Word-CRM-Upload-Button. Handbuch

Transkript

1 Word-CRM-Upload-Button Handbuch Word-CRM-Upload für MS CRM 2011

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort Installation Voraussetzungen Clients Installations-Anleitung Client Upload des Dokumentes nach Microsoft Dynamics CRM Voraussetzungen Auswahl der Upload-Methode Der Word-CRM-Upload Upload als Notiz Upload als Briefaktivität Upload als Sharepoint

3 1. Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für unsere CRM-Word-Schnittstelle und die zugehörige Upload-Funktionalität entschieden haben. Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre CRM Informationen einfach in vordefinierte Word-Vorlagen zu exportieren und somit Ihren Schriftverkehr zu vereinheitlichen und zeitlich zu optimieren. Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausführliche Installations-, Konfigurations- und Anwendungsanleitung. 3

4 2. Installation 2.1. Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen auf dem CRM-Client geschaffen werden Clients Um die Installation fehlerfrei durchzuführen benötigen Sie Administratoren-Rechte. Um die Upload-Funktionalität auf den Clients nutzen zu können, müssen Sie mindestens Microsoft Office Word 2007 installiert haben. Der Client sollte sich in der gleichen Domäne wie der CRM-Server befinden. Sie erhalten von uns eine Datei, die sowohl eine 32 Bit- als auch eine 64-Bit-Version enthält. Installieren Sie bitte die Version, welche mit dem auf dem Client installierten Microsoft Office kompatibel ist, unabhängig von Ihrem Betriebssystem. Welche Office-Version Sie haben erhält man (Office 2013) über den Reiter Datei, Sitemap Konto und dort den Button Info zu Word 4

5 2.2. Installations-Anleitung Client Die Installation muss auf allen Clients erfolgen, welche diese Funktionalität nutzen sollen. Mit der gelieferten UploadButtonSetup.msi starten Sie den Installationsprozess. Hier wird mit dem Button Weiter bestätigt und im Anschluss daran Installation definiert. Als nächstes muss der Button Weiter betätigt werden und 5

6 auch im nächsten Fenster, kann die Installation mit dem Button Weiter gestartet werden. Die Installation dauert nur einige Sekunden und wird durch Drücken des Buttons Schließen fertig gestellt. Die Installation ist nun erfolgreich abgeschlossen. Unter Systemsteuerung\Alle Systemsteuerungselemente\Programme und Features ist die Installation des Word Upload Buttons als weiteres Programm eingetragen. Beim Öffnen einer Word-Datei ist jetzt in der Menüleiste der ausgegraute Word-Upload Button eingefügt. 6

7 Sollte dies nicht der Fall sein, dann muss über den Reiter Datei, in der Sitemap der Punkt Optionen aufgerufen werden. Über die Sitemap Punkt Add-Ins öffnet sich folgendes Fenster in welchem das Add-In für den CRM Upload Ribbon manuell durch Setzen eines Hakens aktiviert werden muss. 7

8 3. Upload des Dokumentes nach Microsoft Dynamics CRM Der Word-CRM-Upload-Button ermöglicht den Upload der erzeugten Dokumente nach Microsoft Dynamics CRM, welcher manuell aus Microsoft Office Word heraus veranlasst wird Voraussetzungen Auswahl der Upload-Methode In der Konfiguration der einzelnen Vorlage kann eingestellt werden, ob der Upload als Notiz, als Briefaktivität oder in den SharePoint erfolgen soll. Dazu wird im CRM unter Einstellungen in der Sitemap die Entität Word Templates die gewünschte Vorlage geöffnet und unter dem Eintrag Herunterladen als der gewünschten Wert gesetzt. 8

9 3.2. Der Word-CRM-Upload Wie in Punkt ersichtlich, kann in der Konfiguration ausgewählt werden, ob der Upload als Notiz, als Briefaktivität oder auf den Sharpoint erfolgen soll. Diese Auswahl kann jederzeit in der entsprechenden Vorlage geändert werden. Wie sich das Endergebnis darstellt, wird in den folgenden Punkten erörtert Upload als Notiz In der Konfiguration wurde Upload als Notiz ausgewählt. Die Word-Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt und eventuelle Änderungen am Dokument durchgeführt. Im Anschluss daran wird der Upload Button gedrückt. Nun kann im Ausgangsdatensatz unter Notizen die angehangene neue Notiz inklusive des Dokumentes eingesehen werden. 9

10 Upload als Briefaktivität In der Konfiguration wurde Upload als Brief ausgewählt. Die Word-Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt und eventuelle Änderungen am Dokument durchgeführt. Im Anschluss daran wird der Upload Button gedrückt. Im entsprechenden Datensatz in Microsoft Dynamics CRM wurde eine Briefaktivität angelegt. In dieser ist das Dokument als Notiz angehangen. Sie können nun die individuellen Informationen zu diesem Brief in der Aktivität hinterlegen. 10

11 Upload als Sharepoint In der Konfiguration wurde Upload als Sharepoint ausgewählt. Voraussetzung ist hierfür die entsprechende Einrichtung in Ihrem CRM. Die Word-Schnittstelle wird wie im Handbuch beschrieben ausgeführt und eventuelle Änderungen am Dokument durchgeführt. Im Anschluss daran wird der Upload Button gedrückt. Im entsprechenden Datensatz in Microsoft Dynamics CRM wurde das Dokument in der Entität Dokumente hinterlegt. 11

12 Sollten Sie weitere Fragen zum Word-CRM-Upload Button oder zu unserer CRM-Word-Schnittstelle haben oder Sie benötigen weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: sales@donaubauer.com Web: Informationen zur CRM-Word-Schnittstelle: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE