Firmenauto - Richtlinien der BMW Gruppe (USA) Infonet und Corporate Communication

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1 Konzern Regelwerk Gültig ab: Veröffentlichung per: Ersetzt: Firmenauto - Richtlinien der BMW Gruppe (USA) Infonet und Corporate Communication BMW Group Vehicle Policy (US), BMW Financial Services, BMW Manufacturing, dated February 2, 2015 Verantwortlich: Stefan Christmann, B2-US-V-83 Geprüft: Wesley Neal, B2-US-F-74 Genehmigt: Stefan Walmrath, B2-US-F

2 Firmenauto-Richtlinien der BMW Gruppe (USA) für BMW of North America (BMW NA), BMW Financial Services (BMW FS), und BMW Manufacturing Company (BMW MC). Inhaltsverzeichnis Contents 1. Vorwort Umfang Verantwortung / Pflicht des Mitarbeiters Allgemeine Pflichten Führerscheinüberprüfung und Tauglichkeit Der/die einzelne Mitarbeiter/in / Motorrad Fahrzeugaufträge Austausch von Firmenwagen innerhalb des Personals Gruppenzuweisung Zuweisung an Führungskräfte/Fürsprecher Zuweisung von Firmenautos nach Arbeitsanforderung Lease Wagen / Lease Wagen für alle Mitarbeiter Verwaltung Aufsicht/Steuern Verwaltung von Firmenautos Wartung Änderungen an Firmenautos sind verboten Verwendung von BMW Firmenautos Vorübergehende Zuweisung von Firmenautos Verwendung von Firmenautos Arbeitsplatzbedingte Dienstfahrzeuge, Lease Wagen und Lease Wagen 1&2 für alle Mitarbeiter (einschließlich Rentner-Lease Programm) Lease Wagen Programm für alle Mitarbeiter 1& Berechtigung... 9 Benutzungszeit Ausstieg aus dem Lease Wagen Programm 1& Forcierte Fahrzeugaufrüstung Lease Programm für Rentner Austausch von Firmenwagen Fahrzeugrückgabe Rauchen in Firmenautos Vorschriften bezüglich Handy oder anderen handgehaltenen elektronischen Geräte Versicherung Versicherungsdeckung Versicherung von Mietautos bei Geschäftsreisen Zusatzversicherung für Familienangehörige Personensachschaden Unfälle/Schaden an Firmenautos Berichterstattung Schaden an Firmenautos Schaden an Firmenautos (ohne Unfall) Rückrufaktionen für Wartung und Service

3 14. Unterlassung von Berichterstattung oder den Verstößen Genüge leisten Vorladung wegen Fahren unter Drogen- oder Alkoholeinfluss (DUI) Standardarbeitsanweisungen Führerscheinentzug oder abgelaufener Führerschein Transport illegaler Waffen oder Drogen Maßnahmen an der kanadischen Grenze Nichteinhaltung der Firmenrichtlinie FUHRPARK-RICHTLINIE Berechtigung Berechtigung Fleet Steering Group [Flottensteuergruppe] Fleet Request Process [Flottenanforderungsverfahren] Executive Vice President - Finance Fahrzeug-Prüfkomitee National Vehicle Administration National/Regional Distribution oder Facility Vehicle Administrator Department Fleets/Event Fleets - Auto und Motorrad Dokumentation Department Fleet Inventory/Wartung Corporate Communications & Product Placement Vehicle Pool DTM Nummernschilder / D2WV Nummernschilder Ohio (Händlerkennzeichen) Leihwagen Vereinbarungen - Auto und Motorrad Verwendung von Pool Fahrzeugen Benutzung von Vorserien- und Versuchsfahrzeugen Durchsetzung der Richtlinie Anlage 1 22 Pool Fahrzeuge / Auto und Motorrad Region/Extern NACHTRAG BMW MC zu 3.1 Allgemeine Pflichten NACHTRAG BMW MC zu 5.4 Änderungen an Firmenautos sind verboten NACHTRAG BMW MC zu 12.2 Schaden an Firmenautos NACHTRAG BMW NA zu 8.1 Arbeitsplatzbedingte, geleaste und Lease Wagen für alle Mitarbeiter NACHTRAG BMW FS Mitarbeitern zu 14.3 Transport illegaler Waffen oder Drogen BMW NA BMW Group Policy Fine Schedule

4 Fahrzeug-Richtlinien der BMW Gruppe (USA) 1. Vorwort Es ist der Wunsch der Gruppe, dass ihre Mitarbeiter stolz auf ihre Vertrautheit mit den Firmenprodukten sind. Bei der Verwendung von Firmenautos wird erwartet, dass diese Mitarbeiter als Beispiel voran gehen und das Firmenimage der Öffentlichkeit gegenüber fördern und das Firmeneigentum schützen. Durch das Betreiben des Firmenprodukts entwickelt der/die Mitarbeiter/in ein besseres Verständnis und eine Wertschätzung der Qualität der von BMW vertriebenen Fahrzeuge. Jede/r Mitarbeiter/in ist verpflichtet, das Fahrzeug durch Befolgung des Serviceplans in gutem Zustand zu erhalten, es so zu fahren, dass die Möglichkeit, Schäden zu verursachen, reduziert wird, und Schäden nach Absprache mit der Fahrzeugverwaltung und Schadensbearbeitungsabteilung schnellstmöglich zu reparieren. Firmenautos der BMW Gruppe sind Eigentum der BMW of North America, LLC. Daher hat BMW NA das Recht, falls notwendig, Besitz des Fahrzeugs zu erlangen. Entgegennahme eines BMW Fahrzeugs setzt das Verständnis voraus, dass Ihr Fahrzeug eine Vergünstigung bedeutet und ein wichtiger Bestandteil der BMW Gruppe darstellt. Jede/r Mitarbeiter/in ist verpflichtet, das Fahrzeug durch Befolgung des Serviceplans in gutem Zustand zu erhalten, es so zu fahren, dass die Möglichkeit, Schäden zu verursachen, reduziert wird, und Schäden nach Absprache mit der Fahrzeugverwaltung und Schadensbearbeitungsabteilung schnellstmöglich zu reparieren. Jede/r sich am Fahrzeugprogramm teilnehmende Mitarbeiter/in hat das Fahrzeug von innen und außen stets sauber zu halten. Unsachgemäße Wartung und Sauberkeit spiegeln sich nachträglich auf BMW nieder, erhöhen die Kosten des Fahrzeugs, setzen BMW potentiellem Rechtsstreit aus, reduzieren den Verkaufspreis und deuten auf Leistungsschwäche im Fahrzeugprogramm hin. Das Fahrzeug muss gemäß den Wartungsanzeigern, der Betriebsanleitung und den Garantiebestimmungen des von Ihnen betriebenen Fahrzeugs oder den von Ihnen eröffneten Kampagnen gewartet werden. Die Absicht der BMW Gruppe besteht darin, dass der nach Firmenposition und allen Mitarbeitern zugewiesene Lease Wagen zur Benutzung des/der Mitarbeiters/in gedacht ist. Die Verwendung durch andere bevollmächtigte Mitarbeiter sollte als gelegentlich zur Dienlichkeit des/der Mitarbeiters/in betrachtet werden und nicht für ständig. In solchen Fällen wo ein/e Mitarbeiter/in zum Fahren von mehr als einem Firmenauto berechtigt ist, wird das Verwenden des Autos durch eine andere berechtigte Person erlaubt. Diese Richtlinie wird in Verbindung mit allen anderen Gruppenrichtlinien und Dienstanweisungen forciert. Verletzungen von Vorschriften aus dieser Richtlinie führen zur Auferlegung einer Strafe bis zu und einschließlich der permanenten Aufhebung des BMW Fahrzeugprogramms und/oder Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Die Auslegung und Anwendung dieser Richtlinie unterliegt der Fahrzeug-Prüfgruppe. Die Richtlinie beinhaltet die im Abschnitt 3 aufgeführten individuellem Verpflichtungen und Verantwortungen des/der Mitarbeiters/in sowie die Besonderheiten aus den Richtlinien zu den Firmenwagen der BMW Gruppe, auf die speziell Bezug genommen wird. Der Zweck dieser Richtlinie liegt darin, die Verantwortlichkeiten und Dienstanweisungen für die Zuweisung, Verwaltung und Benutzung sowie den Verkauf von Firmenautos festzulegen. Diese Richtlinie ist freibleibend. Bei Bedarf werden Änderungshinweise an Mitarbeiter und anderen Nutzern per BMW NA VA Portal, FS Intranet, MC Intranet oder Post zugestellt. 2. Umfang Diese Richtlinie findet auf Firmenautos, Motorräder und MINIs Anwendung, die BMW of North America LLC gehören. 3. Verantwortung / Pflicht des Mitarbeiters 3.1 Allgemeine Pflichten Jede Person, der ein Firmenauto zugewiesen wurde ist für die Einhaltung der Firmenrichtlinien verantwortlich. Nichteinhaltung der Richtlinien wird von dem Fahrzeug-Prüfkomitee behandelt. Die Firmenrichtlinien können am Infonet unter dem Fahrzeug-Verwaltungsportal oder auf dem FS Intranet oder MC Intranet eingesehen werden. 4

5 Benutzer von Firmenautos sind für die Sauberkeit und sachgemäße Wartung des ihnen zugewiesenen Autos verantwortlich. Jegliche Wartungsarbeiten, die im Service- und Garantiebuch aufgeführt sind, müssen eingehalten werden. Benutzer von Firmenautos müssen: (1) einen gültigen Führerschein besitzen, der im Staat des Wohnsitzes ausgestellt worden ist und über einen guten Fahrnachweis verfügen, um diese Autos in den Vereinigten Staaten zu fahren, a. Nach Vertragsstart eines Mitarbeiters der BMW Group in den USA, ist der internationale Führerschein für 30 Tage anerkannt. (2) Erfahrung in der Bedienung des zu fahrenden Autos haben, und (3) jegliche Gesetze und Vorschriften einhalten, die sich auf den Betrieb des Fahrzeugs beziehen, einschließlich der Verwendung von Sicherheitsgurten für Fahrer und Passagiere im Firmenauto. Der Fahrer des Firmenwagens ist für die sofortige Zahlung von Strafen oder Bußgeldern verantwortlich, die für Fahrdelikte auferlegt werden. Unbezahlte Geldstrafen und/oder Bußgelder führen dazu, dass der/die Mitarbeiter/in keinen Anspruch mehr auf die Fortführung des Firmenwagenprogramms hat. Die Verwendung von Freisprechanlagen ist notwendig für das Fahren eines Firmenautos. Die Benutzung von Handys ohne Freisprechanlage oder handgehaltene elektronische Geräte ist in allen Firmenautos verboten. 3.2 Führerscheinüberprüfung und Tauglichkeit Mitarbeiter die sich erstmalig für das BMW Firmenautoprogramm anmelden, müssen der Fahrzeugverwaltung einen gültigen Fahrnachweis (MVR) für alle berechtigten Fahrer vorlegen. (Nur für amerikanische Mitarbeiter zutreffend) Mitarbeiter oder berechtigte Fahrer die eine Wiederaufnahme in das BMW Firmenautoprogramm beantragen, müssen den Antrag schriftlich mit einer Kopie eines Fahrnachweis (MVR) an die Fahrzeugprüfungskomission einreichen (Nur für amerikanische Mitarbeiter zutreffend). BMW wird periodisch eine Prüfung der Führerscheine (Straßen Verkehrsamt oder "MVR" [Fahrnachweis]) des/der Mitarbeiters/in und allen berechtigten Fahrern mit dem Straßen Verkehrsamt im ausstellenden Staat des Führerscheins durchführen. Dieser Fahrnachweis wird benötigt um die Teilnahme von Mitarbeitern und berechtigten Fahrern an diesem Programm zu bestimmen. 3.3 Der/die einzelne Mitarbeiter/in / Motorrad Zusätzlich zu den im Kapitel 4.1 genannten Pflichten muss sich jede Person, die ein Firmenmotorrad fährt, an folgende Richtlinien halten: Komplette Sicherheitsausstattung (Schutzkleidung, Stiefel, Handschuhe, usw.) müssen vom Fahrer sowie auch vom Passagier getragen werden). Das Motorrad darf nur von der Person gefahren werden, der das Motorrad zugewiesen worden ist. Es darf auf keinen Fall an Familie, Freunde oder Dritte ausgeliehen werden. Ein genehmigter Motorradhelm muss vom Fahrer und vom Passagier in allen Staaten getragen werden, egal wie die örtlichen Gesetze bzgl. Helm lauten, und der/die Helm/e müssen jederzeit gesichert sein während das Motorrad in Bewegung ist. 3.4 Fahrzeugaufträge Um sicherzustellen, dass keine überhöhten Meilen auf Firmenautos gefahren werden, müssen Mitarbeiter beim Abholen des Firmenautos bereits ein neues Fahrzeug bestellen Austausch von Firmenwagen innerhalb des Personals Mitarbeiter, die in das Firmenautoprogramm eingetragen sind dürfen ihre Autos gelegentlich untereinander austauschen, jedoch darf die Fahrzeugverwaltung keine Hilfestellung dabei leisten. Sollte eins der Autos in einem Unfall verwickelt sein, ist schlussendlich der/die Mitarbeiter/in verantwortlich, der/dem das Auto zugewiesen wurde. 5

6 4. Gruppenzuweisung 4.1 Zuweisung an Führungskräfte/Fürsprecher Führungskräften, Vize-Präsidenten, Geschäftsführern, Abteilungsleitern, Bereichsleitern und Produktfürsprechern wird ein vom Vorstand genehmigtes Firmenauto zugewiesen. 4.2 Zuweisung von Firmenautos nach Arbeitsanforderung Firmenwagen und Motorräder werden nach Arbeitsplatz bestimmt, und zwar auf Grund der Stelle innerhalb der Firma und nicht nach Titel, und unterliegt der Genehmigung des Vorstands. Wird ein/e Mitarbeiter/in eingestellt oder von bzw. an eine Stelle versetzt, die für das Privileg eines Firmenautos genehmigt war, wird das Personalbüro den Fahrzeugverwalter benachrichtigen, der die Einhaltung dieser Richtlinien sicherstellt. 4.3 Lease Wagen / Lease Wagen für alle Mitarbeiter Diese Autos gelten als Firmenwagen und unterliegen den gleichen Richtlinien und Vorschriften, die hier aufgeführt sind. Die Kosten und Modellzuweisung von Lease Wagen richten sich nach Verfügbarkeit und werden vom Vorstand genehmigt. 5. Verwaltung 5.1 Aufsicht/Steuern Wie im Anhang 1 aufgeführt, hat B2-US-F-1 die Vollmacht, Fahrzeug Pool Anfragen zu genehmigen und ist für die Kosten bezüglich Firmenwagen verantwortlich. Außerdem muss B2-US-F-1 alle Anfragen bzgl. Vorserie, Luftfrachtbestand und Änderungen an Firmenautos genehmigen. 5.2 Verwaltung von Firmenautos National Vehicle Administration ist für die von der Verwaltung zugewiesenen Autos und Motorrädern verantwortlich. Der Vice-President des Regionalbüros und Leiter der Niederlassungen sind für ihre entsprechenden Geschäftsstellen verantwortlich, d.h. BMW Financial Services, BMW Manufacturing, Designworks. Abteilungen, denen Firmenautos zugewiesen worden sind, sind für ihren entsprechenden Fuhrpark verantwortlich, d.h. Corporate Communications, Engineering, Group University und Marketing. Der Fahrzeugverwalter bei jeder Geschäftsstelle stellt sicher, dass die Firmenrichtlinien in allen Beziehungen eingehalten werden, einschließlich der Anzahl von Firmenautos, die im Besitz eines/r Mitarbeiters/in sind. Mitarbeiter, die ihre zugewiesenen Autos gegen ein Pool-Fahrzeug austauschen (allgemeiner Pool, Engineering Pool, usw.) müssen ihr zugewiesenes Firmenauto für den Zeitraum dieses Tausches beim Fahrzeugverwalter lassen. Kein/e Mitarbeiter/in, mit Ausnahme der Führungskräfte, Vice-Presidents, General Managers, Abteilungsleiter, dürfen nicht mehr als ein an sie zugewiesenes Auto in ihrem Besitz haben (ausgenommen davon ist ein Lease Auto, das an alle Mitarbeiter zugewiesen wurde), es sei denn, ein entsprechender Antrag wurde auf einem "Pool Car Request" Formular eingereicht und genehmigt. Bitte lesen Sie im Anhang 1 nach bzgl. Fahrzeug-Pool/Autos und Motorräder und das Genehmigungsverfahren. 5.3 Wartung Service und Wartung muss von einer BMW NA Werkstatt oder einem zugelassenen BMW oder MINI Händler vorgenommen werden. Alle Servicebücher müssen durch einen/r Vertragshändler/-werkstatt abgestempelt werden. Betriebsaufwendungen werden nur für Geschäftszwecke zurückerstattet. Die Rückerstattung wird vom Vorstand genehmigt. Autos, die nach Arbeitsplatz, Lease Wagen und Lease Wagen für alle Mitarbeiter, die aus dem Verkehr genommen wurden, werden vom Fahrzeugverwalter nach Verfügbarkeit ersetzt. 5.4 Änderungen an Firmenautos sind verboten Es dürfen keine Änderungen an Firmenautos vorgenommen werden. Darin enthalten sind Aufkleber, Plaketten, Sportsfahnen, Saisonartikel, provisorischer Farbanstrich oder Grafiken jeder Art auf sämtlichen Oberflächen des Autos. Es dürfen nur Aufkleber verwendet werden, die vom Vorstand genehmigt oder vom Gesetzgeber verlangt werden, wie z.b. Parkausweis, Schulbereichsausweise, usw. 6. Verwendung von BMW Firmenautos Einige Staaten verfügen, dass Firmenautos, die Nummernschilder des Herstellers oder Händlers aufweisen, nur für Firmenzwecke gefahren werden würden. In diesen Staaten darf nur der/die Mitarbeiter/in, dem/der das 6

7 Firmenauto zugewiesen wurde, das Auto fahren. Erteilt dieser Staat ein befristetes Nummernschild für einen Firmenwagen, gilt es als ein gültiges Nummernschild. Ein befristetes Nummernschild ist kein Grund, ein Firmenauto zu verweigern. Die Erteilung spezieller Vorschriften für Gebrauch, Pflege, Betrieb und Verkauf von Firmenwagen obliegt der Verantwortung von B2-US-F-1. B2-US-V-83 wird bei Bedarf die im Abschnitt 3 aufgeführten individuellem Verpflichtungen und Verantwortungen des/der Mitarbeiters/in bzgl. der Verwaltungspflichten aktualisieren und ausstellen. 7. Vorübergehende Zuweisung von Firmenautos Jegliche Anfragen nach Pool-Fahrzeugen müssen entsprechend den im Anhang 1 aufgeführten Richtlinien zur Genehmigung eingereicht werden. Bei Erhalt der entsprechenden Genehmigung gemäß den im Anhang 1 aufgeführten Richtlinien sollte der Antrag an den entsprechenden Fahrzeugverwalter oder dem Regionalbüro eingereicht werden. 8. Verwendung von Firmenautos Firmenautos sind BMW-Fahrzeuge, BMW Motorräder und MINIs, die der BMW of North America, LLC gehören. Die Fahrzeuge sind wie folgt klassifiziert: Arbeitsplatzbedingt Geleast Für alle Mitarbeiter Verschiedene Poolzuwendungen Jegliche Firmenautos Die Berechtigung für ein BMW Firmenauto wird nach der jeweiligen Position innerhalb der BMW Group bestimmt. Fragen bezüglich Fahrzeug Berechtigungen sollten und die Personalabteilung oder die Fahrzeugverwaltung gerichtet werden. 8.1 Arbeitsplatzbedingte Dienstfahrzeuge, Lease Wagen und Lease Wagen 1&2 für alle Mitarbeiter (einschließlich Rentner-Lease Programm) Arbeitsplatzbedingte, geleaste und Lease Wagen für alle Mitarbeiter unterliegen der Verantwortung des/r Mitarbeiters/in, dem/r das Auto zugewiesen worden ist. Darin eingeschlossen ist die Verantwortung für Schäden am Auto. Berechtigte Fahrer sind: Es ist nicht mehr erforderlich, dass berechtigte Fahrer in dem selben Haushalt leben, einzelne Ausnahmen sind nachstehend aufgeführt. Ein/e BMW-Mitarbeiter/in, der/die in das Firmenwagenprogramm eingetragen ist, einen gültigen amerikanischen Führerschein besitzt, der in dem Staat seines/ihres Wohnsitzes für Firmenzwecke ausgestellt wurde. Ein/e Mitarbeiter/in, der/die in das Firmenwagenprogramm eingetragen ist, einen gültigen amerikanischen Führerschein besitzt, der in dem Staat seines/ihres Wohnsitzes für Einarbeitungszwecke ausgestellt wurde. Der/die im Haushalt des Mitarbeiters lebende Ehegatte oder Lebenspartner/in, mindestens 18 Jahre ist und einen gültigen im Staat des Wohnsitzes des/r Fahrers/in ausgestellten Führerschein besitzt. Kinder des/r zugewiesenen Mitarbeiter/in, die im gleichen Haushalt wohnen, unter 18 Jahre alt sind und einen gültigen Führerschein besitzen, der im Staat des Wohnsitzes des/r Fahrers/in ausgestellt worden ist. Voraussetzung ist, dass der/die Mitarbeiter/in eine Registrierung des/r Familienangehörigen als Fahrer/in im Zahlungsauftrag mit eingetragen hat. Kinder des/r zugewiesenen Mitarbeiter/in, die im gleichen Haushalt wohnen, unter 18 Jahre alt sind und einen gültigen Schülerführerschein besitzen. Voraussetzung ist, dass der/die Mitarbeiter/in eine Registrierung des/r Familienangehörigen als Fahrer/in im Zahlungsauftrag mit eingetragen hat. 7

8 Kinder des/r zugewiesenen Mitarbeiter/in, im Alter zwischen 18 und 26 Jahren, die einen gültigen Führerschein besitzen, der im Staat des Wohnsitzes des/r Fahrers/in ausgestellt worden ist. Kinder des/r zugewiesenen Mitarbeiter/in, die im gleichen Haushalt wohnen, über 26 Jahre alt sind und einen gültigen Führerschein besitzen, der im Staat des Wohnsitzes des/r Fahrers/in ausgestellt worden ist Andere berechtigte Fahrer, die mindestens 18 Jahre alt sind, die einen gültigen US Führerschein besitzen, während sich ein berechtigter Fahrer mit gültigem Führerschein, der im Staat des Wohnsitzes des/r Fahrers/in ausgestellt worden ist, im Auto befindet. Eltern oder Schwiegereltern des/der Mitarbeiters/in, die einen gültigen Führerschein besitzen, der im Staat des Wohnsitzes des/der Fahrers/in ausgestellt wurde. BMW Mitarbeiter/innen müssen alle ihnen zugewiesenen Fahrzeuge persönlich dort zurückgeben, wo sie das erste Fahrzeug abgeholt haben. BMW Mitarbeiter mit einem gültigen internationalen Führerschein haben 30 Tage Zeit einen gültigen US Führerschein zu erwerben. Nicht berechtigte Fahrer sind: Verlobte, Freund/in oder Partner/in, die nicht BMW Mitarbeiter sind, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Geschiedene Partner, die nicht BMW Mitarbeiter sind, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Geschwister, Schwager oder Schwägerin, die nicht BMW Mitarbeiter sind, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Kinder des/der Mitarbeiter/s/in, welche nicht BMW Mitarbeiter sind, unter 18 oder über 26 und nicht länger im selben Haushalt leben, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Kinder des/der Mitarbeiter/s/in, welche nicht BMW Mitarbeiter sind, unter 18, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt, wenn der/die Mitarbeiter/in nicht eine Registrierung des/r Familienangehörigen als Fahrer/in im Zahlungsauftrag mit eingetragen hat. Ein anderer Fahrer unter 18 Jahren, im Besitz eines gültigen Führescheins, welcher kein BMW Mitarbeiter ist, wird nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Auch nicht, wenn ein berechtigter Fahrer im Fahrzeug ist. Personen, die keinen Wohnsitz in den Vereinigten Staaten, (bestehend aus den 48 angrenzenden Staaten, inclusive Washington, D.C.)haben, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Alle anderen Personen, die nicht vorstehend als berechtigte Fahrer genannt wurden, werden nicht als berechtigte Fahrer anerkannt. Alle Fragen bezüglich Fahrberechtigungen, sollten an die Fahrzeugverwaltung oder den Vehicle Planning Manager gerichtet werden. Alle arbeitsplatzbedingten Dienstfahrzeuge, Lease Wagen und Lease Wagen 1&2 für alle Mitarbeiter sind dem/der Mitarbeiter/in zugewiesen. Es liegt in seiner/ihrer Verantwortung, dass nur berechtigte Fahrer (wie oben definiert) das Fahrzeug führen, und dass diese die BMW Group Policy beachten und einhalten. Im Notfall (d.h. aus Gesundheitsgründen), wenn der/die berechtigte Fahrer/in vorübergehend nicht in der Lage ist, das ihm/ihr zugewiesene Auto selber zu fahren, darf das Auto vorübergehend an Dritte für die Direktfahrt zur Wohnung oder Arbeitsstelle des Mitarbeiters geleast werden, mit anschließender sofortigen Rückgabe des Autos zum Haus des/der Mitarbeiters/in oder zum BMW Büro. Wenn nicht anderweitig genehmigt, darf ein Firmenauto nicht für Firmenzwecke im Namen von Firmen gefahren werden, die mit der Gruppe nicht verbunden sind. (z.b. Uber/ Lyft) 8

9 Firmenautos dürfen nur innerhalb der Vereinigten Staaten und Canada gefahren werden. Zollpapiere werden für alle Autos, die nach Canada einreisen, benötigt. Siehe Abschnitt Lease Wagen Programm für alle Mitarbeiter 1&2 Berechtigung Alle Mitarbeiter mit einer Beschäftigungszeit innerhalb der BMW Gruppe von mindestens 12 Monaten sind für das Lease Programm 1&2 berechtigt. Personen, die in diesem Programm eingetragen sind, müssen aktive Mitarbeiter sein, um ihre Berechtigung aufrecht zu erhalten. Die Berechtigung endet mit dem letzten Arbeitstag. Das Auto muss am letzten Arbeitstag zurückgegeben werden. Jegliche Richtlinien und Vorschriften aus dieser Fahrzeugrichtlinie gelten für das Lease Wagen Programm 1&2 für alle Mitarbeiter. Benutzungszeit Die Eintragung in das Lease Wagen Programm 1&2 für alle Mitarbeiter gilt für 12 Monate oder dem Meilenstand, der auf dem Infonet - V.A. Portal oder dem BMW FS Intranet oder dem BMW MC Intranet im Firmenwagenprogramm aufgeführt ist. 8.3 Ausstieg aus dem Lease Wagen Programm 1&2 Gibt der Mitarbeiter den Wagen vorzeitig oder vor den gefahrenen Meilen zurück oder bevor ein neues Auto bestellt ist, wird das Lease Wagen Programm für 1 Jahr ausgesetzt. Wird ein Wagen zurückgegeben und es ist bereits ein weiteres Fahrzeug vorbestellt, wird die Berechtigung zum Lease Wagen Programm für 1 Jahr ausgesetzt. 8.4 Forcierte Fahrzeugaufrüstung Eine forcierte Fahrzeugaufrüstung unterliegt einer höheren Monatsrate (wie auf dem Ratensatz für alle Arbeitsplatzbedingten, geleasten Fahrzeuge aufgeführt): 1) Im Falle eines/r Mitarbeiters/in, der/die durch seine/ihre dienstliche Stellung für einen arbeitsplatzbedingten Firmenwagen berechtigt ist, wird das arbeitsplatzbedingte Firmenauto (JAV) nach dem speziellen Arbeitsplatz eingestuft; oder 2) im Falle, dass sich ein/e Mitarbeiter/in am geleasten (L) beteiligt, wird eine höhere Monatsrate als für das vom Mitarbeiter bestellte Auto angesetzt. Im Fall eines vorgeschlagenen forcierten Upgrades sollte der Mitarbeiter auf Folgendes aufmerksam gemacht werden: 1) Der forcierte Upgrade ist ein freiwilliger Vorschlag und nicht Pflicht; 2) ein Aufpreis für den Upgrade wird je nach bestelltem Modell nicht erhoben; 3) Steuerliche Auswirkungen gelten für Mitarbeiter in den JA bzw. Lease Programmen; je nach Modellbewertung durch die Steuerbehörde und werden dem Jahresgehalt des/r Mitarbeiters/in auf seiner/ihrer Steuerkarte zugezogen. 4) da es ein forciertes Upgrade ist, kann die Fahrzeugverwaltung die umgehende Zurückgabe des Fahrzeug verlangen und der Mitarbeiter muss sich einverstanden erklären, für das Upgrade zu zahlen. Forcierte Fahrzeugaufrüstungen sind für das Mitarbeiter Lease Programm nicht gestattet. 8.5 Lease Programm für Rentner Berechtigung Alle Mitarbeiter, die nach den Bedingungen des Rentnerprogramms der BMW Gruppe berechtigt sind. Das Rentnerprogram ist Bestandteil von allen Richtlinien die in der BMW Group Police fortgeführt werden. Benutzungszeit Einschreibung in das Rentner-Lease Programm gilt für 12 Monate oder gemäß der Meilengrenze, die im derzeitigen Firmenwagenprogramm auf dem Infonet - V.A. Portal oder auf dem FS Intranet oder dem BMW MC Intranet nachgelesen werden können. Das Programm befindet sich im Rentnerpaket, Updates werden an die Rentner versandt. Wird das Auto vor der festgesetzten Zeit bzw. dem Meilenstand zurückgegeben, wird die Berechtigung zum Rentner-Lease Programm für 1 Jahr ausgesetzt. Gibt ein Rentner einen Wagen zurück und es ist bereits ein weiteres Fahrzeug vorbestellt, wird die Berechtigung zum Rentner-Lease Wagen Programm für 1 Jahr ausgesetzt. 9

10 8.6 Austausch von Firmenwagen Mitarbeiter haben maximal 10 Tage, um ihr Firmenauto nach Erhalt der Abholbenachrichtigung abzuholen. Nach der Frist von 10 Tagen, kann die Fahrzeugverwaltung das Fahrzeug einem anderen Mitarbeiter zuteilen, wenn nicht eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen wurde. Bedienungsanleitung, Gepäckabdeckung und Haupt- und Ersatzschlüssel müssen zurückgegeben und zum Zeitpunkt des Autotausches in gutem Zustand sein. Das Fahrzeug muss mit einer Tankfüllung von mindestens 5 Gallonen oder ungefähr einem Viertel Tank zurückgegeben werden. Mitarbeiter müssen entweder die Nationale Werkstatt oder den Händler bzgl. Ersatz fehlender Teile kontaktieren. Der/die Mitarbeiter/in ist finanziell für den Ersatz von fehlenden Teilen verantwortlich. Fehlende Teile sind, u.a.: Schlüssel, USB/iPod Adapter, Anleitungen, Folie oder Gepäckabdeckungen. Sollte die Serviceanzeige vor Fahrzeugrückgabe aufleuchten, ist der Mitarbeiter vor Fahrzeugrückgabe verantwortlich eine Service durchführen zu lassen. (siehe Abschnitt 13). Ein Versäumnis 2 funktionstüchtige Fahrzeugschlüssel zurück zu geben wird mit $250 pro Schlüssel geahndet. 8.7 Fahrzeugrückgabe Wird ein/e Mitarbeiter/in gebeten, das Firmenauto zurückzugeben, liegt es an dem/r Mitarbeiter/in, das Auto zum avisierten Datum zurückzugeben. Befolgt der/die Mitarbeiter/in diese Aufforderung nicht, ist er/sie für die Zahlung von einer Wiederinbesitznahme Gebühr sowie jegliche andere Kosten, die innerhalb des Zeitraums, in dem das Auto nicht an BMW zurückgegeben wird, entstehen, verantwortlich. Es liegt in der Entscheidung des Fahrzeug-Prüfkomitees, ob eine Sperrung des Firmenautoprivilegs erforderlich ist. Das Fahrzeug-Prüfkomitee wird ebenfalls bestimmen, ob das Privileg wieder hergestellt wird oder nicht. 9. Rauchen in Firmenautos Das Rauchen in Firmenautos ist streng verboten. Rauchen in Firmenautos reduziert den Wert des Fahrzeugs für den Endkunden. Ein Nichtbefolgen dieser Vorschrift hat folgendes zur Folge: 1. Vorfall: $ Vorfall: $750 und 1 Jahr Sperrung jeglicher Autoprivilegien. 3. Vorfall: $1.000 und unbegrenzte Sperrung jeglicher Autoprivilegien. Es besteht keine Zeitbegrenzung bei diesen Vorfällen. 10. Vorschriften bezüglich Handy oder anderen handgehaltenen elektronischen Geräte Bei Verwendung eines Handy oder anderer handgehaltener elektronischer Geräte muss sicheres Fahren oberstes Gebot sein. In der Hand gehaltene Geräte sind u.a. ipod, ipad, MP3, Tablet, ereader. Die Verwendung von Freisprechanlagen sind eine Voraussetzung für das Fahren von Firmenwagen. Der Gebrauch von Handys ohne Freisprechanlage oder anderer handgehaltener elektronischer Geräte in Firmenwagen ist verboten. Eine Freisprechanlage hat automatische Wähleigenschaften, Spracherkennung oder muss nicht unbedingt am Ohr gehalten werden, um sprechen zu können. Kopfhörer und Hörmuschel im Zusammenhang mit Handys werden als Freisprechanlagen bezeichnet, solange Sie die Ziel Wahl verwenden. Vergewissern Sie sich, dass Sie mit der Handhabung des Telefons vertraut sind, damit Sie sich beim Telefonieren im Auto wohlfühlen. Das Versenden von SMS-Nachrichten beim Fahren ist strengstens verboten. Sollten Sie keine Freisprechanlage haben, müssen Sie das Auto an einem sicheren Ort parken, um Ihr Handy oder Ihr elektronisches Gerät zu benutzen, oder um manuell zu wählen. Unter keinen Umständen dürfen Sie beim Fahren eine Nummer wählen, das handgehaltene Gerät manuell verwenden oder ohne Freisprechanlage sprechen oder SMS Nachrichten versenden. Ein Nichtbefolgen dieser Richtlinie hat folgendes zur Folge: 1. Vorfall: $250 10

11 2. Vorfall: $ Vorfall: $750 und Sperrung des Autoprivilegs Es besteht keine Zeitbegrenzung bei diesen Vorfällen. Wird festgestellt, dass die unsachgemäße Verwendung dieser Geräte zu einem Unfall führt, dann gilt dieser Unfall automatisch als Vorfall 3. Ranges, wie im Abschnitt 12.2 beschrieben wird. 11. Versicherung 11.1 Versicherungsdeckung Die Firma übernimmt die Versicherung aller Firmenautos für Haftpflicht, Körperverletzung und Sachschäden zu den gesetzesüblichen Raten. Die Deckung erstreckt sich auf alle berechtigten Fahrer und Fahrzeuginsassen, die das Auto mit Erlaubnis des/r berechtigten Mitarbeiters/in und gemäß dieser Richtlinie fahren. Es ist zwingend erforderlich, dass sich der/die Mitarbeiter/in versichert, ob eine aktuelle Versicherungskarte im Fahrzeug ist, und diese mit der Fahrzeugregistrierung übereinstimmt, bevor er das Fahrzeug führt Versicherung von Mietautos bei Geschäftsreisen Es gelten alle Richtlinien der Gruppenpolice sowie jegliche anwendbaren Vorschriften der Autovermietung wenn ein Autos anlässlich von Geschäftsreisen gemietet wird Zusatzversicherung für Familienangehörige Die Gruppe verlangt eine Zusatzversicherung für Familienangehörige des/r berechtigten Fahrers/in, die im gleichen Haushalt wohnen, unter 18 Jahre alt sind und einen gültigen Führerschein oder einen Fahrschulschein besitzen. Folgende Bedingungen müssen gegeben sein: Der/die Mitarbeiter/in hat für seine/ihre Angehörigen eine Zusatzversicherung beantragt. Er/Sie hat das Driver Enrollment/Payroll Authorization Formular vom BMW NA VA Portal oder vom FS Intranet oder vom MC Intranet heruntergeladen und ausgefüllt. Dieses Formular berechtigt die Gehaltsabteilung, eine Jahresgebühr von $1.500 pro Jahr pro unterhaltsberechtigter Fahrer in der Familie alle vierzehn Tage vom Gehalt abzuziehen. Der/die Mitarbeiter/in verspricht, eine Selbstbeteiligung aufrecht zu erhalten, bis der/die Mitarbeiter/in der Corporate Insurance Department schriftlich mitteilt, dass sein/ihr Kind das 18. Lebensjahr erreicht hat oder nicht mehr berechtigt ist, das Firmenauto zu fahren. Der/die unterhaltsberechtigte Fahrer/in wird das Auto in strikter Befolgung von Einschränkungen oder Bedingungen, die vom Staat für Fahrschüler oder Fahrer unter 18 Jahren auferlegt werden, fahren. Der/die Mitarbeiter/in wird sicherstellen, dass der/die unterhaltsberechtigte Fahrer/in die Firmenauto- Richtlinie gelesen hat und damit vertraut ist. Der/die Mitarbeiter/in wird sicherstellen, dass der/die unterhaltsberechtigte Fahrer/in die Richtlinien in Bezug auf Unfallbenachrichtigung gelesen und verstanden hat. Außer dem/r Mitarbeiter/in und anderen berechtigten Familienmitgliedern darf nur der/die in der Zusatzversicherung eingetragene unterhaltsberechtigte Familienangehörige das Firmenauto fahren. Abgesehen von den oben erwähnten Ergänzungen unterliegt die Verwendung eines Firmenautos von unterhaltsberechtigten Fahrern jeglichen zutreffenden Kapiteln dieser Richtlinien Personensachschaden Die Gruppe übernimmt die Versicherung von Personensachschäden, wenn diese Eigentum der Firma oder des/r Mitarbeiters/in sind oder die Sachen einen speziellen Firmenzweck haben. Zum Beispiel: Taschenrechner, Aktenkoffer (aber nicht unbedingt dessen Inhalt), Berufskleidung, usw. 11

12 Die Gruppe wird den persönlichen Sachschaden nicht übernehmen, wenn die Sachen keinen speziellen Firmenzweck haben. Ausgeschlossen davon sind speziell Handy, Radargerät, Kamera, Brille, PC, CD's, Kassetten, Geld oder andere Finanzinstrumente. 12. Unfälle/Schaden an Firmenautos 12.1 Berichterstattung Im Falle eines Unfalls oder Vorfalls, das zu einem Schaden am Firmenauto und anderen Sachen führt, muss ein Unfallbericht und ein Polizeibericht innerhalb von 48 Stunden an BMW NA Schadensbearbeitungsabteilung (siehe Vorfallsformular) sowie eine Kopie an die Fahrzeugverwaltung/Regional Distribution Department gesandt werden. Dieser Prozess wird auf dem Unfall/Vorfallformular beschrieben, welches sich zu allen Zeiten in Ihrem Handschuhfach im Auto befinden sollte. Wird ein Schaden am Firmenauto zum Zeitpunkt des Vorfalls nicht erkannt, muss ein Vorfallsformular innerhalb von 48 Stunden nach Schadenserkennung ausgefüllt und eingereicht werden. Wird der Schaden erst nach Rückgabe des Fahrzeugs erkannt, muss der/die Mitarbeiter/in innerhalb von 48 Stunden nach Benachrichtigung durch die Fahrzeugverwaltung/Regional Distribution Department ein Vorfallsformular ausfüllen. Für den Fall, dass Sie von der Versicherungsfirma oder Vertreter einer anderen Partei wegen einem Unfall kontaktiert werden, in dem ein BMW eigenes Fahrzeug verwickelt ist, müssen diese an die Schadensbearbeitungsabteilung der BMW NA verwiesen werden. Die Telefon-Nr. lautet: Die Verantwortung, sich nach den Unfallbenachrichtigungsverfahren zu verhalten liegt bei der Person, der ein Auto zugewiesen/geleast oder geliehen wird. Werden die Berichterstattungsprozesse nicht befolgt, kann sich das nachteilig auf das Privileg eines Firmenautos auswirken und finanzielle Strafen nach sich ziehen, die sich nach folgendem Schema richten: Für nachstehende Fälle wird eine Strafe von $250 auferlegt Unterlassen eines Unfallberichtes innerhalb von 48 Stunden Die Einreichung eines Polizeiberichtes wird unterlassen Ein Kostenvoranschlag bzw. Reparaturauftrag wird nicht eingereicht Bei drei oder mehr Vorfällen innerhalb von 12 Monaten wird es dem Fahrzeug-Prüfkomitee überlassen, zusätzliche Strafen aufzuerlegen bis hin zum Verlust des Firmenwagenprivilegs. Im Fall, dass ihr Lease Fahrzeug, wieder in Besitz genommen, abgeschleppt und/oder beschlagnahmt wird, liegt die Verantwortung beim Mitarbeiter die Fahrzeugverwaltung umgehend zu informieren. Bei einem selbst verschuldeten Ereignis, ist der Mitarbeiter für alle anfallenden Kosten verantwortlich. Die gilt für den gesamten Zeitraum in dem sich das Fahrzeug nicht in Besitz der BMW Group befindet Schaden an Firmenautos Mitarbeiter/innen, die ein Firmenauto fahren, sind finanziell für Schäden verantwortlich. Eine Nichtbezahlung von Geldstrafen hat den Verlust des Firmenwagenprivilegs zur Folge. Folgende Schäden werden dem/der Mitarbeiter/in nicht belastet: Schäden durch Strassengefahren (d.h. Schlaglöcher, Steine, usw.) Schäden durch Einbruch (Polizeibericht muss eingereicht werden) Schäden während des Parkens (Türdellen) Vandalismus (Polizeibericht muss eingereicht werden) Hinweis: Wird Ihr geparktes Auto durch ein unbekanntes Fahrzeug beschädigt, muss ein Polizeibericht eingereicht werden, um den Selbstbehalt zu vermeiden. Andernfalls wird dies als ein vermeidbarer Vorfall belastet. Vorfälle 1. Ranges: 12

13 Unfälle, in denen ein Sachschaden am Firmenauto von weniger als $2.500 entsteht, gilt als Vorfall 1. Ranges und werden dem/r Mitarbeiter/in nach folgendem Schema belastet: Erster Unfall innerhalb von 12 Monaten: $ 500 Zweiter Unfall innerhalb von 12 Monaten: $ 750 Dritter oder weiterer Unfall innerhalb von 12 Monaten: $ Unfälle die hierunter fallen sind unter anderem: Frontalzusammenstoß mit anderem Objekt oder Fahrzeug Zusammenstoß mit anderem Fahrzeug oder Objekt beim Rückwärtsfahren Vorfälle 2. Ranges: Alle hier unten aufgeführten Vorfälle gelten als ein Vorfall 2. Ranges und haben neben einer Geldstrafe auch die Sperrung des Firmenautoprivilegs zur Folge, und kann außerdem weitere Disziplinarverfahren einschließlich Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses mit sich ziehen. Vorfälle, die als zweitrangige Ereignisse bezeichnet werden: Rücksichtsloses fahren Fahrerflucht Fahren ohne gültigen Führerschein Fahren eines Firmenautos durch eine Person, der die Fahrerlaubnis entzogen worden ist, oder wo der Führerschein abgelaufen ist Verlassen eines laufenden/im Leerlauf stehenden Fahrzeugs, und das Auto wird gestohlen oder beschädigt. Liegenlassen der Schlüssel im Auto bzw. Nichtverschliessen des Autos und das Auto wird gestohlen, beschädigt o.ä. Einer nicht berechtigten Person oder einer Person ohne Führerschein, gestatten das Firmenfahrzeug zu führen. Übergabe des Firmenfahrzeug an eine nicht-berechtigte Person Fahren eines Firmenfahrzeug außerhalb der Grenzen der USA und Canada Fahren eines Firmenfahrzeug mit Nummernschild des Herstellers über die Grenzen nach Canada ohne Ausstellung von Zollpapieren vor Verlassen der Vereinigten Staaten Unsachgemäßer Gebrauch von Handys oder anderen handgehaltenen elektronischen Geräten, was zu einem Unfall führt Rücksichtsloses Fahren ohne Verursachung eines Unfalls Jeglicher Vorfall, der als grob fahrlässig oder böswillige Absicht angesehen wird Trunkenheit am Steuer oder Fahren unter Drogeneinfluss Des Fahrens unter Drogeneinfluss oder Trunkenheit am Steuer beschuldigt Weigerung zu Pusten oder anderer Alkoholtests Geldstrafen, die gemäß diesem Kapitel auferlegt werden: 1. Vorfall: $750 und ein Jahr Sperrung eines Firmenautos oder andere Disziplinarverfahren, bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Ein Antrag des/r Mitarbeiters/in auf Wiedereinsteigen in das Firmenautoprogramm muss vom Fahrzeug-Prüfkomitee genehmigt werden und eine Kopie eines MVR (Fahrnachweis) wird bei allen 13

14 Vorfällen 2. Ranges vor Wiederzulassung des/r Mitarbeiters/in gefordert. Zweiter Vorfall innerhalb von 36 Monaten: $1.000 und drei Jahre Sperrung eines Firmenautos oder andere Disziplinarverfahren, bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Ein Antrag des/r Mitarbeiters/in auf Wiedereinsteigen in das Firmenautoprogramm muss vom Fahrzeug-Prüfkomitee genehmigt werden und eine Kopie eines MVR (Fahrnachweis) wird bei allen Vorfällen 2. Ranges vor Wiederzulassung des/r Mitarbeiters/in gefordert. Vorfälle 3. Ranges Unfall aufgrund von Trunkenheit oder Drogeneinfluss am Steuer Erstes Ereignis: $1.000 und drei Jahre Sperrung eines Firmenautos oder andere Disziplinarverfahren, bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Ein Antrag des/r Mitarbeiters/in auf Wiedereinsteigen in das Firmenautoprogramm muss vom Fahrzeug-Prüfkomitee genehmigt werden und eine Kopie eines MVR (Fahrnachweis) wird bei allen Vorfällen 3. Ranges vor Wiederzulassung des/r Mitarbeiters/in gefordert. Unterlassen einer Bekanntgebung der o.a. Vorfälle hat die Sperrung des Firmenautoprivilegs zur Folge und führt zu weiteren Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Wird die Sperrung des Firmenautoprivilegs gemäß obigen Schemas als notwendig angesehen, gilt folgendes: Ist die Sperrung die Folge von Handlungen des/r Mitarbeiters/in, werden jegliche Firmenautoprivilegien gesperrt; eingeschlossen davon sind jegliche Zweit- und Drittwagen nach den verschiedenen Firmenprogrammen. Verliert ein fahrberechtigtes Familienmitglied des/r Mitarbeiters/in das Firmenautoprivileg in einem Programm und der/die Mitarbeiter/in war nicht Schuld an der Sperrung, kann der/die Mitarbeiter/in weiterhin am Firmenautoprogramm teilnehmen, vorausgesetzt ein Auto steht zur Verfügung und bei normaler Auftragsbearbeitung. Jegliche Familienmitglieder, die als nichtberechtigt eingestuft werden, dürfen unter keinen Umständen ein firmeneigenes Auto fahren Schaden an Firmenautos (ohne Unfall) Im Falle eines Schadens/Misshandlung eines Firmenautos u.a. an Räder, Schaden an Reifen und vorderer Stoßstange, ständiger Beweis von Türdellen, Schaden im Fahrgast-, Lade- oder Kofferraum, ist das Fahrzeug- Prüfkomitee berechtigt, folgende Strafen aufzuerlegen: 1. Vorfall: $ Vorfall: $ Vorfall: $750 oder Bezahlung der Reparaturkosten Hinweis: Es gibt keine zeitliche Begrenzung innerhalb der Vorfälle. 13. Rückrufaktionen für Wartung und Service Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Firmenfahrzeuge während der Nutzung in gutem Zustand zu halten. Das Fahrzeug muss gemäß den Garantievorschriften, den Serviceanzeigern, der Bedienungsanleitung oder öffentliche Kampagnen, und dem von Ihnen gefahrenen Modell gewartet werden. Die Verwaltung von Firmenautos ist für die Benachrichtigung von Mitarbeitern über Rückrufaktionen verantwortlich, die sich auf ein Firmenauto beziehen können. Der/die Mitarbeiter/in ist für die Vereinbarung eines Termins bei der entsprechenden Werkstatt (BMW Vertragshändler, bundesweite oder lokale Werkstatt) zur Ausübung der Rückruf- oder Wartungsaktion verantwortlich. Das Fahrzeug muss up-to-date sein mit jeglichen mit dem Service verbundenen Belangen (wie z.b. Ölstand, Reifendruck, Scheibenwischanlage, usw.). Ein Unterlassen hat folgendes zur Folge: 1. Vorfall (pro Haushalt) oder negative Meilen bis zu : $ Vorfall (pro Haushalt) oder negative Meilen von : $ Vorfall (pro Haushalt) oder negative Meilen von oder mehr: $ Vorfall: (pro Haushalt)mögliche Sperrung, dies unterliegt der Entscheidung des Fahrzeug-Prüfkomitees. Hinweis: Es gibt keine zeitliche Begrenzung innerhalb der Vorfälle. 14

15 14. Unterlassung von Berichterstattung oder den Verstößen Genüge leisten Mitarbeiter tragen die mit dem Verstoß verbundenen Kosten. (d.h. EZ Überholverstoss, Strafzettel, usw.) Die Fahrzeugverwaltung und/oder American Traffic Solutions (ATS) werden den Mitarbeiter nach Erhalt eines Strafzettels informieren. Das Versäumnis eine auferlegte Strafe zu befolgen, wird und die Personalabteilung berichtet und kann weitere disziplinäre Maßnahmen zu Folge haben Vorladung wegen Fahren unter Drogen- oder Alkoholeinfluss (DUI) Der/die Mitarbeiter/in ist für die sofortige Benachrichtigung des Personalbüros bei Fahren unter Drogen- oder Alkoholeinfluss in Verbindung mit einem firmeneigenen oder nicht-firmeneigenen Autos verantwortlich. Der/die Mitarbeiter/in muss auch jegliche Vorladungen berichten, die an berechtigte Fahrer, die an einem Firmenautoprogramm teilnehmen, ausgestellt wurden, wie im Abschnitt 3 unter individuellem Verpflichtungen und Verantwortungen des/der Mitarbeiters/in aufgeführt Standardarbeitsanweisungen Bei Beendigung jeglicher Verfahren muss der/die Mitarbeiter/in das Personalbüro verständigen, falls der Führerschein entzogen wurde. Das Personalbüro ist für die Verständigung der Versicherung und der Fahrzeugverwaltung zuständig. Ein Unterlassen dieser Mitteilung seitens des/r Mitarbeiters/in hat eine Strafe, Sperrung oder anderer Disziplinarverfahren zur Folge, bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Strafe für das Unterlassen, ein DUI zu melden $1.000 und drei Jahre Sperrung von Privilegien oder anderer Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses 14.2 Führerscheinentzug oder abgelaufener Führerschein Der/die Mitarbeiter/in muss das Personalbüro und die Fahrzeugverwaltung sofort über Führerscheinentzug oder Ablauf des Führerscheins informieren. Der/die Mitarbeiter/in muss auch jeglichen Führerscheinentzug oder Ablauf von Führerscheinen der im Firmenautoprogramm beteiligten und berechtigten Fahrern melden, wie im Abschnitt 3 unter individuellem Verpflichtungen und Verantwortungen des/der Mitarbeiters/in aufgeführt. Unterlassung der Berichterstattung vom Führerscheinentzug hat eine Geldstrafe, Sperrung oder Disziplinarverfahren bis hin und einschließlich Kündigung des Arbeitsverhältnisses zur Folge. Strafe für nicht Meldung eines Führerscheinentzugs oder abgelaufenen Führerschein Geldstrafe für das Unterlassen, den Führerscheinentzug oder einen abgelaufenen Führerschein zu melden $1.000 und drei Jahre Sperrung oder anderer Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses 14.3 Transport illegaler Waffen oder Drogen Der Transport illegaler Waffen, Drogen oder Drogenutensilien in einem Firmenauto ist streng verboten. Eine Nichtbeachtung hat eine Bestrafung 3. Ranges und sofortige Sperrung jeglicher Firmenautoprivilegien zur Folge und kann ebenfalls weitere Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses zur Folge haben. 15. Maßnahmen an der kanadischen Grenze Aufgrund der erhöhten Sicherheitsmaßnahmen an unseren amerikanischen Grenzen müssen folgende Dokumente vor der Überquerung der Grenze nach Kanada beantragt werden: Zollbrief Versicherungskarte für Kanada 15

16 Sie müssen von unserer Versicherungsabteilung eine Woche vor Abfahrt eine Versicherungskarte beantragen. Zur Ausstellung der Versicherungskarte müssen Sie Baujahr, Modell und die komplette VIN-Nr. Ihres Autos angeben. Zollbrief - Wir verweisen auf das Vehicle Administration Portal auf dem Infonet bzgl. einer Kopie dieses Dokuments, das Sie unter "Official Policy" finden. HINWEIS: Dieser Brief gilt nur für Kanada. BMW Firmenautos dürfen nicht nach Mexico einreisen. 16. Nichteinhaltung der Firmenrichtlinie Zusätzlich zu den im Abschnitt 3 aufgeführten Geldstrafen, wird dem/der Mitarbeiter/in, der/die eine Bestimmung der Firmenauto-Richtlinie verletzt, eine Geldstrafe bis zu $500 und/oder Sperrung der Firmenautoprivilegien auferlegt. 16

17 FUHRPARK-RICHTLINIE 1. Berechtigung Berechtigung Anforderungen für funktionstüchtige Pool Fahrzeuge sollten zur Konsolidierung und Überprüfung an die Fahrzeugverwaltung im Rahmen des jährlichen Pool Fahrzeug Planungsprozesses eingereicht und mit den Planvorgaben abgeglichen werden. Ein Fleet Challenge Komitee wird einberufen um die Anträge zu prüfen und Genehmigungen für die Basisflotte für die Aktivitäten im folgenden Jahr einzuholen. Das Fleet Challenge Komitee setzt sich aus Vertretern der Fachbereiche Controlling, B2-US-F, und der Fahrzeugverwaltung, B2- US-V-83 zusammen. Die Entscheidungen des Challenge Board Komitees führen zur Genehmigung einer Basisflotte für Funktionszwecke, die von den Flottenbesitzern unter der Betreuung und Aufsicht der Fahrzeugverwaltung verwaltet werden. Fleet Steering Group [Flottensteuergruppe] Ein funktionsübergreifendes Team, das aus allen Hauptflottenhaltern innerhalb der BMW of North America besteht. Das Ziel dieser Gruppe besteht darin, die genehmigten Basisflotten zu überwachen und die Standards des Flottenmanagements und Konsistenzen innerhalb der Organisation zu unterstützen. Siehe Vehicle Administration Portal für weitere Details. Fleet Request Process [Flottenanforderungsverfahren] Gesuche werden an die Fahrzeugverwaltung [VA] eingereicht. Diese wird die Gesuche koordinieren und sich mit der Flottensteuergruppe absprechen, um die Möglichkeit eines bedarfsgerechten Einsatzes der Basisflotte anzustreben. Ist ein Bestand vorhanden, wird die Auslieferung von der Fahrzeugverwaltung koordiniert, und Controlling wird monatlich über den bedarfsgerechten Einsatz informiert. Executive Vice President - Finance Der Executive Vice President - Finance (B2-US-F) ist für das Unterschriftsgenehmigungsverfahren für die Pool Fahrzeuge (siehe Anlage 1) verantwortlich. B2-US-F ist auch für die Benennung von Personen in Niederlassungen, Regional-, Zweigbüros und Außenstellen zuständig, die für die Einhaltung dieser Richtlinie an ihren Standorten oder für Aktivitäten unter ihrer Aufsicht verantwortlich sind. Fahrzeug-Prüfkomitee Das ehemalige Fahrzeug-Prüfkomitee, jetzt Fahrzeug-Prüfgruppe genannt, besteht aus je einem Vertreter der folgenden Bereiche: Fahrzeugverwaltung Personalabteilung (NA, FS, MC) Versicherungsabteilung Diese Gruppe überwacht regelmäßig Einsprüche zu den Richtlinien von Mitarbeitern und erarbeitet weitere Vorschläge, die dem Firmenwagen-Lenkungsausschuss vorgelegt werden. Die ausführliche Beschreibung dieses Komitees kann in der "Corporate Structure Policy" auf dem InfoNet nachgelesen werden. Verlust der Fahrzeugpapiere Es obliegt der Verantwortung der Abteilungen, welchen Fahrzeuge zugeteilt wurden, sicherzustellen das die Fahrzeugpapiere und Versicherungskarte jederzeit im Handschuhfach des Fahrzeug befinden. Bei Verlust der Fahrzeugunterlagen kann die zuständige Abteilung mit eine Strafe von $150 belegt werden. National Vehicle Administration Die nationale Fahrzeugverwaltung ist für die Bestellung jeglicher Firmenautos für National, BMWMC, Financial Services, Rolls Royce, Motorrad-Mitarbeiter, allgemeine Pools, Service Training, Corporate Communications, Marketing und jegliche vom Vorstand genehmigten Fahrzeuge verantwortlich. Es obliegt ebenfalls der National 17

18 Vehicle Administration, den Verkauf und die Auslieferung aller Firmenautos durch die Regional oder Subsidiary Office Distribution Abteilung bzw. Headquarters Distribution oder Sales Departments voranzutreiben. National/Regional Distribution oder Facility Vehicle Administrator Es obliegt dem Fahrzeugverwalter innerhalb jedes Standortes sicherzustellen, dass diese Richtlinie und alle damit verbundenen Vorschriften forciert werden. Entscheidungen des Fahrzeugverwalters können vom Fahrzeug-Prüfkomitee überprüft werden. 2. Department Fleets/Event Fleets - Auto und Motorrad Nachfragen nach Fahrzeugbestand für Fuhrpark oder anstehende Events müssen von B2-US-F oder B2-US-F-1 genehmigt werden. Alle genehmigten Fahrzeuge werden an die einzelnen Abteilungskostenstellen weiterberechnet. 3. Dokumentation Alle Bestandsnachfragen müssen in Form einer Aktennotiz eingereicht werden und folgende Informationen enthalten: Geschäftszweck/Event Anzahl der Fahrzeuge und Modellanforderungen Daten für den Zeitraum, in dem die Fahrzeuge benötigt werden Kostenstelle/Kontonummer Nummernschild notwendig - Ja/Nein Die Aktennotiz muss vom Vice President der Abteilung oder dem Abteilungsleiter vor Einreichung an den B2-US-F oder B2-US-F-1 unterschrieben sein. 4. Department Fleet Inventory/Wartung Die zugewiesene Abteilung ist dafür verantwortlich, dass die Firmenauto-Richtlinie während der zugeteilten Benutzung eingehalten wird. Jede Abteilung ist verpflichtet, mit genehmigten Lieferanten zu arbeiten, um den Fuhrpark durch Befolgung des Serviceplans in gutem Zustand zu halten, es so zu fahren, dass die Möglichkeit, Schäden zu verursachen, reduziert wird, und Schäden nach Absprache mit der BMW NA Schadensbearbeitungsabteilung und der Fahrzeugverwaltung zu reparieren. Abteilungen und genehmigte Lieferanten, denen ein Pool Fahrzeug zugeteilt wurden, müssen das Auto jederzeit von innen und aussen sauber halten. Unsachgemässe Wartung eines Firmenautos spiegelt sich nachträglich auf BMW nieder, erhöht die Kosten des Fahrzeugs, setzt BMW potentiellem Rechtsstreit aus, und reduziert den Verkaufspreis. Fahrzeuge müssen täglich vor dem Einsatz für Fahrevents überprüft werden. Jede Abteilung, der Pool Fahrzeuge zugewiesen werden, muss ordnungsgemäss über jedes Fahrzeug Buch führen, während es in ihrem Besitz ist, d.h. Service/Reparaturaufträge, Versicherungsunterlagen oder andere Belange des Fuhrparks. Unterlagen in Bezug auf Service und mechanische Probleme müssen gepflegt und an die Fahrzeugverwaltung und der Schadensbearbeitungsabteilung nach Beendigung aller Fahrzeugprogramme überreicht werden. Abteilungen sind für das regelmässige Reinigen und die Wartung ihrer Pool Fahrzeuge verantwortlich. Pool Fahrzeug Anträge müssen für jegliche Leihwagen von der Abteilung gemäß dem genehmigtem Muster in Anlage 1 eingeholt werden. Die Fahrzeugzulassung muss für jedes Fahrzeug gepflegt werden. Darin werden die Leihdaten, der zugewiesene Fahrer und die Meilen zum Zeitpunkt der Auslieferung und der Rückgabe eingetragen. Fahrzeuge, die während eines genehmigten Programms vom für das Event zugelassenen Lieferanten benutzt werden, benötigen keinen genehmigten Pool Fahrzeugantrag. Abteilungen müssen sicher machen, dass alle Informationen zu den Fahrern des Lieferanten vor dem Programm eingeholt werden. 5. Corporate Communications & Product Placement Vehicle Pool Die Benutzung von Pool Fahrzeugen und Motorrädern der Corporate Communications, Product Placement durch die Presse muss vom Corporate Communications Manager genehmigt werden. Jegliche andere Nutzungen der Fahrzeuge unterliegt den Bestimmungen dieser Richtlinie. 18