Internes Kontrollsystem (IKS) für öffentliche Verwaltungen. Remo Gutmann & Claudio Mettler Bischofszell

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1 Internes Kontrollsystem (IKS) für öffentliche Verwaltungen Remo Gutmann & Claudio Mettler Bischofszell

2 Agenda Dauer Referent Einleitung 10' Remo Gutmann VRSG Praxisbeispiel Weinfelden 10' Claudio Mettler Live Demo Gründung 1973 Gründung ' IT-Lösungen für Gemeinden, Städte und Kantone Claudio Mettler bewährter Full Service Steuerlösungen Abraxas IT-Lösungen für Gemeinden, Kantone, Bund und Unternehmen Outsourcing, Integrationen & Fachapplikationen 2

3 Einleitung 3

4 Einleitung Onlineumfrage bei 22 Gemeinden und Städten (17) 2'000 Einwohner (6/3) zwischen 2'000 und 5'000 Einwohner (9/7) zwischen 5'000 und 10'000 Einwohner (3/3) grösser 10'000 Einwohner (4/4) 4

5 Einleitung IKS als Teil des Risikomanagements Strategische Risiken Operative Prozessrisiken Vermögensschutzrisiken Compliance Risiken Risikomanagement IKS Privatwirtschaft IKS öffentliche Verwaltung Finanz-/Reporting Risiken Abgrenzung IKS vs. Risikomanagement (Hunziker Walter) 5

6 Dienstleistungen Pflege, Controlling, Reporting Grundlagen erarbeiten, Risikobeurteilung Kontrollieren Schritt 4 Ziele festlegen Schritt 1 IN-Gang setzen Schritt 3 Massnahmen planen Schritt 2 Konfiguration und Einführung einer IKS-Software operative Prozesse und Risiken beschreiben, Kontrollen vorsehen 6

7 Funktionsumfang Abraxas IKS Multiuser-fähiges Internes Kontrollsystem (Risikomanagement) einfache, intuitive Verwaltung der Risiken und Kontrollen Beurteilung und operative Kontrolldurchführung der relevanten Risiken DMS-Integration für Ablage der relevanten Dokumente (Checklisten, Prozesse, Kontrollnachweise, etc.) Reporting der Ergebnisse (Exportfunktionalitäten, Prüfbericht, etc.) Anbindung IAM-System Secure Connect für durchgängiges Rollen- und Berechtigungsmanagement Möglichkeit der kundenspezifischen Strukturierung der Risiken Strategische Risiken, Compliance Risiken, Finanz-/Reporting Risiken, Operative Risiken Übergeordnete Risiken (unternehmensweit), Finanzen, Personal, etc. Lohnwesen, Personaladministration und Entwicklung, Finanzbuchhaltung, etc. Die Software kann unabhängig der eingesetzten Fachlösungen verwendet werden. 7

8 Praxisbeispiel Weinfelden und Live-Demo 8

9 Praxisbeispiel (1/2) Grundlagen erarbeiten, Risikobeurteilung Ziele festlegen Schritt 1 Erarbeitung und Genehmigung IKS-Grundsatzpapier Etappiertes Vorgehen Etappe 1: Finanzen und Kanzlei (Personalprozesse) Etappe 2: Bau und Kanzlei (restliche Prozesse) Etappe 3: Definition ausstehend Fokus auf finanzrevelante Prozesse Finanzen: Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und finanzielle Berichterstattung, Budgetierung, Finanz- und Verwaltungsvermögen Personal: Personaladministration und Entwicklung, Lohnwesen 9

10 Praxisbeispiel (2/2) Einstiegspunkt abhängig von vorhanden Unterlagen Risikoliste, Checklisten, Prozessbeschreibungen, etc. Erarbeitung / Bereitstellung durch Kunde Risiko-Kontrollinventar Workshops mit Kunde durch Abraxas moderiert Erarbeitung durch Abraxas mit Review durch Kunde Massnahmen planen Schritt 2 operative Prozesse und Risiken beschreiben, Kontrollen vorsehen Bereich Prozess (Hauptrisiko) Risikobereiche (optional) Teilrisiken Ursachen (optional) Kontrolltätigkeiten Personal Lohnwesen - Lohnabrechnungen erstellen + verbuchen (Abzüge, Rückforderungen) Lohnabrechnungen (unvollständig, Falschverbuchung) - falsche Berechnungsgrundlagen - falsche Zeiterfassung Stundenlöhner - Kontrolle Budget Lohn - Stichproben Lohnzahlungen (fehlerhaft, unvollständig) - Auszahlung von nicht genehmigte Löhne - Lohnabrechnungssumme ungleich Auszahlungssumme - Vergleiche Totel DTA-File mit HR-Journal - Kontrolle FIBU (Saldo=0) 10

11 Live-Demo 11

12 Strukturierung der Risiken Risikoperiode 2018 Hauptrisiko: Lohnwesen Teilrisiko 1: Lohnabrechnungen Das Lohnwesen umfasst folgende Bereiche: Lohnabrechnungen erstellen Lohnabrechnungen verbuchen Lohnauszahlung (Lohnlauf) durchführen Lohnausweise erstellen Lohnmutationen durchführen Sozialversicherungen abrechnen Die Lohnabrechnungen werden unvollständig oder falsch durchgeführt. Risikobereich Kontrollinventar Kontrollbereich Massnahmenbereich Teilrisiko 2: Lohnzahlungen Verwaltung sämtlicher Risiken in «einfacher» Sammlung Durchführung der Kontrolltätigkeiten Die Lohnzahlung erfolgt nicht, zu spät, fehlerhaft oder unvollständig. Risikobereich Kontrollinventar Kontrollbereich Massnahmenbereich 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt: Remo Gutmann,