büro abgestempeltes, einseitiges Konzept der Diplomarbeit 2. Formale Gestaltung von wissenschaftlichen Arbeiten Die Diplomarbeit muss doppelseitig ausgedruckt und hart gebunden in zweifacher Ausfertigung abgegeben werden. SONDERREGELUNGEN! o IE-Diplomarbeiten haben (zusätzlich zur deutschen Zusammenfassung) im Anhang eine einseitige englische Summary zu enthalten. Formatvorlage Titelblatt - Individuelle Studien o Titelblätter von wissenschaftlichen Arbeiten (allgemeine Ausfüllhilfe) o Achtung! Aufgrund fehlerhafter Titelblätter mussten in der Vergangenheit eine Reihe von Diplomarbeiten zurückgezogen und erneut eingereicht werden! In erster Linie geht es darum, dass beinahe alle IE-Studierenden den Titel Mag. am Deckblatt angeben müssen, nicht Mag.phil.. Der angestrebte Titel auf dem Deckblatt der Diplomarbeit muss sich unbedingt mit dem Titel auf dem eigenen Studienzulassungsbescheid decken! (siehe Anhang - S. 6) o Weitere Hinweise siehe Website des SSC 2.1 Sperre von wissenschaftlichen Arbeiten In manchen Fällen kann es notwendig werden, die Diplomarbeit auf bestimmte Zeit sperren zu lassen (auf maximal fünf Jahre). Eine gute Begründung bei der Antragstellung ist hierfür unerlässlich (s. Sperrformular), da die entscheidende Studienpräses nicht jedem Antrag auch stattgibt. Wird jedoch eine Sperrung verhängt, ist die Diplomarbeit in diesem Zeitraum weder online zugänglich, noch steht 2

3 sie in einer Bibliothek zur Verfügung. Eine Sperrung wird bei der Abgabe der gedruckten Diplomarbeit im SSC beantragt. Gesichtspunkte für eine Sperrung können sein: Die eigene Sicherheit oder die von Interview-PartnerInnen. Auch abseits von Überlegungen der Sicherheit von Interview-PartnerInnen können diese auf dem Schutz ihrer Daten bestehen. Patentschutz. 3. Vor Abgabe der Diplomarbeit (2. Abschnitt) Schritt 1: Spätestens dann, wenn die Diplomarbeit eingereicht werden soll, sollte der 2. Studienabschnitt abgeschlossen und die freien Wahlfächer (Änderung) genehmigt worden sein. Der Änderungsantrag ist im Büro IE nach Themenblöcken ausgefüllt abzugeben. Der geänderte Wahlfachbescheid wird per Einschreiben zugesandt. (4-6 Wochen) Schritt 2: Alle Prüfungen, die entweder im Kernfach oder Wahlfach verwendet werden, und unter einer anderen Studienkennzahl stehen, oder an einer anderen Universität gemacht wurden, müssen noch per Bescheid angerechnet werden. Das Anrechnungsformular (Achtung, besteht aus 2 Downloads) kann im Büro IE ausgefüllt werden. (2-3 Wochen) Schritt 3: Nach Änderung und Anrechnung kann der Prüfungspass vollständig ausgefüllt und abgegeben werden. Achtung, der Prüfungspass muss noch durch die eigenen Wahlfächer mit einer dritten Seite ergänzt werden! Verwenden Sie die zweite Seite als Vorlage und überschreiben Sie diese mit Ihren gewählten Wahlfachblöcken nach dem gleichen Muster wie der 2. Abschnitt aufgelistet ist. Mit dem Prüfungspass, dem Sammelzeugnis, allen allfälligen Anrechnungen, dem Zulassungsbescheid und dem geänderten Wahlfachbescheid können Sie den 2. Abschnitt im Büro IE einreichen. (Im Büro IE wird alles kontrolliert, abgestempelt und dann an das SSC weitergeleitet.) Dies soll möglichst schon vor dem Binden der Diplomarbeiten passieren praktisch jederzeit, wenn alle Prüfungsleistungen erfüllt sind. Es ist aber umgekehrt ebenfalls möglich: sollte die Diplomarbeit schon fertig sein, kann das Gutachten vom Betreuer/der Betreuerin eingeholt werden, hochgeladen und gebunden abgegeben. Wenn noch Prüfungen zu absolvieren sind, dann wird der 2. Abschnitt erst danach eingereicht. Bitte kümmern Sie sich aber rechtzeitig um Änderung der Wahlfächer und Anrechnungen!! 4. Einreichen der Diplomarbeit Vor dem Einreichen der Diplomarbeit sollten Sie sich die benötigten Unterlagen entweder in Form einer Mappe beim SSC holen, können aber auch in digitaler Form bezogen werden. Bitte das Deckblatt genau kontrollieren! (siehe S 6) 3

4 Hochladen von wissenschaftlichen Arbeiten (Mitteilungsblatt der Uni Wien) Bevor die Diplomarbeit in ausgedruckter gebundener Form (2 fach) abgegeben werden kann, muss sie über die Seite hochgeladen werden. Die Hochladebestätigung muss ausgedruckt, unterschrieben und der ausgedruckten Diplomarbeit beigelegt werden (die Abgabe der Diplomarbeit im SSC muss innerhalb einer Woche nach Hochladen erfolgen). Prinzipiell darf die elektronische Ausgabe aus nur einem PDF-Dokument bestehen und muss ein korrektes Titelblatt, ein deutsches und englisches Abstract von jeweils 1-2 Seiten, sowie einen Lebenslauf mit Schwerpunkt auf dem wissenschaftlichen Werdegang enthalten. Die gebundene Diplomarbeit darf sich von der hochgeladenen elektronischen Ausgabe keinesfalls unterscheiden! Für weitere wichtige (Form)Vorschriften bitte das Mitteilungsblatt Hochladen von wissenschaftlichen Arbeiten verwenden (s.o.)! Nachdem die Diplomarbeit erfolgreich hochgeladen wurde, steht nun die Abgabe der zwei gebundenen Ausgaben beim SSC an. Merkblatt für die Verfasserin / den Verfasser Seit 1. Oktober 2008 muss allen wissenschaftlichen Arbeiten eine Hochladebestätigung beigelegt werden Ab wird das Gutachten der Betreuerin/des Betreuers in einem Kuvert beigelegt. Tipp: Auf vielen Formularen wird die Unterschrift der SPL verlangt, Sie müssen diese Unterschrift nicht selbst organisieren! Geben Sie die Formulare ohne Unterschrift der SPL im SSC ab Frau Grandner hat mehrmalig in der Woche Unterschriftentermine im SSC und macht dies gesammelt. 5. Anmeldung zur mündlichen Diplomprüfung Es gibt jedenfalls fixierte Diplomprüfungstermine. Ein Vorteil für die Studierenden ist dabei, dass sie sich nicht mehr um die oder den Vorsitzenden kümmern müssen. An jedem fixierten Tag ist automatisch eine MitarbeiterIn der oder die Vorsitzende. (die fixierten Tage mit Datum finden Sie auf der Website unter Aktuelles ) 1. Reservieren 2. Offiziell per Formular anmelden 1.) Reservieren Sie sich einen Prüfungsslot (zur Reservierung sollte zumindest klar sein, wer Erstwer Zweitprüfer_in ist und wann alle Voraussetzungen sind) 2.) Ist der Prüfungspass kontrolliert und abgenommen, ist die DA hochgeladen, freigegeben, beurteilt wird sie gebunden (sie oben) am SSC abgegeben, Sie erfahren Sie vom SSC, dass Sie sich zur Prüfung anmelden können. 4

5 Geben Sie die Diplomarbeit zuerst ab und der Prüfungspass wird erst danach eingereicht, erkundigen Sie sich bitte eine Woche nach Abgabe des Prüfungspasses, ob Sie sich nun offiziell per Formular zur Prüfung anmelden können. Achtung, dieses Terminformular muss mind. 14 Tage VOR dem geplanten Prüfungstermin bei Frau Baumgartner einlangen. (Bsp: angedachter und mit den PrüferInnen vereinbarter Termin ist Freitag 27. Februar, Uhrzeit wird im Büro IE mit 12h festgelegt, das Anmeldeformular muss somit spätestens am 13. Februar bei Frau Baumgartner einlangen) 1.) Wo melden Sie sich an: Monika Baumgartner Adresse: Uni Campus, Hof 4, Spitalgasse 2; Institut für Orientalistik, 1. Stock Dienstzimmer: 2C Telefon: ) Anmeldeprocedere: Persönlich zu folgenden Zeiten: Öffnungszeiten von Frau Baumgartner: Di, Mi Uhr, Do Uhr In den vorlesungsfreien Zeiten (FEBRUAR /OSTERFERIEN). Di, Mi Uhr, Do Uhr bzw. laut Institutsaushang Anmeldeformular (Abgabe mindestens 14 Tage vor Prüfungstermin) Anhang: Vorlage Deckblatt Diplomarbeit Individuelles Diplomstudium Internationale Entwicklung bitte genau daran halten. Bitte keine hochgestellten a für die weibliche Form in Titelangaben. Bitte die Frage Mag. oder Mag. Phil. genau kontrollieren. (siehe S 6) Als Word Vorlage: lage_individuelles_diplomstudium.doc 5

6 DIPLOMARBEIT Titel der Diplomarbeit Titel Band 1 von 5 Bänden Verfasserin ODER Verfasser Akad. Grad(e) Vorname Zuname, Akad. Grad(e) angestrebter akademischer Grad Magistra oder Magister der Philosophie (Mag.phil.) ODER Magistra oder Magister (Mag.) (KEIN hochgestelltes a für weibliche Form!) [Ob Mag. oder Mag. Phil. bitte am eigenen Zulassungsbescheid kontrollieren. Nur zulässig wie am eigenen Zulassungsbescheid angegeben. Für die meisten ist es Mag.] Diese Info-Zeilen weglöschen Wien, 2012 Studienkennzahl lt. Studienblatt: A Studienrichtung lt. Studienblatt: Betreuerin ODER Betreuer: Akademische(r) Grad(e) Vorname Zuname, Akad. Grad 6