Strategisches Facility Management im Produktionsbetrieb anhand Risikomanagement. Ing. Reinhard Poglitsch, MBA

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1 Strategisches Facility Management im Produktionsbetrieb anhand Risikomanagement Ing. Reinhard Poglitsch, MBA

2 Vorstellung Ing. Reinhard Poglitsch, MBA 26 Jahre in der Dienstleistungsbranche Leiter Business Development & Integrierte Facility Services, ISS Österreich Vice-President, IFMA Austria Chapter

3 Based on the White Paper Risk Management and Mitigation through Strategic Facility Management This paper deals with risk management and mitigation through strategic facility management (FM) based on fieldwork performed by the Vienna University of Technology, Department of Information and Facility Management (IFM), PriceWaterhouseCoopers Austria (PwC) and experiences deriving from the delivery side of the facility management business of the service provider ISS Austria. 3

4 Überblick Risikomanagement & Bezug zu Facility Management

5 Risikomanagement Warum und wie? Das rechtliche und ökonomische Umfeld machen ein professionelles Risikomanagement nötiger denn je, wobei externe Referenztools bei der Implementierung ressourcenschonend unterstützen. Zunehmende Bedeutung von Risikomanagement nach Gesetzesinitiativen und wirtschaftlicher Entwicklung. Beitrag zu Risikomanagement und minderung durch richtiges Outsourcing von Facility Services. Nutzen von externen Referenztools spart Zeit und Kosten in der Implementierungsphase. externer Einfluss interne Implementierung externe Referenztools Gesetzliche Bestimmungen wirtschaftliche Entwicklung Risikomanagement Implementierung Risikomanagement System Aufbau operativer und organisatorischer Strukturen (inkl. FM) Entwicklung Internes Kontrollsystem (IKS) Referenz-Prozesse Kontroll-Matrizen Risiko Landkarten Referenz-Risiken Zuweisen von Rollen & Verantwortlichkeiten 5

6 Rolle von FM Einflussfaktoren auf Risiko Risikomanagement Rolle von FM? FM hat direkten und indirekten Einfluss auf Finanzkennzahlen & operative Risiken des Unternehmens. Strategische Risiken* Vermögensstruktur Aufwandsstruktur Operative Risiken FM Anteil am Unternehmensvermögen FM FM / Andere Andere FM Anteil an Unternehmensaufwendungen FM FM / Andere Andere 25 50% Verwendete Technologien und implementierte Prozesse 10 19% * bezogen auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens 6

7 Implementierung Risiko Management & internes Kontrollsystem

8 Risiko Management Implementierung 1/2 Die Identifizierung von Risiken und Chancen bildet die Grundlage für die spätere Risikoevaluierung. 1. Bestimmung des Risikoappetits durch die Geschäftsführung. 2. Listen von Chancen und Risiken in einer Risk Map : Einfluss von FM: Make or Buy Sicherheit, Wartung, Schutz 8

9 Risiko Management Implementierung 2/2 Die Risiken werden zur Klassifikation in eine Matrix überführt. Während dies auf objektiven Fakten beruht, hängt die bevorzugte Maßnahme zum Umgang mit den Risiken vom jeweils bestimmten Risikoappetit ab. 3. Evaluierung der Chancen und Risiken hinsichtlich Ausmaß und Wahrscheinlichkeit des Eintritts. 4. Überführung der Risiken in Risikomatrix: Ausmaß Klassifizierung der Risiken erhebliches Risiko zu kontrollierendes Risiko zu beobachtendes Risiko Eintrittswahrscheinlichkeit Mögliche Maßnahmen Risiko vermeiden / minimieren / teilen / akzeptieren 9

10 IKS Implementierung Schritte & Tools Im Implementierungsprozess, angelehnt an das SOX Modell, spielt die Prozessentwicklung eine übergeordnete Rolle. Implementierungsschritte inkl. FM 1 Identifizierung von Materialbuchhaltungs -komponenten qualitativ!!! 2 Prozessentwicklung (bzgl. Materialbuchhaltung & Gesetzeskonformität) Analyse von - potentiellen Risiken - Risiko Management Methoden - Kontrollmaßnahmen Prozessbeschreibung Referenzprozesse SOPs quantitativ 4 Risikoevaluierung und - klassifizierung nach kritischen und nichtkritischen Risiken Risiko Workshops Risiko Checklisten Brainstorming Experteninterviews 3 5 Bestimmung von Risiko Management Maßnahmen Risikomatrix: - Ausmaß & - Wahrscheinlichkeit des Eintritts ggf. Überarbeitung von Prozessen und Abläufen Unterstützende Tools 10

11 Umsetzungsbeispiele mit FM Bezug Erstellung Risiko- und Kontrollmatrix Implementierung von IKS Punkten in Prozess

12 Beispiel 1: Erstellung einer Risiko und Kontrollmatrix für Prozess Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen Umfang: Ziel: Planung und Durchführung von Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen KEINE Detailaktivitäten Analyse der aktuellen Beschaffenheit von Einrichtungen und Installationen Analyse der Maßnahmen zur Instandhaltung und Optimierung der aktuellen Beschaffenheit von Einrichtungen und Installationen mittels Instandhaltungsmaßnahmen 12

13 Beispiel 1: Erstellung einer Risiko und Kontrollmatrix für Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen Bsp.: Risiko- und Kontrollmatrix Beschreibung der Prozessschritte Activity Bestimmung von Wartungsintervallen Identifizierung potentieller Risiken Risk or risks Wartungsintervalle zu häufig oder selten Ableiten von Maßnahmen Risk management / Control activity(ies) Definieren von Standards und Dokumentation 2 3 * Standardprozess: vgl. Fleischmann,

14 Beispiel 2: Implementierung von IKS Punkten in den Prozess Management von Gebäudetechnik 1 Bsp.: IKS im Prozess Mgmt. von Gebäudetechnik Prozessschritt Risiko Maßnahme Produktivitäts- Planung durchführen Fehler durch mangelhafte Wartung Wartungsplan 1 2 Prozessschritt Risiko Maßnahme 2 3 Abnahme der Inspektion durchführen Keine genaue Dokumentation der ausgeführten Tätigkeiten Automatische Anlage der Work Order im CAFM System inkl. Anführung einzelner Tätigkeiten 3 Prozessschritt Risiko Maßnahme Kontrolle der Messvorrichtung ausführen Crash Kontrolle der Messvorrichtung im CAFM Tool abbilden 14

15 White Paper wird gerne zugesendet! Vielen Dank!