Prüf- und Tätigkeitsprogramm 2013

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1 Finanzkontrolle Prüf- und Tätigkeitsprogramm 2013 Januar

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage Aufgaben und Organisation der Finanzkontrolle Planung und Durchführung der Prüfungen 2 2 Prüfungen Prüfung der Staatsrechnung und weiterer Rechnungsabschlüsse Prüfung der Abrechnung von Verpflichtungskrediten und weiterer Projekte Peer Review (Gegenseitige Qualitätsprüfungen mit anderen Finanzkontrollen) IKS- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen Wirkungsprüfungen und Evaluationen 4 3 Beratung und Projektbegleitung Mitberichte und Gesetzesfolgenabschätzungen Projektmitarbeit 5 4 Berichtswesen Prüfberichte Halbjahresberichte Tätigkeitsbericht 5 5 Sekretariat Staatswirtschaftskommission 6 6 Qualitätssicherung Organisation Peer Review Prozess Prüfung der Finanzkontrolle 6 Abkürzungen 7 1

4 1 Ausgangslage 1.1 Aufgaben und Organisation der Finanzkontrolle Die Finanzkontrolle ist das Fachorgan der Finanzaufsicht. Sie ist unabhängig und unterstützt den Kantonsrat bei der Ausübung der Finanzaufsicht über die Verwaltung sowie den Regierungsrat und die Gerichte bei der Ausübung der finanziellen Dienstaufsicht. Die Finanzkontrolle des Kantons Schwyz wurde im vergangnen Jahr nach modernen Grundsätzen neu ausgerichtet. Die neue Finanzkontrollverordnung (FikoV) des Kantons Schwyz wurde am 25. April 2012 vom Kantonsrat verabschiedet und trat per 1. Juli 2012 in Kraft. Die Aufgabe der Finanzkontrolle ist es, unabhängige und objektive Prüf- und Beratungsdienstleistungen zu erbringen, welche darauf ausgerichtet sind, finanzielle Risiken zu reduzieren, finanzielle Schäden zu vermeiden, Mehrwerte zu schaffen und die Verwaltungsprozesse zu verbessern. Die Finanzkontrolle ist sowohl für die interne wie auch die externe Finanzaufsicht zuständig. Der Aufgabenbereich erstreckt sich über alle finanziellen Risiken des Kantons. Sie hat im Rahmen ihrer Aufsichtstätigkeit: - die Einhaltung der geltenden Grundsätze zur ordnungsgemässen Rechnungslegung zu prüfen; - die Einhaltung der geltenden Grundsätze zur Haushaltsführung zu prüfen, also insbesondere die Gesetzmässigkeit und Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel; - die internen Kontrollsysteme zu beurteilen; - die Ordnungsmässigkeit der Daten über die Ausführung der Leistungsaufträge und die Einhaltung der Globalbudgets zu prüfen; - die Wirksamkeit der Verwaltungstätigkeit zu evaluieren. Für die Prüfung der Staatsrechnung (externe Revision) wurde für die Jahre die Revisionsgesellschaft Ernst & Young mandatiert. Die Rechnungsprüfung stellt einen weitgehend standardisierten und formalisierten Vorgang dar, wofür eine spezialisierte private Revisionsgesellschaft gut geeignet ist. Die Finanzkontrolle konzentriert sich auf die übrigen Prüfschwerpunkte, auf die interne Revision und Wirkungsprüfung. Durch die Zusammenarbeit mit privaten Revisionsgesellschaften bei der Rechnungsprüfung - sowie zusätzlich bei spezialisierten Prüfgebieten - wird eine qualitativ gute und effiziente Revisionstätigkeit angestrebt. 1.2 Planung und Durchführung der Prüfungen Die Finanzkontrolle legt das jährliche Prüfprogramm selbständig fest. Sie nimmt dabei bestmöglich Rücksicht auf die Prüfbedürfnisse der Departemente, der Gerichte und der Stawiko. Im Hinblick auf das vorliegende Prüf- und Tätigkeitsprogramm wurde mit allen Departementen Gespräche zur Bedarfsund Risikobeurteilung geführt. Die vorliegende Prüf- und Tätigkeitsplanung hat hauptsächlich orientierenden Charakter. Je nach Veränderung der Risikobeurteilung, der Prüfbedürfnisse oder der Ressourcen können Prüfungen dazukommen, respektive verschoben oder gestrichen werden. Das Prüfprogramm setzt weit gefasste Prüfthemen fest. Die konkrete Festsetzung der Prüfziele, die Bestimmung der zu prüfenden Prozesse und Wirkungen, die Definition der Prüfmethodik sowie die genaue Terminierung der Durchführung der Prüfung werden in Vorgesprächen mit den Verantwortlichen der Verwaltungseinheiten geklärt. Das Prüfprogramm wird der Staatswirtschaftskommission, dem Regierungsrat und den kantonalen Gerichten zur Kenntnis vorgelegt. Im Folgenden werden die Prüfschwerpunkte für das Jahr 2013 festgehalten. 2

5 2 Prüfungen 2.1 Prüfung der Staatsrechnung und weiterer Rechnungsabschlüsse Zst. Bereich Prüfung Zeitraum Allg. Staatsrechnung Ordentliche Prüfung der Staatsrechnung 2012 Q1 Ext. Linthwerk Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2012 Q1 Ext. Linthebene Melioration Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2012 Q1 Ext. Psych. Klinik Zugersee Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2012 Q2 Ext. Linthwerk Prüfung der Schlussabrechnung Linthkanal Q3 Allg. Staatsrechnung Zwischenrevision zur Prüfung Staatsrechnung 2013 Q4 2.2 Prüfung der Abrechnung von Verpflichtungskrediten und weiterer Projekte Dpt. Bereich Prüfung Zeitraum Hochbau BaD UFZ Wintersried Prüfung der Abrechnung (VK ) Q1 BaD Sanierung Schwanau Prüfung der Abrechnung (VK ) Q1 BaD Sanierungen BBZP Prüfung der Abrechnung (VK /27/30/31) Q1 BaD Sanierungen BBZG Prüfung der Abrechnung (VK /28/29) Q2 BaD Containerprovisorium SSB Prüfung der Abrechnung (VK ) Q3 BaD Schiesskeller SSB Prüfung der Abrechnung (VK ) Q3 BaD Sanierung KKS West Prüfung der Abrechnung (VK ) Q4 Strassenausbau BaD First - Stalden, Feusisberg Prüfung der Abrechnung (VK ) Q3 BaD Seewen - Ibach Prüfung der Abrechnung (VK ) Q3 BaD Seilegg -Ägeristrasse, Prüfung der Abrechnung (VK ) Q4 Sattel BaD Zugerstrasse Nord (Fänn), Prüfung der Abrechnung (VK ) Q4 Küssnacht BaD Projekte ohne VK Prüfung der Abrechnung je nach Bedarf Investitionsbeiträge Div. Beiträge mit VK Prüfung der Abrechnung je nach Bedarf 2.3 Peer Review (Gegenseitige Qualitätsprüfungen mit anderen Finanzkontrollen) Dpt. Bereich Prüfung Zeitraum OW Obwalden Jahresrechnung und Qualitätsmanagement LU Stadt Luzern Jahresrechnung und Qualitätsmanagement 3

6 2.4 IKS- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen Dpt. Bereich Schwerpunkte Zeitraum SiD Sicherheitsstützpunkt Organisation, IKS Q1 FD NFA Prüfung der NFA Daten Q1 FD Personalamt Lohnwesen und Spesen Q1 BiD Kaufmännische Berufsschule Organisation, IKS, Qualitätsmanagement Q2 Lachen DI Behindertenwesen Leistungsvereinbarungen mit Dritten Q2 SiD Kantonspolizei Materialbeschaffung und -bewirtschaftung Q2 BiD Staatsarchiv Organisation, IKS Q3 UD Vermessung Geoinformation Organisation, IKS, Gebühren Q3 VD Passbüro Organisation, IKS Q4 BaD Kunstbauten Unterhaltskonzept, Sicherheitsprüfungen Q4 BaD Berufsbildungszentrum Pfäffikon Follow-up Massnahmen BaD Netzvollendung Axenstrasse Organisation zur Sicherstellung einer effizienten und korrekten Projektabwicklung UD Wasserbau Investitionsprojekte, Berechnungskonzepte Q4 Q4 Q4 2.5 Wirkungsprüfungen und Evaluationen Dpt. Bereich Thema Zeitraum UD Nutzungsplanungen Amt für Natur, Jagd und Fischerei Evaluation des Umgangs mit Konflikten zwischen Naturschutz und Nutzung im Rahmen Nutzungsplanungsprojekten des ANJF 2013 VD REV Evaluation (unter Führung Stawiko mit externen Prüfer) Beratung und Projektbegleitung 3.1 Mitberichte und Gesetzesfolgenabschätzungen Dpt. Bereich Schwerpunkt Zeitraum FD Steuergesetz Beurteilung hinsichtlich Haushaltsgrundsätze, allg. Gesetzesfolgenabschätzung VD Planungs- und Baugesetz Beurteilung hinsichtlich Haushaltsgrundsätze, allg. Gesetzesfolgenabschätzung VD Kurtaxengesetz Beurteilung hinsichtlich Haushaltsgrundsätze, allg. Gesetzesfolgenabschätzung Weitere Mitberichte nach Bedarf 4

7 3.2 Projektmitarbeit Dpt. Bereich Tätigkeit Zeitraum FD Kompetenzzentrum Finanzen (KOFI) Einsitz in Programmausschuss 4 Berichtswesen 4.1 Prüfberichte Die Finanzkontrolle berichtet über die Resultate ihrer Prüfungen in schriftlicher Form an die geprüfte Stelle, das betroffene Departement bzw. die Staatskanzlei und an das Finanzdepartement. Die Berichterstattung über die Prüfungsresultate erfolgt nicht umfassend, sondern beschränkt sich auf die Punkte, bei denen Handlungsbedarf respektive Optimierungspotenzial festgestellt wurde. Zur Sicherstellung eines Mehrwerts aus der Prüftätigkeit formuliert die Finanzkontrolle Empfehlungen zu den einzelnen Prüfpunkten und vereinbart Massnahmen mit den betroffenen Verwaltungseinheiten. Bei wesentlichen Beanstandungen hat das betroffene Departement innert drei Monaten schriftlich Stellung zu nehmen. Die Finanzkontrolle kann in ihrem Bericht Anträge stellen. Bei strittigen Prüfresultaten, respektive wenn aus Sicht Finanzkontrolle keine griffigen Massnahmen zur Behebung wesentlicher Beanstandungen getroffen werden, kann die Finanzkontrolle beim Regierungsrat Antrag zur Umsetzung der beantragten Massnahmen stellen. 4.2 Halbjahresberichte In halbjährlichem Rhythmus wird ein Bericht über die Prüftätigkeiten im Aufsichtsbereich der Finanzkontrolle erstellt. Diese Prüfberichte umfassen neben den Prüfresultaten der Finanzkontrolle auch die Ergebnisse der Prüfungen von Revisionsgesellschaften und Bundesämtern, die Prüfhandlungen bei kantonalen Verwaltungseinheiten vornehmen. Dies bedingt ein aktives Monitoring der Prüftätigkeit Dritter im Aufsichtsbereich der Finanzkontrolle. Ziel dieser Halbjahresberichte ist es, dem Regierungsrat und der Stawiko mittels einer Synthese der Prüfresultate ein möglichst adäquates Bild über die Ordnungsmässigkeit, die Sicherheit, die Wirtschaftlichkeit und die Wirksamkeit der Verwaltungstätigkeit zu zeichnen. Halbjahresberichte werden der Regierung und der Stawiko zur Kenntnisnahme zugestellt. 4.3 Tätigkeitsbericht Die Finanzkontrolle erstellt einen jährlichen Tätigkeitsbericht, der veröffentlicht wird. Der Tätigkeitsbericht informiert über die Organisation und Tätigkeit der Finanzkontrolle sowie über Prüffeststellungen von öffentlichem Interesse. Er enthält zudem eine allgemeine Einschätzung über die Ordnungsmässigkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der Einheiten im Finanzaufsichtsbereich der Finanzkontrolle. 5

8 5 Sekretariat Staatswirtschaftskommission Die Finanzkontrolle führt das Sekretariat der Staatswirtschaftskommission. Sie stellt zusammen mit dem Kommissionspräsident die Organisation und Koordination der Kommissionsarbeit sicher. 6 Qualitätssicherung 6.1 Organisation Die Finanzkontrolle verfügt über 3.0 Vollzeitstellen. Für die bestmögliche Erfüllung des Prüfauftrags mit den vorhandenen Ressourcen arbeitet die Finanzkontrolle gezielt mit Prüf- und Beratungsgesellschaften sowie mit Fachkräften der Bundesverwaltung zusammen. Sie ist bestrebt, die eigene Organisation und die wichtigsten Prozesse auf einem qualitativ hohen Niveau zu halten. Folgende Massnahmen zur Qualitätssicherung wurden getroffen: - Erstellung eines umfassenden Organisationshandbuchs mit der Definition von Qualitätsstandards; - Jährlicher Selbstbeurteilungsprozess; - Klares Bekenntnis zur Weiterbildung aller Mitarbeiter der Finanzkontrolle; - Aktiver Fachaustausch auf interkantonaler und nationaler Ebene im Rahmen der Zentralschweizer Finanzkontrollen, der Fachvereinigung der Schweizer Finanzkontrollen, dem Schweizerischen Verband für Interne Revision und der Schweizerischen Evaluationsgesellschaft. - Gezielte Zusammenarbeit und aktiver Wissenstransfer mit Fachspezialisten im Rahmen von Prüfungsprojekten. 6.2 Peer Review Prozess Die Zentralschweizer Finanzkontrollen haben beschlossen, die Jahresrechnungen der Finanzkontrollen gegenseitig zu überprüfen sowie gegenseitige Reviews mit der "Checkliste betreffend Qualitätssicherung bei kleinen und mittelgrossen Revisionsunternehmen" der Treuhandkammer durchzuführen. Die ersten Reviews finden im aktuellen Jahr 2013 statt. 6.3 Prüfung der Finanzkontrolle Der Regierungsrat beauftragt mit Zustimmung der Staatswirtschaftskommission eine externe Stelle mit der periodischen Qualitäts- und Leistungsbeurteilung sowie mit der Prüfung der Rechnung der Finanzkontrolle. 6

9 Abkürzungen Allg. BaD BiD DI Ext. FD SiD UD VD BBZG BBZP IKS KKS NFA REV SSB Stawiko UFZ VK Allgemein Baudepartement Bildungsdepartement Departement des Innern Extern Finanzdepartement Sicherheitsdepartement Umweltdepartement Volkswirtschaftsdepartement Berufsbildungszentrum Goldau Berufsbildungszentrum Präffikon Internes Kontrollsystem Kantonsschule Kollegium Schwyz Nationaler Finanzausgleich Regionalentwicklungsverband Sicherheitsstützpunkt Biberbrugg Staatswirtschaftskommission Übungsanlage für Feuerwehr und Zivilschutz Verpflichtungskredit 7

10 Finanzkontrolle des Kantons Schwyz Postfach Schwyz Domizil: Rickenbachstrasse Rickenbach Telefon Internet Schwyz, Januar 2013