Erfolgsfaktor Projektkommunikation

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1 Erfolgsfaktor Projektkommunikation Wie Sie Projekte effizienter durchführen und dafür sorgen, dass Ihr Team Sie versteht Mit Unterstützung durch

2 Noch vor einer Generation war das Internet im Büroalltag keine feste Institution. Wichtige Informationen und Dokumente fanden mit der Briefpost ihren Weg auf den Schreibtisch des Empfängers. Mit der betrieblichen Instrumentalisierung der für den Informationsaustausch hat ein Quantensprung stattgefunden. Dank des kostengünstigen Informationsaustauschs via ist es Geschäftspartnern möglich, schneller Entscheidungen zu treffen. Mitarbeiter können dank der digitalen Post Entscheidungen des Managements operativ schneller umsetzen. Vor allem die Kommunikation über Länder- und Ortsgrenzen hinweg hat sich um ein Vielfaches vereinfacht und treibt bis heute die wirtschaftliche Globalisierung voran. Breitband-Internet und Web 2.0 haben die Entwicklung nochmals vorangetrieben. Social Networks sind längst den Kinderschuhen entwachsen und haben sich im B2B- Bereich etabliert. LinkedIn oder Xing sind nur einige Beispiele, wie Geschäftsleute die neuen Technologien für die Anbahnung von Geschäften nutzen. Vor allem zur Kommunikation über Entfernungen hinweg. Aber auch Messaging-Systeme gehören für viele bereits zum Selbstverständnis und haben den Sprung von der Nutzung studentischer Lerngruppen in die Management-Etagen geschafft. Verteilte Projektteams und Mitarbeiter sind die Regel, anstatt die Ausnahme. Und eine neue Generation von Werkzeugen zur besseren Zusammenarbeit über Distanzen hinweg steht längst bereit und verhilft modernen Projektarbeitern zu Wettbewerbsvorteilen. 2

3 Erfolgsfaktor Projektkommunikation INHALT 1. Warum s in Wirklichkeit veraltet sind Grund für die Beliebtheit von s Negative Folgen, die durch falsch genutzte... -Kommunikation auftreten können Die Zeit der Einzelkämpfer ist vorbei Wie Sie ein strukturiertes Meeting-Management einführen In 7 Schritten zum effizienten Meeting-Management Kommunikationswerkzeuge richtig einplanen Standortübergreifend zusammenarbeiten für kleines Budget Projektkommunikation effektiv planen Fazit

4 Warum s in Wirklichkeit veraltet sind 1

5 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 1. Warum s in Wirklichkeit veraltet sind Ziele werden in der Regel in Teilziele zerlegt, die dann von Projektteams umgesetzt werden. Deren Mitglieder befinden sich häufig an unterschiedlichen Standorten. Beispiele hierfür sind IT-Projekte, bei denen Programmierer oder IT-Spezialisten meist nur für die Dauer eines Projekts zusammenarbeiten und externe Spezialisten auf freiberuflicher Basis festangestellte IT-Mitarbeiter unterstützen. Projektarbeit findet mittlerweile aber in Unternehmen aller Größen statt und in so gut wie jeder Abteilung. Dies kann beispielsweise die Planung einer Marketing-Kampagne zusammen mit einer Agentur sein, oder bestimmte Sales-Aktionen, die an verschiedenen Firmenstandorten stattfinden. Infolgedessen steigt die Nutzung des schnellen Informationsaustausches via inflationär an, mit schleichendem negativen Effekt: Die Echtzeitkommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern hat abgenommen. Das gemeinsame Treffen, der Blickkontakt und die non-verbale Kommunikation bleiben auf der Strecke und führen zu Missverständnissen oder überfordern Mitarbeiter und Manager in einem Maße, dass immer mehr Arbeit verwaltet, anstatt getan wird. 1.1 Grund für die Beliebtheit von s Kontrolle: Mitarbeiter sind Herr über das eigene digitale Postfach. Sie sehen jederzeit welche Nachrichten von wem an sie gerichtet werden und können dann zu gegebener Zeit darauf reagieren. Die Gefahr besteht darin, dass Empfänger unangenehme Anfragen gerne auf die lange Bank schieben oder Probleme erst einmal aussitzen. Der Sender hat das gute Gefühl, einen Beleg für seine Aktion zu haben. Schnelle Kommunikation über Zeitgrenzen hinweg: Ihren Vorteil kann die -Kommunikation ausspielen, wenn eine sofortige Antwort nicht nötig ist, oder Sender und Empfänger über große Zeitunterschiede hinweg zusammenarbeiten. Die Informationen liegen zur Abholung bereit, der Empfänger kann sich eine Antwort überlegen und dann zurücksenden. 5

6 Die großen Vorteile der Kommunikation über s haben jedoch auch dafür gesorgt, dass Mitarbeiter das asynchrone Kommunikationsmittel zunehmend in Fällen einsetzen, bei denen eigentlich eine Echtzeitkommunikation nötig ist - was beträchtliche negative Folgen haben kann. 1.2 Negative Folgen, die durch falsch genutzte - Kommunikation auftreten können Unübersichtlichkeit: Selbst kleinste und unwichtige Anfragen finden via ihren Weg in das digitale Postfach, angefangen von der Frage zum Mittagessen bis zum Kannst du mal schnell rüberkommen von Bürotür zu Bürotür. Dies erschwert die Selektion zwischen Wichtigem und Unwichtigem. 6

7 Erfolgsfaktor Projektkommunikation Produktivitätsverlust: Für viele Mitarbeiter, aber auch Manager wird der kontinuierliche -Check zur Sucht. Ich erhalte s, also bin ich und bin wichtig. -Süchtige benötigen nicht nur einen steten Strom von -Eingängen, sie tun auch alles dafür, um diesen aufrechtzuerhalten sprich: Sie erklären den digitalen Brief zum persönlichen Favoriten unter den Kommunikationsmitteln und machen auch ausgiebigen Gebrauch von der CC-Funktion, was dazu führt, dass letztendlich viele Mitarbeiter viel Zeit mit der Bearbeitung von s verbringen, anstatt sich auf die eigentliche Arbeit oder laufende Projektziele zu konzentrieren. Ineffizienz: Anstatt Sachverhalte im persönlichen Gespräch zu klären, versuchen Führungskräfte und Mitarbeiter Fragen auf elektronischem Postweg zu klären. Bestehen Unklarheiten oder wird der Inhalt der falsch verstanden, provoziert dies zusätzliche Rückfragen. Sind nur zwei Personen, Sender und Empfänger, betroffen, lässt sich dies in der Regel noch überblicken. Hat der Sender seine Frage aber an mehrere Personen geschickt, beispielsweise an ein Projekt-Team, können sich daraus Nebenstränge entwickeln und die Problemlösung unnötig in die Länge ziehen. 7

8 Die Zeit der Einzelkämpfer ist vorbei 2

9 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 2. Die Zeit der Einzelkämpfer ist vorbei Wer die Probe aufs Exempel machen will, um herauszufinden, wie viel Produktiv-Zeit durch falsch angewandte Kommunikation verloren geht, braucht nichts weiter als eine Stoppuhr oder eine App mit Stoppuhr-Funktion. Machen Sie den Selbstversuch und nehmen Sie an einem ganz gewöhnlichen Arbeitstag die Zeit, die Sie mit der Bearbeitung von s verbringen. Nehmen Sie sich dann für den Folgetag vor, nur solche s zu beantworten, bei denen der Empfänger eine schriftliche Bestätigung benötigt oder eine Datei angefordert wird. Beantworten Sie alle anderen -Anfragen von entfernt arbeitenden Personen via Telefon oder nutzen Sie ein Meeting-Werkzeug wie GoToMeeting, wenn Sie beispielsweise Sachverhalte gleichzeitig mit mehreren Personen klären müssen. Sie werden feststellen, dass sich nicht nur Ihr Zeitaufwand drastisch reduziert, sondern sich auch Ihre Produktivität enorm steigert. Insbesondere bei komplexen Aufgabenstellungen, wenn mehrere Personen an einer Problemlösung arbeiten, spielt die synchrone Kommunikation im Geschäftsalltag ihre Vorteile aus. Die Rede ist von Meetings. Ein gefühlter Nachteil dieser Form der Zusammenarbeit, der noch in vielen Unternehmen vorherrscht: Alle Personen müssen sich gleichzeitig am selben Ort befinden. Die Lösung des Problems sind Online-Meetings mit Videokonferenzfunktion. Technisch sind diese Kommunikationswerkzeuge längst ausgereift und den Kinderschuhen der Instant Messenger entwachsen. Spezielle Business- Lösungen arbeiten nicht nur absolut zuverlässig und sicher, sondern erfüllen auch sämtliche Sicherheitsstandards, wie sie beispielsweise datensensible Branchen wie Finanzinstitute in ihren Lastenheften einfordern. 9

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11 Erfolgsfaktor Projektkommunikation Die Vorteile von Online-Meetings liegen auf der Hand: Probleme können schneller im Team gelöst werden, da alle Beteiligten gemeinsam an einem Problem arbeiten können. Räumliche Entfernungen spielen keine Rolle mehr, da die Kommunikation in der Cloud stattfindet. Die Beteiligten können direkt vom eigenen Schreibtisch aus an Diskussionen teilnehmen oder Ideen einbringen. Entscheidungen lassen sich schneller treffen. Stellt der Anbieter mobile Applikationen für Tablet-Geräte oder Smartphones zur Verfügung, können Manager oder Projektmitarbeiter Meetings auch von unterwegs aus initiieren oder an Konferenzen teilnehmen. Verzögerungen, weil wichtige Wissensträger nicht erreichbar sind, werden damit obsolet. Missverständnisse gehören der Vergangenheit an. Moderne Meeting- Werkzeuge verfügen über hochauflösende Videobildübertragung, was das Abhalten von Videokonferenzen ermöglicht. Im Gegensatz zu SMS, oder den meisten anderen asynchronen Kommunikationsmedien ist so auch die Einbeziehung von non-verbaler Körpersprache gegeben, ganz wie in einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Enorme Spareffekte durch den Wegfall von Reisekosten. Die Kosten für eine Profilösung wie GoToMeeting amortisieren sich meist schon nach der ersten Videokonferenz oder dem ersten Online-Meeting. Projektteilnehmer müssen sich nicht erst an einem zentralen Ort treffen, sondern können sich jederzeit online besprechen. 11

12 Wie Sie ein strukturiertes Meeting- Management einführen 3

13 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 3. Wie Sie ein strukturiertes Meeting-Management einführen Die vorangegangen Punkte haben gezeigt, wie wichtig die synchrone Kommunikation zwischen Projektmitgliedern ist. Damit diese aber in der täglichen Projektarbeit auch richtig angewendet wird, ist es wichtig, Regeln aufzustellen. Viele Mitarbeiter finden es in der Anfangsphase schwer, die Nutzung der liebgewonnen zurückzufahren, die Praxis zeigt aber, dass schon nach kurzer Zeit die erlebten Vorteile überwiegen: Mitarbeiter gewinnen Zeit, auch für persönliche Dinge. Das Aufschieben oder Verdrängen von Problemen wird reduziert. Verzögerungen wie das Warten auf Antwort- s entfallen. Missverständnisse nehmen ab. Projektteilnehmer können Sachverhalte live und direkt vor Ort am Bildschirm erklären. Das Team-Building erfährt eine Renaissance, insbesondere bei verteilt arbeitenden Mitarbeitern. Die gegenseitige Ideen-Befruchtung steigt im synchronen Dialog, da alle Projektbeteiligten auftretende Gedanken gleichzeitig besprechen können. 13

14 Meeting-Management beginnt schon lange vor dem ersten Meeting. Wichtig ist, dass Führungskräfte und Projektleiter die neue Meeting-Kultur vorleben, um dem Widerstand einzelner Team-Mitglieder vorzubeugen. IN 7 SCHRITTEN ZUM EFFIZIENTEN MEETING- MANAGEMENT: 14

15 1 Erfolgsfaktor 1. Schritt: Meeten Sie selektiv Projektkommunikation Verschaffen Sie sich einen Überblick über angebotene Meeting- Werkzeuge. Gute Lösungen sollten mindestens folgende Funktionen mitbringen: Teilnahmemöglichkeit an einem Meeting via Telefon und VoIP in der gleichen Sitzung. Nur so können Sie garantieren, dass alle Team-Mitglieder jederzeit an den Gruppen-Meetings teilnehmen können und ein Maximum an Flexibilität gewährleistet ist. Hochauflösende Videokonferenz-Funktion. Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist wichtig und sollte so realistisch wie möglich stattfinden. Wichtig ist, dass mehrere Teilnehmer via Videobildübertragung über eine Webcam an Meetings teilnehmen können. Aufnahmefunktion. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Meetings digital aufzeichnen können, inklusive Internet-Telefonie und Telefon-Audio. Nur wenn Sie Ihre Projekt-Meetings allumfassend aufzeichnen, können Sie sich das lästige manuelle Protokollieren von Meetings sparen und Ihren Projektfortschritt lückenlos dokumentieren. Meeting-Organisator und Meeting-Teilnehmer müssen sich untereinander ihren Bildschirm zeigen können (Screen-Sharing). So erreichen Sie, dass jeder Meeting-Teilnehmer seine Ideen in der Teilnehmerrunde präsentieren kann. Stellen Sie sicher, dass die Lösungsanbieter, die Sie ins Auge fassen, umfassenden Support bieten. Und das nicht nur in Ihrem jeweiligen Heimatland, sondern weltweit und in verschiedenen Sprachen. Vergessen Sie nicht, dass sich Projekt-Teams aus oftmals global verteilten Team-Mitgliedern zusammensetzen. Informieren Sie sich, ob Ihnen während der Evaluierungs-Phase und auch später ein Berater zur Verfügung steht und die von Ihnen ins Auge gefasste Lösung nach oben und unten frei skalierbar ist. Projekte egal ob intern oder Kundenprojekte sind oft entscheidend für Ihren Unternehmenserfolg. Professionelle Werkzeuge kosten Geld, dafür erwerben Sie aber auch einen Anspruch auf exzellenten Service und Support. 15

16 22. Schritt: Meeten Sie nicht ins Blaue Herzlichen Glückwunsch. Sie haben einen Wunschkandidaten ins Auge gefasst. Stellen Sie sicher, dass Ihnen der Anbieter eine Testphase einräumt, in der Sie die Meeting-Lösung ausgiebig testen können. Testen Sie nicht nur die einzelnen Funktionen, sondern spielen Sie auch verschiedene Einsatz-Szenarien durch. Beantworten Sie sich folgende 3 Fragen: Läuft das Tool auf verschiedenen Betriebssystemen wie Mac, Windows, ios und Android? Können Sie auch von mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones an Meetings teilnehmen und wichtig: Videokonferenzen starten? Sammeln Sie nicht nur Ihre eigenen Erfahrungen als Meeting-Organisator, sondern befragen Sie auch Ihre Teilnehmer, wie einfach für diese der Umgang mit dem Meeting-Werkzeug ist. Legen Sie dann eine Positiv- Negativ-Liste an und besprechen Sie die Negativ-Punkte mit Ihrem Berater beim Lösungsanbieter. Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass ein Meeting-Werkzeug intuitiv bedienbar sein muss. Nur so erreichen Sie die gewünschte Nutzung und die vorangegangen beschriebenen postiven Effekte. Haben Sie Ihre Team-Mitglieder nach deren Erfahrungen befragt? TIPP Testen Sie Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern in HD-Qualität. Eine kostenlose Testversion finden Sie beispielsweise auf GoToMeeting.de 16

17 3 Erfolgsfaktor 3. Schritt: Meeten Sie zur Sache Projektkommunikation Bravo. Sie haben sich nun für eine Meeting-Lösung entschieden und Ihre Projektmitglieder mit den entsprechenden Zugängen ausgestattet. Legen Sie jetzt einen offiziellen Starttermin für die Nutzung fest. Setzen Sie dafür einen Meeting-Termin an, den Sie als Pflichttermin kommunizieren. Meeting-Lösungen wie GoToMeeting von Citrix bieten hierfür ein integriertes Einladungs-Management an, das mit Outlook zusammenarbeitet. So können Sie bereits während der Einladung festlegen, welche Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen müssen und welche optional teilnehmen können. So können Sie Ihre Einladung bequem aus Outlook heraus versenden und in Ihren Kalender übernehmen. Ihre Teilnehmer erhalten die Meeting-Einladung und können den Termin bestätigen, einen Ausweichtermin vorschlagen oder die Teilnahme ablehnen. Den aktuellen Teilnehmerstand über Zu- und Absagen können Sie dann jederzeit in Outlook einsehen. TIPP Mit GoToMeeting können Sie Team-Meetings mit wenigen Mausklicks planen und in Outlook übernehmen. 17

18 44. Schritt: Meeten Sie mit den Augen Wenn Ihre Meeting-Lösung eine Bildübertragung der Teilnehmer via Webcam unterstützt, sollten Sie die Videobildübertragung in Ihrem Team zur Pflicht machen. Vergessen Sie nicht: Sie wollen Ihren verteilten Projektmitgliedern ein Vor-Ort-Feeling vermitteln. Erfahrungsgemäß zieren sich Projektmitglieder, sich selbst im Bildschirm zu sehen. Das kommt daher, dass man sich im Alltag auch nicht selbst beim Sprechen beobachten kann. Allerdings ist Ihnen mit Sicherheit auch kein Fall bekannt, in dem sich eines Ihrer Team-Mitglieder während eines Präsenz-Meetings eine Papiertüte über den Kopf gezogen hat. Erlauben Sie deshalb auch in einer Team-Videokonferenz keine Anonymität. Eine Ausnahme ist natürlich, wenn Teilnehmer über eine zu geringe Bandbreite für eine flüssige Übertragung verfügen oder die von Ihnen gewählte Meeting-Lösung weniger Webcam-Streams übertragen kann, als Ihr Projekt-Team Mitglieder zählt. In diesem Fall sollten Sie zumindest darauf achten, dass der Meeting-Organisator und die Person, die gerade das Wort hat, ihr Bild übertragen. TIPP Intelligente Videokonferenzlösungen berechnen anhand der zur Verfügung stehenden Internet-Bandbreite die maximale Videobildgröße für jeden Teilnehmer. So bleibt die Übertragung stets flüssig. 18

19 5 Erfolgsfaktor 5. Schritt: Meeten Sie regelmäßig Projektkommunikation Legen Sie mit Ihren Team- bzw. Projektmitgliedern einen regelmäßigen Meeting-Termin fest. Mit GoToMeeting können Sie beispielsweise automatisch festlegen, dass es sich um einen wöchentlich wiederkehrenden Termin handelt. Dieser kann dann direkt in Outlook übertragen werden, inklusive aller Einwahldaten. Gemeinsame Rituale geben Sicherheit und schweißen zusammen. Ihr regelmäßiges Team-Meeting sollte mindestens einmal die Woche stattfinden. Geben Sie in diesem Meeting jedem Team-Mitglied die Chance, seine eigenen Leistungen für das Gemeinschaftsprojekt kommunizieren zu können und über Verbesserungsvorschläge zu sprechen. Das Update kann am Ende des regelmäßigen Meetings stattfinden. Die Sprechzeit sollte für jedes Team-Mitglied gleich sein. Oft reichen 5 Minuten pro Person aus. Die begrenzte Dauer hilft den Personen dabei, sich bereits im Vorfeld des Meetings auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren. Eröffnen Sie als Meeting-Organisator das regelmäßige Team-Meeting mit der Meeting-Agenda. So erhalten alle Teilnehmer nochmal einen Überblick über die Punkte, die es zu besprechen gilt. Geben Sie dann einen Überblick über den Projekt-Status aus der Vogelperspektive und informieren Sie Ihr Team über anstehende Änderungen und den Projektfortschritt. TIPP Mit GoToMeeting können Sie wiederkehrende Team-Meetings spielend einfach planen. Die Termine können alle Teilnehmer mit wenigen Mausklicks in den Outlook-Kalender übernehmen. 19

20 66. Schritt: Meeten Sie gleichberechtigt Ein großer Vorteil von Online-Meetings und Gruppen-Videokonferenzen ist, dass Sie als Organisator die Kontrolle über den Ablauf haben. Wenn Sie sich an die Redezeiten halten, stellen Sie sicher, dass auch weniger extrovertierte Projektmitglieder Ihre Ideen und Vorschläge zur Sprache bringen können, die sich in einem Präsenz-Meeting vielleicht eher zurückhalten würden, oder aber von anderen Teilnehmern überstimmt werden. Fassen Sie als Meeting-Organisator die Essenz der jeweiligen Beiträge zusammen und lassen Sie sich diese bestätigen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie als Projektleiter Ihre Team-Mitglieder auch richtig verstanden haben. Im Gegensatz zu einem Präsenz-Meeting entfällt das oft als lästig empfundene protokollieren. Zeichnen Sie stattdessen Ihr Online-Meeting auf und machen Sie die Aufzeichnung Ihren Projektmitgliedern zugänglich. Sie erhalten nicht nur die nötige Transparenz, sondern ersparen sich auch zeitaufwändige Antworten auf -Rückfragen. TIPP Muten Sie störende Teilnehmer in in Ihren Online- Meetings. Mit GoToMeeting haben Sie die Möglichkeit, Störgeräusche auf stumm zu schalten (muten). Beispielsweise, wenn bei einem Projektmitglied während des Meetings störende Umgebungsgeräusche zu hören sind. 20

21 7 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 7. Schritt: Meeten Sie nachhaltig Halten Sie die Essenz der besprochenen Meeting-Punkte fest. Benennen Sie einen Verantwortlichen, falls etwas zu tun ist und schreiben Sie auf was getan werden muss, bis wann es getan werden muss und wer dafür verantwortlich ist. Halten Sie diese Call-to-action -Punkte fest und lassen Sie diese nach dem Meeting allen Beteiligten zukommen. Entweder in Form einer , was jedoch die Gefahr birgt, dass diese in der täglichen -Flut verloren geht, oder aber an einem zentralen (Speicher-)Ort, der allen Projekt-Beteiligten zugänglich ist. Das Call-to-action -Protokoll und die Meeting-Aufzeichnung bilden zugleich die Grundlage für Ihr nächstes Meeting. Sie können Ihre Zusammenfassung beispielsweise zusammen mit der Aufzeichnung Ihres Online-Meetings in Podio ablegen, Ihrem gemeinsamen virtuellen Projekt-Büro. Oder nutzen Sie ein Online-Laufwerk wie ShareFile. Letzteres efüllt höchste Sicherheitsansprüche und wird in Ihrem Datei-Explorer wie ein ganz gewöhnliches Computer-Laufwerk angezeigt - und das Beste daran: es verhält sich auch so. Dank der Aufzeichnung können sich Ihre Projektmitglieder jederzeit die besprochenen Punkte ins Gedächtnis rufen. Lästige -Nachfragen oder Missverständnisse sind damit von Anfang an ausgeschlossen. TIPP Nutzen Sie einen virtuellen Treffpunkt wie Podio.com, an dem Sie gemeinsame Dokumente veröffentlichen können, so dass diese jederzeit und überall zur Verfügung stehen. 21

22 Die wichtigsten Werkzeuge 4

23 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 4. Die wichtigsten Werkzeuge für gelungene Projektkommunikation In vielen internationalen Projektteams besteht die Projektkommunikation mehr aus theoretischen Absichtserklärungen als aus der praxisgerechten Umsetzung selbst dann, wenn sich alle beteiligten Projektmitglieder über die Wichtigkeit im Klaren sind und sich auf Kommunikationsregeln innerhalb des Teams geeinigt haben. Es wäre unfair, den Projektbeteiligten mangelnden Willen zur Kommunikation zu unterstellen, denn tatsächlich sind es oft andere Faktoren, die einen effizienten Kommunikationsaustausch innerhalb von Projektteams verhindern. Die 3 möglichen Hauptgründe für mangelnde Projektkommunikation: 1 Die nötigen Kommunikationswerkzeuge für einen unmissverständlichen und effizienten Informationsaustausch stehen nicht zur Verfügung. 2 Das Budget reicht nicht aus, um alle Projektteilnehmer mit den richtigen Kommunikationswerkzeugen zu versorgen. 3 Das Thema Projektkommunikation wurde bei der Projektplanung nicht berücksichtigt. 23

24 4.1 Kommunikationswerkzeuge richtig einplanen Planen Sie die benötigten Werkzeuge bereits im Vorfeld Ihrer Projekte ein und bewerten Sie diese nach synchron und asynchron notwendiger Kommunikation. Für die synchrone Kommunikation bieten Online-Meetings und Videokonferenzen kostengünstigere und effizientere Wege im Gegensatz zu Telefon und Geschäftsreisen an. Bei der asynchronen Kommunikation bieten virtuelle Projektbüros eine hervorragende Alternative zur . Der große Vorteil: Alle Dokumente und die gesamte Projektkommunikation liegen gebündelt an einem zentralen Ort, der unabhängig von der gegebenen Infrastruktur für alle Beteiligten erreichbar ist. Zugleich können Projektmitglieder dort diskutieren, Nachrichten hinterlassen oder Arbeitsschritte kommentieren. 4.2 Standortübergreifend zusammenarbeiten für kleines Budget GoToMeeting erlaubt Videokonferenzen und Online-Meetings zu einem geringen Festpreis ohne versteckte Kosten. Die monatlichen Kosten liegen meist unter denen einer Tankfüllung. Organisationsvorbereitungen für Geschäftsreisen entfallen komplett. Im Gegensatz zum Telefon können alle Projektteilnehmer gleichzeitig während eines Online-Meetings miteinander kommunizieren und sogar gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Der Online-Dienst Podio stellt beispielsweise einen Facebook-ähnlichen virtuellen Arbeitsbereich für Projektgruppen bereit, der s so gut wie überflüssig macht. Projektmitglieder können innerhalb ihres sogenannten Workspaces Nachrichten hinterlassen, die Nachrichten anderer Projektmitglieder kommentieren oder Dateien hinzufügen. Ein großer Vorteil ist aber die Bereitstellung von anpassbaren Applikationen. Diese können ohne jegliche Programmierkenntnisse selbst gebaut werden. Benötigt ein Projektleiter beispielsweise einen Überblick über die Abwesenheitszeiten seiner Projektmitglieder, kann er im Workspace eine Abwesenheits-App mit wenigen Mausklicks erstellen und hinzufügen. 24

25 Erfolgsfaktor Projektkommunikation Die vorgenannten Werkzeuge sind zu einem günstigen Flatpreis-Modell erhältlich. Die Kosten der Projektkommunikation sind also genau für das Projekt kalkulierbar und können an den Projektauftraggeber weitergegeben werden. Der Return-of- Invest (ROI) stellt sich meist schon nach kurzer Nutzung ein. Dabei spielen nicht nur die eingesparten Reisekosten eine Rolle, die vielen sofort in den Sinn kommen. Viel größere Effekte erzielt die Effizienz der Zusammenarbeit, mit der sich Projekte abwickeln lassen. 4.3 Projektkommunikation effektiv planen Gerade während der Vorbereitungsphase von Projekten vergessen Projektleiter oft das Wie bei der Projektkommunikation. Telefon, und Geschäftsreisen werden als gegebene Hilfsmittel hingenommen, neue und bessere Lösungen dagegen oft nicht wahrgenommen. Die Probleme, die ein Informationsaustausch über verschiedene Standorte hinweg mit sich bringt, fallen nach dem Projektstart umso schwerwiegender ins Gewicht und belasten Budgets insbesondere dann, wenn das Reiseaufkommen steigt. Beispielsweise, wenn der Projektleiter Schnittstellenfunktionen vor Ort zwischen Auftraggeber und verschiedenen Standorten erfüllen muss. Projektleiter, die sich bereits vor Projektstart darüber Gedanken machen, welche Werkzeuge erforderlich sind und was zu tun ist, damit jedes Projektmitglied effizient mit allen anderen Informationen austauschen kann, stellen eine effiziente Zusammenarbeit sicher, über Standorte und Ländergrenzen hinweg. 25

26 Fazit 5

27 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 5. Fazit So gut wie jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter ist im Arbeitsalltag mit Projektarbeit konfrontiert. Die Projektmitglieder befinden sich meist nicht alle am selben Ort, was eine effiziente Kommunikation erschwert und zu Projektverzögerungen führt. Die eingesetzten Werkzeuge wie oder Telefon sind oft nicht mehr zeitgemäß, wenn es darum geht, Informationen in Echtzeit auszutauschen und Missverständnisse zu vermeiden. Neue Werkzeuge wie Online-Meetings, Videokonferenzen oder virtuelle Arbeitsplattformen helfen Projektarbeitern dabei, über Zeit- und Ortsgrenzen hinweg effektiv mit den anderen Projektmitgliedern kommunizieren zu können. Dies verkürzt Projektzeiten und senkt gleichzeitig Projektkosten für den Kunden. Für das Unternehmen bedeutet dies größere Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern. 27

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