Kraftfahrzeugüberlassungsvertrag

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1 Kraftfahrzeugüberlassungsvertrag zwischen Firma und Herrn/Frau 1. Überlassung a. Die Firma überlässt das Kraftfahrzeug Typ, polizeiliches Kennzeichen dem/der Arbeitnehmer/in zur Benutzung. b. Die Firma ist jederzeit berechtigt, das Fahrzeug gegen ein vergleichbares Fahrzeug auszutauschen. c. Wird dem/der Arbeitnehmer/in dauernd oder vorübergehend ein anderes Kraftfahrzeug überlassen, gilt dieser Vertrag entsprechend. 2. Verwendung a. Das Fahrzeug darf für betriebliche oder geschäftliche Zwecke im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie für Privatfahrten genutzt werden. b. Urlaubsreisen im Inland und im europäischen Ausland sind grundsätzlich erlaubt. Fahrten in osteuropäische Länder bedürfen der vorherigen Zustimmung des Arbeitgebers. c. Die Überlassung des Kraftfahrzeuges an Dritte ist unzulässig. Ausgenommen hiervon sind Ehegatten bzw. Lebenspartner, soweit diese im selben Haushalt leben. d. Von Mitfahrern ist bei Privatfahrten immer eine Haftungsverzichtserklärung unterzeichnen zu lassen, die angemessene Zeit aufzubewahren ist.

2 e. Im Falle der Zuwiderhandlung haftet der/die Arbeitnehmer/in für Beschädigungen oder Verlust des Fahrzeugs, soweit kein Versicherungsschutz besteht, auch im Falle höherer Gewalt. Der/die Arbeitnehmer/in ist zur Freistellung der Firma von allen etwaigen Schadenersatzansprüchen Dritter verpflichtet. 3. Fahrzeugpapiere/Fahrerlaubnis a. Der Kraftfahrzeugschein ist ständig mitzuführen und sorgfältig aufzubewahren. Alle verordneten Fahrtenbücher sind gewissenhaft zu führen. b. Sollte die Fahrerlaubnis entzogen worden sein, ist die Firma davon unverzüglich zu unterrichten und die Benutzung des Fahrzeuges einzustellen. 4. Pflege und Wartung a. Der/die Arbeitnehmer/in hat für ordnungsgemäße Pflege und Wartung des ihm anvertrauten Fahrzeugs zu sorgen. b. Er hat für die rechtzeitige Umrüstung von Sommer- auf Winterreifen bzw. von Winter- auf Sommerreifen Sorge zu tragen. 5. Einbauten/Veränderungen Der/die Arbeitnehmer/in ist nicht berechtigt, ohne ausdrückliche Genehmigung der Firma elektronische Geräte oder sonstiges Zubehör in das Kraftfahrzeug einzubauen oder sonstige Umbauten oder Veränderungen an diesem vorzunehmen. 6. Fahrzeugkosten a. Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung sowie Kosten für Reparatur, Pflege und Wartung des Fahrzeugs trägt die Firma. b. Treibstoffkosten werden von der Firma gegen Vorlage der Tankstellenrechnung und Angabe des Kilometerstandes erstattet. c. Etwaige Geldstrafen und Bußgelder hat der/die Arbeitnehmer/in zu tragen. 7. Unfallmeldung, Schäden, Wertminderung a. Unfälle, Verluste, Beschädigungen und Veränderungen des Fahrzeugs hat der/die Arbeitnehmer/in unverzüglich unter Angabe der Einzelheiten dem Arbeitgeber schriftlich zu melden. Bei Verkehrsunfällen sind die hierfür stets im Fahrzeug mitzuführenden Unfall- Meldeformulare zu verwenden. b. Der/die Arbeitnehmer/in ist verpflichtet, bei allen Verkehrsunfällen eine polizeiliche Aufnahme des Unfalls zu veranlassen, auch wenn der Unfall auf einem schuldhaften Verhalten des/der Arbeitnehmers/in selbst beruht. Schuldanerkenntnisse dürfen auf keinen Fall abgegeben werden.

3 c. Der/die Arbeitnehmer/in haftet für von ihm/ihr verursachte Beschädigungen, Verluste oder Wertminderungen des Fahrzeugs, sofern vorsätzliches Verschulden oder grob fahrlässiges Verschulden seinerseits/ihrerseits vorliegt, in vollem Umfang. Bei nicht grob fahrlässigem Verschulden ist der/die Arbeitnehmer/in zu einer angemessenen Schadensbeteiligung verpflichtet. d. Bei Beschädigungen, Verlust oder Wertminderung des Fahrzeugs auf Privatfahrten haftet der/die Arbeitnehmer/in für jedes Verschulden. Er/Sie ist zur Freistellung der Firma von etwaigen Schadensersatzansprüchen Dritter verpflichtet. e. Diese Haftungsregelungen treten nur insoweit ein, sofern hierfür kein Versicherungsschutz besteht. 8. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelung Die durch die Überlassung des Fahrzeugs entstehenden geldwerten Vorteile sind entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Vertragsparteien vereinbaren, dass die jeweils gesetzlich vorgesehenen Pauschalbewertungen zur Anwendung kommen. Demnach sind zurzeit gemäß 8 Absatz 2 EStG monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs, abgerundet auf volle 100 Euro, für Privatfahrten zu versteuern. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind zusätzlich 0,03 % des abgerundeten Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zu versteuern. Hierzu wird der Arbeitnehmer der Firma die Entfernung schriftlich mitteilen. Jede Änderung der Entfernung ist vom Arbeitnehmer unverzüglich anzuzeigen. Es wird darauf hingewiesen, dass der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung durch das Führen und mit der Vorlage eines Fahrtenbuches den Nachweis von niedrigeren steuerlichen geldwerten Vorteilen erbringen kann. 9. Beendigung der Überlassung a. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der/die Arbeitnehmerin das Fahrzeug am Firmensitz einschließlich sämtlicher Schlüssel und Papiere spätestens am letzten Arbeitstag zurückzugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. b. Die Firma ist berechtigt, die Überlassung des Fahrzeugs in folgenden Fällen zu widerrufen: Wenn der/die Arbeitnehmer/in arbeitsunfähig wird und die Arbeitsunfähigkeit sechs Wochen überschreitet, mit der Maßgabe, dass das Kraftfahrzeug nach Wiedererlangung der Arbeitsunfähigkeit dem/der Arbeitnehmer/in wieder überlassen wird. Wenn der/die Arbeitnehmer/in nach Ausspruch der Kündigung von der Verpflichtung zur Arbeitsleistung freigestellt wird. Wenn das Arbeitsverhältnis ruht (z.b. im Falle der Elternzeit). Wenn der/die Arbeitnehmer/in grob oder wiederholt gegen die Pflichten aus diesem Fahrzeugüberlassungsvertrag verstoßen hat.

4 c. Für den Fall des Widerrufs hat der/die Arbeitnehmer/in das Fahrzeug unverzüglich an die Firma einschließlich sämtlicher Schlüssel und Papiere am Sitz der Firma zurückzugeben. d. Befindet sich das Fahrzeug zum Nutzungsende nicht in einem dem vertragsgemäßen Gebrauch entsprechenden Zustand, hat der/die Arbeitnehmer/in die erforderlichen Kosten der Wiederherstellung zu übernehmen. 10. Geltendmachung von Ansprüchen gegen Dritte a. Der/die Arbeitnehmer/in ist berechtigt und verpflichtet, alle das Fahrzeug betreffende Rechte für die Firma gegenüber Dritten geltend zu machen. b. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass entsprechende Ansprüche an ihn zur Durchsetzung abgetreten werden. 11. Sonstige Vereinbarungen Ort, Datum Firma Arbeitnehmer/in

5 Postanschrift Berlin: Bundesministeriu m der Finanzen, Berlin POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, Berlin Nur per HAUSANSCHRIFT Wilhelmstraße 97, Berlin Oberste Finanzbehörden der Länder TEL FAX DATUM 19. April 2013 BETREFF Lohnsteuerliche Behandlung vom Arbeitnehmer selbst getragener Aufwendungen bei der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs ( 8 Absatz 2 Satz 2 ff. EStG); Anwendung von R 8.1 Absatz 9 Nummer 1 Satz 5 LStR 2011 und R 8.1 Absatz 9 Nummer 4 LStR 2011 GZ IV C 5 - S 2334/11/10004 DOK 2013/ (bei Antwort bitte GZ und DOK angeben) Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur lohnsteuerlichen Behandlung vom Arbeitnehmer selbst getragener Aufwendungen bei der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs Folgendes: 1. Nutzungsentgelt i. S. v. R 8.1 Absatz 9 Nummer 4 LStR Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder auf dessen Weisung an einen Dritten zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers (abgekürzter Zahlungsweg) für die außerdienstliche Nutzung (Nutzung zu privaten Fahrten, zu Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und zu Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) eines betrieblichen Kraftfahrzeugs ein Nutzungsentgelt, mindert dies den Nutzungswert (R 8.1 Absatz 9 Nummer 4 Satz 1 LStR 2011). 2 Es ist gleichgültig, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung des Kraftfahrzeugs bemessen wird (R 8.1 Absatz 9 Nummer 4 Satz 2 LStR 2011). Nutzungsentgelt i. S. v. R 8.1 Absatz 9 Nummer 4 LStR 2011 ist:

6 Seite 2 a) ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z. B. Monatspauschale), b) ein arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarter an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z. B. Kilometerpauschale) oder c) die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vom Arbeitnehmer übernommenen Leasingraten. 3 Die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten (z. B. Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge, Wagenwäsche) durch den Arbeitnehmer ist kein an der tatsächlichen Nutzung bemessenes Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2 (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nummer 1 Satz 5 LStR 2011, siehe auch BFH-Urteil vom 18. Oktober 2007, BStBl 2008 II Seite 198). Dies gilt auch für einzelne Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder, wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden. Ein den Nutzungswert minderndes Nutzungsentgelt muss daher arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage für die Gestellung des betrieblichen Kraftfahrzeugs vereinbart worden sein und darf nicht die Weiterbelastung einzelner Kraftfahrzeugkosten zum Gegenstand haben. Wie der Arbeitgeber das pauschale Nutzungsentgelt kalkuliert, ist dagegen unerheblich. 4 In Höhe des Nutzungsentgelts i. S. d. Rdnr. 2 ist der Arbeitnehmer nicht bereichert und die gesetzlichen Voraussetzungen des 8 Absatz 1 EStG i. V. m. 19 Absatz 1 EStG sind nicht erfüllt. Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten. 2. Pauschale Nutzungswertmethode (1 %-Regelung, 0,03 %-Regelung) 5 Der geldwerte Vorteil aus der Gestellung eines Dienstwagens ist monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten ( 8 Absatz 2 Satz 2 i. V. m. 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 EStG). Wird der geldwerte Vorteil aus der Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zu privaten Fahrten typisierend nach der 1 %-Regelung ermittelt, so ist der geldwerte Vorteil grundsätzlich um monatlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte zu erhöhen, wenn das Kraftfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt werden kann ( 8 Absatz 2 Satz 3 EStG, im Übrigen vgl. BMF- Schreiben vom 1. April 2011, BStBl I Seite 301). Die Begrenzung des pauschalen Nutzungs-

7 Seite 3 werts auf die Gesamtkosten ist zu beachten (vgl. BMF-Schreiben vom 28. Mai 1996, BStBl I Seite 654 Tz. I.8). 6 Beispiele Der Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug auch zur Privatnutzung überlassen und den geldwerten Vorteil aus der Kraftfahrzeuggestellung nach der 1 %- Regelung bewertet. Beispiel 1 In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Nutzungsentgelt in Höhe von 0,20 Euro je privat gefahrenen Kilometer zu zahlen hat. Es handelt sich um ein pauschales Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2. Der pauschale Nutzungswert ist um dieses Nutzungsentgelt zu kürzen. Beispiel 2 Der Arbeitnehmer kann das Kraftfahrzeug mittels einer Tankkarte des Arbeitgebers betanken. In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Entgelt in Höhe der privat veranlassten Treibstoffkosten zu zahlen hat. Der Arbeitgeber hat den Betrag für den vom Arbeitnehmer anlässlich privater Fahrten verbrauchten Treibstoff ermittelt und vom Gehalt des Folgemonats einbehalten. Die nachträgliche Kostenübernahme durch den Arbeitnehmer ist kein Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2. Aus den übernommenen Treibstoffkosten wird nicht dadurch ein Nutzungsentgelt, dass der Arbeitnehmer zunächst auf Kosten des Arbeitgebers tanken kann und erst anschließend die Treibstoffkosten ersetzen muss, zur Anwendung siehe Rdnr. 10. Beispiel 3 In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Entgelt zu zahlen hat, das sich aus einer Monatspauschale in Höhe von 200 Euro und privat veranlassten Treibstoffkosten zusammensetzt. Es handelt sich nur in Höhe der Monatspauschale um ein Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2.

8 Seite 4 3. Individuelle Nutzungswertmethode (Fahrtenbuchmethode) 7 Statt des pauschalen Nutzungswerts können die auf die außerdienstlichen Fahrten entfallenden tatsächlichen Aufwendungen als individueller Nutzungswert angesetzt werden. Diese Bewertungsmethode setzt den Nachweis der tatsächlichen Kraftfahrzeugkosten (Gesamtkosten) und die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs voraus. Werden auf Grund eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs die außerdienstlichen und die dienstlichen Fahrten nachgewiesen, kann der auf die außerdienstliche Nutzung entfallende Anteil an den Gesamtkosten konkret ermittelt werden ( 8 Absatz 2 Satz 4 EStG). 8 Bei der Fahrtenbuchmethode fließen vom Arbeitnehmer selbst getragene individuelle Kraftfahrzeugkosten - von vornherein - nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen damit nicht den individuellen Nutzungswert (R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 8, 2. Halbsatz LStR 2011). Zahlt der Arbeitnehmer ein pauschales Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2, ist der individuelle Nutzungswert um diesen Betrag zu kürzen. 9 Beispiele Der Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug auch zur Privatnutzung überlassen und den geldwerten Vorteil aus der Kraftfahrzeuggestellung nach der Fahrtenbuchmethode bewertet. Beispiel 4 In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Nutzungsentgelt in Höhe von 0,20 Euro je privat gefahrenen Kilometer zu zahlen hat. Es handelt sich um ein Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2. Der individuelle Nutzungswert ist um dieses Nutzungsentgelt zu kürzen. Beispiel 5 Der Arbeitnehmer kann das Kraftfahrzeug mittels einer Tankkarte des Arbeitgebers betanken. In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Entgelt in Höhe der privat veranlassten Treibstoffkosten zu zahlen hat. Der Arbeitgeber hat den Betrag für den vom Arbeitnehmer anlässlich privater Fahrten verbrauchten Treibstoff ermittelt und vom Gehalt des Folgemonats einbehalten.

9 Seite 5 Die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Treibstoffkosten fließen nicht in die Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs ein. Anhand der (niedrigeren) Gesamtkosten ist der individuelle Nutzungswert zu ermitteln. Es handelt sich aber nicht um ein Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2. Beispiel 6 Wie Beispiel 5. In der Nutzungsüberlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer zudem ein Nutzungsentgelt in Höhe von 0,10 Euro je privat gefahrenen Kilometer zu zahlen hat. Die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Treibstoffkosten fließen nicht in die Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs ein. Anhand der (niedrigeren) Gesamtkosten ist der individuelle Nutzungswert zu ermitteln. Das zusätzlich gezahlte Nutzungsentgelt i. S. d. Rdnr. 2 mindert den individuellen Nutzungswert. 4. Anwendung 10 Dieses Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Rdnr. 3 Sätze 2 und 3 sind erstmals auf ab dem 1. Juli 2013 verwirklichte Sachverhalte anzuwenden. Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht. Es steht ab sofort für eine Übergangszeit auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen unter der Rubrik Wirtschaft und Verwaltung - Steuern - Veröffentlichungen zu Steuerarten - Lohnsteuer - ( zur Ansicht und zum Abruf bereit. Im Auftrag