Wahl des Kommunikationsmittels

Transkript

1 Wahl des Kommunikationsmittels Aufgabe 1: Ergänzen oder streichen Sie in der ersten Tabelle (Privat) die Einträge in der ersten und zweiten Spalte, und machen Sie sich Gedanken zu den Vor- und Nachteilen der benutzten Kommunikationsmittel. 1 Privat Kommunikationsmittel Wozu? Vorteile Nachteile Direkt Gespräch Gestik, Mimik, Stimme/Ton/Lautstärke Missverständnisse unmittelbar klärbar Nachfragen möglich keine Mithörer (?) Telefon Festnetz Gespräch Distanz spielt keine Rolle Stimme/Ton/Lautstärke Missverständnisse unmittelbar klärbar Nachfragen möglich keine Mithörer (?) Kann aufgezeichnet werden (Achtung: Datenschutz!) Telefonbeantworter Telefon Handy / Smartphone Gespräch Videotelefonie/ VoIP SMS MMS [WhatsApp] ortsunabhängig Gestik, Mimik Objekte können gezeigt werden Zeit- und Ortsunabhängig Kurz und prägnant Schriftlich wie SMS kann zusätzlich Dateien beinhalten (Bilder) Zeit- und Ortsunabhängig Schriftlich kann zusätzlich Dateien beinhalten Treffen muss vereinbart werden keine Beweisbarkeit Mangelnde «Gesprächskultur» Missverständnisse können bleiben ( Schulz von Thun) ungewollt Mithörende Gestik, Mimik fehlt Kontaktaufnahme kann kompliziert sein Mangelnde «Gesprächskultur» Missverständnisse können bleiben ( Schulz von Thun) ungewollt Mithörende Zeitpunkt muss berücksichtigt werden verstärkt: ungewollt Mithörende Qualität ist manchmal mangelhaft nur für einfache Kommunikation ungeeignet für Dialoge («PingPong») wie SMS Sicherheitsprobleme Gestik, Mimik, Stimme / Ton / Lautstärke fehlen Sicherheitsprobleme Internet / funktioniert nicht Nachfragen möglich, aber Missverständnisse

2 PC Videotelefonie s. oben s. oben s. oben Papier/Post Brief Zeit- und Ortsunabhängig Schriftlich Analog ( ) können bleiben ( Schulz von Thun) Missverständnisse nicht unmittelbar klärbar s. oben Papier Notiz/Mitteilung s. oben s. oben Gestik, Mimik, Stimme / Ton / Lautstärke fehlen Nachfragen möglich, aber Missverständnisse können bleiben ( Schulz von Thun) Missverständnisse nicht unmittelbar klärbar Papier Formular Fax Chat, Forum, Social Media

3 Aufgabe 2: Ergänzen oder streichen Sie in der zweiten Tabelle (Geschäft) die Einträge in der ersten und zweiten Spalte, und machen Sie sich Gedanken zu den Vor- und Nachteilen der benutzten Kommunikationsmittel. 2 Geschäft Kommunikationsmittel Wozu? Vorteile Nachteile Direkt Gespräch Telefon Festnetz Gespräch Telefon Handy/Smartphone Gespräch Videotelefonie/ VoIP SMS PC Videotelefonie Papier Notiz/Mitteilung Telex Fax Pager Papier/Post Brief

4 Aufgabe 3: Überlegen Sie sich bei den folgenden Informationsinhalten welches das optimale Kommunikationsmittel wäre, inkl. möglicher technischer Hilfsmittel. Information Treffen zum Mittagessen abmachen Sitzungstermin (Abteilung) vereinbaren Reklamation: Mittagessen im Restaurant ist zu kalt Reklamation: Versandhaus-Wecker funktioniert nicht Rechnung: Seit zwei Monaten nicht bezahlt Versicherung: Wechsel der Krankenkasse Ferienangebot: Ferien aussuchen und buchen Stellenbewerbung Kündigung der Arbeitsstelle Arbeitszeugnis Kommunikation mit Eigene Beispiele:

5 3 Aspekte bei der Wahl des Kommunikationsmittels: Beweisbarkeit Überprüfbarkeit Originalität Komplexität Weiterverarbeitungsfähigkeit Vertraulichkeit Geschwindigkeit der Information (Aufzeichnung, Schriftlichkeit) der Information (Aufzeichnung, Protokoll) der Information (Verfälschungsgefahr, Unverständnis) der Information (komplizierter Sachverhalt, viele Details) der Information (elektronische Speicherung) der Information (persönlich adressiert, abhörsicher) der Information (Transportmedium) 4 Telefonieren ÜfK Beurteilen Sie die Eignung eines Telefongesprächs anhand folgender Anforderungen. Anforderung (erfüllt) ja nein Begründung Beweisbarkeit x mündliche Vereinbarungen, kein schriftlicher Beweis Überprüfbarkeit x Gespräch zwischen 2 Personen, daher nicht möglich Originalität x Missverständnisse möglich Komplexität x ungeeignet für komplexe Sachverhalte (kein Protokoll) Weiterverarbeitungsfähigkeit x nur aufgrund von Gehörtem, «der Empfänger macht die Botschaft» (richtig verstanden?) Vertraulichkeit x ja Geschwindigkeit x schnell, direkt (es kann auch nachgefragt werden)

6 Telefon Fax Brief 5 Auswahl von geeigneten Kommunikationsmitteln Aufgabe 4: Kreuzen Sie die geeigneten Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag an. Schreiben sie in die letzte Spalte eine kurze Begründung Ihrer Entscheidung. Wahl des geeigneten Kommunikationsmittels Begründung: Warum? a) Information soll schnell beim Empfänger sein x x x b) keine Unklarheiten aufkommen lassen x x x c) schnelle Antwort erforderlich x d) genaue Auskunft notwendig x x x x e) Informationen weiter verarbeiten können x x x f) Skizzen versenden und besprechen x x x g) Beweisbarkeit der Mitteilung x x h) Kurze Information/Nachfrage x x i) Arbeitszeugnis senden x j) Informationen nachverfolgen/überprüfen x k) Daten übernehmen x Telefon, Mail, Fax funktionieren in Sekunden. Schriftliche Kommunikation kann immer nachgelesen werden, Beweismittel. Beim Telefon hat man die Antwort sofort. Ist grundsätzlich bei allen Möglichkeiten nicht 100%ig gewährleistet. Ist einfacher, wenn man das Dokument schwarz auf weiss vor sich hat. Beide Parteien brauchen diese Unterlagen. Muss schriftlich sein wegen Beweisbarkeit. Mündliche Aussagen kann man schlecht beweisen. Anruf oder Mail ist am einfachsten, schnellsten. Arbeitszeugnis muss schriftlich und persönlich sein. Damit Info jederzeit nachlesbar muss ein schriftliches Kommunikationsmittel gewählt werden. Per Mail empfehlenswert, Brief mit Datenträger ist möglich, jedoch umständlich.