Risikomanagement und minderung durch strategisches Facility Management

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1 IFMA Austria Wolfengasse 4, Top 12, 1010 Wien T: office@ifma.at, Risikomanagement und minderung durch strategisches Facility Management Ing. Reinhard Poglitsch, MBA

2 Vorstellung Ing. Reinhard Poglitsch, MBA 26 Jahre in der Dienstleistungsbranche Leiter Business Development & Integrierte Facility Services, Österreich Vice-President, IFMA Austria Chapter. Folie 2

3 Based on the White Paper Risk Management and Mitigation through Strategic Facility Management This paper deals with risk management and mitigation through strategic facility management (FM) based on fieldwork performed by the Vienna University of Technology, Department of Information and Facility Management (IFM), PriceWaterhouseCoopers Austria (PwC) and experiences deriving from the delivery side of the facility management business of the service provider ISS Austria. Folie 3

4 Überblick Risikomanagement & Bezug zu Facility Management Folie 4

5 Risikomanagement Warum und wie? Das rechtliche und ökonomische Umfeld machen ein professionelles Risikomanagement nötiger denn je, wobei externe Referenztools bei der Implementierung ressourcenschonend unterstützen. Zunehmende Bedeutung von Risikomanagement nach Gesetzesinitiativen und wirtschaftlicher Entwicklung. Beitrag zu Risikomanagement und minderung durch richtiges Outsourcing von Facility Services. Nutzen von externen Referenztools spart Zeit und Kosten in der Implementierungsphase. Risikomanagement Folie 5

6 Einflussfaktoren auf Risiko Risikomanagement und minderung durch strategisches Facility Management Risikomanagement Rolle von FM? FM hat direkten und indirekten Einfluss auf Finanzkennzahlen & operative Risiken des Unternehmens. Folie 6

7 Risikomanagement Rolle von FM als Teil der Supply Chain? FM trägt zur Risikoverminderung in der Supply Chain bei. Der Versuch Kosten in der Beschaffung einzusparen, hat ein erhöhtes Supply Chain Risiko zur Folge. Störungen in der Supply Chain haben sofort bei Eintritt einen negativen Effekt auf den Shareholder Value: Folie 7

8 Internes Kontrollsystem Warum? Durch IKS werden Fehlerquellen frühzeitig erkannt, Maßnahmen abgeleitet und der Unternehmenserfolg gesteigert. - Gesetzeskonformität sicherstellen - Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung sicherstellen - Unternehmensziele effektiv und effizient erreiche - Unternehmensvermögen sichern - Termingerechtes und zuverlässiges Reporting sicherstellen - Fehler identifizieren, minimieren und vermeiden Folie 8

9 Implementierung Risiko Management & internes Kontrollsystem Folie 9

10 Risiko Management Implementierung 1/2 Die Identifizierung von Risiken und Chancen bildet die Grundlage für die spätere Risikoevaluierung. Folie 10

11 Risiko Management Implementierung 2/2 Die Risiken werden zur Klassifikation in eine Matrix überführt. Während dies auf objektiven Fakten beruht, hängt die bevorzugte Maßnahme zum Umgang mit den Risiken vom jeweils bestimmten Risikoappetit ab. Folie 11

12 IKS Implementierung Schritte & Tools Im Implementierungsprozess, angelehnt an das SOX Modell, spielt die Prozessentwicklung eine übergeordnete Rolle. Folie 12

13 Risiko Management Implementierung - KPMG Die Identifizierung von Risiken und Chancen bildet die Grundlage für die spätere Risikoevaluierung. Folie 13

14 Umsetzungsbeispiele mit FM Bezug Erstellung Risiko- und Kontrollmatrix Implementierung von IKS Punkten in Prozess Folie 14

15 Beispiel 1: Erstellung einer Risiko und Kontrollmatrix für Prozess Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen Ergebnisse von: Technische Universität Wien Umfang: - Planung und Durchführung von Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen - KEINE Detailaktivitäten Ziel: - Analyse der aktuellen Beschaffenheit von Einrichtungen und Installationen - Analyse der Maßnahmen zur Instandhaltung und Optimierung der aktuellen Beschaffenheit von Einrichtungen und Installationen mittels Instandhaltungsmaßnahmen. Folie 15

16 Beispiel 1: Erstellung einer Risiko und Kontrollmatrix für Inspektion & Wartung von Einrichtungen und Installationen Bsp.: Risiko- und Kontrollmatrix Folie 16

17 Beispiel 2: Implementierung von IKS Punkten in den Prozess Management von Gebäudetechnik Bsp.: IKS im Prozess Mgmt. von Gebäudetechnik Folie 17

18 DANKE Folie 18