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Transkript

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2 Noch vor einer Generation war das Internet im Büroalltag keine feste Institution. Wichtige Informationen und Dokumente fanden mit der Briefpost ihren Weg auf den Schreibtisch des Empfängers. Mit der betrieblichen Instrumentalisierung der für den Informationsaustausch hat ein Quantensprung stattgefunden. Dank des kostengünstigen Informationsaustauschs via ist es Geschäftspartnern möglich, schneller Entscheidungen zu treffen. Mitarbeiter können dank der digitalen Post Entscheidungen des Managements operativ schneller umsetzen. Vor allem die Kommunikation über Länder- und Ortsgrenzen hinweg hat sich um ein Vielfaches vereinfacht und treibt bis heute die wirtschaftliche Globalisierung voran. 2 Breitband-Internet und Web 2.0 haben die Entwicklung nochmals vorangetrieben. Social Networks sind längst den Kinderschuhen entwachsen und haben sich im B2B- Bereich etabliert. LinkedIn oder Xing sind nur einige Beispiele, wie Geschäftsleute die neuen Technologien für die Anbahnung von Geschäften nutzen. Vor allem zur Kommunikation über Entfernungen hinweg. Aber auch Messaging-Systeme gehören für viele bereits zum Selbstverständnis und haben den Sprung von der Nutzung studentischer Lerngruppen in die Management-Etagen geschafft. Verteilte Projektteams und Mitarbeiter sind die Regel, anstatt die Ausnahme. Und eine neue Generation von Werkzeugen zur besseren Zusammenarbeit über Distanzen hinweg steht längst bereit und verhilft modernen Projektarbeitern zu Wettbewerbsvorteilen.

3 Erfolgsfaktor Projektkommunikation INHALT 1. Warum s in Wirklichkeit veraltet sind Grund für die Beliebtheit von s Negative Folgen, die durch falsch genutzte... -Kommunikation auftreten können Die Zeit der Einzelkämpfer ist vorbei Wie Sie ein strukturiertes Meeting-Management einführen In 7 Schritten zum effizienten Meeting-Management Kommunikationswerkzeuge richtig einplanen Standortübergreifend zusammenarbeiten für kleines Budget Projektkommunikation effektiv planen Fazit

4 Warum s in Wirklichkeit veraltet sind 1

5 Erfolgsfaktor Projektkommunikation 1. Warum s in Wirklichkeit veraltet sind Ziele werden in der Regel in Teilziele zerlegt, die dann von Projektteams umgesetzt werden. Deren Mitglieder befinden sich häufig an unterschiedlichen Standorten. Beispiele hierfür sind IT-Projekte, bei denen Programmierer oder IT-Spezialisten meist nur für die Dauer eines Projekts zusammenarbeiten und externe Spezialisten auf freiberuflicher Basis festangestellte IT-Mitarbeiter unterstützen. Projektarbeit findet mittlerweile aber in Unternehmen aller Größen statt und in so gut wie jeder Abteilung. Dies kann beispielsweise die Planung einer Marketing-Kampagne zusammen mit einer Agentur sein, oder bestimmte Sales-Aktionen, die an verschiedenen Firmenstandorten stattfinden. Infolgedessen steigt die Nutzung des schnellen Informationsaustausches via inflationär an, mit schleichendem negativen Effekt: Die Echtzeitkommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern hat abgenommen. Das gemeinsame Treffen, der Blickkontakt und die non-verbale Kommunikation bleiben auf der Strecke und führen zu Missverständnissen oder überfordern Mitarbeiter und Manager in einem Maße, dass immer mehr Arbeit verwaltet, anstatt getan wird. 1.1 Grund für die Beliebtheit von s Kontrolle: Mitarbeiter sind Herr über das eigene digitale Postfach. Sie sehen jederzeit welche Nachrichten von wem an sie gerichtet werden und können dann zu gegebener Zeit darauf reagieren. Die Gefahr besteht darin, dass Empfänger unangenehme Anfragen gerne auf die lange Bank schieben oder Probleme erst einmal aussitzen. Der Sender hat das gute Gefühl, einen Beleg für seine Aktion zu haben. Schnelle Kommunikation über Zeitgrenzen hinweg: Ihren Vorteil kann die -Kommunikation ausspielen, wenn eine sofortige Antwort nicht nötig ist, oder Sender und Empfänger über große Zeitunterschiede hinweg zusammenarbeiten. Die Informationen liegen zur Abholung bereit, der Empfänger kann sich eine Antwort überlegen und dann zurücksenden. 5

6 Die großen Vorteile der Kommunikation über s haben jedoch auch dafür gesorgt, dass Mitarbeiter das asynchrone Kommunikationsmittel zunehmend in Fällen einsetzen, bei denen eigentlich eine Echtzeitkommunikation nötig ist - was beträchtliche negative Folgen haben kann. 1.2 Negative Folgen, die durch falsch genutzte - Kommunikation auftreten können Unübersichtlichkeit: Selbst kleinste und unwichtige Anfragen finden via ihren Weg in das digitale Postfach, angefangen von der Frage zum Mittagessen bis zum Kannst du mal schnell rüberkommen von Bürotür zu Bürotür. Dies erschwert die Selektion zwischen Wichtigem und Unwichtigem.