VERANTWORTUNG DER LEITUNG

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1 Kapitel 1: VERANTWORTUNG DER LEITUNG INHALTSVERZEICHNIS 1 Ziel / Zweck 2 2 Begriffe 2 3 Vorgehen und Zuständigkeiten Aufgaben der Geschäftsleitung Ausrichtung auf den Kunden Qualitätspolitik Unternehmensziele Planung unseres QM-Systems Verantwortlichkeiten und Aufgaben Organigramm Unser QM-Beauftragter Fachkraft für Arbeitssicherheit Kommunikation / Information Bewertung unseres QM-Systems Unsere Mitarbeiter / unsere Einrichtungen Mitarbeiter und Schulungen Infrastruktur / Arbeitsumgebung Wartung Gesetzliche und behördliche Forderungen 6 4 Mitgeltende Unterlagen 6 5 Anlagen 6 Erstellt Geprüft und Freigegeben Am Von QMB GL Unterschrift 01-00A Verantwortung Leitung.doc Seite 1 von 6 Stand: :19:00

2 1 Ziel / Zweck Unsere Qualitätspolitik und unsere Qualitätsziele gelten als Leitlinie für das Handeln im gesamten Unternehmen. Den Rahmen für die Umsetzung der Qualitätspolitik und das Erreichen der Qualitätsziele bildet unser QM-System. In ihm werden Zuständigkeiten und Abläufe im Unternehmen festgelegt. Tätigkeiten im Unternehmen, die Einfluss auf die Qualität haben, werden geplant und auf den Kunden ausgerichtet. 2 Begriffe Qualitätshandbuch Sammlung von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie Formblättern 3 Vorgehen und Zuständigkeiten 3.1 Aufgaben der Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung hat die Aufgabe, das QM-System aktiv zu unterstützen. Sie unterstützt aktiv die ständige Verbesserung durch die Bereitstellung von Mitteln, Personal und Arbeitszeit. Sie vermittelt durch vorbildliches Verhalten und Information die Bedeutung von Kundenanforderungen und gesetzlichen Forderungen. Sie legt die Qualitätspolitik fest (siehe Kapitel Unser Unternehmen ). Sie bewertet das QM-System regelmäßig (siehe Abschnitt Management-Bewertung in diesem Handbuchkapitel) Ausrichtung auf den Kunden Die Geschäftsleitung organisiert den Vertriebsbereich so, dass die Anforderungen unserer Kunden bei Anfragen und Bestellungen erkannt werden. Wir machen Angebote und Verträge, die wir einhalten können (siehe Kapitel Produktion ). Da wir uns ständig verbessern wollen, stellen wir fest, ob unsere Kunden mit unseren Leistungen zufrieden sind und was wir verbessern sollten (siehe Kapitel Messung, Analyse und Verbesserung, Absatz Kundenzufriedenheit ). 3.3 Qualitätspolitik Die Geschäftsleitung legt unsere Qualitätspolitik fest (siehe Kapitel Unser Unternehmen ). Sie ist Teil des Qualitätshandbuches. Die Qualitätspolitik ist auf unser Unternehmen und unsere Kunden abgestimmt. Falls erforderlich, passen wir unsere Qualitätspolitik an neue, geänderte Anforderungen an. Unsere Qualitätspolitik gibt uns die Möglichkeit: uns und unser QM-System immer wieder zu überprüfen und zu verbessern Ziele und Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Terminen festzulegen festzustellen, ob unser QM-System angemessen ist. Unsere Qualitätspolitik ist so formuliert, dass sie von unseren Mitarbeitern verstanden wird. Die Qualitätspolitik wird sowohl im QM-Handbuch wie auch durch Mitarbeiterinformation (z.b. Aushänge, Schulungen, usw.) bekannt gemacht. 3.4 Unternehmensziele Die Geschäftsleitung legt Ziele fest (siehe Anlage Formblatt Unternehmensziele / Qualitätsziele ). Diese Ziele ergeben sich aufgrund von Umständen oder Situationen, die wir entweder erreichen oder verbessern wollen. Unsere Ziele können alle Unternehmensbereiche betreffen A Verantwortung Leitung.doc Seite 2 von 6 Stand: :19:00

3 Zum Erreichen der Ziele werden Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt. Das Erreichen der Ziele wird regelmäßig durch die Geschäftsleitung überprüft. Aus diesem Grund werden von der Geschäftsleitung messbare Ergebnisse für die Ziele vorgegeben. 3.5 Planung unseres QM-Systems Um die wichtigen Eckpunkte und Ziele unseres QM-Systems, wie z.b. Management-Bewertungen, Audits, Lieferantenbewertungen, etc. nicht aus dem Blick zu verlieren, planen die Geschäftsleitung und der QM- Beauftragte eventuell unter Einbeziehung weiterer Stellen die notwendigen Vorhaben. Wenn Änderungen an unserem QM-System oder am QM-Handbuch erforderlich sind, werden sie durch die Geschäftsleitung geplant und so umgesetzt, dass wir Verbesserungen erreichen. 3.6 Verantwortlichkeiten und Aufgaben Die Verantwortlichkeiten in unserem Unternehmen sind festgelegt. In den Aufgabenbeschreibungen sowie in Arbeitsverträgen (siehe Anlage Aufgabenbeschreibungen zu diesem Handbuchkapitel) ist aufgeführt, welche Hauptaufgaben und Tätigkeiten zu erfüllen sind. Um die Zufriedenheit unserer Kunden sicherzustellen, ist es erforderlich, dass wir flexibel auf seine Anforderungen reagieren. Deshalb werden situationsbezogen von der Geschäftsleitung / der Betriebsleitung oder dem Vorgesetzten auch Aufgaben an die Mitarbeiter übertragen, die in den Aufgabenbeschreibungen nicht aufgeführt sind Organigramm Die Verantwortlichkeit in unserem Unternehmen sind durch die Geschäftsleitung gemäß Organigramm festgelegt (siehe Anlage Organigramm zu diesem Handbuchkapitel.) Unser QM-Beauftragter Die Aufgabe des QM-Beauftragten in unserem Unternehmen nimmt Herr Heinrich Barth wahr. Er hat Weisungsbefugnis und Handlungsvollmacht in allen Q-relevanten Belangen (siehe Anlage Aufgaben- Stellen-Beschreibung QM-Beauftragter ) Fachkraft für Arbeitssicherheit Die Aufgabe der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist an ein externes Dienstleistungsunternehmen ausgegliedert. Über entsprechende vertragliche Regelungen ist festgelegt, dass wir in Fragen der Arbeitssicherheit die gesetzlich / behördlichen Anforderungen erfüllen Kommunikation / Information Die Geschäftsleitung stellt zusammen mit weiteren Bereichen des Unternehmens sicher, dass die nötige Information zur Ausübung der einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten gegeben ist durch: Unser QM-Handbuch Besprechungen in den verschiedenen Bereichen unseres Unternehmens Mitarbeitergespräche zu unterschiedlichen Themen Anweisungen / Aktennotizen und Gesprächsprotokolle Aushänge an der Infotafel Dokumente und Schriftstücke von internen und externen Stellen Bereitstellung von Normen und gesetzlichen, behördlichen und kundenseitigen Forderungen Auftragsbesprechungen (überwiegend dienstags) A Verantwortung Leitung.doc Seite 3 von 6 Stand: :19:00

4 3.7 Bewertung unseres QM-Systems Die Geschäftsleitung bewertet unser QM-System in regelmäßigen Abständen, jedoch mindestens einmal jährlich, z.b. vor dem Audit der Zertifizierungsgesellschaft, um festzustellen, ob das System geeignet, angemessen und wirksam ist. Folgende Informationen werden berücksichtigt: Ergebnisse aus Audits Rückmeldungen von Kunden, d.h. Kundenzufriedenheit Produkt-/Leistungskonformität, d.h. Kundenreklamationen Prozessleistung, d.h. Fehler / Qualitätsabweichungen Stand von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Stand von Maßnahmen aus vorausgegangenen Managementbewertungen Erforderliche Änderungen unseres QM-Systems Empfehlungen für Verbesserungen. Anhand dieser Informationen und der Bewertung erkennen wir: Das Verbesserungspotential in Bezug auf das QM-System Die Wirksamkeit unseres QM-Systems Das Verbesserungspotential in Bezug auf unsere Produkte / Leistungen und die Anforderungen unserer Kunden Unseren Bedarf an Mittel und Personal. 3.8 Unsere Mitarbeiter / unsere Einrichtungen Um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen und um unser QM-System laufend weiterzuentwickeln, stellt die Geschäftsleitung entsprechend qualifizierte, ausgebildete und erfahrene Mitarbeiter sowie die erforderlichen technischen Einrichtungen bereit Mitarbeiter und Schulungen Unsere Mitarbeiter haben die für ihre Tätigkeit erforderliche angemessene Ausbildung, Einweisung und Schulung, Erfahrung und Fertigkeit (siehe Anlage Formblatt Qualifikationsmatrix ). Der Vorgesetzte stellt durch Gespräche und Beobachtung in der Einarbeitungszeit / Probezeit sicher, dass die Qualifikation den Anforderungen entspricht. Entsprechende Nachweise dazu werden in den jeweiligen Personalakten aufbewahrt. Wo erforderlich, werden Schulungen organisiert durchgeführt. Neue Mitarbeiter, deren Anstellung geplant ist, werden gezielt in ihre Aufgabe eingearbeitet. Anhand der Checkliste wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Punkte bei der Einarbeitung berücksichtigt werden (siehe Anlage Formblatt Checkliste für neue Mitarbeiter ). Nach Beendigung der Einarbeitung bestätigen die Geschäftsleitung oder der Vorgesetzte und der Mitarbeiter durch Unterschrift auf der Checkliste die Durchführung der aufgelisteten Tätigkeiten. Einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit findet ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und der Geschäftsleitung oder dem Vorgesetzten über die aufgenommene Tätigkeit statt. Eventuelle Maßnahmen werden gemeinsam festgelegt. Ein Protokoll (siehe Anlage Formblatt Personalgespräch ) geht in die Personalakte. Zwei Wochen vor Ablauf der Probezeit findet ein Gespräch zwischen dem neuen Mitarbeiter und der Geschäftsleitung und falls erforderlich dem Vorgesetzten statt. Bei Fortdauer des Arbeitsverhältnisses werden ggf. weiterführende Maßnahmen vereinbart. Weitere Personalgespräche werden nicht regelmäßig sondern situationsbezogen durchgeführt und dokumentiert. Die Geschäftsleitung organisiert die terminliche Überwachung der Gespräche A Verantwortung Leitung.doc Seite 4 von 6 Stand: :19:00

5 Schulungen Zur Erweiterung des Wissens und der Kenntnisse unserer Mitarbeiter werden Schulungen geplant und durchgeführt sowie deren Wirksamkeit beurteilt und dokumentiert. Schulungen werden aufgrund konkreter Anforderungen, z.b. im organisatorischen, kaufmännischen oder technischen Bereich oder im Bereich Qualität benannt. Alle Mitarbeiter und Vorgesetzten haben die Aufgabe, dem Vorgesetzten / der Geschäftsleitung mitzuteilen, welche konkreten Anforderungen durch eine Schulung erfüllt werden sollen. Dies kann sowohl bei einem Wechsel der Aufgabe im Unternehmen, bei neuen Mitarbeitern oder bei sicher ändernder Organisation oder Technik erfolgen. Der Mitarbeiter informiert die Geschäftsleitung / den Vorgesetzten über die gewünschte Schulung. Kosten, Termine, Veranstalter, etc. sollten, soweit möglich, für die Entscheidung der Geschäftsleitung bereits angegeben werden. Die Schulungen werden im Schulungsplan / Schulungsnachweis dokumentiert (siehe Anlage Formblatt Schulungsplan / Schulungsnachweis ). Nutzen der Schulung Die Geschäftsleitung / der Vorgesetzte beurteilt den Nutzen / die Wirksamkeit der durchgeführten Schulung. Sowohl in Gesprächen als auch in der Anwendung bei der neuen Aufgabe wird in zeitlichem Abstand beurteilt, ob die Schulung geeignet war, die Anforderung zu erfüllen. Ziel ist dabei zu erkennen, ob weitere Schulungen / Maßnahmen erforderlich sind, damit der Mitarbeiter seine Aufgabe wie gefordert erfüllen kann. Das Ergebnis dieser Beurteilung wird im Schulungsplan / Schulungsnachweis festgehalten (siehe Anlage Formblatt Schulungsplan / Schulungsnachweis ). Erhaltene Zertifikate und Teilnahmebestätigungen werden in der Personalakte abgelegt Infrastruktur / Arbeitsumgebung Unsere Infrastruktur ist die Gesamtheit der Einrichtungen, Ausrüstungen und Dienstleistungen, die für den Betrieb unseres Unternehmens erforderlich sind. Sie ist eine wichtige Voraussetzung, dass wir die Anforderungen unserer Kunden erfüllen können. Die Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, dass Gebäude, Arbeitsorte und Einrichtungen Technische Ausrüstungen (Hard- und Software) Unterstützende Dienstleistungen, wie Kommunikation und Transport bereitgestellt und soweit nötig angepasst werden. Mitarbeiter und Vorgesetzte haben die Aufgabe, Probleme und erforderliche Änderungen / Anpassungen der Geschäftsleitung mitzuteilen, damit sie entscheiden und planen kann. Jeder Mitarbeiter ist für die Ordnung und Sauberkeit in seinem Arbeitsbereich selbst verantwortlich. Bei den internen Audits wird überprüft, ob die Infrastruktur und Arbeitsumgebung angemessen ist, die Forderungen unserer Kunden zu erfüllen. Eventuelle Maßnahmen zur Verbesserung werden in der Managementbewertung schriftlich festgehalten. Wichtige Verantwortliche und wie wir sie erreichen können, haben wir in unserem Formblatt Infrastruktur aufgelistet (siehe Anlage Formblatt Infrastruktur ) Wartung Um zum geforderten Termin in der bestellten Qualität liefern zu können, müssen unsere Maschinen und Anlagen gewartet und betriebsbereit sein. Das Vorgehen dazu ist im Kapitel beschrieben (siehe Kapitel Produktion ). Die gesetzlich / behördlich vorgeschriebene regelmäßige Überprüfung unserer überwachungspflichtigen Anlagen und Geräte haben wir organisiert (siehe Anlage in Kapitel Formblatt Überwachungspflichtige Anlagen und Geräte ) A Verantwortung Leitung.doc Seite 5 von 6 Stand: :19:00

6 3.8.4 Gesetzliche und behördliche Forderungen Die Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, dass neben den eigenen und kundenseitigen auch die gesetzlichen und behördlichen Forderungen im Unternehmen ermittelt, bekannt gemacht und umgesetzt werden. Die wichtigen externen Forderungen haben wir benannt und aufgelistet (siehe Anlage Formblatt Bedingungen / Externe Forderungen ). 4 Mitgeltende Unterlagen VA Qualitätsmanagementsystem (02-00) VA Produktion (03-00) VA Messung, Analyse und Verbesserung (04-00) 5 Anlagen Unternehmensziele / Qualitätsziele (01-01) Aufgabenbeschreibung Alle Mitarbeiter (01-02) Aufgabenbeschreibung QM-Beauftragter (01-03) Schulungsplan-Schulungsnachweis (01-04) Checkliste für neue Mitarbeiter (01-05) Infrastruktur (01-06) Bedingungen / Externe Forderungen (01-07) Personalgespräch (01-08) Organigramm (01-09) Qualifikationsmatrix (01-10) 01-00A Verantwortung Leitung.doc Seite 6 von 6 Stand: :19:00