mit diesem Leitfaden erhalten Sie von uns eine Anleitung zur Verwaltung Ihrer Beitragsdaten in unserem Vereinsabrechnungsprogramm VAB.

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1 Sehr geehrter Kunde, sehr geehrte Kundin, mit diesem Leitfaden erhalten Sie von uns eine Anleitung zur Verwaltung Ihrer Beitragsdaten in unserem Vereinsabrechnungsprogramm VAB. Inhaltsverzeichnis 1. Funktionsumfang 2. Installation 3. Verein anlegen / verwalten 4. Mitglieder verwalten 5. Beitragseinzug 1. Funktionsumfang Leistungsumfang PC-Lösung PC-VAB 3.0 Allgemein Stabile und zuverlässige Software mit geringen Anforderungen an die PC-Ausstattung (ab WIN98 XP und Windows Vista) Mandantenfähig; Benutzerverwaltung Datensicherung lokal Software-Update per DFÜ / Download Mitgliederverwaltung Verwaltung der Mitgliederdaten inkl. Mitgliederkonto Massenänderungen am Mitgliederstamm Umfangreiche Sortier- und Selektionsmöglichkeiten Beitragswesen Autom. Beitragsanpassung nach Alter Beitragseinzug per DTA-Datei (DTAUS) Beitragsrechnungen, Statistiken Sportbund Kassenbuch-Funktion Auswertungen Standard-Auswertungen wie Jubiläums-, Geburtstags- und Mitgliederlisten zum Ausdruck auf Drucker / PDF Integrierte Textverarbeitung für Serienbriefe, Versand von Massen- Mails, Infopost-Funktion Individuelle Auswertungen, Druck von Adressetiketten Spendenquittungen Optionen Daten-Export/Import (Excel, Text, etc.) roland.sammet@raibarain.de Fax / Seite 1

2 2. Installation 2.1. Stecken Sie den USB-Stick in den Computer Es öffnet sich das Installationsfenster. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Run vab_setup und bestätigen Sie mit OK Der Installationsvorgang beginnt: Bestätigen Sie zweimal mit Weiter. Im nächsten Fenster sind die Lizenzbedingungen zu akzeptieren. Bitte klicken Sie den Button an und bestätigen Sie mit Weiter. Fax / Seite 2

3 2.4. Bitte bestätigen Sie zweimal mit Weiter. Jetzt können Sie die Pfadangaben für die Installation ändern. Wir empfehlen diese Angaben nur zu ändern, wenn es unbedingt erforderlich ist Klicken Sie zweimal auf Weiter und dann auf Installieren. Der Installationsprozess beginnt. Schließen Sie die Einrichtung mit Fertigstellen ab. Das Programm ist jetzt einsatzbereit. 3. Verein anlegen 3.1 Öffnen Sie das Programm mit einem Doppelklick auf das Symbol PC-VAB. Sie finden es auf Ihrem Desktop (Bildschirm) oder unter Programme. Bitte wählen Sie den Experten Modus aus. Bestätigen Sie dies auch mit OK. 3.2 Melden Sie sich mit einem von Ihnen gewählten Passwort an (bitte einprägen!). Fax / Seite 3

4 3.3 Es öffnet sich das Fenster zum Online-Update. Wählen Sie bitte Nein. 3.4 Bestätigen Sie das Lizenz-Fenster mit JA. 3.5 Wählen Sie jetzt auf dem USB Stick mit der Bezeichnung PC-VAB (siehe folgende Maske) Ihren Lizenzschlüssel aus. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Lizenzschlüssel (Name des Vereins). Bestätigen Sie mit Öffnen. Fax / Seite 4

5 3.6 Bei der nächsten Ansicht bestätigen Sie mit OK. 3.7 Anschließend müssen Sie das Programm über Ihren Desktop neu starten. Bitte bestätigen Sie zweimal mit OK. 3.8 Es erscheint Ihnen ein Einrichtungsassistent. Wählen Sie in unserem Beispiel einen neuen Verein anlegen?. Hinweis zur Datenübernahme aus: * GENOVerein bitte beachten Sie die Anlage 1 * VAB 2.01./ 2.1 bitte wählen Sie in dem Menüfenster (siehe Grafik unten) Daten aus der Vorversion VAB 16 roland.sammet@raibarain.de Fax / Seite 5

6 3.9 Verein verwalten Hinweis: Nach der Neuanlage ist der Aufruf auch über dieses Symbol möglich: Es öffnet sich das Fenster Vereinsdaten. Wir beschreiben Ihnen in den folgenden Schritten die Einrichtung Ihres Vereins. Darüber hinaus können Sie in jeder Maske über?hilfe die Eingabefelder detailliert kennenlernen Nun zur eigentlichen Maske. Geben Sie hier bitte Ihre Vereinsdaten ein und bestätigen Sie mit OK. Hinweis: Als Vereinsnummer verwenden Sie 1. Fax / Seite 6

7 3.11 Es öffnet sich folgende Maske. Tragen Sie die Bankverbindung Ihres Vereins ein. Bestätigen Sie mit Speichern. Sollten Sie mehrere Bankverbindungen haben, geben Sie diese ebenfalls ein. Gehen Sie dann auf X Abbrechen Nun erscheint die Maske Vereinsdaten erneut. Wählen Sie jetzt den Reiter Zusatzdaten. Setzen Sie einen Haken bei Folgenden Verwendungszweck... wenn der Verwendungszweck bei allen Mitgliedern einheitlich verwendet werden soll. Tragen Sie dazu den gewünschten Text ein. In unserem Beispiel ist das Jahresbeitrag. roland.sammet@raibarain.de Fax / Seite 7

8 3.13 Wählen Sie jetzt Sparten/Klassen aus Klicken Sie auf den Button Sparten. Tragen Sie die Sparte (Abteilung) ein und bestätigen Sie mit OK Hinterlegen Sie Ihre Beitragsstaffeln. In unserem Beispiel Erwachsene 30,00, Jugendliche 15,00,... Hinweis: Die Bezeichnungen, z.b. Erwachsene,...können von Ihnen abgeändert werden. Fax / Seite 8

9 3.16 Wählen Sie den Reiter Voreinstellungen (2). Setzen Sie an den markierten Stellen einen Haken. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Anmerkung: Bei der Aktivierung dieser Funktionen werden bei Neuanlagen von Mitgliedern Voreinstellungen übernommen. So sparen Sie sich bei neuen Mitgliedern Zeit und Arbeit. Mit OK bestätigen. 4. Mitglieder verwalten In den folgenden Schritten erklären wir Ihnen die Neuanlage (ab Punkt 4.2), die Änderung und die Löschung einzelner Mitgliedsdaten (ab 4.5). Hinweis: Ausgangspunkt ist immer Punkt Wählen Sie den Stift in der Menüleiste der Grundmaske. Es öffnet sich das Fenster Mitgliederdaten. Fax / Seite 9

10 4.2. Neuanlage Klicken Sie mit einem Mausklick in das Fenster Mitgliedsnummer. Drücken Sie dann auf Ihrer Tastatur die TAB-Taste (ist die Pfeiltaste links neben dem Q auf Ihrer Tastatur). Das Programm ermittelt jetzt eine freie Mitgliedsnummer. Sie können sodann mit der Erfassung der Mitgliedsdaten fortfahren Wechseln Sie anschließend in das Menü Beitragsdaten. Legen Sie hier die Beitragshöhe, die Art des Beitragseinzuges (DTA, Rechnung), den Zyklus der Verbuchung (jährlich) und die Bankverbindung des Vereinsmitgliedes fest. Hinweis zu Sparten und Klassen: In der Tabelle (siehe Grafik unten) können Sie mit einem Doppelklick linke Maustaste auf die Zelle (KL / 1) den Beitragsatz (Erwachsener, Jugendlicher,...) wählen Sie können weitere Angaben (Infos, Ehrungen) zu Ihrem Mitglied erfassen (siehe unten). Bestätigen Sie abschließend ihre Eingaben mit Speichern. 4.5 Änderung und Löschung von Mitgliederdaten Klicken Sie mit einem Doppelklick linke Maustaste in das Feld Mitgliedsnummer. Es öffnet sich eine Liste Ihrer Mitglieder. Wählen Sie das betreffende Mitglied mit einem Doppelklick linke Maustaste aus. Jetzt können Sie einzelne Daten ändern oder Mitglieder löschen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben immer mit Speichern. roland.sammet@raibarain.de Fax / Seite 10

11 5. Beitragseinzug 5.1. Wählen Sie in der Menüleiste die Diskette. Bestätigen Sie das folgende Fenster mit OK Wählen Sie die Sortierung der Mitglieder aus. In unserem Beispiel ist das Name. Hinweis: Der Ausdruck der Mitgliederliste erfolgt nach der Sortierung Name. Fax / Seite 11

12 5.3. Über die Selektion können Sie einen ausgewählten Mitgliederkreis ansprechen. In unserem Beispiel sind das alle Mitglieder. Bestätigen Sie mit OK Klicken Sie hier auf X Abbrechen. Anmerkung: Sie können in dieser Maske bei Bedarf Selektionen eingeben und diese dann mit OK bestätigen Bestätigen Sie mit OK Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und bestätigen Sie mit OK. roland.sammet@raibarain.de Fax / Seite 12

13 5.7. Legen Sie nun einen Ordner fest, in dem die Zahlungsdatei abgelegt werden soll. In unserem Beispiel legen wir die Daten in den Ordner atest im Laufwerk (C:). Bestätigen Sie mit OK. Hinweis: Wenn Sie die Zahlungen auf eine Diskette schreiben möchten wählen Sie in dieser Maske das Laufwerk A: aus Es öffnet sich zum Abschluss dieses Fenster. Bestätigen Sie mit OK Hinweis: Die Zahlungen sind nun auf dem jeweiligen Datenträger abgelegt. Sie können die Beitragseinzüge jetzt z.b. über unser ebanking Business verbuchen. Siehe Anleitung Online-Banking Business.pdf auf dem Stick. Bitte beachten Sie, dass Sie bei jeder Anwendung die Hilfefunktion über die Taste F1 aufrufen können. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihre Raiffeisenbank Rain am Lech eg IT-Abteilung Fax / Seite 13

14 Anlage 1 Datenübernahme von GENO Verein PC-VAB kann die meisten Daten eines installierten Programms GENO Verein automatisiert übernehmen. Voraussetzung dafür ist eine installierte Version 4.x des Programms GENO Verein. Zur Datenübernahme ist eine installierte Version der Borland Database Engine (BDE) für Windows 32 Bit erforderlich. Diese ist auf vielen Computern installiert. Bevor die Datenübernahme aus GENO Verein gestartet wird, wird geprüft, ob die BDE bei Ihnen installiert ist. Ist dies nicht der Fall, so werden Sie über eine Dialogmaske gefragt, ob die Borland Database Engine (BDE) installiert werden soll. Nur wenn Sie dies tun, kann die Datenübernahme aus GENO Verein gestartet werden. Anschließend ist es erforderlich, dass Sie den Pfad auswählen, in dem die Daten von GENO Verein sind. Standardmäßig ist dies der Pfad C:\GV4. Wenn dieser Pfad gefunden wird, so wird diese Auswahl vorbelegt. Anderenfalls müssen Sie den Pfad über den Schalter Verzeichnis auswählen. Zum Übergeben der Daten von GENO Verein an PC-VAB müssen Sie die Vereinsnummer angeben, unter der diese Daten geführt werden sollen. Dies können Sie in der folgenden Dialogmaske tun. Standardmäßig wird Ihnen dazu die nächste freie Vereinsnummer vorgegeben. Sie können die Vereinsnummer im Bereich von 1 bis frei wählen. Existiert dieser Verein bereits, so werden die bisherigen Daten überschrieben. Im Verlaufbalken können Sie ersehen, wie weit die Einarbeitung der Daten aus GENO Verein bereits fortgeschritten ist. Bitte prüfen Sie nach Abschluss der Datenübernahme nach, ob alle signifikanten Daten übernommen wurden. Die Abteilungen aus GENO Verein werden innerhalb der PC-VAB als Sparten (aber ohne Beitrag) angelegt. Die Beiträge aus GENO Verein werden innerhalb der PC-VAB in der Spare 99 mit der Beitragsklasse 1 gespeichert. roland.sammet@raibarain.de Fax / Seite 14