Ausführungsanweisungen zur Gemeindekassenverordnung für Schleswig- Holstein

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1 Ausführungsanweisungen zur Gemeindekassenverordnung für Schleswig- Holstein Runderlass des Innenministeriums vom 18. Juli IV Zur Gemeindekassenverordnung (GemKVO) vom 05. November 1999 (GVOBl. S. 368) werden folgende Verwaltungsvorschriften erlassen: A. Allgemeines Die Gemeindekassenverordnung enthält Rahmen- und Mindestvorschriften, die eine ordnungsmäßige und sichere Erledigung der Kassengeschäfte gewährleisten sollen, zugleich aber ausreichenden Spielraum für eine zweckmäßige und wirtschaftliche Kassenorganisation belassen. Es sind daher örtlich für die einzelnen Kassen ergänzende Regelungen erforderlich (Dienstanweisung, Einzelweisung). Aus Sicherheitsgründen bedürfen Regelungen für die Kasse nach 46 grundsätzlich der Schriftform. B. Im Einzelnen Zu 1 1. Nach 91 GO erledigt die Gemeindekasse alle Kassengeschäfte, soweit dafür nicht eine Sonderkasse zuständig ist. Was zu den Kassengeschäften gehört, ergibt sich aus Absatz 1 Satz 1 i. V. m. den anderen Vorschriften der Verordnung, die zum Teil einschränkende Regelungen treffen (z. B. 21 Abs. 1 Satz 1, der der Verwahrung von Wertgegenständen durch ein Kreditinstitut den Vorrang einräumt). In Absatz 1 Satz 2 wird der Gemeindekasse auch die Mah-

2 - 2 - nung übertragen. Die Gemeinde kann allerdings mit diesen Aufgaben auch andere Stellen beauftragen. 2. Die Buchführung als Teil der Kassengeschäfte umfasst alle Aufzeichnungen, die zur Erstellung der Jahresrechnung einschließlich einer Vermögensrechnung erforderlich sind. Die Gemeindekasse ist auch für den kassenmäßigen Abschluss ( 38 GemHVO) und die Vorbereitung der Haushaltsrechnung ( 39 GemHVO) zuständig. Die Führung der Anlagennachweise ( 36 GemHVO) kann der Gemeindekasse als weitere Aufgabe nach Absatz 2 übertragen werden. 3. Als weitere Aufgabe nach Absatz 2 kommt insbesondere die Erstellung der Finanzstatistik in Betracht. Die Erledigung von Kassengeschäften Dritter kann ebenfalls nach Maßgabe des 2 als weitere Aufgabe in Betracht kommen. Mit der Verwahrung anderer Gegenstände als Wertgegenstände kann die Gemeindekasse nach 22 nur unter den dort bestimmten Voraussetzungen beauftragt werden. 4. Die Gemeindekasse bleibt auch dann für die Erledigung der Kassengeschäfte und der anderen Aufgaben verantwortlich, wenn sie sich hierbei der Datenverarbeitungsanlage einer anderen Stelle bedient. Die andere Stelle hat aber der Gemeindekasse gegenüber zu bescheinigen, dass das Datenverarbeitungsverfahren ordnungsmäßig abgewickelt wurde (vgl. 12 und 23). Die Gemeindekasse soll sich hiervon durch stichprobenweise Überprüfung der Rechengrundlagen und Rechenergebnisse überzeugen. Wird die Sachbuchführung einer anderen Stelle der Gemeinde (z. B. dem Kämmereiamt) zur selbständigen Erledigung übertragen, gelten insoweit für diese Stelle die Vorschriften der Verordnung. Werden Kassengeschäfte nach 92 GO einer Stelle außerhalb der Gemeinde zur selbständigen Erledigung übertragen, sind 36 und 37 zu beachten.

3 - 3 - Zu 2 1. Die Vorschrift über die Erledigung fremder Kassengeschäfte als weitere Aufgabe der Gemeindekasse bezieht sich auf Kassengeschäfte Dritter (z. B. eines Zweckverbandes). Wird die Aufgabe durch Gesetz, Verordnung oder öffentlichrechtlichen Vertrag übertragen, bedarf es keiner Anordnung (Beauftragung) durch die Bürgermeisterin oder den Bürgermeister. Die Vorschrift findet keine Anwendung auf die kassenmäßige Abwicklung von Auftragsangelegenheiten der Gemeinde und auf die Besorgung einzelner Kassengeschäfte für andere Stellen im Rahmen der Amtshilfe. 2. Nimmt die Gemeindekasse Aufgaben einer Sonderkasse wahr, sind dies ebenfalls fremde Kassengeschäfte. Hierbei sind aber die besonderen Vorschriften des Abschnitts VIII zu beachten. 3. Die Vorgänge aus der Erledigung fremder Kassengeschäfte sind in den Büchern von den Kassenvorgängen für Rechnung der Gemeinde in der Regel zu trennen (vgl. auch Ziffer 5 der Ausführungsanweisung zu 26). Zu 3 1. Der Begriff der Zahlstelle umfasst auch die Nebenkassen und die Gebührenkasse im Sinne des früheren Rechts. Die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen können je nach Bedarf geregelt werden. Sie können von der Annahme bestimmter Einnahmen bis zur Wahrnehmung aller Aufgaben der Gemeindekasse für bestimmte Bereiche der Verwaltung reichen. 2. Im Interesse einer möglichst weitgehenden Zusammenfassung und wirtschaftlichen Erledigung der Kassengeschäfte der Gemeinde kommen Zahlstellen nur in Betracht, soweit dies aus zwingenden Gründen erforderlich ist. Die Entscheidung über die Errichtung von Zahlstellen trifft die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister. Sie oder er entscheidet auch über die Aufgaben der Zahlstelle ein-

4 - 4 - schließlich der Regelung über das Abrechnungsverfahren, die Ausstattung mit Zahlungsmitteln und die buchungstechnische Abwicklung. Entbehrliche Zahlstellen sind alsbald aufzulösen. 3. Die Zahlstellen können organisatorisch den Dienststellen zugeordnet sein, bei denen sie eingerichtet werden. Sie bleiben aber in Erledigung von Aufgaben der Gemeindekasse Teile von dieser und unterstehen dabei fachlich der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter. 4. Bei der Einrichtung und der Regelung der Aufgaben der Zahlstellen ist 5 zu beachten. Da die Zahlstellen Teile der Gemeindekasse sind, gelten für die Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben unmittelbar die für die Gemeindekasse geltenden Vorschriften. 5. Die Einnahmen und Ausgaben der Zahlstelle gehen einzeln oder zusammengefasst in die Bücher der Gemeindekasse über. Für die einzelnen Zahlstellen können unterschiedliche Zeitabstände für die Abrechnung festgelegt werden. Die Abrechnung muss spätestens zum Jahresabschluss vorgenommen werden. 6. Wegen der Errichtung von Konten bei Kreditinstituten wird auf die Ausführungsanweisung zu 19 hingewiesen. Zu 4 1. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister bestimmt, wann Handvorschüsse zur Verfügung gestellt werden, sowie die Höchstbeträge und regelt die Abrechnung. Dabei können je nach Bedarf unterschiedliche Abrechnungstermine festgesetzt werden. Es wird empfohlen, zum Jahresabschluss eine Abrechnung vorzunehmen.

5 Über Handvorschüsse dürfen nur solche Zahlungen abgewickelt werden, die wie Porto- und Frachtkosten regelmäßig anfallen, betragsmäßig geringfügig sind und zweckmäßigerweise sofort bar geleistet werden. 3. Die Handvorschüsse können nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung gewährt werden. Sie werden im Vorschussbuch als Ausgabe gebucht und bleiben dort so lange vorgemerkt, bis sie zurückgegeben werden oder bis sie aufgrund entsprechender Anordnungen als endgültige Ausgabe verrechnet werden. 4. Die Verwalter von Handvorschüssen unterstehen organisatorisch nicht der Gemeindekasse. Sie sind ihrer Dienststelle für die ordnungsmäßige Verwaltung der Mittel verantwortlich. Der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle obliegt die Überwachung über die ordnungsmäßige Abwicklung der Handvorschüsse. Sie oder er ist auch für die Vornahme der in 38 Abs. 3 vorgeschriebenen Prüfung verantwortlich. 5. Zu den Handvorschüssen gehört auch Wechselgeld an Beschäftigte, die nach 13 Abs. 2 Satz 2 ermächtigt sind, außerhalb der Räume der Gemeindekasse Barzahlungen anzunehmen oder zu leisten (z. B. Vollstreckungsbeamtinnen und Vollstreckungsbeamte); der Bestand von Geldwechselautomaten ist wie ein Handvorschuss zu behandeln. Zu 5 1. Die Grundsätze des Absatzes 1 beziehen sich auf die räumliche, sachliche und personelle Ausstattung der Gemeindekasse und die Regelung des Geschäftsablaufs. Sie gelten auch für die Einrichtung von Zahlstellen. Die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter hat die Bürgermeisterin oder den Bürgermeister zu unterrichten, wenn sie oder er die Einrichtung der Gemeindekasse für unzureichend hält. Für den Geschäftsablauf in der Gemeindekasse ist die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter verantwortlich.

6 Zur ordnungsmäßigen Erledigung der Kassenaufgaben gehört es auch, dass der Zahlungsverkehr sicher und zuverlässig abgewickelt wird, die Bevölkerung auf die Zahlungsverbindungen und Kassenstunden hingewiesen und Vorkehrungen zum Ausschluss von Falschgeld getroffen werden. 3. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister hat die Aufsicht über die Gemeindekasse. Ist ein Rechnungsprüfungsamt vorhanden, ist dieses nach 116 Abs. 1 GO für die Kassenprüfung zuständig. 4. Nach Absatz 2 sollen Zahlungsverkehr und Buchführung von verschiedenen Beschäftigten wahrgenommen werden. Ist die Gemeindekasse mit mehreren Beschäftigten besetzt, muss eine entsprechende Abgrenzung der Verantwortungsbereiche vorgenommen werden, es sei denn, dass besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen und die sichere Abwicklung der Aufgaben der Gemeindekasse nicht beeinträchtigt wird. 5. Aus Sicherheitsgründen schreibt Absatz 3 für bestimmte Vorgänge in der Regel eine Doppelunterschrift vor. Ist die Gemeindekasse nicht mit mehreren Beschäftigten besetzt, genügt die Unterschrift der Kassenverwalterin oder des Kassenverwalters. 6. Die Vorschrift, dass Sendungen an die Gemeindekasse ihr ungeöffnet zuzuleiten sind, schließt nicht aus, dass sich die oder der für die Kassenaufsicht und Kassenprüfung zuständige Beschäftigte Sendungen zu Kontrollzwecken durch die Kassenverwalterin oder den Kassenverwalter oder andere Beschäftigte der Gemeindekasse in ihrem oder seinem Beisein öffnen lässt. Zu 6 1. Hinsichtlich der Form der Kassenordnung ist zwischen einer Anordnung für Einzelfälle (Einzelanordnung und Sammelanordnung) und einer allgemeinen Anordnung zu unterscheiden. Die Verordnung trifft bestimmte Vorschriften über

7 - 7 - den Inhalt in 7 und 8 nur für Zahlungsanordnungen. Buchungsanordnungen sowie Ein- und Auslieferungsanordnungen können in sinngemäßer Anwendung als Einzelanordnung, Sammelanordnung oder allgemein erteilt werden. Die Auszahlungsanordnung im Lastschrifteinzugsverfahren ist eine allgemeine Anordnung besonderer Art. 2. Ist eine Kassenanordnung zu beanstanden, oder gibt sie sonst, insbesondere bei einer Überschreitung des Haushaltsansatzes, zu Bedenken Anlass, so ist sie der anordnenden Stelle zurückzugeben. 3. Mit der unterschriftlichen Vollziehung übernimmt die oder der Anordnungsbefugte die Verantwortung für die allgemeine Richtigkeit der Kassenanordnung, insbesondere für ihre haushaltsrechtliche Zulässigkeit. Zu 7 1. Absatz 1 bestimmt den Mindestinhalt einer Zahlungsanordnung, die als Einzelanordnung oder Sammelanordnung erteilt wird. Über den Mindestinhalt hinaus kann die Zahlungsanordnung erforderlichenfalls weitere Bestimmungen treffen, z. B. den Zahlungsweg (vgl. dazu auch Ziffer 1 der Ausführungsanweisung zu 17). Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister kann allgemein oder für bestimmte Fälle weitere Angaben verbindlich vorschreiben, z. B. den Hinweis auf die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste oder dass zu bestätigen ist, dass die Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen. 2. Zur Zahlungsanordnung gehören auch die ihr beigefügten Anlagen. 3. In handschriftlich gefertigten Zahlungsanordnungen sind EUR-Beträge von EUR und mehr in Buchstaben zu wiederholen. Die in Vordrucken für die Angabe der Beträge vorgesehenen Felder sind, soweit sie bei der Eintragung frei bleiben, so zu entwerten, dass nachträgliche Zusätze erkennbar sind. Bei

8 - 8 - einem automatisierten Anordnungsverfahren kann die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister Ausnahmen zulassen. 4. Die oder der Zahlungspflichtige oder die oder der Empfangsberechtige muss zweifelsfrei bezeichnet sein. Ist die oder der Zahlungspflichtige nicht zugleich Schuldnerin oder Schuldner oder die oder der Empfangsberechtigte nicht zugleich Forderungsberechtigte oder Forderungsberechtigter, muss dies aus der Zahlungsanordnung ersichtlich sein. Soll der Betrag auf ein bestimmtes Konto überwiesen werden, ist dies auf der Auszahlungsanordnung unter Angabe des Kreditinstituts zu bestimmen (vgl. hierzu auch Ziffer 1 der Ausführungsanweisung zu 17). Auch sonst empfiehlt es sich, auf der Auszahlungsanordnung die aus den Akten ersichtlichen Konten des Empfangsberechtigten anzugeben. 5. Der nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 anzugebende Fälligkeitstag bestimmt sich nach den maßgebenden öffentlich-rechtlichen und zivilrechtlichen Vorschriften. Bei freiwilligen Leistungen soll er nach dem Zweck der Leistung unter Berücksichtigung der Kassenlage festgesetzt werden. Unter Umständen genügt eine Bestimmung, dass sofort oder unverzüglich auszuzahlen oder einzuziehen ist. 6. Um Doppelzahlungen vorzubeugen, ist auf Unterlagen, die nicht zusammen mit der Zahlungsanordnung der Gemeindekasse zugeleitet werden, die Anordnung zu vermerken. Für die spätere Prüfung sollten dabei auch das Datum der Anordnung und die Buchungsstelle angegeben werden. Zu 8 1. Eine allgemeine Anordnung kommt nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 z. B. auch für Erhebung von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge) in Betracht, wenn sich die Zuständigkeit der Gemeindekasse für die Erhebung dieser Einnahmen nicht schon aus 1 Abs. 1 Satz 2 ergibt. Nummer 5 ermöglicht es, die Auszahlung der der Gemeindekasse

9 - 9 - in Rechnung gestellten Mahn- und Nachnahmegebühren, Zinsen, Kontoführungsgebühren, Kosten der Beitreibung und dergleichen allgemein anzuordnen. 2. Nach 11 Abs. 1 und 2 Satz 2 ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit der aufgrund einer allgemeinen Anordnung angenommenen oder ausgezahlten Beträge nachträglich festzustellen. Eine nachträgliche Zahlungsanordnung ist nicht erforderlich. Die Gemeindekasse muss zu diesem Zweck der anordnenden Stelle die Annahme oder Auszahlung mitteilen. Diese trifft die Feststellung selbst oder veranlasst die zuständige Stelle, die Feststellung zu treffen. Von der anordnungsberechtigten Stelle ist der Gemeindekasse als Beleg lediglich eine Bestätigung zu übersenden, dass die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt ist. Dies geschieht zweckmäßigerweise auf einer Durchschrift der Zahlungsanzeige. Die Bescheinigung über die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann nach 35 Abs. 1 der Gemeindekasse zur Aufbewahrung übersandt werden oder von der anordnungsberechtigten Stelle aufbewahrt werden. Die Gemeindekasse hat die Bescheinigungen oder die Bestätigung über die Feststellung als Belege zu ordnen und aufzubewahren (vgl. 34 Abs. 2 Satz 2 und 35). Zu 9 1. Bei der Regelung der Anordnungsbefugnis nach 6 Abs. 2 sind auch Bestimmungen zu treffen, inwieweit sie zu Anordnungen im Sinne von 9 ermächtigen. 2. Die Ermächtigung an die Empfangsberechtigte oder den Empfangsberechtigten oder den Auftrag an das Kreditinstitut zur Durchführung der Abbuchung erteilt die Gemeindekasse. Nach Durchführung der Abbuchungen bedarf es keiner nachträglichen Einzelanordnung, jedoch einer Feststellung nach Zahlungsanordnungen im Lastschrifteinzugsverfahren dürfen nur erteilt werden, wenn die Möglichkeit besteht, innerhalb einer angemessenen Frist (etwa zwei

10 Monate) Widerspruch einzulegen. Deshalb muss die Gemeindekasse sich vor Erteilung der Abbuchungsermächtigung vergewissern, welche Regelungen für den Widerspruch die Geschäftsbedingungen des Kreditinstituts enthalten. 4. Muss die Gemeindekasse aufgrund ihr bekannt gewordener Umstände annehmen, dass die Voraussetzungen nach Satz 2 nicht gegeben sind, hat sie nach 6 Abs. 1 zu verfahren. 5. Für die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der aufgrund einer Anordnung nach 9 angenommenen oder ausgezahlten Beträge gilt der Hinweis in Ziffer 2 der Ausführungsanweisung zu 8 entsprechend. Zu Unter den irrtümlich eingezahlten Beträgen im Sinne des Absatzes 2 Nr. 2 und des Absatzes 3 Nr. 2 sind auch zu viel eingegangene Beträge zu verstehen. Rückzahlungen, die sich ergeben, weil der Zahlungsgrund weggefallen oder der Betrag erlassen worden ist, fallen nicht unter diese Vorschrift; sie sind aufgrund der Berichtigung der Annahmeanordnung vorzunehmen. 2. Lässt sich für eine Einnahme nach Absatz 1 die Buchungsstelle im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den Vermögenshaushalt nicht sofort ermitteln, ist sie als Verwahrgeld zu buchen. Zu Wegen der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ist nach der Anlage 1 zu verfahren. 2. Zu den Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, deren sachliche und rechnerische Richtigkeit von den Beschäftigten der Gemeindekasse nach Absatz 3

11 bescheinigt werden darf, können z. B. die Mahngebühren, die Kosten der Vollstreckung und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge) gehören. Zu Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, -eingabe, -verarbeitung, -speicherung und -ausgabe kann als sichergestellt angesehen werden, wenn sie durch organisatorische und programmierte Kontrolle, wie z. B. Eingabekontrollen, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, gewährleistet sind. 2. Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 bezieht sich nicht auf Daten, die als Grundlagen für die Forderungen oder Zahlungsverpflichtungen nicht mehr benötigt werden und für die das Programm die Löschung nach Ausdruck oder Verwertung vorsieht. 3. Sind für die Ermittlung, Erfassung, Speicherung und Verarbeitung der Daten verschiedene Stellen verantwortlich, hat jede Stelle für ihren Tätigkeitsbereich eine entsprechende Teilbescheinigung auszustellen. Zu Absatz 1 verpflichtet die Gemeinde, auf den Übergang zum unbaren Zahlungsverkehr hinzuwirken, durch den vor allem auch eine größere Sicherheit für die Kasse erreicht wird. Dies schließt nicht aus, dass die Gemeinde eine Barkasse, die einen geringen Kassenbestand erfordert, unterhält. Insbesondere bei größeren Kassen kann es zweckmäßiger sein, eine Online-Verbindung zu Kreditinstituten zu unterhalten. 2. Die Kassensicherheit erfordert eine strenge Bindung der Barzahlungsgeschäfte an die Kassenräume und das Kassenpersonal. Ausnahmen nach Absatz 2 Satz 2 sollten sich deshalb auf die Kassengeschäfte beschränken, die ihrer Natur nach nur außerhalb der Kassenräume abgewickelt werden können oder mit

12 deren Abwicklung zweckmäßigerweise Beschäftigte im Außendienst (z. B. Vollstreckungsbeamtinnen und Vollstreckungsbeamte) beauftragt werden. 3. Bei der Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen ist nach den Anlagen 2 und 3 zu verfahren. 4. Wird von der Möglichkeit des Absatzes 4 Gebrauch gemacht, ist täglich ein Tagesprotokoll über die Einzahlungen mit EC-Karte und Kreditkarte (electroniccash) und die Einzahlungen mit Geldkarte auszudrucken. Zu 14 Bei der Regelung der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters für die Entgegennahme von Schecks und Wechseln sind die nachstehenden Mindestanforderungen zu berücksichtigen: Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer der Ausstellerin oder des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den Verbindung mit der Buchführung hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuches kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung der Schecks ü- berwacht wird. Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf einem Konto der Gemeindekasse einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen.

13 Bevor der Scheck eingelöst ist, dürfen Leistungen darauf nur erbracht werden, wenn der Scheck unter Vorlage einer Scheckkarte übergeben wurde und er den darin angegebenen Bedingungen des Kreditinstituts entspricht. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden. Als Sicherheitsleistung entgegengenommene Wechsel sind von der Gemeindekasse in ein Wechselüberwachungsbuch einzutragen und zu verwahren oder einem Kreditinstitut zur Verwahrung zu übergeben. Die Gemeindekasse hat rechtzeitig vor der Fälligkeit des Wechsels die weiteren Anweisungen der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters einzuholen. Zu Eine Quittung muss in der Regel enthalten: das Empfangsbekenntnis; die Zahlungspflichtige oder den Zahlungspflichtigen; den Betrag; den Grund der Einzahlung; den Ort und den Tag der Einzahlung; die Gemeindekasse (Zahlstelle), die die Zahlung angenommen hat. Bei Beträgen ab 100 EUR ist bei nichtmaschineller Quittung der Betrag in Buchstaben zu wiederholen. Wird die Einzahlung auf einem die Zahlung betreffenden Schriftstück quittiert, kann in der Quittung auf die Angaben verzichtet werden, die sich ohne weiteres aus dem Schriftstück unzweifelhaft ergeben. Die Quittung muss von einer oder einem berechtigten Beschäftigten unterschrieben sein. Bei maschineller Quittung kann auf die Unterschrift der oder des annehmenden Kassenangehörigen verzichtet werden. Für bestimmte

14 Zahlungen, die häufig anfallen (z. B. Eintrittsgelder), kann eine vereinfachte Quittungsregelung getroffen werden (z. B. Abdruck durch Gebührenstempler oder Aushändigung von Kassenbons). Bei Beträgen, die durch Automaten vereinnahmt werden, kann von einer Quittungsleistung abgesehen werden, soweit die Einzahlerin oder der Einzahler nicht ausdrücklich eine Quittung verlangt. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, Quittungsdurchschriften wie Einnahmebelege aufzubewahren. 2. Die Namen und Unterschriftsproben der zur Vollziehung von Quittungen in den Kassenräumen ermächtigten Beschäftigten sind durch Aushang im Kassenraum bekannt zu geben. Der Aushang ist ggf. um Muster der als Quittung geltenden Maschinendrucke einer Buchungs- und Quittungsmaschine zu ergänzen. Der Aushang muss mit dem Abdruck des Dienstsiegels und dem Sichtvermerk der oder des Beschäftigten versehen sein, der oder dem die Aufsicht über die Kasse obliegt. Zu Die Mitteilung über die Stundung an die Gemeindekasse ändert die Annahmeanordnung. Sie muss deshalb von einer oder einem Anordnungsberechtigten unterschrieben sein. 2. Ob eine Einnahme rechtzeitig eingegangen ist, bestimmt sich nach den für das Schuldverhältnis geltenden Vorschriften. 3. Bei der Einleitung der zwangsweisen Einziehung empfiehlt es sich, zunächst zu prüfen, ob die Forderung für eine Einziehung durch Postnachnahme geeignet ist und ob diese Form der Einziehung Aussicht auf Erfolg hat. Der Beitreibung und der Einleitung der Zwangsvollstreckung geht in der Regel die Mahnung voraus.

15 Zu Über den in 7 Abs. 1 genannten Mindestinhalt hinaus kann in der Auszahlungsanordnung auch der Zahlungsweg verbindlich vorgeschrieben werden. Von dieser Möglichkeit soll jedoch nur in begründeten Fällen Gebrauch gemacht werden. Die Gemeindekasse ist hieran gebunden. Ist kein Zahlungsweg bestimmt, hat die Gemeindekasse den zweckmäßigsten Weg zu wählen; 13 Abs. 1 ist zu beachten. Sind die Voraussetzungen für eine Aufrechnung gegeben, hat die Gemeindekasse die Aufrechnung zu erklären, wenn dies nicht mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist oder wenn nicht besondere Umstände entgegenstehen. Aufzurechnen ist in jedem Fall, wenn zu befürchten ist, dass die Forderung der Gemeinde sonst nicht erfüllt wird. 2. Ergibt sich nach Erteilung einer Auszahlungsanordnung, aber vor der Zahlung des Betrags die Notwendigkeit, einzelne Bestandteile der Anordnung zu ändern, kann dies nur durch eine schriftliche Änderungsanordnung geschehen. Aus ihr müssen die Bezeichnung der Anordnung, die geändert werden soll, und die vorzunehmenden Änderungen, z. B. neuer Betrag, neuer Auszahlungstag, neue Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers, neue Buchungsstelle, zu ersehen sein. Zu Für den Inhalt der Quittung nach Absatz 1 gilt Ziffer 1 der Ausführungsanweisung zu 15 entsprechend. 2. Die Gemeindekasse muss sich, bevor sie Zahlungsmittel aushändigt, von der Person der Empfängerin oder des Empfängers, der oder des Bevollmächtigten oder der Überbringerin oder des Überbringers einer Quittung vergewissern. Der Nachweis der Empfangsberechtigung ist auf der Quittung anzugeben. Sind Ü- berbringerin oder Überbringer und Ausstellerin oder Aussteller der Quittung

16 verschiedene Personen, muss die Überbringerin oder der Überbringer den Empfang bestätigen. 3. Zur Verhinderung von Doppelzahlungen sind die Auszahlungsanordnungen und die Anlagen sowie die Quittung nach der Zahlung sofort als bezahlt zu kennzeichnen. 4. Auf eine Quittung der Empfängerin oder des Empfängers darf nur in ganz besonderen Ausnahmefällen, z. B. bei Geldgeschenken im Rahmen von Ehrungen, verzichtet werden. In diesem Fall muss die Übergabe durch einen Beschäftigten der Gemeinde bescheinigt werden. Bei Auszahlungen an Empfängerinnen oder Empfänger, die des Schreibens unkundig sind oder die aus anderen Gründen, etwa wegen körperlicher Behinderung, keine Unterschrift leisten können, tritt an die Stelle der Unterschrift ein Handzeichen, das durch eine Zeugin oder einen Zeugen zu bescheinigen ist. Auszahlungen an Blinde müssen durch eine Zeugin oder einen Zeugen bescheinigt werden. Die Zeuginnen und Zeugen sollen nicht der Gemeindekasse angehören. 5. Werden die Überweisungsträger im automatisierten Verfahren erstellt, müssen die einzelnen Zahlungen in einer Liste zusammengestellt werden. Die Richtigkeit des Gesamtbetrages ist nach 12 Abs. 2 zu bescheinigen. Die Bescheinigung der Auszahlung durch die Gemeindekasse kann sich dann nur noch auf die ordnungsmäßige Auszahlung des Gesamtbetrags erstrecken. Zu 19 Konten für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten sollen im Interesse einer straffen und wirtschaftlichen Liquiditätsplanung auf den für eine zweckmäßige Abwicklung des Zahlungsverkehrs notwendigen Umfang beschränkt werden. Dies gilt insbesondere auch für die Errichtung besonderer Konten auf Zahlstellen.

17 Zu 20 Bei der Aufbewahrung, Beförderung und Verpackung von Zahlungsmitteln ist nach Anlage 4 zu verfahren. Zu Wird eine andere Stelle als die Gemeindekasse mit der Annahme und Auslieferung beauftragt, muss dieser Stelle auch die Buchführung über die verwahrten Gegenstände übertragen werden. 2. Wird einem Kreditinstitut die Verwahrung von Wertpapieren übertragen, ist die Gemeindekasse, im Falle des Absatzes 1 Satz 4 die mit der Verwahrung beauftragte Dienststelle, für die Ein- und Auslieferung zuständig. Die Depotscheine, die die Gemeindekasse für die Übergabe von Wertpapieren von einem Kreditinstitut erhalten hat, sind wie Wertpapiere von der Gemeindekasse zu verwahren. 3. Bürgschaftsurkunden und Versicherungsscheine gehören nicht zu den Wertgegenständen im Sinne des Absatzes 1. Die Gemeindekasse kann aber nach 22 mit ihrer Verwahrung beauftragt werden. 4. Für die Buchführung über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände gelten die Bestimmungen der 23 und 24 entsprechend. Die Buchführung ist so einzurichten, dass ein geordneter Nachweis der Gegenstände gewährleistet ist. Eine getrennte zeitliche und sachliche Erfassung der Vorgänge ist nicht vorgeschrieben. Zu 22 Der Gemeindekasse können außer den Wertgegenständen im Sinne des 1 als weitere Aufgaben auch andere Gegenstände von besonderem Wert zur Verwahrung zugewiesen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die eigentlichen Aufgaben der

18 Gemeindekasse dadurch nicht beeinträchtigt werden ( 1 Abs. 2) und dass sich die Gemeindekasse mit ihrer personellen und sachlichen Ausstattung für diese weitere Aufgabe eignet. Zu gilt für alle Bücher, die nach dieser Verordnung geführt werden; er gilt auch für eine etwaige Vermögensbuchführung und den buchmäßigen Nachweis der Verwahrungen nach 21 und Nach Möglichkeit ist eine Buchungsform anzustreben, bei der die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang erledigt werden. Auf die Ausführungsanweisung zu 32 wird hingewiesen. 3. Wird nach 92 GO die Sachbuchung von der Gemeindekasse abgetrennt, ist sicherzustellen, dass das Zeit- und Sachbuch rechtzeitig und ordnungsmäßig für die Zwischenabschlüsse und den Jahresabschluss zusammengeführt werden. Zu Die Vorschrift des 24 gilt für alle Bücher, die nach dieser Verordnung geführt werden, vgl. auch Ziffer 1 der Ausführungsanweisung zu Zu Absatz 2 wird auf die Ziffern 1 bis 3 der Ausführungsanweisung zu 12 hingewiesen. 3. Werden in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Datenträgern geführte Bücher vollständig ausgedruckt, gelten die Ausdrucke als Bücher in visuell lesbarer Form.

19 Bei Mikroverfilmung ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen auf dem Bildträger mit dem Original oder dem Inhalt von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Datenträgern übereinstimmen und das angewandte Verfahren den an eine ordnungsmäßige und sichere Buchführung zu stellenden Anforderungen entspricht. Insbesondere sind a) die Verfilmungs- und Folgearbeiten (Entwickeln, Kopieren, Schneiden usw.) von einer oder einem sachverständigen Beschäftigten zu überwachen, b) die Bildträger nach der Aufzeichnung auf etwaige technische Mängel zu ü- berprüfen; etwaige fehlerhafte Aufzeichnungen sind durch richtige zu ersetzen, c) über die Aufzeichnungen Nachweise zu führen, die folgende Angaben enthalten müssen: Art und Umfang des ausgezeichneten Schriftguts oder Speicherinhalts, Bezeichnung der Stelle und der Beschäftigten, die die Aufzeichnung vorgenommen und überwacht haben, Datum der Aufzeichnung, Bescheinigung der aufzeichnenden Stelle und der oder des überwachenden Beschäftigten, dass das Schriftgut und der Datenträgerinhalt unverändert und vollständig auf den Bildträger übernommen worden ist. Bücher und Belege sind jeweils in ihren Zusammenhängen und in der für sie vorgeschriebenen Ordnung auf die Bildträger zu übernehmen. Riss- und Klebestellen an Bildträgern müssen erkennbar bleiben. 5. Zur Sicherung des Buchungsverfahrens gehört bei visuell lesbarer Buchführung u.a. auch, dass ein Verzeichnis über die geführten Bücher geführt wird, Vorkehrungen gegen unbefugten Austausch von Blättern getroffen werden,

20 Fehlerberichtigungen von der oder dem Ändernden mit seinem Namenszug bescheinigt werden. Zu 25 Die Bücher über die Einnahmen und Ausgaben sind jeweils für ein Haushaltsjahr zu führen. Das Gleiche gilt auch, wenn die Haushaltssatzung aufgrund des 77 GO Festsetzungen für 2 Jahre enthält. Die Bücher können so rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres eröffnet werden, dass die im vorausgehenden Haushaltsjahr eingehenden oder zu zahlenden Beträge, die nach 34 Abs. 2 Satz 3 und 40 GemHVO in die Haushaltsrechnung des neuen Jahres gehören, unmittelbar in den Büchern des neuen Jahres gebucht werden können. Zu Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister kann anordnen, dass über die Mindestanforderungen in Absatz 1 hinaus weitere Angaben in das Zeitbuch aufgenommen werden. Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und der Zahlungsgrund anzugeben. Im automatisierten Verfahren kann der Zahlungsgrund auch auf andere Weise nachgewiesen werden. 2. Die Verbindung mit der sachlichen Buchung nach Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 wird in der Regel durch Angabe der Buchungsstelle des Sachbuches hergestellt. Der Hinweis auf die sachliche Buchung entfällt, wenn diese aus der Buchung im Vorbuch zu ersehen ist. 3. Der tägliche Ausdruck des Zeitbuches dient der Absicherung gegen eine Vernichtung von Datensätzen und im Interesse der Kassensicherheit gegen eine Änderung gebuchter Beträge nach dem Tagesabschluss. Dies sollte bei einer Entscheidung nach 26 Abs. 1 Satz 5 berücksichtigt werden.

21 Werden mehrere Vorbücher geführt, so ist das Ergebnis jedes einzelnen Vorbuches für sich in das Zeitbuch zu übernehmen. 5. Für den Nachweis der fremden Kassenvorgänge ( 2) sind im Zeitbuch besondere Spalten vorzusehen. Davon kann abgesehen werden, wenn sich die Einzahlungen und Auszahlungen täglich aus anderen Aufzeichnungen ergeben. 6. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung dürfen im Zeitbuch und in den Vorbüchern keine Zeilen freigelassen und mit Ausnahme von Berichtigungen keine Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden. Im automatisierten Verfahren müssen die Zeilen mit Eintragungen fortlaufend nummeriert werden oder ein anderes Ordnungsmerkmal tragen. Zu Das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den Vermögenshaushalt müssen so eingerichtet werden, dass aus ihnen die Angaben für die Haushaltsrechnung nach 39 GemHVO entwickelt werden können. 2. Im Verwahrbuch sind insbesondere Verwahrgelder im Sinne von 28 Abs. 2 GemHVO, durchlaufende Gelder und fremde Mittel ( 44 Nr. 5 und 9 GemH- VO), Einnahmen und Ausgaben, die nach 34 GemHVO in den Haushalt des folgenden Jahres gehören, und die Einnahmen aus inneren und äußeren Kassenverstärkungsmitteln zu buchen. Für die durchlaufenden Gelder und fremden Mittel soll das Verwahrbuch so gegliedert werden, dass sich Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Stellen, mit denen abzurechnen ist, jeweils leicht zusammenfassen lassen. 3. Im Vorschussbuch sind die Vorschüsse im Sinne von 28 Abs. 1 GemHVO, ferner die Handvorschüsse ( 4) und die noch nicht aufgeklärten Kassenfehlbeträge ( 31 Abs. 2) zu buchen.

22 Durch eine Zusammenfassung des Vorschussbuches und des Verwahrbuches darf die laufende Überwachung der Abwicklung der Vorschüsse und der Verwahrgelder nicht erschwert oder gefährdet werden. 5. In das Sachbuch können die Beträge summarisch übernommen werden. Zu Abs. 2 GemHVO bleibt unberührt. Haushaltseinnahme- und Haushaltsausgabereste dürfen nur aufgrund einer Anordnung gebildet und übertragen werden. Auf die Ausführungsanweisung zu 32 wird hingewiesen. Zu 30 Die Übernahme von Beträgen vom Vorschuss- und Verwahrbuch in das Sachbuch ist durch Ausgabe- und Einnahmebuchung zu vollziehen. Auf 26 Abs. 4 wird hingewiesen. Im übrigen kommen Absetzungsbuchungen nur in Betracht, wenn zu viel eingegangene Beträge (auch Irrläufer ) bereinigt werden. Zu Der Kassen-Istbestand ergibt sich aus dem Bestand an Zahlungsmitteln, den Lastschrifteinzugsermächtigungen, die im Zusammenhang mit Einzahlungen mit EC-Karte oder Kreditkarte erstellt wurden, und dem Bestand aus den Kontogegenbüchern. 2. Der Kassen-Sollbestand ergibt sich aus dem Unterschied zwischen der Summe der Einzahlungen und der Summe der Auszahlungen des Buchungstages unter Berücksichtigung des letzten Kassen-Sollbestands.

23 Zu 32 Unter Buchung in einem Arbeitsgang ist beim automatisierten Verfahren auch die Buchung mit dem gleichen Datenträger zu verstehen. Zu Die Vorschrift über den Abschlusstag bezieht sich nur auf die Ist-Buchung. Abschlusstag ist jeweils der 31. Dezember. Nach dem Abschlusstag dürfen in den Büchern des abgelaufenen Jahres Ist-Buchungen nicht mehr vorgenommen werden. Ausgenommen sind nur Ist-Buchungen, die im Zusammenhang mit Abschlussbuchungen (z. B. Umbuchungen innerhalb des Sachbuchs, Auflösung von Sammelnachweisen, Zuführung zu Rücklagen und Übertragung des Kassenbestandes in das folgende Jahr) erforderlich sind. Nicht mehr zulässig sind dagegen Ist-Buchungen von Ein- und Auszahlungen von und an Dritte (vgl. 47 Nr. 1). 2. Für die Übernahme des buchmäßigen Kassenbestandes ( 38 Satz 2 GemHVO), der Kassenreste ( 44 Nr. 18 GemHVO), der Haushaltsreste ( 44 Nr. 11 GemHVO) und der Fehlbeträge ( 44 Nr. 7 GemHVO) in die Bücher des folgenden Jahres gilt im Einzelnen folgendes: a) In das Zeitbuch des neuen Haushaltsjahres ist der beim Jahresabschluss sich aus den Gesamteinnahmen und den Gesamtausgaben ergebende Kassen-Sollbestand zu übernehmen. b) In das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt des folgenden Haushaltsjahres sind vorzutragen: der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben (Ist-Überschuss oder Ist-Fehlbetrag) auf der Einnahmen oder Ausgabenseite bei Abschnitt 92 in der Spalte Reste vom Vorjahr und in der Spalte Ist ;

24 die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte Reste vom Vorjahr ; die Haushaltsausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte Haushaltsausgabereste vom Vorjahr, insgesamt ; ein im Verwaltungshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag als fiktiver Kasseneinnahmerest bei der Haushaltsstelle in der Spalte Reste vom Vorjahr. c) In das Sachbuch für den Vermögenshaushalt des folgenden Haushaltsjahres sind vorzutragen: der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben (Ist-Überschuss oder Ist-Fehlbetrag) auf der Einnahmenoder Ausgabenseite bei Abschnitt 92 in der Spalte Reste vom Vorjahr und in der Spalte Ist ; die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte Reste vom Vorjahr ; die Haushaltsausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte Haushaltsausgabereste vom Vorjahr, insgesamt und die Haushaltseinnahmereste nach 39 Abs. 2 Satz 2 GemHVO bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte Haushaltseinnahmereste vom Vorjahr, insgesamt ; ein im Vermögenshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag als fiktiver Kasseneinnahmerest bei der Haushaltsstelle in der Spalte Kasseneinnahmereste vom Vorjahr. 3. Ein im Verwaltungshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag wird so lange als Kasseneinnahmerest geführt, bis er nach Veranschlagung im Haushaltsplan bei der Haushaltsstelle als Ausgabe angeordnet und mit dem Kasseneinnahmerest verrechnet werden kann. Bei der Abwicklung eines im Vermögenshaushalt entstandenen Soll-Fehlbetrages wird entsprechend (Haushaltsstelle ) verfahren.

25 Der nach Absatz 3 geforderte Nachweis über bestehende Kasseneinnahmeund Kassenausgabereste erleichtert eine vollständige und effiziente Resteverfolgung. Zu Die Belege sind nach Haushaltsjahr und Buchungsstelle zu ordnen. Auf Absatz 2 Satz 2 wird hingewiesen. 2. Belege, die zu mehreren Buchungsstellen gehören, sind grundsätzlich bei der sich aus der Nummernfolge des Gliederungs- und Gruppierungsplans ergebenden ersten Buchungsstelle einzuordnen. Bei den anderen Buchungsstellen ist zu vermerken, wo sich der Beleg befindet. 3. Begründende Unterlagen, die nicht mit der Kassenanordnung zusammengefasst werden, sollen so geordnet werden, dass sie anhand der Kassenanordnungen ohne Schwierigkeiten zur Einsicht und zur Prüfung bereitgestellt werden können; in den Kassenanordnungen ist auf die Fundstelle der begründenden Unterlagen, in diesen auf die Fundstelle der Kassenanordnung hinzuweisen. 4. Wird von der Möglichkeit des Absatzes 2 Satz 2 Gebrauch gemacht, ist Ziffer 2 Satz 2 und Ziffer 3 einzuhalten. Zu Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt die Aufbewahrung der Bücher und Belege. Sie können vorübergehend zur Prüfung an die zuständige Prüfungsstelle abgegeben werden. Als Kassenanordnung im Sinne des Absatzes 1 gilt auch eine nach 34 Abs. 1 Satz 2 abgegebene Bestätigung.

26 Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren darf über-, jedoch nicht unterschritten werden. Die Bestimmungen des 147 Abs. 3 Abgabenordnung, wonach Bücher und Belege 10 Jahre aufzubewahren sind, bleiben unberührt. Zu regelt nur den Fall, dass die Erledigung des Zahlungsverkehrs auf eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen wird. Wird auch die Buchführung übertragen, ist zusätzlich 37 zu beachten. Die 36 und 37 gelten nicht für die Besorgung von Kassengeschäften durch die Ämter. 36 gilt nur für die Fälle, in denen die beauftragte Stelle nach Weisung und für Rechnung der Gemeinde den Zahlungsverkehr selbständig erledigt, z. B. eigene Girokonten führt oder Überweisungsaufträge selbständig erteilt. 2. Die Gemeinde sollte von der Möglichkeit, die Kassengeschäfte ganz oder zum Teil von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen, nur Gebrauch machen, wenn dies wirtschaftlicher und zweckmäßiger ist. Auch in diesem Fall behält die Gemeinde die Verantwortung und hat weiterhin eine Überwachungspflicht. 3. Mit der Erledigung von Kassengeschäften dürfen nur solche Stellen beauftragt werden, die Gewähr für eine ordnungsmäßige Abwicklung bieten. 4. Die Gemeinde muss bei der Übertragung der Kassengeschäfte vertraglich sicherstellen, dass die für die übertragenden Geschäfte geltenden Vorschriften von der beauftragten Stellen ebenso beachtet werden, wie wenn die Gemeinde die Geschäfte selbst erledigt. Die Gemeinde muss sich außerdem die Möglichkeit der Prüfung an Ort und Stelle - auch durch überörtliche Prüfungseinrichtungen - vertraglich sichern; vgl. auch Ziffer 4 der Ausführungsanweisung zu Die in Absatz 1 Nr. 3 Buchst. a) vorgeschriebene Abrechnung mit der Gemeindekasse entfällt, wenn der erledigenden Stelle neben dem Zahlungsverkehr

27 auch die Zeitbuchung übertragen wird. Die Kontrolle der Gemeinde über den Zahlungsverkehr regelt sich in diesen Fällen nach 37 Satz 1 Nr. 3 durch die rechtzeitige Zuleitung der Tages-, Zwischen- und Jahresabschlüsse an die Gemeinde. 6. Von den Aufgaben nach 1 Abs. 1 Satz 2 kann nur die Durchführung der Mahnung einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen werden. 7. Die Verpflichtung aus Absatz 2 Satz 2 entfällt, wenn der den Zahlungsverkehr erledigenden Stelle auch die zeitliche Buchung übertragen ist. Zu gilt nur, sofern die Gemeinde die Buchführung einer anderen Stelle zur selbständigen Erledigung nach Weisung der Gemeinde übertragen hat. Auf die Ausführungsanweisung zu 36 wird hingewiesen. Bedient sich die Gemeindekasse für die Vornahme von Buchungen lediglich der technischen Dienste einer anderen Stelle, bleibt sie für die Durchführung verantwortlich (vgl. Ziffer 4 der Ausführungsanweisung zu 1). Alle Abschlüsse sind vom Kassenverwalter zu unterschreiben. Zu Die Gemeindekasse und ihre Zahlstellen sollten in jedem zweiten Jahr zum selben Zeitpunkt geprüft werden. 2. Die Prüfung der Gemeindekasse und der Zahlstellen obliegt der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister. Besteht ein Rechnungsprüfungsamt, ist dieses nach 116 Abs. 1 GO für die Kassenprüfung zuständig. Mit der Prüfung der Handvorschüsse ist die Leiterin oder der Leiter oder eine andere Beschäftigte oder ein anderer Beschäftigter der Dienststelle zu beauftragen, bei der oder dem der Handvorschuss verwaltet wird. In geeigneten Fällen kommen auch Prüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt in Betracht.

28 Die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter ist beim Wechsel von Beschäftigten der Kasse für eine ordnungsgemäße Übergabe der Geschäfte an die Nachfolgerin oder den Nachfolger verantwortlich. 4. Lässt die Gemeinde nach 92 GO Kassengeschäfte von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, müssen die erforderlichen Prüfungen dort vorgenommen werden. Wegen der entsprechenden Vertragsbedingungen vgl. Hinweis Ziffer 3 Satz 2 der Ausführungsanweisung zu 36. Die Prüfungen sind von den nach Ziffer 2 Zuständigen vorzunehmen, soweit sich die nötigen Kontrollen nicht bereits aus 36 ergeben. Kassenbestandsaufnahmen bei der anderen Stelle kommen nur in Betracht, wenn diese für die Gemeinde getrennte Konten und eine besondere Barkasse zu führen hat. Zu Bei Kassenprüfungen müssen in der Regel die Kassengeschäfte nicht vollständig geprüft werden. Die Prüfung soll einen zeitlich und sachlich größeren Zusammenhang umfassen und sich über den ganzen Prüfungsstoff verteilen. Ergeben sich wesentliche Beanstandungen oder der Verdacht von Unregelmäßigkeiten, ist die Prüfung entsprechend auszudehnen; erforderlichenfalls ist vollständig zu prüfen. 2. Für die Vornahme von Kassenbestandsaufnahmen wird auf Folgendes hingewiesen: a) Zu Beginn einer Kassenbestandsaufnahme sind die letzten Eintragungen im Zeitbuch festzustellen und so zu kennzeichnen, dass Nachtragungen als solche erkenntlich sind. Bei Speicherbuchführung ist der Ausdruck des Zeitbuches zu veranlassen. In entsprechender Anwendung der Vorschriften über den Tagesabschluss ist das Zeitbuch abzuschließen und der Kassen-Istbe-

29 stand zu ermitteln. Der Kassen-Istbestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen. b) Die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter und die mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Beschäftigten haben der Prüferin oder dem Prüfer zu erklären, dass alle von der Gemeindekasse für die Zeitbuchung geführten Bücher vorgelegt worden sind, alle Einzahlungen und Auszahlungen in den Büchern eingetragen sind, alle vorhandenen Kassenmittel im Kassenbestandsnachweis berücksichtigt sind, im Kassenbestand nur Kassenmittel enthalten sind, die von der Gemeindekasse zu verwalten sind. c) Die Prüferin oder der Prüfer hat sich davon zu überzeugen, ob der im Kassenbestandsnachweis dargestellte Kassen-Istbestand vorhanden ist, insbesondere, ob Geldrollen und Geldbeutel das bezeichnete Bargeld enthalten und ob die Schecks und Wechsel unverdächtig sind, der Kassen-Sollbestand richtig ermittelt worden ist; zu diesem Zweck ist die Summenbildung im Zeitbuch stichprobenweise nachzurechnen; Nachrechnungen sind mit einem Prüfungszeichen zu versehen. d) Stellt die Prüferin oder der Prüfer einen Unterschied zwischen dem Kassen- Sollbestand und dem Kassen-Istbestand oder sonstige Unstimmigkeiten fest, hat sie oder er die Kassenverwalterin oder den Kassenverwalter und andere beteiligte Beschäftigte der Gemeindekasse zu hören. 3. Nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 ist auch zu ermitteln, ob rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und die weiteren Maßnahmen zur zwangsweisen Einziehung rechtzeitig getroffen worden sind. 4. Bei Speicherbuchführung erstreckt sich die Prüfung nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3 in erster Linie darauf, ob entsprechend den Vorschriften in 23 Abs. 1 verfahren wurde und verfahren wird. Bei Verwendung gleicher Datenträger für die

30 Sach- und Zeitbuchung muss grundsätzlich deren Übereinstimmung unterstellt werden. Die Prüferin oder der Prüfer hat sich aber dennoch durch Stichproben hiervon zu überzeugen. Zu diesem Zweck sind bestimmte Daten auszudrucken oder auf andere Weise visuell lesbar zu machen. Zu 41 Auf 99 GO und 9 Eigenbetriebsverordnung vom 29. September 1986 (GVOBl. Schl.-H S. 11), angepasst durch Verordnung vom 16. Juni 1998 (GVOBl. Schl.- H. S. 210), wird hingewiesen. Zu 42 Die Sonderregelungen bei kaufmännischer Buchführung durch Verzicht auf formelle Zahlungsanordnungen im Sinne der 6 und 7 schließen nicht aus, dass auch in der kaufmännischen Buchführung jede Zahlung (Einnahme, Ausgabe, Umbuchung) ausreichend belegt sein muss. Zu 44 In Gemeinden, in denen ein Rechnungsprüfungsamt eingerichtet ist, ist dieses nach 116 Abs. 1 GO für die Kassenprüfung zuständig. Zu stellt klar, dass die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister ihre oder seine Zuständigkeiten auf Beschäftigte der Gemeinde übertragen kann. Eine Übertragung auf die Kassenverwalterin oder den Kassenverwalter kann allerdings nur erfolgen, wenn Sicherheitsgründe dem nicht entgegenstehen. Auf 46 wird hingewiesen.

31 Übergangsregelung Bis zum 31. Dezember 2001 sind in folgender Fassung anzuwenden: 1. Ziffer 3 Satz 1 dieser Ausführungsanweisung zu 7: In handschriftlich gefertigten Zahlungsanordnungen sind DM-Beträge von DM und mehr in Buchstaben zu wiederholen. 2. Ziffer 1 Satz 2 dieser Ausführungsanweisung zu 15: Bei Beträgen ab 100 DM ist bei nichtmaschineller Quittung der Betrag in Buchstaben zu wieder holen. 3. Ziffer 3.5 Satz 1 der Anlage 1: Sind die Endbeträge in Anlagen zu Zahlungsanordnungen oder in begründenden Unterlagen geändert worden, so muss der Vermerk lauten Rechnerisch richtig mit... DM... Pf. 4. Ziffer 4.1 Satz 2 der Anlage 1: In diesem Falle muss der Feststellungsvermerk lauten Sachlich und rechnerisch richtig oder Sachlich und rechnerisch richtig mit... DM... Pf. 5. Ziffer 1.1 Absatz 2 der Anlage 3: Die Münze(n)/Banknote(n) in inländischer Währung über... DM, mit der Kennzeichnung (Buchstabe, Jahreszahl, Nummer, Ausgabedatum)... wurde(n) als Falschstück(e) angehalten. Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle, Unterschrift, Dienststempel. Erlassaufhebung Die Ausführungsanweisung zur Gemeindekassenverordnung vom 30. Juni 1976 (Amtsbl. Schl.-H. S. 435), zuletzt geändert durch Erlass vom 17. Oktober 1984 (Amtsbl. Schl.-H. S. 438) wird mit sofortiger Wirkung aufgehoben.

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33 Anlage 1 (Zu 11 GemKVO) Richtigkeitsbescheinigungen 1 Allgemeines 1.1 Jede Zahlungsanordnung muss besondere Bescheinigungen über die sachliche Richtigkeit und die rechnerische Richtigkeit enthalten. Das gilt auch, wenn die Richtigkeitsbescheinigungen auf Anlagen abgegeben werden. 1.2 Beschäftigte dürfen Richtigkeitsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben. 2 Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit 2.1 Die Feststellerin oder der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterschrift die Verantwortung dafür, dass die in der Zahlungsanordnung, den Anlagen und begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden und sie begründenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht von der Feststellerin oder dem Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist, sofern Unterlagen nicht beigefügt werden - die Angaben dieser Unterlagen richtig und vollständig in die Zahlungsanordnung übernommen worden sind, nach den bestehenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist, die Lieferung oder Leistung nach Art und Umfang geboten war und sie entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist und

34 Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind. 2.2 Die sachliche Richtigkeit kann auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung ein Schaden nicht entstanden ist (z. B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z. B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten); die Richtigkeitsbescheinigung ist entsprechend zu ergänzen. 2.3 Die Verantwortung der Feststellerin oder des Feststellers der sachlichen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt eines im selben Arbeitsvorgang mit der Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträgers. 2.4 Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit dürfen nur Beschäftigte beauftragt werden, die dazu befähigt sind. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu übersehen und zu beurteilen vermag. Die Ermächtigung anderer Personen ist zulässig, wenn sie kraft Gesetzes an der Haushaltswirtschaft der Gemeinde mitwirken (z. B. Schulleiterinnen oder Schulleiter). 2.5 Die Feststellerin oder der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterschrift unter dem Vermerk Sachlich richtig zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit einer Anlage oder begründenden Unterlage mehrere Beschäftigte der Gemeinde beteiligt, so muss aus der jeweiligen Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung der Beteiligten ersichtlich sein. 2.6 Beschränkt sich eine Teilbescheinigung auf die fachtechnische Beurteilung einer Anlage oder begründenden Unterlage zu einer Zahlungsanordnung