Aareal Bank Group Dokumente, Organisation, Zertifizierung Wichtige Themen

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1 LOCAL EXPERTISE MEETS GLOBAL EXCELLENCE Aareal Bank Group Dokumente, Organisation, Zertifizierung Wichtige Themen

2 Geschäftssegmente Aareal Bank Group Local Expertise meets Global Excellence Strukturierte Immobilienfinanzierungen Internationale Aufstellung und Geschäftsaktivitäten auf drei Kontinenten in Europa, den USA und Asien Finanzierung von Gewerbeimmobilien, insbesondere Büros, Hotels, Shoppingcenter sowie Logistik- und Wohnimmobilien Consulting / Dienstleistungen für die Wohnungs- u. gewerbliche Immobilienwirtschaft Marktführendes integriertes Zahlungsverkehrssystem für die deutsche Wohnungs- und gewerbliche Immobilienwirtschaft (rd. 7 Mio. verwaltete Einheiten) Marktführende IT-Systeme für das Management von Wohn- und Gewerbeimmobilien in Europa Gesamtbestand: 29 Mrd. Internationale Präsenz: Frankreich, Niederlande, Norwegen, Großbritannien und Schweden Stand:

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4 Von der Analyse zur Zertifizierung des RZ-Betriebs Analyse Zertifizierung Beurteilung Wirkkontrolle Zielsetzung Implementierung des Prozesses Prozessentwicklung Beschreibung der Prozesse 4

5 Analyse Sichten der vorhandenen Dokumentationen und Regelungen, z.b.: Technische Dokumentation Etwaige Anweisungen Beschriebene Verfahren, z.b. Zutrittsregelung Aufbewahrung der Schlüssel und Zutrittskarten usw. Erlangen von Information über nicht dokumentierte Prozesse, z.b.: Erweiterung des Datennetzes Anforderungen von Leistungserhöhungen Einbausituation der Server Fachliche und disziplinarische Rollen usw. 5

6 Beurteilung der Fakten Dokumentation / Regelung Zu Optimieren Zu ergänzen Nicht geeignet Regelung für den Zugang zum RZ Dokumentation der baulichen und technischen Anlagen Handbuch Notfallmaßnahmen Notfalltests Verfahrensrichtlinien Dienstanweisungen Stetige Kontrolle der Zutrittsberechtigungen Unterlagen sind zu bündeln, Unterlagen in Papier- und Dateiformat Übersicht Organisation Abläufe der Notfallmaßnahmen Planungen zu Tests Formblätter für spätere Dokumentation PIN-Code Leser Revisionsunterlagen der neu errichteten Anlagen Basisinformationen sowie verschiedene Einzelmaßnahmen Langfristige Terminplanung Antragsverfahren Unterlagen von demontierten Anlagen Basisinformationen --- Bereitschaftsdienst

7 Zielsetzung Unterbrechungsfreier sicherer Betrieb Sichere Energieversorgung Ausreichende Redundanzen für Störungen, Reparaturen, Wartungen Berücksichtigung aller technischer, administrativer und organisatorischer Anforderungen Berücksichtigung aller Vorschriften, Normen sowie spezifischen Anforderungen Prüfung einer Zertifizierung zur Dokumentation der allgemein anerkannten Standardprozesse 7

8 Prozessentwicklung Einbindung aller betroffenen Abteilungen und Personen Zusammenfassung aller Anforderungen Erkennen der Problemlagen (technisch, organisatorisch, baulich, etc.) Benennung einer klaren Aufgabenstellung / Zielvorgabe (z.b. Zertifizierung nach Tekit Stufe 3) Erkennen der Aufgabenkomplexität (Abhängigkeiten von internen und externen Regeln und Normen, Bauen im Bestand unter Aufrechterhaltung des Betriebs etc.) 8

9 Beschreibung der Prozesse Organisation und Aufgabenbereiche Technische Überwachung Funktionstests Sicherheit Zugangsregelung Kommunikation Wartung und Instandhaltung Dokumentation 9

10 Beschreibung der Prozesse 10

11 Beschreibung der Prozesse 11

12 Implementierung des Prozesses 12 Auswahl des Fachpersonals Schulung und Qualifikation des Personals in: Technischen Verfahren und Wartungen Funktionsprüfungen Notfallszenarien Sicherheitsanforderungen Arbeitsschutz Dokumentation Definieren eines regelmäßigen fachlichen Austauschs zwischen IT und FM Changemanagement Geplante Arbeiten Notfalltests Besondere Ereignisse Ständiger Erfahrungsaustausch

13 Wirkkontrolle Funktionstest Abnahme Organisation Dokumentation 13

14 Wirkkontrolle Turnusgemäße Überprüfung der Einhaltung von festgeschriebenen Prozessen und Dokumentationen Regelmäßige Besprechungen / Sitzungen Fehleranalyse Interne und externe Audits Etwaige weiterführende Schlussfolgerungen treffen: Zusätzlichen Schulungen Ergänzende Unterweisungen Weiterbildungsmöglichkeiten der Mitarbeiter Prozessoptimierung etc. 14

15 Zertifizierung 15

16 Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung Analyse Zertifizierung Beurteilung Wirkkontrolle Zielsetzung Implementierung des Prozesses Prozessentwicklung Beschreibung der Prozesse 16