Prüf- und Tätigkeitsprogramm 2015

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1 Finanzkontrolle Prüf- und Tätigkeitsprogramm 2015 Januar

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage Aufgaben und Organisation der Finanzkontrolle Planung und Durchführung der Prüfungen 2 2 Prüfungen Prüfung der Staatsrechnung, Jahresrechnungen und gesetzliche Prüfungensaufträge Prüfung der Abrechnung von Verpflichtungskrediten und weiterer Projekte IKS- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen Wirkungsprüfungen und Evaluationen Peer Review 5 3 Beratung und Projektbegleitung 5 4 Berichtswesen Prüfberichte Halbjahresberichte Tätigkeitsbericht 6 5 Sekretariat Staatswirtschaftskommission 7 6 Qualitätssicherung Organisation Peer Review Prozess Prüfung der Finanzkontrolle 7 Abkürzungen 8 1

4 1 Ausgangslage 1.1 Aufgaben und Organisation der Finanzkontrolle Die Finanzkontrolle ist das Fachorgan der Finanzaufsicht. Sie ist unabhängig und unterstützt den Kantonsrat bei der Ausübung der Finanzaufsicht über die Verwaltung sowie den Regierungsrat und die Gerichte bei der Ausübung der finanziellen Dienstaufsicht. Die Tätigkeit der Finanzkontrolle richtet sich nach dem Finanzkontrollgesetz vom 25. April Die Aufgabe der Finanzkontrolle ist es, unabhängige und objektive Prüf- und Beratungsdienstleistungen zu erbringen, welche darauf ausgerichtet sind, finanzielle Risiken zu reduzieren, finanzielle Schäden zu vermeiden, Mehrwerte zu schaffen und die Verwaltungsprozesse zu verbessern. Die Finanzkontrolle ist sowohl für die interne wie auch die externe Finanzaufsicht zuständig. Der Aufgabenbereich erstreckt sich über alle finanziellen Risiken des Kantons. Sie hat im Rahmen ihrer Aufsichtstätigkeit: - die Einhaltung der geltenden Grundsätze zur ordnungsgemässen Rechnungslegung zu prüfen; - die Einhaltung der geltenden Grundsätze zur Haushaltsführung zu prüfen, also insbesondere die Gesetzmässigkeit und Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel; - die internen Kontrollsysteme zu beurteilen; - die Ordnungsmässigkeit der Daten über die Ausführung der Leistungsaufträge und die Einhaltung der Globalbudgets zu prüfen; - die Wirksamkeit der Verwaltungstätigkeit zu evaluieren. Mit der Prüfung der Staatsrechnung (externe Revision) wird weiterhin die Revisionsgesellschaft Ernst & Young beauftragt. Die Finanzkontrolle konzentriert sich auf die übrigen Prüfschwerpunkte, auf die interne Revision und Wirkungsprüfung. Durch die Zusammenarbeit mit privaten Revisionsgesellschaften bei der Rechnungsprüfung - sowie zusätzlich bei spezialisierten Prüfgebieten - wird eine qualitativ gute und effiziente Revisionstätigkeit angestrebt. 1.2 Planung und Durchführung der Prüfungen Die Finanzkontrolle legt das jährliche Prüfprogramm selbständig fest. Sie nimmt dabei bestmöglich Rücksicht auf die Prüfbedürfnisse der Departemente, der Gerichte und der Stawiko. Das vorliegende Prüf- und Tätigkeitsprogramm basiert einerseits auf einer ganzheitlichen Risikobeurteilung des Aufsichtsbereichs und andererseits auf den Erfahrungen aus den bisherigen Prüfungen. Zudem wird darauf geachtet, dass eine einigermassen ausgewogene departementsübergreifende Abdeckung der Prüfungen stattfindet. Die vorliegende Prüf- und Tätigkeitsplanung hat hauptsächlich orientierenden Charakter. Je nach Veränderung der Risikobeurteilung, der Prüfbedürfnisse oder der Ressourcen können Prüfungen dazukommen, respektive verschoben oder gestrichen werden. Das Prüfprogramm setzt weit gefasste Prüfthemen fest. Die konkrete Festsetzung der Prüfziele, die Bestimmung der zu prüfenden Prozesse und Wirkungen, die Definition der Prüfmethodik sowie die genaue Terminierung der Durchführung der Prüfung werden in Vorgesprächen mit den Verantwortlichen der Verwaltungseinheiten geklärt. Das Prüfprogramm wird der Staatswirtschaftskommission, dem Regierungsrat und den kantonalen Gerichten zur Kenntnis vorgelegt. Im Folgenden werden die Prüfschwerpunkte für das Jahr 2015 festgehalten. 2

5 2 Prüfungen 2.1 Prüfung der Staatsrechnung, Jahresrechnungen und gesetzliche Prüfungensaufträge Dpt. Bereich Prüfung Zeitraum FD Staatsrechnung Ordentliche Prüfung der Staatsrechnung 2014 Q1 BiD Pädagogische Hochschule Schwyz Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2014 Ext. Linthwerk Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2014 Q1 Ext. Psych. Klinik Zugersee Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2014 FD Direkte Bundessteuer Erhebung der direkten Bundessteuer und der Ablieferung des Bundesanteils im Jahr 2014, ge- mäss Art. 104a DBG Allg. Staatsrechnung Zwischenrevision Staatsrechnung 2015 Q4 Allg. Jahresrechnung Stiftung Weg der Schweiz Q1 2.2 Prüfung der Abrechnung von Verpflichtungskrediten und weiterer Projekte Dpt. Bereich Prüfung Zeitraum BaD Hochbau Sanierung Schwanau Prüfung der Abrechnung (VK ) KKS Sanierung Westtrakt Prüfung der Abrechnung (VK Kirchensanierung / /1 Sanierung Schultrakt) Übungsanlage Wintersried Bundesbriefmuseum Schwyz, Sanierung BBZ Goldau, Sanierung Turnhalle/Erweiterung Prüfung der Abrechnung (VK ) Prüfung der Abrechnung (VK ) Prüfung der Abrechnung (VK ) Q3 Q3 BaD Strassenausbau Ibergereggstrasse/ Windstock Chaisten, Schwyz 368/Ausbau Zugerstrasse Nord (Fänn), Küssnacht 2b/Südumfahrung Abschnitt 1, Planungskredit 3/Umfahrung Pfäffikon, Planungskredit Prüfung der Abrechnung (VK ) Prüfung der Abrechnung (VK ) Prüfung der Abrechnung (VK ) Prüfung der Abrechnung (VK ) Q1 Q3 3

6 8/Strassenausbau Zweite Altmatt Dritte Altmatt Prüfung der Abrechnung (VK ) Q4 Projekte ohne VK Prüfung der Abrechnung je nach Bedarf Investitionsbeiträge SiD Polycom Prüfung der Abrechnung (VK ) Div. Beiträge mit VK Prüfung der Abrechnung je nach Bedarf Weitere Prüfungen nach Verfügbarkeit der VK-Abrechnungen 2.3 IKS- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen Dpt. Bereich Schwerpunkte Zeitraum Gericht Kantonsgericht Rechnung, Fallkosten (Organisation, IKS) Q1 DI VD Amt für Gesundheit und Soziales Amt für Raumentwicklung Bewilligung und Aufsicht für Gesundheitsberufe (Organisation, Rechtmässigkeit) Baugesuchszentrale, Gebührenbezug, Prozesse, Organisation, Koordination mit Dritten (IKS) VD Amt für Arbeit Eichwesen, Arbeitsbedingungen (IKS, Rechtmässigkeit) VD Amt für Landwirtschaft Subventionen (IKS, Rechtmässigkeit) Q3 BiD Amt für Volkschulen und Sport (AVS) Geldflüsse Sonderschulung (IKS, Organisation) BiD Amt für Berufsbildung Stipendienwesen (IKS, Rechtmässigkeit) Q1 SiD Polizei Polizeiinformatik (Review gemäss Prüfraster Treuhandkammer) SiD Jugendanwaltschaft Organisation, IKS, Compliance Q3 Q Q Q1 Q4 Q3 FD Personalamt EO-Entschädigung (Allg. Administration, IKS, Rechtmässigkeit) FD Steuerverwaltung Erhebung und Bezug von Verfahrenskosten bei Einsprachen, Nachsteuerverfahren und Steuerhinterziehung (Organisation, IKS, Rechtmässigkeit) Q4 BaD Tiefbauamt / Projekt Axen Projektkostenmanagement Q3 BaD Verkehrsamt Technische und administrative Verkehrssicherheit (IKS, Wirtschaftlichkeit) UD Amt für Natur, Jagd und Fischerei Patentwesen Jagd & Fischerei (Gebührenbezug, IKS, Rechtmässigkeit) 4

7 2.4 Wirkungsprüfungen und Evaluationen Dpt. Bereich Thema Zeitraum UD Amt für Wald und Naturgefahren Wirkungsprüfung der Förderung der Schutzfunktion, Biodiversität und Nutzfunktionen des Waldes Q DI Amt für Gesundheit und Soziales Ambulante medizinische Versorgung Wirkungsprüfung der Leistungsaufträge VD Amt für Migration Evaluation der Integration von Ausländerinnen und Ausländer - Q4 Q3 - Q Peer Review Dpt. Bereich Tätigkeit Zeitraum Fiko Peer-Review Gegenseitige Überprüfung der Innerschwyzer Finanzkontrollen 3 Beratung und Projektbegleitung Nach Bedarf 5

8 4 Berichtswesen 4.1 Prüfberichte Die Finanzkontrolle berichtet über die Resultate ihrer Prüfungen in schriftlicher Form an die geprüfte Stelle, das betroffene Departement bzw. die Staatskanzlei und an das Finanzdepartement. Die Berichterstattung über die Prüfungsresultate erfolgt nicht umfassend, sondern beschränkt sich auf die Punkte, bei denen Handlungsbedarf respektive Optimierungspotenzial festgestellt wurde. Zur Sicherstellung eines Mehrwerts aus der Prüftätigkeit formuliert die Finanzkontrolle Empfehlungen zu den einzelnen Prüfpunkten und vereinbart Massnahmen mit den betroffenen Verwaltungseinheiten. Bei wesentlichen Beanstandungen hat das betroffene Departement innert drei Monaten schriftlich Stellung zu nehmen. Die Finanzkontrolle kann in ihrem Bericht Anträge stellen. Bei strittigen Prüfresultaten, respektive wenn aus Sicht Finanzkontrolle keine griffigen Massnahmen zur Behebung wesentlicher Beanstandungen getroffen werden, kann die Finanzkontrolle beim Regierungsrat Antrag zur Umsetzung der beantragten Massnahmen stellen. 4.2 Halbjahresberichte In halbjährlichem Rhythmus wird ein Bericht über die Prüftätigkeiten im Aufsichtsbereich der Finanzkontrolle erstellt. Diese Prüfberichte umfassen neben den Prüfresultaten der Finanzkontrolle auch die Ergebnisse der Prüfungen von Revisionsgesellschaften und Bundesämtern, die Prüfhandlungen bei kantonalen Verwaltungseinheiten vornehmen. Dies bedingt ein aktives Monitoring der Prüftätigkeit Dritter im Aufsichtsbereich der Finanzkontrolle. Ziel dieser Halbjahresberichte ist es, dem Regierungsrat und der Stawiko mittels einer Synthese der Prüfresultate ein möglichst adäquates Bild über die Ordnungsmässigkeit, die Sicherheit, die Wirtschaftlichkeit und die Wirksamkeit der Verwaltungstätigkeit zu zeichnen. Halbjahresberichte werden der Regierung und der Stawiko zur Kenntnisnahme zugestellt. 4.3 Tätigkeitsbericht Die Finanzkontrolle erstellt einen jährlichen Tätigkeitsbericht, der veröffentlicht wird. Der Tätigkeitsbericht informiert über die Organisation und Tätigkeit der Finanzkontrolle sowie über Prüffeststellungen von öffentlichem Interesse. Er enthält zudem eine allgemeine Einschätzung über die Ordnungsmässigkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der Einheiten im Finanzaufsichtsbereich der Finanzkontrolle. 6

9 5 Sekretariat Staatswirtschaftskommission Die Finanzkontrolle führt das Sekretariat der Staatswirtschaftskommission. Sie stellt zusammen mit dem Kommissionspräsident die Organisation und Koordination der Kommissionsarbeit sicher. 6 Qualitätssicherung 6.1 Organisation Die Finanzkontrolle verfügt über 3.0 Vollzeitstellen. Für die bestmögliche Erfüllung des Prüfauftrags mit den vorhandenen Ressourcen arbeitet die Finanzkontrolle gezielt mit Prüf- und Beratungsgesellschaften sowie mit Fachkräften der Bundesverwaltung zusammen. Sie ist bestrebt, die eigene Organisation und die wichtigsten Prozesse auf einem qualitativ hohen Niveau zu halten. Folgende Massnahmen zur Qualitätssicherung wurden getroffen: - Erstellung eines umfassenden Organisationshandbuchs mit der Definition von Qualitätsstandards; - Klares Bekenntnis zur Weiterbildung aller Mitarbeiter der Finanzkontrolle; - Aktiver Fachaustausch auf interkantonaler und nationaler Ebene im Rahmen der Zentralschweizer Finanzkontrollen, der Fachvereinigung der Schweizer Finanzkontrollen, dem Schweizerischen Verband für Interne Revision und der Schweizerischen Evaluationsgesellschaft. - Gezielte Zusammenarbeit und aktiver Wissenstransfer mit Fachspezialisten im Rahmen von Prüfungsprojekten. 6.2 Peer Review Prozess Die Zentralschweizer Finanzkontrollen haben beschlossen, die Jahresrechnungen der Finanzkontrollen gegenseitig zu überprüfen sowie gegenseitige Reviews mit der "Checkliste betreffend Qualitätssicherung bei kleinen und mittelgrossen Revisionsunternehmen" der Treuhandkammer durchzuführen. Die ersten Reviews im Sinne eines Testlaufs fanden im Jahr 2013 statt. Die Resultate bilden die Grundlage für die Festlegung der Prüfprogramme Prüfung der Finanzkontrolle Der Regierungsrat beauftragt mit Zustimmung der Staatswirtschaftskommission eine externe Stelle mit der periodischen Qualitäts- und Leistungsbeurteilung sowie mit der Prüfung der Rechnung der Finanzkontrolle. 7

10 Abkürzungen BaD BiD DI FD SiD UD VD Allg. AVS BBZ BBZ DBG Ext. Fiko IKS KKS Stawiko VK Baudepartement Bildungsdepartement Departement des Innern Finanzdepartement Sicherheitsdepartement Umweltdepartement Volkswirtschaftsdepartement Allgemein Amt für Volkschulen und Sport Berufsbildungszentrum Berufsbildungszentrum Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer Extern Finanzkontrolle Internes Kontrollsystem Kantonsschule Kollegium Schwyz Staatswirtschaftskommission Verpflichtungskredit 8

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12 Finanzkontrolle des Kantons Schwyz Postfach Schwyz Domizil: Rickenbachstrasse Rickenbach Telefon Internet Rickenbach, Januar 2015