Seminar für Mitglieder von Rechnungsprüfungskommissionen Kanton Schwyz
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- Gretel Böhmer
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1 PRÜFUNGSDURCHFÜHRUNG Seminar für Mitglieder von Rechnungsprüfungskommissionen Kanton Schwyz PIRMIN MARBACHER 8. November 2016 PRÜFUNGSDURCHFÜHRUNG Zielsetzung Sie verschaffen sich einen Überblick über die Checklisten und Mustervorlagen. Sie kennen den Aufbau der Checklisten. Sie kennen den Unterschied zwischen der Prüfung der Jahresrechnung und einer Schwerpunktprüfung. Sie kennen das Vorgehen und Prüfungspunkte eines Verpflichtungskredites. Sie wenden einzelne Checklisten anhand konkreter Fälle an. Sie formulieren Empfehlungen und Massnahmen aufgrund konkreter Prüfungsfeststellungen. Seite 2 1
2 PRÜFUNGSDURCHFÜHRUNG Agenda Übersicht Checklisten und Mustervorlagen Rechnungskommission Aufbau und Inhalt der Checklisten Prüfung Jahresrechnung und Internes Kontrollsystem IKS (Schwerpunktprüfungen) Prüfung Verpflichtungskredit Aufgaben Seite 3 ÜBERSICHT CHECKLISTEN UND MUSTERVORLAGEN 01 / 02 Administration / Prüfungsplanung Vorbereitung und Planung Pendenzen und Merkpunkte nächste Prüfung Risikobeurteilung Checkliste Prüfungsvorbereitung und Prüfungsplanung Mehrjahresprüfprogramm 03 / 04 / 05 Prüfungsdurchführung 2 03 Checklisten IKS 2 04 Checklisten Schlussrevision 2 05 Checklisten Prüfung Voranschlag und Finanzplan 2 05 Checklisten Prüfung Verpflichtungskredite und Zusatzkredite 06 / 07 Prüfungsabschluss, Berichterstattung 4 Muster Vollständigkeitserklärung Prüfung Rechnung 2 Formular Protokolle Vorbesprechung / Schlussbesprechung 4 Musterbericht Prüfung Voranschlag 4 Musterbeispiel interner Bericht zur Prüfung Voranschlag 4 Musterbericht Prüfung Rechnung 4 Musterbeispiel interner Bericht zur Prüfung Rechnung 4 Musterbericht Prüfung Abrechnung Verpflichtungs- und Zusatzkredit 4 Muster Brief Bestätigung Geschäftsbeziehungen 4 Muster Bestätigung Bank der Geschäftsbeziehungen 4 Muster Brief Saldobestätigung 08 Weitere Unterlagen Seite 4 2
3 AUFBAU CHECKLISTEN Angaben Administration Prüfungsziele Prüfungsgrundlagen Prüfungshandlungen / Fragen zu diversen Bereichen im Prüfungsgebiet Feststellungen Fazit Relevanz für Berichterstattung intern / extern Seite 5 ANWENDUNG CHECKLISTEN Prüfung Jahresrechnung und IKS Prüfung Jahresrechnung - Bestandes- und Bewertungsprüfungen - Vollständigkeit und Richtigkeit - Kritische Durchsicht - Stichproben Prüfung Internes Kontrollsystem (IKS) - Organisation und Abläufe bzw. Prozesse - Prüfung und Beurteilung von Kontrollen Seite 6 3
4 PRÜFUNG VERPFLICHTUNGSKREDIT (1/2) Planungsphase (Vorprojekt- und Projektphase) Sachgeschäft Bedürfnisse / Konzept Submission / Vergabe Planer Projektierung Seite 7 PRÜFUNG VERPFLICHTUNGSKREDIT (2/2) Ausführungsphase (Vorbereitungs- und Abschlussphase) LV/ Submission Ausmass/ Abrechnung Abnahme/ Garantie Vergabe Unternehmer Bauabrechnung/ Abrechnung Beiträge Dritter Seite 8 4
5 PRÜFUNG VERPFLICHTUNGSKREDIT - CHECKLISTE Formelle Prüfung Kreditabrechnung Einhaltung kreditrechtliche Bestimmungen (quantitative Bindung) Vollständigkeit Subventionen / Beiträge Dritte Projekt umgesetzt wie bewilligt Alle Ausgaben / Einnahmen dem Kredit belastet (qualitative Bindung) Handhabung MwSt Abgleich Kreditabrechnung mit Jahresrechnungen Projektorganisation IKS und Controlling Einhaltung Kompetenzen Prüfung Vergaben Mitschreitende Prüfung bei grösseren Projekten Seite 9 AUFGABE 1 Anwendung Checklisten Sie sind für die Prüfung der flüssigen Mittel in der Gemeinde «Flüssig» zuständig. Gehen Sie die Checklisten IKS und Prüfung Jahresrechnung der Flüssigen Mittel durch und entscheiden Sie, welche konkreten Unterlagen Sie für die verschiedenen Prüfungen gemäss Checkliste benötigen. Notieren Sie die aus Ihrer Sicht notwendigen Unterlagen auf die bereitstehenden Papierbogen. Seite 10 5
6 AUFGABE 2 Prüfung Jahresrechnung und IKS Sie sind innerhalb der RPK für die Prüfung der Debitoren/Kreditoren zuständig. Dabei soll die Prüfung in zwei Phasen durchgeführt werden: Zwischenrevision im Herbst 2016 Schlussrevision anlässlich Prüfung der Jahresrechnung im Frühling 2017 Diskutieren Sie anhand der Unterlagen und Angaben welche Prüfungen Sie eher im Herbst und welche Sie eher im Frühjahr vornehmen möchten. Welches sind Ihre wesentlichen Erkenntnisse? Welches sind Ihre Empfehlungen und Massnahmen an den Gemeinderat aufgrund der Angaben? Seite 11 6
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