Bereit für den Nachhaltigkeitsbericht?

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1 Bereit für den Nachhaltigkeitsbericht? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Dieses Dokument steht kostenlos unter zum Download bereit

2 2 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Inhalt Entwicklung der Publikation Formulierung der Inhalte Enrique Torres Rodriguez, GRI Allgemeine Aufsicht Ásthildur Hjaltadóttir, GRI Textüberarbeitung Carinne Allinson Design und Layout Mark Bakker, Scribbledesign Vorwort 3 Zweck dieser Broschüre 3 Abschnitt A: Nutzen der Nachhaltigkeitsberichterstattung für KMU 4 Abschnitt B: GRI Berichtswesen für KMU 8 DANKSAGUNGEN 19 Übersetzung und Layout der deutschen Fassung Strategic Agenda Koordinierung der Übersetzung Die Globale Berichterstattungsinitiative (GRI) Fotos Titel: istockphoto.com Seite 4, 8, 15, 17, 18, 19: istockphoto.com Seite 14: Creative Commons/Thomas COPYRIGHT Dieses Dokument der Stiftung Global Reporting Initiative (GRI) ist urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung und Verbreitung dieses Dokuments zu Informationszwecken ist ohne vorherige Genehmigung der GRI zulässig. Allerdings dürfen dieses Dokument sowie Auszüge daraus nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung der GRI zu anderen Zwecken vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder in irgendeiner Form (elektronisch, mechanisch, als Fotokopie, Aufnahme oder anderweitig) übertragen oder übermittelt werden. Global Reporting Initiative, das Global Reporting Initiative - Logo, die Leitlinien zur Nachhaltigkeitsberichterstattung und GRI sind Marken der Global Reporting Initiative Global Reporting Initiative Haftungsausschluss Weder der GRI-Vorstand (BoD), die Stiftung Global Reporting Initiative oder ihre Projektpartner können die Haftung für irgendwelche Folgen oder Schäden übernehmen, die direkt oder indirekt durch die Verwendung von Publikationen der GRI verursacht werden. Die in diesem Dokument zum Ausdruck gebrachten Ergebnisse und Ansichten spiegeln nicht notwendigerweise die Ansichten, Entscheidungen oder die erklärte Politik der GRI oder ihrer Projektpartner wider. Zitate von Markennamen oder Geschäftsverfahren stellen keine Befürwortung derselben dar. Über GRI Die Global Reporting Initiative (GRI) unterstützt die Nachhaltigkeitsberichterstattung als eine Möglichkeit für Unternehmen und Organisationen, selbst nachhaltiger zu werden, und einen Beitrag zu einer nachhaltigen Weltwirtschaft zu leisten. Die Mission der GRI ist es, die Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten zum Standardverfahren zu machen. Die GRI stellt kostenlose Leitlinien zur Nachhaltigkeitsberichterstattung zur Verfügung, damit alle Unternehmen und Organisationen Berichte über ihre Leistungen und Auswirkungen in den Bereichen Wirtschaft, Umwelt, Gesellschaft und Unternehmensführung erstellen können. Die GRI ist eine gemeinnützige, netzwerkbasierte Organisation. Zu ihr gehören tausende Experten und Organisationen aus vielen Sektoren, Gruppierungen und Regionen. Kontakt: info@globalreporting.org

3 3 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Vorwort Kleine und mittelständische Unternehmen finden in dieser Broschüre nützliche Informationen für eine nachhaltige Berichterstattung. Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen gehört zu der steigenden Anzahl kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU), die erkannt haben, wie wichtig es ist die Auswirkungen von Nachhaltigkeit besser zu verstehen, die ihre Geschäftstätigkeiten nachhaltiger gestalten möchten und den Grad der Nachhaltigkeit im Unternehmen auch kommunizieren möchten. Doch Ihnen stellen sich nun viele Fragen, wie etwa: Warum soll mein Unternehmen überhaupt einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen? Warum sollten dabei die Leitlinien zur Nachhaltigkeitsberichterstattung der Global Reporting Initiative (GRI) befolgt werden? Welche ersten Schritte sind dabei zu unternehmen? In dieser Broschüre finden Sie Antworten auf diese Frage. Ihrem Unternehmen entwickelt und kommuniziert. Dies führt zu Verbesserungen und Innovationen im Unternehmen. In den letzten Jahren veröffentlichen immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in verschiedenen Regionen Nachhaltigkeitsberichte. Die GRI verfolgt diese Entwicklung seit 2008 mit einer Reihe von Projekten. Nach Angaben der an diesen Projekten beteiligten KMU hat sich der Nutzen der Berichterstattung für sie als sehr viel größer erwiesen als zunächst angenommen. Durch die Nachhaltigkeitsberichterstattung konnten sie ihre größten Probleme ermitteln, sich auf diese konzentrieren und so ihre Produktivität steigern und Kosten einsparen. Außerdem verbesserte sich, durch den Zugang zu neuen Märkten und neuen Kunden, häufig auch ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ein Nachhaltigkeitsbericht liefert Angaben über die größten positiven wie negativen Auswirkungen Ihres Unternehmens auf die Umwelt, Gesellschaft und Wirtschaft. Die Leitlinien zur Nachhaltigkeitsberichterstattung der GRI sind das weltweit am meisten verwendete und umfangreichste Standardverfahren zur Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten. G4, die vierte Generation der GRI- Leitlinien wurde im März 2013 publiziert. Vorausgegangen waren umfangreiche Gespräche mit Stakeholdern und hunderten Experten auf der ganzen Welt aus den unterschiedlichsten Sektoren wie Wirtschaft, Zivilgesellschaft, Arbeitsorganisationen, Wissenschaft und Finanzen. Das Ziel der G4 besteht darin, bei der Erstellung aussagekräftiger Nachhaltigkeitsberichte zu helfen, damit beständige und zielgerichtete Nachhaltigkeitsberichte zum Standard werden. Ihr Unternehmen kann mithilfe dieser Leitlinien seinen eigenen Nachhaltigkeitsbericht erstellen und dabei verlässliche, aussagekräftige und standardisierte Informationen über die Auswirkungen und den Grad der Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen erzeugen. Mithilfe dieser Informationen können Sie Gelegenheiten und Gefahren ausloten und eine fundiertere Entscheidungsfindung ermöglichen und das sowohl in Ihrem Unternehmen als auch bei Ihren Stakeholdern, wie zum Beispiel Ihren Kunden. Ihr Unternehmen kann seine Leistung messen und auf Veränderungen reagieren, indem es ein Verständnis für den Zusammenhang zwischen Nachhaltigkeit und Nach den Erfahrungen der GRI sind viele KMU der Ansicht, dass es einen eindeutigen Zusammenhang zwischen der Nachhaltigkeitsberichterstattung und tatsächlichen Veränderungen in ihrem Unternehmen gibt. Vor diesem Hintergrund lädt Sie die GRI dazu ein, sich Bereit für den Nachhaltigkeitsbericht zu machen! Das sollten Sie wissen! Der Begriff kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bezeichnet Unternehmen mit einer Größe unter einem bestimmten Schwellenwert, festgelegt häufig anhand der Mitarbeiteranzahl oder des Jahresumsatzes (Ertrags). Diese Schwellenwerte werden in der Regel von Regierungen festgelegt. Sie können von Branche zu Branche variieren bis zu einem Höchstwert von Mitarbeitern und einem Umsatz von bis zu 50 Mio.. Weitere Kriterien entscheiden, ob es sich um ein mittelständisches oder ein kleines Unternehmen handelt. In einigen Ländern gibt es als eine kleinere Form von Unternehmen das Mikrounternehmen (Kleinstunternehmen). Laut der Organisation der Vereinten Nationen für industrielle Entwicklung (UNIDO) machen KMU mehr als 90 % aller Unternehmen weltweit aus. Sie sind für durchschnittlich 50 % des Bruttoinlandsprodukts (BIP) aller Länder und für 60 % ihrer Beschäftigung verantwortlich. Zweck dieser Broschüre Diese Broschüre richtet sich an KMU, die mit dem Gedanken spielen, einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen und sich über den Ablauf der Berichtserstellung informieren möchten. Sie bietet eine einfache Einführung in die Nachhaltigkeitsberichterstattung unter Verwendung der GRI G4-Leitlinien. Ihr Unternehmen kann damit erste Schritte in der Nachhaltigkeitsberichterstattung gehen. Dies geschieht durch: Argumente für die Nachhaltigkeitsberichterstattung für KMU: In Abschnitt A geht es um die internen und externen Vorteile der Nachhaltigkeitsberichterstattung, basierend auf den Erfahrungen und Empfehlungen von KMU, die von der GRI seit 2008 mit einer Reihe von Projekten beauftragt worden sind. Fünf einfache Schritte zur Vorbereitung eines Nachhaltigkeitsberichts mithilfe der G4-Leitlinien: Abschnitt B enthält die für die Erstellung eines GRI-Nachhaltigkeitsberichts anhand des Fünfphasenmodells der GRI für die Nachhaltigkeitsberichterstattung notwendigen Schritte: Vorbereiten, Verbinden, Definieren, Prüfen und Berichten.

4 4 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Abschnitt Vorwort A Inhalt Nutzen der Nachhaltigkeitsberichterstattung für KMU

5 5 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Nutzen der Nachhaltigkeitsberichterstattung für KMU 1. Nutzen interner Veränderungen (interne Vorteile) 2. Nutzen der Außenwirkung (externe Vorteile) In diesem Abschnitt geht es um den von KMU empfundenen Nutzen der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Grundlage sind Aussagen von annähernd 400 KUM, mit denen die GRI in einer Reihe von GRI-initiierten Projekten 1 zusammengearbeitet hat. Der Abschnitt ist in zwei Teile gegliedert: Der Nutzen interner Veränderungen (interne Vorteile) und Der Nutzen der Außenwirkung (externe Vorteile). Vision und Strategie Nutzen der Nachhaltigkeitsberichterstattung Management- Systeme Nutzen interner Veränderungen (interne Vorteile) Nutzen der AuSSenwirkung (externe Vorteile) Mittelbeschaffung Ansehen und Vertrauen Stärken und Schwächen Motivation von Mitarbeitern Wettbewerbsvorteil Einbindung von Stakeholdern 1) Diese Projekte wurden im Rahmen des GANTSCH-Programms der GRI von sowie des Business-Transparency-Programms 2013 umgesetzt. Weitere Informationen unter

6 6 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 1. Nutzen interner Veränderungen (interne Vorteile) 1.1 Entwickeln einer Vision und Strategie für Nachhaltigkeit Im Rahmen der Berichterstattung kann Ihr Unternehmen eine Vision und Strategie für ein nachhaltigeres Handeln entwickeln und nachhaltigere Produkte und Dienstleistungen anbieten. Im Laufe des Berichtsprozesses ist es möglich, Zusammenhänge zwischen der Implementierung des Berichtsprozesses und der strategischen Entwicklung des Unternehmens zu erkennen. Einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen bedeutete für uns, nachzudenken und zu analysieren. Wir haben gelernt, die Nachhaltigkeit in allen Bereichen unseres Unternehmens mit quantifizierbaren Werten zu versehen. Dies hat uns dabei geholfen, kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensziele zu entwickeln. - Roser Bombardó, Geschäftsführerin, Socarrel SSL, Spanien (Forstwirtschaft und Umweltberatungsleistungen) 1.2 Verbesserte Management-Systeme, interne Prozesse und Zielsetzungen Ein wesentlicher Vorteil des Berichtsprozesses besteht darin, dass Ihr Unternehmen Fortschritte nachverfolgen und verbesserungsbedürftige Bereiche benennen kann. Sie können die Resultate verwalten und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Verfolgt und bewertet Ihr Unternehmen erst einmal seine eigene Leistung, lassen sich verbesserungsbedürftige Bereiche ausmachen, z. B. mögliche Produktivitätssteigerungen und Kosteneinsparungen. Sobald Ihr Unternehmen mit der Berichterstattung begonnen hat, steigen die Erwartungen, dass Sie sich in Hinblick auf Ihre Leistungsziele kontinuierlich verbessern. Wir haben festgestellt, dass es viele Einsparungsmöglichkeiten gibt und dass wir selbst noch effizienter werden können. Dies wurde erst möglich, nachdem wir Daten über den Energieund Materialverbrauch gesammelt und die Produktivität unserer Beschäftigten überwacht haben. - Imran Shabbir, Geschäftsführer, Ali Trading Co. Ltd, Pakistan (Sportartikelhersteller) 1.3 Erkennen von Stärken und Schwächen Der Berichtsprozess deckt frühzeitig Schwachstellen auf und fördert unerwartete Geschäftsmöglichkeiten zutage. Mithilfe dieser Entdeckungen kann das Management Ihres Unternehmens potenziell schädliche Entwicklungen bewerten, bevor sie als unerwünschte Überraschungen auftreten (d. h. Risikomanagement). Sie können noch vor den Wettbewerbern Geschäftsmöglichkeiten ergreifen. Außerdem erkennen Sie im Laufe des Berichtsprozesses, welche Bereiche nicht so gut verwaltet werden, wie Sie zunächst angenommen haben. Das Ansehen Ihres Unternehmens könnte dadurch auf dem Spiel stehen. Häufig erkennen Unternehmen auch entscheidende Problemfelder, die bisher außer Acht geblieben sind. Die Nachhaltigkeitsberichterstattung ist mit der Verpflichtung verbunden, diese Probleme genauer anzugehen und auch die Einbindung der Stakeholder zu verbessern, damit negative Auswirkungen abgeschwächt und positive verstärkt werden. - Jorge Quintas Serrano, Inhaber/ Leiter, Quintas & Quintas, Portugal (Elektroindustrie) 1.4 Mitarbeiter gewinnen, motivieren und binden Die hohen Leistungsstandards und das Ansehen Ihres Unternehmens sind immaterielle Werte Ihres Unternehmens, mit deren Hilfe Sie Mitarbeiter gewinnen und motivieren können. Mit dem Erstellen des Berichts verdeutlichen Sie, dass Ihre Unternehmen nicht nur über Themen der Nachhaltigkeit redet, sondern auch dazu bereit ist, diese öffentlich zu diskutieren, sich daran messen zu lassen und darauf zu reagieren. Damit steigern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das Unternehmen als ihr Arbeitgeber und stärken Ihr Ansehen. Ihre Mitarbeiter werden letztlich mehr leisten und länger bleiben, wenn sie motiviert und bestärkt werden und hinter den strategischen Zielen stehen. Bei dem Berichtswesen im Rahmen der GRI geht es darum, Fragen zu den Auswirkungen Ihrer Tätigkeiten auf Wirtschaft, Gesellschaft und Umwelt zu stellen, und gemeinsam mit Ihrem Personal nach Lösungen zu suchen. Dieser Prozess stärkt die Aufmerksamkeit und Motivation der Mitarbeiter und führt zu erhöhter Produktivität. - Seyhan Yilmaz, Marketingleiter, Topkapi Iplik San. Ve Tic., Türkei (Textilherstellung)

7 7 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 2. Nutzen der Außenwirkung (externe Vorteile) 2.1 Höheres Ansehen, mehr Vertrauen und Respekt Das Ansehen, das Vertrauen und der Respekt, den Ihr Unternehmen genießt, hat Einfluss auf die wichtigsten Stakeholder Ihres Unternehmens. Daher gibt es immer Bedenken, dass das Ansehen eines Unternehmens Schaden nehmen könnte, wenn potenzielle Risiken oder schlechte Neuigkeiten über dieses Unternehmen veröffentlicht werden. Ihre natürliche Reaktion ist, derartige Eingeständnisse zu vermeiden. Dennoch kann Ihnen eine ausgewogene Berichterstattung Vertrauen und Ansehen verschaffen. Ausgewogen ist eine Berichterstattung über Dinge, die gut laufen, aber auch über Dinge, bei denen es noch Verbesserungsbedarf gibt. Mithilfe der Nachhaltigkeitsberichterstattung konnten wir darlegen, welche Synergien es zwischen uns und den Personen und Unternehmen gibt, mit denen wir täglich zusammenarbeiten. Wir konnten unsere Rolle in der lokalen Wirtschaft unserer Region stärken und damit auch das Ansehen unseres Unternehmens verbessern. - Rusó Macau Oliva, Geschäftsführerin Productes Alimentaris, Spanien (Feinkostproduktion) 2.2 Mittelbeschaffung Finanzkapitalgeber stellen Unternehmen heutzutage kritische Fragen. Kreditinstitute und Investoren berücksichtigen bei der Bewertung von Unternehmen immer häufiger die Leistungen bei verschiedenen Aspekten der Nachhaltigkeit, wie verantwortungsbewusster Führungsstil, ethische Werte, soziale Prioritäten und Umweltschutzmaßnahmen. Gemeinnützige Organisationen sind in einer ähnlichen Situation, wenn sie darauf angewiesen sind, für die Finanzierung ihrer Projekte Spender bzw. Sponsoren zu finden. Mit der Umsetzung eines GRI-Berichtsprozesses kann Ihr Unternehmen den generellen Umgang mit Themen der Nachhaltigkeit verbessern und sich auf eine offene Diskussion über Ihre Leistung einlassen. Sie beweisen damit ein professionelles Leistungsmanagement, das Ihnen Zugang zu Finanzmitteln verschaffen kann. Die Berichterstattung hat uns verändert. Wir haben uns stärker von anderen abheben können, Exporteure wurden auf uns aufmerksam und jetzt gelten wir als Pioniere. Auch die Banken und Finanzinstitute erkennen unsere Bemühungen an. - Julio Hernandez Flores, Leiter für Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden, Soc. Inmobiliaria Campos del Carmen Bajo Ltda, Chile (Agrarwirtschaft) 2.3 Transparenz und Dialog mit Stakeholdern Die Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten ist ein wichtiges Mittel, um Transparenz zu erzielen und den Stakeholdern Ihres Unternehmens Ihre Nachhaltigkeitsleistungen darzulegen. Als KMU sind Ihre Stakeholder wahrscheinlich Ihre Kunden, Lieferanten, die Interessenverbände Ihrer lokalen Gemeinschaft, Finanzkapitalgeber, Mitarbeiter und Eigentümer. Durch die Beziehungen, die der Berichtsprozess zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Stakeholdern schaffen kann, erhalten Sie Feedback zu Ihren Geschäftstätigkeiten, sodass Sie Prozesse überprüfen und Geschäftsmöglichkeiten ausfindig machen können. Der Prozess der Nachhaltigkeitsberichterstattung ist vor allem deshalb sehr hilfreich, weil alle Stakeholder dadurch sehen und verstehen können, was das Unternehmen in Hinblick auf die Nachhaltigkeit und andere Themen unternimmt. Die Einbindung von Stakeholdern war für uns ein neuer und lohnenswerter Prozess, mit dessen Hilfe wir ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln konnten, was Nachhaltigkeit für Sree Santhosh bedeutet. - Vinoth Kumar, Geschäftsführer, Sree Santhosh, Indien (Hersteller von Textilbekleidung) 2.4 Wettbewerbsvorteile schaffen Führungsposition einnehmen Die Nachhaltigkeitsberichterstattung ist in allen Regionen und Sektoren, insbesondere bei den KMU, noch immer nicht gängige Praxis. Daher kann sich Ihr Unternehmen als Nachhaltigkeitsführer bezeichnen. Das ist deshalb besonders wichtig, weil eine wachsende Zahl größerer Unternehmen potenzielle und aktuelle Lieferanten auf ihre wirtschaftliche, gesellschaftliche und ökologische Leistung und deren Auswirkung auf ihre eigene Lieferkette hin abklopfen. Durch die Fähigkeit, vorhandenen und potenziellen Kunden Ihres Unternehmens Ihre Verpflichtung zu einer nachhaltigen Geschäftsausübung zu demonstrieren, erhöhen sich Ihre Chancen, von größeren Unternehmen als bevorzugter Lieferant ausgewählt zu werden. Der Nachhaltigkeitsbericht hat uns in die Lage versetzt, unseren Kunden und Verbrauchern mit Transparenz über unser Management und den aktuellen Stand des Unternehmens zu begegnen. Dadurch konnten wir unseren aktuellen Kundenstamm festigen und neue Kunden hinzugewinnen. - Oriol Antúnez Llonch, Geschäftsführer, Fomartgeries Montbru SA, Spanien (Käsehersteller) Die GRI hat die Erfahrung gemacht, dass KMU aus sehr unterschiedlichen Kontexten eine Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht nur einführen können, um etwas Gutes zu tun, sondern auch um dadurch die eigene Geschäftstätigkeit zu verbessern. Im folgenden Abschnitt geht es darum, welche ersten Schritte ein KMU unternehmen kann, um mithilfe der GRI G4-Leitlinien einen Bericht zu erstellen.

8 Abschnitt B GRI Berichtsprozess für KMU

9 9 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU GRI Berichtsprozess für KMU Einleitung 1. Vorbereiten 2. Verbinden 3. Definieren 4. Prüfen 5. Berichten Einleitung: Modell für den Berichtsprozess Der Nachhaltigkeitsberichtsprozess der GRI unterstützt Ihr Unternehmen bei der Umsetzung der Schritte zur Erstellung eines GRI-Nachhaltigkeitsberichts. Er enthält Vorschläge für Maßnahmen, die Ihr Unternehmen ergreifen kann, um auf seine Nachhaltigkeitsauswirkungen zu reagieren und die für diese Maßnahmen notwendigen Pläne zu erstellen. Die GRI unterteilt den Berichtsprozess in fünf Phasen: Vorbereiten Berichten Verbinden Prüfen Definieren Betrachten wir nun diese fünf Phasen sowie die in jeder Phase zu ergreifenden Maßnahmen und Entscheidungen. Dabei gehen wir von der Annahme aus, dass Ihr Unternehmen die G4-Leitlinien zum Erstellen Ihres Nachhaltigkeitsberichts verwendet.

10 10 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 1. Vorbereiten: Planen Sie Ihren Berichtsprozess Hauptziel in dieser Phase ist es, den Berichtsprozess vorzubereiten. Checkliste Die nachfolgende Checkliste enthält die für Ihr Unternehmen in dieser Phase wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen: Wählen Sie ein Team für den Nachhaltigkeitsbericht, der den Berichtsprozess koordinieren wird. Auch wenn es sich dabei nur um eine Person handeln sollte (beispielsweise bei einem Mikrounternehmen), empfiehlt es sich, ein Mitarbeiterteam zusammenzustellen, das idealerweise jede Abteilung Ihres Unternehmens repräsentiert. Die Mitglieder des Nachhaltigkeitsberichtsteams sollten sich mit den G4-Leitlinien vertraut machen. 2 Das bedeutet nicht, dass sie alle Details von G4 kennen müssen. Sie sollten jedoch wissen, wie G4 aufgebaut ist und wo bei Bedarf relevante Informationen zu finden sind. Die GRI empfiehlt, zunächst das Dokument An Introduction to G4: The next generation of sustainability reporting 3 (Eine Einführung in G4: Die nächste Generation der Nachhaltigkeitsberichterstattung) zu lesen, bevor Sie sich eingehender mit den G4-Leitlinien beschäftigen. Darin erhalten Sie einen einfachen Überblick über die Hauptfunktionen und Elemente der G4-Leitlinien. Das sollten Sie wissen! G4 besteht aus zwei separaten Dokumenten: Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben: Die Berichterstattungsgrundsätze der GRI sind Kriterien für Ihre Entscheidungsfindung im Laufe des Berichtsprozesses. Sie bestehen aus vier Grundsätzen zur Bestimmung der Berichterstattungsinhalte und sechs Grundsätzen zur Bestimmung der Berichterstattungsqualität. Die Standardangaben sind Fragen der GRI, die Sie in Ihrem Bericht beantworten. Sie bestehen aus Allgemeinen und Spezifischen Standardangaben. Umsetzungsanleitung: In diesem Teil geht es um das Wie. Das Dokument enthält ausführliche Ratschläge und Empfehlungen für die Berichterstattung mit G4. Die G4-Leitlinien sind auch als Online-Tool erhältlich. Sie finden es auf der GRI-Website. Bevor sie G4 Online verwenden, sollten Sie sich unbedingt mit der G4-Struktur vertraut machen. G4 steht in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Eine Übersicht dazu finden Sie auf der GRI-Website. Organisieren und halten Sie die ersten Meetings mit den direkt an dem Berichtsprozess beteiligten Personen ab. Die Ziele dieser Meetings lauten: Sicherstellen, dass die oberste Führungsebene den Prozess unterstützt. Erstellen Sie eine erste Liste mit möglicherweise relevanten Nachhaltigkeitsthemen, zu denen die wichtigsten Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen agieren und berichten möchten. Beschäftigen Sie sich mit den Geschäftszielen Ihres Unternehmens sowie dem Nachhaltigkeitskontext, in dem Sie tätig sind, und listen Sie die wichtigsten Auswirkungen auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft auf. Sie können diese Liste später verwenden, um besser entscheiden zu können, welche Stakeholder wie zu beteiligen sind (Phase Verbinden ) und Ihnen anschließend beim Erkennen aller möglicherweise relevanten Themen helfen (Phase Definieren ). Vereinbaren Sie einen Aktionsplan für den Berichtsprozess: Welche Maßnahmen und Entscheidungen sind (von wem) in der jeweiligen Phase des Berichtsprozesses zu treffen. Der Plan sollte Budgetkalkulationen und gegebenenfalls Personalressourcen enthalten. Die GRI empfiehlt Ihrem Unternehmen, Monate für den vollständigen Berichtsprozess einzuplanen. Entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen einen ersten Bericht erstellen wird, der den Anforderungen der GRI G4-Leitlinien entspricht oder G4 nur als Referenz verwendet. 4 Damit der Bericht Ihres Unternehmens die G4-Anforderungen erfüllt, muss er die In Übereinstimmung - Optionen erfüllen, entweder Kern oder Umfassend. Wählen Sie die für Ihre Unternehmen am besten geeignete In-Übereinstimmung -Option. 5 GRI empfiehlt Unternehmen, die erstmals einen Bericht erstellen, die In-Übereinstimmung -Option Kern. Entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen einen eigenen Nachhaltigkeitsbericht erstellen oder Nachhaltigkeitsinformationen in andere Berichte integrieren wird (z. B. Geschäftsbericht). 2) Sie können die G4-Leitlinien kostenlos von der GRI-Website herunterladen: 3) Diese stehen zum kostenlosen Download auf der GRI-Website bereit: 4) Siehe G4 Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben, S ) Siehe G4 Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben, S

11 11 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Entscheiden Sie, ob der Bericht Ihres Unternehmens auch andere (nationale bzw. internationale) Standards, Rahmenbedingungen und Bestimmungen wie die Bestimmungen zur Anforderung an Arbeits- und Umweltberichte, denen Ihr Unternehmen zu folgen hat, erfüllen soll. Das sollten Sie wissen! Die G4-Leitlinien enthalten Verweise auf andere allgemein anerkannte Rahmenwerke. Sie schaffen einen konsolidierten Rahmen für die Berichterstattung anhand verschiedener Kodizes und Normen der Nachhaltigkeit. Diese globalen Rahmenwerke enthalten die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen, die Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen sowie die Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen. G4 enthält auch Bezüge auf die wichtigsten internationalen Konventionen, die häufig als Grundlage für nationale Gesetzgebungen dienen. Als Beispiel seien die Konventionen für arbeitsrechtliche Vorschriften der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) genannt. Halten Sie Meetings mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ab, um ihnen zu erläutern, was zu tun ist, warum dies für Ihr Unternehmen wichtig ist, und was von verschiedenen Abteilungen in verschiedenen Phasen des Berichtsprozesses erwartet wird. Diese Sitzungen sollten der Beginn der laufenden Kommunikation mit dem Personal sein, die über den gesamten Berichtsprozess das Verständnis und die Beteiligung im gesamten Unternehmen sicherstellen soll. Der Nachhaltigkeitsbericht ist für uns eine gute Gelegenheit, um unsere Leistungen für Umwelt und Gesellschaft mit internationalen Praktiken zu vergleichen und Bereiche zu ermitteln, die bisher noch in unsere Nachhaltigkeitsstrategie einbezogen sind. - Carlos Marin Morales, Geschäftsführer, Alltournative SA de CV, Mexiko (Tourismussektor)

12 12 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 2. Verbinden: Beiträge von wichtigen Stakeholdern einholen Hauptziel in dieser Phase ist, die wichtigsten Stakeholder Ihres Unternehmens zu ermitteln und diese einzubinden. Dieser Prozess nennt sich Einbindung von Stakeholdern. Er ist wichtig, denn bei der Entscheidung über die Inhalte Ihres Berichts werden Sie berücksichtigen müssen, welche Punkte Ihrer Geschäftstätigkeit für diese Gruppen und Personen am bedeutendsten sind. Das sollten Sie wissen! In den GRI-Leitlinien sind Stakeholder als juristische oder natürliche Personen definiert, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie in beträchtlichem Maße von Aktivitäten, Produkten und Dienstleistungen der Organisation betroffen sind und von deren Handlungen durchaus eine Beeinflussung der Organisation in Bezug auf die erfolgreiche Umsetzung von Strategien und die Erreichung von Zielvorgaben zu erwarten ist. (G4 Umsetzungsanleitung, S. 9) Checkliste Die nachfolgende Checkliste enthält die für Ihr Unternehmen in dieser Phase wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen: men und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen sprechen wird. Mithilfe der Liste potenziell relevanter Themen, die Ihr Unternehmen in der Phase Vorbereiten erstellt hat, können Sie Ihre Entscheidungen über wichtige Stakeholder anzeigen. Beraten Sie darüber, wie Ihr Unternehmen mit Ihren wichtigen Stakeholdern kommunizieren soll. Zwei wesentliche Faktoren sind bei der Vorbereitung der Einbindung von Stakeholdern zu beachten: das Befragungsziel (Was wird gefragt) und das Befragungs-format (Wie wird gefragt). Mithilfe der Liste potenziell relevanter Themen, die Ihr Unternehmen in der Phase Vorbereiten erstellt hat, können Sie Ihre Entscheidungen, was Sie die Stakeholder fragen möchten, anzeigen. Die Befragungen können in Gruppen oder einzeln erfolgen. Die Befragungen können persönlich oder aus der Ferne durchgeführt werden. Die Form der Einbindung von Stakeholdern ist von dem Befragungs-ziel, der Art der Stakeholder, der Art Ihres Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen abhängig. Zu Beginn empfiehlt es sich, das Prinzip der Einbeziehung von Stakeholdern zu verstehen. 6 Lesen Sie die Umsetzungsanleitung (S. 9-10), um die Definition der GRI des Begriffs Stakeholder sowie die Anleitung der GRI zur Anwendung dieses Prinzips zu verstehen. Ermitteln Sie wichtige Stakeholder, mit denen Ihr Unternehmen über die vorrangigen Nachhaltigkeitsthe- Als Ergebnis der Einbindung von Stakeholdern erhalten Sie eine Liste mit Nachhaltigkeitsthemen, die Ihre Stakeholder als wichtig erachten. Das Nachhaltigkeitsberichtteam analysiert diese Liste und präsentiert den Hauptentscheidungsträgern die Themen, die in den Bericht aufgenommen werden sollen. Als ein Unternehmen, das Nachhaltigkeitsservices anbietet, müssen wir unsere Werte auch leben und als gutes Beispiel in Sachen Nachhaltigkeit vorangehen. Mit dem Nachhaltigkeitsbericht kann das Unternehmen die Folgen und Implikationen der Bemühungen um mehr Nachhaltigkeit verstehen. - Nick Rockey, Geschäftsführer, Trialogue, Südafrika (CSR-Beratungsleistungen) 6) Die Einbeziehung von Stakeholdern ist einer der Grundsätze zur Festlegung der Berichtsinhalte.

13 13 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 3. Definieren: Entscheiden, welche Inhalte in den Bericht sollen Hauptziel ist in dieser Phase die Definition der wesentlichen Aspekte (was von Bedeutung ist) sowie die Abgrenzungen (wo es von Bedeutung ist) für den Bericht Ihres Unternehmens. Das bedeutet: Themen, die für das Erreichen Ihrer Nachhaltigkeitsziele wirklich wichtig sind, zu definieren, auf den Informationsbedarf Ihrer Stakeholder zu reagieren und mit Ihren Auswirkungen auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft umzugehen. Diese Themen stehen in direktem Zusammenhang mit Ihren zentralen Unternehmensstrategien. Auf diese Weise stellt G4 das Konzept der Wesentlichkeit in den Mittelpunkt der Nachhaltigkeitsberichterstattung. und die Betonung in einem Bericht sollte die relative Bedeutung dieser wesentlichen Aspekte widerspiegeln. (G4 Umsetzungsanleitung, S. 11). Die G4-Leitlinien beschreiben einen Prozess in vier Schritten (Ermittlung, Priorisierung, Validierung und Überprüfung), der Ihnen bei der Entscheidung über die wesentlichen Aspekte und Grenzen Ihres Unternehmens behilflich ist. Jeder Schritt umfasst bestimmte Elemente zur Definition, was von Bedeutung ist und wo es von Bedeutung ist. Er wendet bestimmte GRI-Grundsätze zur Festlegung der Berichtsinhalte an. Die folgenden Begriffe aus dem Abschnitt oben sind für das Verständnis des GRI-Prozesses bei der Entscheidung über die Inhalte Ihres Berichts von großer Bedeutung. Sehen wir uns daher an, wie diese in den G4-Leitlinien definiert werden. Aspekt bezieht sich in den Leitlinien auf die Liste der Themen, die von den Leitlinien abgedeckt werden (siehe G4 Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben, Tabelle 5, S. 44). Wesentliche Aspekte sind solche, die die wichtigen wirtschaftlichen, ökologischen und gesellschaftlichen Auswirkungen der Organisation widerspiegeln oder die Beurteilungen und Entscheidungen der Stakeholder maßgeblich beeinflussen (G4 Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben, S. 95). Grenzen ( Abgrenzung der Aspekte ) bezieht sich auf die Erläuterung des Auftretens von Auswirkungen für jeden einzelnen wesentlichen Aspekt. Ihr Unternehmen sollte daher die Auswirkungen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens berücksichtigen. Grenzen variieren je nach Aspekt, der in den Bericht Ihres Unternehmens aufgenommen wird (G4 Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben, S. 94). Wesentlichkeit wird in G4 folgendermaßen erläutert: Organisationen sind mit einer großen Bandbreite möglicher Themen für die Berichterstattung konfrontiert. Relevante Themen sind solche, die für die Darstellung wirtschaftlicher, ökologischer und gesellschaftlicher Auswirkungen der Organisation als wichtig einzustufen sind oder möglicherweise Einfluss auf Entscheidungen von Stakeholdern haben und deshalb eine Aufnahme in den Bericht begründen könnten. Wesentlichkeit ist die Schwelle, ab der Aspekte wichtig genug sind, um in den Bericht aufgenommen zu werden. Jenseits dieser Schwelle sind nicht alle wesentlichen Aspekte gleichermaßen wichtig Das sollten Sie wissen! Das Modell für den GRI-Prozess in vier Schritten finden Sie in den G4 Berichterstattungsgrundsätzen und Standardangaben, S. 91. Detaillierte Erläuterung finden Sie in der G4 Umsetzungsanleitung, S Dieser Prozess ist eine von der GRI empfohlene Leitlinie, er stellt aber keine Verpflichtung dar, um einen Bericht In Übereinstimmung mit G4 zu verfassen. Dennoch sind Unternehmen verpflichtet, die Grundsätze zur Bestimmung der Berichtsinhalte anzuwenden und zu erläutern, wie sie diese angewendet haben, um den Berichtsinhalt festzulegen. Checkliste Die nachfolgende Checkliste enthält die für Ihr Unternehmen in dieser Phase wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen: Ermittlung: Ermitteln Sie eine große Bandbreite an relevanten Nachhaltigkeitsthemen. Verwenden Sie dazu die Berichterstattungsgrundsätze für die Einbeziehung von Stakeholdern und den Nachhaltigkeitskontext. 7 Ihr Nachhaltigkeitsberichtteam wird für jedes als relevant erachtete Thema die entsprechenden Auswirkungen und den Ort ihres Auftretens bewerten müssen. Diese Auswirkungen können in Ihrem Unternehmen, oder in Organisationen, mit denen Sie in Beziehung stehen, auftreten (z. B. Lieferanten, Vertreiber). Möglicherweise wirkt sich ein und dasselbe Thema innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens aus (z. B. Emissionen). 8 Priorisierung: Grenzen Sie die Liste relevanter Themen aus dem vorherigen Schritt auf die wichtigsten Themen ( wesentliche Aspekte ) und wo die Auswirkungen hauptsächlich auftreten ( Grenzen ) ein. Die Berichterstattungsgrundsätze für die Einbeziehung von Stakeholdern und die Wesentlichkeit kommen in diesem Schritt zum Tragen. 9 Das Nachhaltigkeits- 7) Es handelt sich um zwei der Berichterstattungsgrundsätze zur Festlegung der Berichtsinhalte. Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S ) Eine Erläuterung dieses Schritts finden S in der G4 Umsetzungsanleitung auf S ) Es handelt sich um zwei der Berichterstattungsgrundsätze zur Festlegung der Berichtsinhalte. Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S und

14 14 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Tipps für den Schritt Ermittlung Ihr Unternehmen könnte mit der Einbindung von Stakeholdern beginnen, indem es den Stakeholdern eine Liste mit den Aspekten der G4 der GRI übermittelt. Eine Übersicht finden Sie in Tabelle 1 auf S. 9 der G4 Berichterstattungsgrundsätze und Standardangaben. Ihr Unternehmen sollte prüfen, ob die GRI einen Branchenleitfaden für Ihre Branche entwickelt hat. Wenn ja, finden Sie in GRI Branchenbezogene Angaben weitere relevante Themen. Nehmen Sie alle weiteren Themen auf, die für Ihr Unternehmen von spezifischer Bedeutung sind. An diesem Punkt sollten Sie auf Ihre anfängliche Liste potenzieller Nachhaltigkeitsthemen zurückgreifen (die Sie in der Phase Vorbereiten erstellt haben). Auf diese Weise werden alle für Ihr Unternehmen relevanten Themen berücksichtigt. Ihr Unternehmen sollte die Einbindung von Stakeholdern planen, um möglichst viele Themen abdecken zu können. Das heißt, eine möglichst breite Palette an Stakeholdern einzubinden und um Rückmeldung zu einer großen Auswahl möglicher Themen zu bitten. Nutzen Sie geeignete Kommunikationsformen (z. B. Umfragen oder Fragebögen). berichtteam hat während der Priorisierung u. a. folgende Aufgaben: Für jeden Aspekt die Bedeutung für a.) die Stakeholderbewertungen und -entscheidungen und b.) die Auswirkungen Ihres Unternehmens auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft 10 analysieren. Dieser Aspekt kann als wesentlich angesehen werden, da er aus einer dieser Perspektiven bedeutend genug ist. Definieren Sie die Gründe ( Kriterien ) dafür, warum ein Aspekt wesentlich ist. 11 Entscheiden Sie, wie viele Informationen für jeden wesentlichen Aspekt offenzulegen sind ( Tragweite ). Generell sollten Aspekte mit höherer Berichtspriorität auch eine größere Tragweite haben. 12 Bereiten Sie Empfehlungen mit folgenden Inhalten für die höchsten Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen vor: Liste mit Empfehlungen wesentlicher Aspekte und Grenzen für jeden dieser Aspekte. Die für diese Liste verwendeten Kriterien. Vorschläge für die Menge an Informationen, die für jeden wesentlichen Aspekt offengelegt werden sollte. Dies beinhaltet die Angaben zum Managementansatz (DMA) mit den diesbezüglichen Indikatoren, über die Ihr Unternehmen für jeden wesentlichen Aspekt berichtet. Weiter unten folgt eine Erläuterung der Begriffe DMA und Indikatoren. Für die zentrale In Übereinstimmung -Option müssen Sie über mindestens einen Indikator pro wesentlichem Aspekt sowie DMA berichten. Das sollten Sie wissen! Angaben zum Managementansatz (DMA) ermöglichen Ihrem Unternehmen, zu erläutern, wie Sie mit den wesentlichen wirtschaftlichen, ökologischen oder gesellschaftlichen Auswirkungen (Aspekten) umgehen. Die DMA hat drei Schwerpunkte: Beschreibung, warum ein Aspekt wesentlich ist, wie mit seinen Auswirkungen umgegangen wird und wie der Ansatz zum Umgang mit diesem Aspekt beurteilt wird. In der G4 Umsetzungsanleitung finden Sie Hinweise dazu, wie sie über die DMA berichten (S ). Indikatoren ermöglichen die Bereitstellung vergleichbarer Informationen über Ihre wirtschaftlichen, ökologischen und 10) Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S ) In der G4 Umsetzungsanleitung, finden Sie in Abb. 6 (S. 38) eine visuelle Darstellung der Priorisierung der Aspekte. 12) Siehe Erläuterung in der G4 Umsetzungsanleitung, S. 38.

15 15 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Tipps für den Schritt Priorisierung Im Rahmen der Priorisierung ist es evtl. nötig, Fragen aus dem im Schritt Ermittlung erhaltenen Feedback zu klären. So könnte es sein, dass sich das Nachhaltigkeitsberichtteam an den einen oder anderen Stakeholder wendet, um weitere Informationen von ihm zu erhalten. Dabei können höchst interaktive Kommunikationsformen wie Einzelgespräche oder (Fokus-) Gruppentreffen zum Einsatz kommen. Die im Rahmen des Wesentlichkeitsgrundsatzes durchgeführten Tests sind eine exzellente Basis für die während der Priorisierungsphase erforderlichen Diskussionen und Entscheidungen. gesellschaftlichen Auswirkungen und Leistungen. G4 enthält Indikatoren für eine große Bandbreite an Nachhaltigkeitsthemen. Beispiele dafür sind Wasserverbrauch, Gesundheit und Sicherheit, Menschenrechte oder die Auswirkung eines Unternehmens auf lokale Gemeinschaften. In der G4 Umsetzungsanleitung finden Sie Hinweise dazu, wie Sie über jeden G4-Indikator berichten (S ). Der größte Vorteil bestand für uns in der Integration eines kontinuierlichen Bewertungsprozesses, der das alltägliche Management verbessert. - Tònia Florit, Geschäftsführerin, Caritas Diocesana de Menorca, Spanien (Gemeinnütziger Sektor) Validierung: Nun haben die höchsten Entscheidungsträger Ihres Unternehmens anhand der Empfehlungen des Nachhaltigkeitsberichtteams eine abschließende Entscheidung zu treffen. Bei den Diskussionen sollten das Vollständigkeitsprinzip und die entsprechenden Tests berücksichtigt werden. 13 Lesen Sie die Erläuterung zu diesem Schritt in der G4 Umsetzungsanleitung (S ). Sie sind nun am Ende der Definitionsphase angelangt. An diesem Punkt sollten Sie alle Standardangaben zu den ermittelten wesentlichen Aspekten und Grenzen sowie zur Einbindung von Stakeholdern machen können ) Es handelt sich um einen Berichterstattungsgrundsatz zur Festlegung der Berichtsinhalte. Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S ) Standardangaben für ermittelte wesentliche Aspekte und Grenzen sind G4-17 bis G4-23, für die Einbindung von Stakeholdern G4-24 bis G4-27.

16 16 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 4. Überwachen: Erstellen Ihres Berichts Das Hauptziel dieser Phase besteht darin, die Informationen zu sammeln und zu analysieren, die Ihr Unternehmen für die Inhalte des Nachhaltigkeitsberichts sowie die Verwaltung der Nachhaltigkeitsleistung benötigt. Ihr Nachhaltigkeitsbericht ist nicht nur ein Kommunikationsmittel, sondern auch ein Mittel zur Veränderung. Sobald Sie ein Problem messen können, können Sie es auch angehen, und sobald sie etwas angehen können, können Sie es verändern. Das sollten Sie wissen! Ein Bericht, der Risiken benennt und die Herausforderungen des Unternehmens sowie die zu deren Bewältigung nötigen Schritte beschreibt, steht in vollkommenem Einklang mit den G4-Zielen. Damit unterstützen Sie die für Ihr Unternehmen und seine Stakeholder wichtigsten Änderungen. Checkliste Die nachfolgende Checkliste enthält die für Ihr Unternehmen in dieser Phase wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen: Gibt es bei Ihnen interne Systeme zum Sammeln der nötigen Informationen oder lassen diese sich rechtzeitig für eine ordnungsgemäße Überwachung und Berichterstattung einrichten? Falls Sie erhebliche Auswirkungen auf wesentliche Aspekte in Einheiten außerhalb Ihres Unternehmens ermittelt haben, sollten Sie sich fragen, wie Sie die Informationen dazu erhalten. Wenden Sie bei Entscheidungen für geeignete Datenerfassungssysteme und -verfahren die Grundsätze zur Bestimmung der Berichterstattungsqualität an. 15 Es gibt zahlreiche Programme und Methoden zur Datensammlung, angefangen bei Word-Dokumenten und Excel-Tabellen bis zu komplexer Software. 16 Beachten Sie bei der Auswahl nicht nur die direkten Kosten neuer Programme, sondern auch die für die Personalschulung und effiziente Programmnutzung benötigte Zeit. Möglicherweise ermittelt Ihr Unternehmen wesentliche Aspekte oder andere Themen, für die es kein Überwachungssystem oder keine Richtlinie gibt. Entscheiden Sie in diesem Fall, welche Informationen nicht weitergegeben werden dürfen und erläutern Sie dies in dem Bericht. G4 gestattet in Ausnahmefällen Gründe für Auslassungen. Diese werden in den Berichterstattungsgrundsätzen und Standardangaben erläutert (S. 13). Entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen einen Bericht über SMART -Ziele 17 veröffentlichen wird, und wie diese Ziele lauten. Dabei kann es um die Leistung Ihres Unternehmens hinsichtlich der wesentlichen Aspekte gehen. Ein Ziel kann auch sein, Verfahren und Systeme zu verbessern (oder neue einzuführen). SMART-Ziele sind wichtig, um während des Berichtsprozesses eine Vorstellung von den nächsten Schritten zu erhalten. Entwickeln Sie Verfahren, mit denen Ihr Unternehmen Fortschritte bei den wesentlichen Aspekten zuverlässig überprüfen und feststellen kann, wie effektiv Ihre Überwachungssysteme sind. Die Eckdaten für die Nachhaltigkeitsberichterstattung sind sehr nützlich. Unser Betrieb ist weit von dem Ziel wahrer Nachhaltigkeit entfernt, doch durch systematische Datensammlung und -analyse, die Bereitstellung der vorhandenen Daten für die betreffenden Mitarbeiter, insbesondere aus der mittleren Führungsebene, erhalten diese ein umfassendes Verständnis für die betrieblichen Abläufe in unserer Fabrik. - Hugo Liu, Assistent des Geschäftsführers, Shunde Hengfa, China (Bekleidung und Schuhe) 15) Die Berichterstattungsgrundsätze Vergleichbarkeit, Verlässlichkeit und Genauigkeit sind vor allem beim Zugriff auf Datenerfassungssysteme und -verfahren relevant (Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S ). 16) Auf der Website der GRI finden Sie eine Liste mit Software, die von der GRI zertifiziert wurde: 17) SMART steht für Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time Bound (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich genau festgelegt).

17 17 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU 5. Berichten: Prüfen und kommunizieren Hauptziel in dieser Phase ist die Fertigstellung des Nachhaltigkeitsberichts, der anschließend veröffentlicht wird. Checkliste Die nachfolgende Checkliste enthält die für Ihr Unternehmen in dieser Phase wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen: Stellen Sie für jeden Datenpunkt sicher, dass die erforderlichen G4-Standardangaben gemacht werden. Ihr Bericht sollte sowohl eine komplette Übersicht geben als auch präzise Aussagen enthalten. Vereinbaren Sie klare Fristen für das Feedback und die abschließende Freigabe. Erstellen Sie mithilfe des auf der GRI-Website vorhandenen GRI-Inhaltsindexes ein Inhaltsverzeichnis. Jede In Übereinstimmung -Option erhält ein eigenes Inhaltsverzeichnis. Diese werden in den Berichterstattungsgrundsätzen und Standardangaben erläutert (Kern - S , Umfassend - S ). Hat Ihr Unternehmen beschlossen, den Bericht extern prüfen zu lassen? 18 Stellen Sie, wenn ja, sicher, welche Standardangaben extern geprüft wurden (und welche nicht) und nennen Sie diese in der Spalte externe Prüfung im Inhaltsverzeichnis. 19 Stellen Sie außerdem sicher, dass alle für G4-33 (Standardangaben über die Prüfung) erforderlichen Informationen vorliegen (G4-33). Entscheiden Sie, wie der Bericht präsentiert wird. Dazu gehört die Präsentation des gesamten Berichts sowie die Präsentation spezifischer Informationen aus dem Bericht für bestimmte Stakeholder-Gruppen. Dazu müssen Sie genau wissen, wer Ihre Leser sind, an welchen Informationen diese jeweils interessiert sind und ob der Bericht (oder Teile davon) für bestimmte Stakeholder-Gruppen zu übersetzen ist. Die GRI kann auf Anfrage den Bericht prüfen, wenn Ihnen die finale Fassung vorliegt. Momentan bietet die GRI unter der Bezeichnung Materiality Matters (Auf das Wesentliche kommt es an) einen Prüfdienst für Berichte nach G4. Bei der Prüfung Tipps zur Zusammenstellung von Informationen und zum Verfassen Ihres Berichts: Der Leitfaden der G4 Umsetzungsanleitung erleichtert es Ihnen festzustellen, ob Sie die für jede Standardangabe erforderlichen Informationen in dem Bericht eingebunden haben. Dies gilt sowohl für Allgemeine Standardangaben (S ) als auch für Spezifische Standardangaben (S ). Prüfen Sie anhand der in jedem Grundsatz genannten Tests, ob Sie die G4-Berichterstattungsgrundsätze angewendet haben. Die Berichterstattungsgrundsätze Klarheit, Aktualität und Ausgewogenheit sind vor allem beim Schreiben des Berichts relevant (Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S ). In der Online-Datenbank der GRI für Nachhaltigkeitsangaben finden Sie eine Sammlung von Berichten, die Sie heranziehen können, um zu sehen, wie andere Organisationen mit bestimmten Standardangaben verfahren sind. Antworten auf technische Fragen zur Berichterstattung mit G4 finden Sie in der Rubrik G4 FAQ auf der Website der GRI. Alternativ können Sie auch eine an guidelines@globalreporting.org senden. Das Nachhaltigkeitsberichtteam sollte sich unbedingt genügend Zeit lassen, um das Layout und die Präsentation der Berichtsinhalte, die Auswahl der Abbildungen sowie die Hauptthemen und den Stil des Textes zu besprechen. Höchstwahrscheinlich gibt es unterschiedliche Vorstellungen dazu, daher sollte bereits am Anfang des Schreibprozesses Einigung darüber erzielt werden. 18) in der G4 Umsetzungsanleitung finden Sie auf S. 51 eine Erläuterung der GRI zur Verwendung des Begriffs externe Prüfung. 19) Anmerkung: Auch wenn Ihr Unternehmen seinen Bericht nicht extern hat prüfen lassen, sollten Sie die Spalte externe Prüfung ausfüllen. Geben Sie in diesem Fall bei jeder Standardangabe Nein ein.

18 18 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU geht es hauptsächlich um die Allgemeinen Standardangaben G4-17 bis G4-27. Außerdem wird geprüft, ob diese in der finalen Fassung des Berichts klar platziert sind. 20 Nun kann Ihr Unternehmen den Bericht veröffentlichen. Dies kann auf der Website Ihres Unternehmens, als gedruckte Publikation sowie als Mitteilung an alle an dem Prozess beteiligten Stakeholder erfolgen. GRI bietet Ihrem Unternehmen an, den Bericht kostenlos bei der GRI registrieren zu lassen. Er erscheint dann in der Online-Datenbank der GRI für Nachhaltigkeitsangaben. Die GRI kann auf diese Weise Nachhaltigkeitsberichte auf der ganzen Welt präsentieren und Ihrem Bericht eine Öffentlichkeit verschaffen. Möglich ist das über die Website der GRI. Organisieren Sie eine offizielle Präsentation und Feier zur Veröffentlichung, um der harten Arbeit der an dem Berichtsprozess Beteiligten Anerkennung zu zollen. Sammeln Sie externes und internes Feedback zu den im Laufe des Prozesses gemachten Erfahrungen. Dies ist bereits der erste Schritt zur Vorbereitung des nächsten Berichtszeitraums. An diesem Punkt kommen wir zurück zu Schritt 4: Überprüfung der Schritte zur Festlegung der wesentlichen Aspekte und Grenzen. 21 Der Nutzen des Berichtsprozesses lag nicht nur in der Veröffentlichung des Berichts selbst, sondern vielmehr in den vielen Lektionen, die wir bei der Zusammenstellung der Informationen gelernt haben. Uns ist in erster Linie klar geworden, dass wir tatsächlich über Daten, Statistiken und Ideen verfügen, die unser positives unternehmerisches Selbstbild bestätigen, uns aber auch aufzeigen können, wie wir uns in Zukunft weiter verbessern können. Obwohl dieser Prozess zeitaufwändig war, hat er uns doch viel gelehrt und war äußerst lohnend. - William Hughes, Geschäftsführer, Impahla Clothing, Südafrika (Bekleidung und Schuhe) Tipps: Abschließende Checkliste für Ihren G4-Bericht Überprüfen Sie, ob folgende Angaben in Ihrem G4-Bericht enthalten sind: Informationen über die für ihr Unternehmen passende, ausgewählte In Übereinstimmung -Option und die Erfüllung der Anforderung. Erläutern Sie, wie Sie anhand der Auswirkungen und der Erwartungen Ihrer Stakeholder die wesentlichen Aspekte Ihres Unternehmens festgelegt haben. Geben Sie an, wo Auswirkungen auftreten (Grenzen). Beschreiben Sie die Methode Ihres Unternehmens für den Umgang mit den wesentlichen Aspekten (DMA). Geben Sie gemäß der ausgewählten In Übereinstimmung -Option die Indikatoren für jeden wesentlichen Aspekt an. Mithilfe des GRI-Inhaltsverzeichnisses können Ihre Stakeholder relevante Inhalte finden. 20) Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Website der GRI, oder schreiben Sie an reportservices@globalreporting.org. 21) Siehe G4 Umsetzungsanleitung, S. 39.

19 19 BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT? Nachhaltigkeitsberichte für KMU Abschließend... Weiterführende Literatur und Quellen Ziel dieser Broschüre war es, eine einfache Einführung in die Nachhaltigkeitsberichterstattung unter Verwendung der GRI G4-Leitlinien zu bieten. Ihr Unternehmen kann damit erste Schritte auf dem Weg zur Nachhaltigkeitsberichterstattung gehen. Dies erfolgte durch: Argumente für die Nachhaltigkeit für KMU. Vorstellung fünf einfacher Schritte zur Vorbereitung eines Nachhaltigkeitsberichts mithilfe der G4-Leitlinien. Angesichts dessen ist die GRI überzeugt, dass Ihr Unternehmen jetzt BEREIT FÜR DEN NACHHALTIGKEITSBERICHT! ist. Die GRI stellt auf ihrer Website eine Vielzahl kostenloser Materialien zur Verfügung, die Ihnen die ersten Schritte auf dem Weg zum eigenen Nachhaltigkeitsbericht erleichtern. G4 Leitlinien Übersetzung von G4 in verschiedene Sprachen G4 Branchenbezogene Angaben G4 Online Häufig gestellte Fragen über G4 Links zu Dokumenten: G4 und andere wichtige globale Rahmenwerke G4 Inhaltsindex-Tool Schulungs- und Forschungsliteratur GRI-Partner für zertifizierte Kurse GRI-zertifizierte Software und Tools Danksagungen Die Global Reporting Initiative (GRI) bedankt sich bei dem Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO), dessen finanzielle Unterstützung diese Broschüre ermöglicht hat. Die GRI bedankt sich bei den folgenden Personen für ihre wertvollen Beiträge während der Ausarbeitung dieser Publikation: Ai Nguyen, Jia Hsin Co. Seakle Godschalk, ESS Von der GRI Alyson Slater, Andrea Pradilla, Anne Beutling, Bastian Buck, Bianca Podeanu, Brian Jones, Christine Koblun, Douglas Kativu, Elena Perez, Elina Sviklina, Juliette Gaussem, Katja Kriege, Laura Espinach, Mara Grosso, Rania Dalalaki, Shivani Rajpal, Stefan Petrutiu, Tom Perryman. Die Übersetzung und Gestaltung der deutschen Fassung dieser Broschüre erfolgte mit freundlicher Unterstützung durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS).

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